Huit ans. Plus de 400 000 utilisateurs qui nous font confiance. Plus de 3 500 entreprises qui gèrent leurs frais professionnels de déplacement de manière plus efficace.
Comme chaque fin d’année, il est temps de regarder en arrière et de se souvenir des moments clés.

2025 a été l’année où l’intelligence artificielle est passée de la promesse à l’arme secrète de notre produit.

Nous ne parlons plus d’automatiser pour automatiser. Nous parlons d’éliminer la charge administrative qui te freine : des dépenses enregistrées sans lever le petit doigt, des justificatifs interprétés sans marge d’erreur, des politiques appliquées automatiquement pendant que tu prends ton café, et des décisions qui prenaient des heures et sont désormais instantanées.

L’IA dans notre produit ne fait pas de bruit. Elle fait le travail lourd en arrière-plan pour que tu n’aies pas à le faire. Moins d’heures perdues sur des tâches répétitives, plus de temps pour ce qui compte vraiment. Zéro friction, contrôle total et, enfin, des équipes financières qui prennent des décisions au lieu de courir après des papiers.

Au fond, c’est de cela qu’il s’agit : te rendre ton temps, supprimer les maux de tête et transformer la gestion des frais professionnels d’un processus long et fastidieux en quelque chose de simple et 100 % automatisé.

Voici notre 2025. Et nous voulons le partager avec toi.

Automatisation de bout en bout : quand l’IA agentique travaille pour toi

OCR, digitalisation, SaaS, RPA… tous ces termes qui nous ont accompagnés pendant des années ont laissé place à quelque chose de plus puissant, plus intelligent et plus concret : l’intelligence artificielle agentique.

Nous ne nous contentons plus de numériser des reçus ou des factures. Nous avons franchi une étape supplémentaire : développer des agents intelligents capables de gérer l’ensemble du processus des frais de déplacement professionnels, de bout en bout, et adaptés aux spécificités de ton circuit interne de validation.

Pelaio : une IA générative qui réfléchit avec toi

La grande révolution technologique de 2025 porte un nom : Pelaio, notre moteur d’intelligence artificielle générative.

Quand nous parlons d’IA, nous ne parlons pas d’automatisations basiques. Nous parlons d’un système qui interprète, comprend le contexte et agit en conséquence

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Pelaio va bien au-delà du traitement traditionnel :

• Détection de reçus générés artificiellement, car la transparence et la sécurité sont non négociables
• Assistant intelligent d’import/export, pour gérer des listes en masse en quelques clics
• Génération automatique de graphiques, pour visualiser clairement les comportements de dépense
• Alertes intelligentes, qui anticipent les problèmes avant qu’ils ne deviennent des incidents
• Logique personnalisée par entreprise, appliquant tes propres politiques de frais, et non des règles génériques

Comment cela fonctionne concrètement

Pelaio traite automatiquement tout reçu ou facture, quelle que soit sa qualité, sa langue ou sa devise. Il crée des enregistrements complets, extrait toutes les données pertinentes et catégorise chaque dépense sans intervention manuelle. Et surtout, l’IA générative s’améliore en continu, en s’adaptant aux spécificités de chaque organisation.

Pelaio ne se contente pas d’enregistrer les dépenses : il les valide activement selon tes politiques internes et détecte automatiquement :

• Dépenses interdites (tabac, alcool ou jeux d’argent selon la politique)
• Dépassements de plafonds par catégorie ou par collaborateur
• Suspicion de fraude interne (reçus dupliqués, manipulés ou générés par IA)
• Anomalies et transactions hors normes ou chez des commerçants non autorisés

Robot intelligent d’envoi de factures PDF

Nous avons également amélioré notre robot de traitement des factures PDF pour accélérer l’enregistrement des dépenses déjà numérisées. Les nouvelles fonctionnalités permettent :

• La capture d’aperçus pour presque tous les formats PDF
• Le traitement de documents multipages grâce au multiscan
• Une gestion ultra-rapide de l’information
• Une compatibilité totale avec tous les pays, langues, devises et formats fiscaux

Aucune mise à jour nécessaire. Il suffit d’envoyer les factures à robot@okticket.io et le système s’occupe du reste.

Contrôle total des cartes d’entreprise

Fini les paiements par carte sans justificatif associé — l’un des principaux points de friction dans la gestion des frais.

Nous avons introduit la suspension automatique de carte : lorsqu’un utilisateur accumule des dépenses avec l’OKT Card sans joindre le justificatif, le système suspend temporairement la carte et envoie une notification immédiate.
Le collaborateur dispose de quelques heures pour téléverser les justificatifs manquants et réactiver la carte.

