Adoption des outils de gestion des notes de frais : le justificatif non saisi n’existe pas
Au moment de renouveler les licences, il faut faire le point sur les outils réellement utilisés et ceux qui sont de trop. Avec les solutions de gestion des notes de frais, c’est facile à vérifier : il suffit de regarder quand l’équipe saisit ses justificatifs.
Vous pouvez avoir une intégration ERP impeccable et une politique de dépenses bien paramétrée, mais si votre équipe n’ouvre l’application que le 30 du mois pour charger d’un coup tous les justificatifs, cette technologie ne vous sert pas à grand-chose. Si vous découvrez ce qui a été dépensé quand il est trop tard pour agir, c’est comme continuer à gérer les notes de frais à la main.
Souvent, le retard tient à l’effort que demande l’outil. Si l’ouvrir, se connecter et photographier un reçu prend plus de quelques secondes, on remet à plus tard. Pour rendre la saisie d’une dépense sur le moment la plus simple possible, nous avons intégré à l’application Okticket la connexion par empreinte digitale ou reconnaissance faciale.
Le ROI des outils de gestion des notes de frais dépend de leur utilisation
Quand on compare des fournisseurs, on regarde généralement le prix par utilisateur, les fonctionnalités ou l’intégration avec l’ERP de l’entreprise. Mais on se demande rarement si les collaborateurs vont vraiment utiliser l’outil, ni combien de dépenses seront saisies le jour même où elles sont engagées. Pourtant, c’est de là que dépend une bonne partie de la rentabilité.
Au fond, ce que l’on paie avec la licence, ce sont les données que l’outil collecte. Une dépense saisie sur le moment arrive avec son justificatif, sa catégorie et son projet. Saisie trois semaines plus tard, il manque le reçu ou plus personne ne se souvient du projet concerné.
Ce que coûte une dépense saisie en retard
Quand une dépense est saisie hors délai, le service financier en subit les conséquences de plusieurs façons :
- La clôture comptable prend du retard, ou se fait avec des estimations qu’il faut corriger ensuite.
- Les dépassements de budget apparaissent tard, quand un projet ou un service a déjà dépensé plus que prévu.
- Quelqu’un de l’équipe doit perdre du temps à courir après des reçus illisibles, vérifier des montants qui ne collent pas ou repérer des dépenses non justifiées.
- Les décisions sur la politique de voyage, les fournisseurs ou la trésorerie sont prises avec des données incomplètes.
Tout cela a un coût. Selon une étude de Censuswide pour Perk, 34 % des salariés déclarent encore leurs dépenses manuellement et un sur cinq déclare régulièrement des dépenses erronées. Le coût moyen s’élève à 250 euros par an pour chaque salarié concerné.
Pourquoi le reçu reste dans le portefeuille
Le plus curieux, c’est que beaucoup de ces entreprises disposent bien d’une application de gestion des dépenses. Mais si numériser une dépense prend plus de temps que remplir une note de frais et y agrafer le reçu, l’application reste inutilisée.
C’est fréquent avec les applications qui demandent identifiant et mot de passe à chaque connexion. Vous êtes pressé, vous ne vous souvenez plus du mot de passe et vous gardez le reçu pour plus tard. Ce « plus tard » devient des jours, et bien souvent le dernier jour du mois.
Plus il y a d’étapes entre la dépense et sa saisie, plus la donnée risque d’arriver en retard ou de se perdre.
Accès biométrique dans Okticket : une seconde entre la dépense et la donnée
Chez Okticket, nous avons supprimé cette étape. Vous pouvez désormais vous connecter à l’application avec votre empreinte ou votre visage, via Face ID, Touch ID ou le lecteur d’empreintes de votre smartphone. Vous ouvrez l’application, regardez l’écran ou posez le doigt, et vous pouvez déjà photographier le reçu.
Précisons-le : Okticket ne conserve aucune donnée biométrique. La lecture est effectuée par le téléphone lui-même et le mot de passe continue de protéger le compte. Si le téléphone ne vous reconnaît pas après plusieurs tentatives, l’application vous redemande votre mot de passe.
Comment activer l’accès biométrique dans Okticket
- Mettez l’application à jour vers la dernière version depuis l’App Store ou Google Play et connectez-vous comme d’habitude.