Simple. Efficace. Sans intervention manuelle du service financier.

Grandir ensemble : nouveaux partenaires et intégrations

La technologie se démultiplie lorsqu’on s’entoure des meilleurs. Cette année, nous l’avons démontré en élargissant notre écosystème de partenaires et en ajoutant des intégrations stratégiques avec des outils clés du quotidien des entreprises.

Sage : plus qu’un partenaire, un allié stratégique

En 2025, notre partenariat avec Sage s’est consolidé comme l’un des piliers de notre croissance. En tant que Partner Platinum au Sage Future for Partners 2025, nous avons renforcé notre positionnement comme solution de référence en gestion des frais au sein de l’écosystème Sage.

Okticket est le fournisseur choisi par Sage pour ses clients et propose des intégrations natives et bidirectionnelles avec Sage 200, Sage X3, Sage Despachos et Sage Active, développées conjointement pour garantir une circulation fluide de l’information, de la dépense à l’écriture comptable.

Connectés à l’écosystème des entreprises

• Agences de voyages : intégration avec Ween, reliant réservations et dépenses en temps réel
• Logiciels RH : nouvelles intégrations avec Workday et Cezanne HR, pour synchroniser automatiquement collaborateurs, structures organisationnelles et centres de coûts

Chaque intégration signifie moins de travail manuel, moins d’erreurs et plus de temps pour l’essentiel.

Quand le marché valide ton travail

Pendant que nous construisions tout cela, le secteur nous reconnaissait :

• Prix Best Value 2025 – Capterra
  Nos utilisateurs nous ont désignés comme l’application offrant le meilleur rapport qualité-prix du marché.
• Prix Impulso TIC à l’Innovation
  Décerné par le COIIPA et le CITIPA, il récompense notre engagement constant en faveur de l’innovation technologique et notre contribution au secteur FinTech.

Présents là où tout se passe

Plus de 50 événements en 2025. Du Visa Innovation Program Europe Summit à Madrid à la CONVECOB à Mexico, nous avons été là où l’on parle d’innovation, où se construit l’avenir des entreprises et où l’on cherche des solutions qui fonctionnent réellement.

Cap sur 2026

Notre priorité reste claire : l’expansion internationale. Chaque marché a ses spécificités, ses besoins et ses réglementations — et nous sommes prêts à nous adapter sans perdre notre essence : rendre la gestion des frais de déplacement professionnels plus simple, plus rapide et plus intelligente.

Rendez-vous en 2026.
Avec plus d’innovation, plus d’intelligence et toujours la même ambition : simplifier le complexe.

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Des dizaines de notes de frais, des heures et des heures à vérifier des reçus et, à la fin du mois, il y a toujours un écart.
Ce n’est pas un cas isolé. À une époque où tout le monde vante les mérites de l’IA, certaines entreprises continuent de gérer les frais de déplacements professionnels comme au siècle dernier.

Le coût de ce mode de gestion manuel ne se limite plus aux heures perdues. Le manque de visibilité, la frustration des collaborateurs, les erreurs comptables et l’incapacité à prendre des décisions stratégiques faute de données fiables doivent aussi être pris en compte.

Plusieurs études du secteur concluent qu’environ 20 % des notes de frais contiennent des erreurs, et que les dépenses frauduleuses comportent souvent des informations incorrectes ou hors politique.

Si la technologie permet déjà de résoudre ces problèmes, pourquoi ne pas l’utiliser ?

Voyons ce que font les organisations en avance sur leur marché.

Automatisation de bout en bout : fini les tâches manuelles

Traditionnellement, la gestion d’un déplacement professionnel implique de nombreuses étapes déconnectées :

• Le collaborateur demande une autorisation de déplacement (email ou papier).
• Une autre personne réserve le vol ou l’hôtel (souvent via une agence).
• Pendant le voyage, le collaborateur conserve les reçus.
• Au retour, il remplit la note de frais et joint les justificatifs.
• Le responsable valide quand il le peut.
• La finance valide et comptabilise manuellement.
• Le collaborateur est remboursé plusieurs semaines plus tard.

En connectant l’ensemble du flux, le processus se simplifie. De la demande à la comptabilisation dans l’ERP, tout le cycle est automatisé depuis une seule plateforme.

Les entreprises leaders mettent en place des workflows entièrement connectés :

• Réservations automatisées selon des politiques prédéfinies
• Capture automatique des reçus et factures via l’application mobile
• Rapprochement instantané des dépenses
• Comptabilisation directe dans l’ERP, sans intervention manuelle

Ce qui prenait des semaines se règle désormais en quelques heures. Selon une étude récente de l’Aberdeen Group, les entreprises utilisant des solutions automatisées réduisent de 67 % le temps de traitement.

Intégration des systèmes : la fin des silos technologiques

Gérer les voyages sur une plateforme, les frais sur une autre et la comptabilité sur une troisième n’est plus viable.

La solution passe par des écosystèmes technologiques intégrés : agence de voyages, gestion des notes de frais, ERP et BI.

Comment le processus évolue-t-il ?

• Les billets et hôtels sont réservés via l’agence
• Les données sont automatiquement enregistrées dans l’outil de gestion des frais
• Le collaborateur ajoute ses justificatifs pendant le voyage
• Les responsables suivent les dépenses en temps réel
• La finance valide et les données sont automatiquement intégrées à l’ERP

Sans erreurs, avec une intervention humaine minimale.

Intelligence artificielle appliquée au travel management

On passe de l’automatisation réactive à une intelligence proactive.

Détection avancée de la fraude et des anomalies

L’IA identifie automatiquement :

• La même dépense envoyée avec plusieurs justificatifs
• Des reçus manipulés
• Des montants anormalement arrondis
• Des dépenses personnelles mêlées aux frais de voyage
• Des fournisseurs non autorisés
• Des dépenses hors dates ou horaires du déplacement

Optimisation des politiques grâce au machine learning

L’IA analyse les justificatifs et les habitudes de dépenses pour ajuster les politiques :

• Plafonds hôteliers systématiquement dépassés
• Fournisseurs 20 % plus chers que la moyenne
• Comparaison avion/train sur des trajets équivalents

Traitement intelligent des justificatifs

Les OCR avancés extraient les données de reçus froissés ou flous, reconnaissent plusieurs langues, classent automatiquement les dépenses et s’améliorent en continu.

Visibilité financière en temps réel : le nouveau standard

Avec les méthodes traditionnelles, les équipes financières ont une vision des dépenses avec plusieurs semaines de retard. Quand le reporting arrive, il est trop tard pour agir.

Grâce à l’intégration entre agences et outils de gestion des frais, on obtient une vision complète et immédiate :

• Demandes et réservations
• Voyages en cours
• Factures en attente
• Remboursements à effectuer
• Dépassements budgétaires
• Répartition des dépenses par fournisseur, projet ou centre de coûts

Conformité et durabilité : de nouveaux impératifs

L’obligation de la facturation électronique B2B (en vigueur à partir de 2026) implique :

• Des justificatifs à valeur légale numérique
• L’intégrité et l’inaltérabilité des données
• Une traçabilité totale de chaque euro dépensé

L’intégration entre agences de voyages et solutions comme Okticket garantit cette traçabilité de bout en bout.

Mobile-first : la gestion partout

Le bureau tel qu’on le connaissait n’existe plus.
Les voyageurs gèrent leurs frais en déplacement, les responsables valident depuis n’importe quel appareil.

Une application mobile moderne doit offrir :

• Une interface intuitive
• La capture instantanée des reçus et factures
• Un traitement rapide
• Le mode hors ligne
• Des notifications automatiques
• Le suivi en temps réel des notes de frais

Comment appliquer ces tendances dans votre entreprise : Okticket + Pelaio

L’automatisation ne suffit plus. Il faut une intelligence réelle.

Okticket intègre Pelaio, son moteur d’IA générative, qui transforme la gestion des frais en un processus autonome.

Pelaio :

• Enregistre et catégorise automatiquement toutes les dépenses
• Identifie le type de dépense, le fournisseur, le montant, la devise, la date et le lieu
• Apprend des habitudes spécifiques de votre entreprise
• Agit comme un auditeur infatigable, sans erreur

Détection automatique des non-conformités

• Achats non autorisés
• Tabac, alcool, jeux d’argent
• Produits personnels
• Fournisseurs ou catégories interdites
• Dépenses hors itinéraire

Fraude et manipulation

• Justificatifs dupliqués
• Reçus altérés ou générés par IA
• Montants modifiés
• Transactions suspectes

Alertes intelligentes en temps réel

Les anomalies sont détectées immédiatement et peuvent être bloquées.