- Appuyez sur « Activer » lorsque l’application vous propose de vous connecter avec Face ID ou votre empreinte. Si le message n’apparaît pas, allez dans Profil › Sécurité › Accès biométrique et activez l’interrupteur.
- Confirmez avec votre empreinte ou votre visage lorsque le téléphone vous le demande.
L’activation se fait une seule fois par téléphone et prend moins d’une minute. Si vous changez de téléphone, vous devrez la refaire.
Sécurité et simplicité d’usage : des outils que l’IT approuve et que l’équipe utilise
Le DAF veut des outils rentables, le responsable IT exige qu’ils soient sécurisés et les collaborateurs demandent qu’ils soient simples à utiliser. C’est le cas chaque fois qu’il faut choisir ou renouveler un outil de gestion des notes de frais.
Dans ce tableau, vous trouverez ce que demandent habituellement la Sécurité et l’équipe, et les questions à poser au fournisseur pour vérifier qu’il y répond.
L’accès biométrique fait partie de ces améliorations qui mettent tout le monde d’accord. Le collaborateur se connecte en une seconde, l’IT conserve la protection du mot de passe et du verrouillage du téléphone, et le service financier reçoit les dépenses plus tôt.
5 questions pour mesurer l’adoption des outils de gestion des notes de frais dans votre entreprise
Pour savoir si votre outil de gestion des notes de frais est utilisé comme il le devrait, posez-vous ces questions :
- Combien de jours s’écoulent, en moyenne, entre une dépense et sa saisie ? C’est la façon la plus directe de mesurer l’usage réel.
- Quelle part des dépenses du mois arrive la dernière semaine ? S’il y a un pic en fin de mois, l’équipe accumule les justificatifs.
- Combien de dépenses faut-il vérifier ou renvoyer au collaborateur ? Chacune représente des minutes pour l’équipe financière.
- Combien de personnes utilisent l’application mobile chaque jour ? Si presque tout est saisi depuis l’ordinateur, c’est généralement saisi en retard.
- Quelles étapes votre fournisseur vous a-t-il supprimées au cours de l’année écoulée ? Se connecter avec son empreinte au lieu de taper son mot de passe en fait partie.
Questions fréquentes sur l’adoption des outils de gestion des notes de frais
Qu’est-ce que l’adoption d’un outil de gestion des notes de frais ?
C’est la fréquence à laquelle les collaborateurs utilisent l’outil au quotidien. Elle se mesure au nombre de personnes qui y saisissent leurs dépenses et au temps qu’elles mettent à le faire après avoir engagé la dépense.
Comment mesurer l’adoption d’un outil de gestion des notes de frais ?
Les indicateurs les plus utiles sont le délai moyen entre la dépense et sa saisie, le pourcentage de dépenses saisies la dernière semaine du mois, les dépenses à renvoyer au collaborateur et l’utilisation quotidienne de l’application mobile.
Est-il sûr de se connecter à une application de notes de frais avec son empreinte ou son visage ?
Dans Okticket, la lecture biométrique est effectuée par le téléphone lui-même et l’application ne stocke aucune donnée biométrique. Le mot de passe continue de protéger le compte et est redemandé si le téléphone ne reconnaît pas l’utilisateur.
Comment activer l’accès biométrique dans Okticket ?
Depuis l’application, sur iOS et Android : appuyez sur « Activer » lorsque l’application vous le propose à la connexion, ou allez dans Profil › Sécurité › Accès biométrique.
Conclusion : la rentabilité commence sur le smartphone du collaborateur
Un outil de gestion des notes de frais se rentabilise peu à peu, chaque fois que quelqu’un saisit un justificatif sur le moment. C’est pourquoi, au moment de l’évaluer, il vaut mieux se demander combien il coûte à l’équipe de l’utiliser, et pas seulement quelles fonctionnalités il offre.
L’accès biométrique est un petit changement, mais il va dans ce sens. Moins d’étapes pour le collaborateur, des informations qui arrivent plus tôt au service financier et plus de temps pour analyser des données réelles. Vous voulez voir comment cela fonctionne dans votre entreprise ? Contactez-nous.