Impact réel :

• Jusqu’à 80 % de gain de temps administratif
• 90 % de réduction des erreurs
• Validation automatisée
• Problèmes détectés avant qu’ils ne deviennent critiques

Intégration complète avec les agences de voyages

En connectant Okticket + Pelaio à votre agence :

• Les réservations sont automatiquement intégrées
• Les collaborateurs enregistrent leurs frais via l’application
• L’IA valide les politiques en temps réel
• La finance suit et analyse les dépenses
• Les données validées sont envoyées automatiquement à l’ERP

Tout est regroupé dans une seule note de frais.

Conclusion

Ces tendances sont déjà une réalité pour les entreprises leaders.
La différence entre les organisations agiles et celles bloquées dans des processus obsolètes repose sur l’intégration, l’automatisation et l’exploitation intelligente des données.

Par où commencer ?

• Priorisez l’intégration plutôt que les fonctionnalités isolées
• Automatisez de bout en bout
• Choisissez des technologies réellement utilisées par les équipes

Les entreprises qui intégreront leurs systèmes, automatiseront leurs processus et exploiteront l’intelligence de leurs données prendront de meilleures décisions, dépenseront plus efficacement et auront des équipes plus productives.

Votre entreprise est-elle prête à franchir le pas ?
Contactez-nous.

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Peux-tu imaginer une application qui regroupe GPS, Spotify, banque mobile et éditeur de photos ? La première réaction serait d’y voir quelque chose de pratique : un seul développeur, des mises à jour synchronisées, une interface unique… Tout semble simple et efficace.

Mais un jour, tu conduis et l’application t’envoie dans une rue interdite parce que les cartes n’ont pas été mises à jour depuis des semaines. Quand tu veux écouter de la musique, le son ne sort pas des haut-parleurs parce que l’égaliseur ne parvient pas à se connecter. Et lorsque tu essaies d’éditer une photo, les filtres ne donnent tout simplement pas le résultat attendu.

Cet exemple est fictif, mais il reflète exactement ce qui se passe aujourd’hui avec les suites « tout-en-un » dans la gestion des dépenses en entreprise. C’est bien réel, et les entreprises en paient le prix par une perte de contrôle financier.

Le faux mythe du « tout-en-un » : pourquoi la spécialisation s’impose dans le contrôle des dépenses

Ces dernières années, rassembler plusieurs outils dans une même suite technologique est devenu la norme. ERP, RH, CRM, dépenses… Un seul fournisseur, un seul contrat, une interface homogène, un TCO (Total Cost of Ownership) réduit. Sur le papier, tout semblait idéal.

Cependant, l’expérience a montré que ces suites ont recréé les mêmes problèmes qu’elles prétendaient résoudre : silos internes, manque de flexibilité et processus qui ne communiquent pas entre eux.

Ce qui ressemble à de l’intégration n’est souvent qu’une illusion. Et cette illusion se paie par une perte de contrôle réel.

Les quatre faiblesses majeures des suites tout-en-un

1. Des fonctionnalités génériques qui ne comprennent pas ta réalité

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Gérer les dépenses de déplacement ? Pour une suite généraliste, ce n’est qu’un « module de plus ». Elle ne tient pas compte des per diem, de la distance kilométrique, des règles internes ni des particularités réglementaires de chaque pays. Résultat : tout est simplifié, mais au point de devenir imprécis.

Les entreprises finissent alors par adapter leurs processus au logiciel, alors que cela devrait être l’inverse.

2. Des coûts cachés que personne ne présente au départ

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Personnalisation, support spécialisé, mises à jour hors roadmap… Tous ces petits ajouts deviennent, au final, un surcoût important. Beaucoup d’entreprises finissent par investir davantage, juste pour faire communiquer correctement leurs outils.

3. Dépendance technologique : tu restes lié à un seul fournisseur

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Changer d’outil devient un parcours complexe et risqué.

4. Détection tardive des irrégularités et fraudes

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C’est l’un des enjeux les plus critiques. Selon l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), la fraude liée aux dépenses est détectée en moyenne 18 mois après qu’elle a eu lieu, avec des pertes annuelles avoisinant 50 000 $ par entreprise.

Les suites généralistes traitent les données en batch nocturne. Elles détectent ce qui s’est produit hier, la semaine dernière ou le mois dernier — jamais ce qui se passe maintenant.

C’est comme recevoir une alerte incendie quand le bâtiment a déjà brûlé.

Fragmentation : le coût caché de la fausse intégration

La réalité est claire. Selon l’étude Zoho sur la santé numérique, près de 90 % des entreprises espagnoles ont rencontré des difficultés dans leur transformation digitale. La plupart reconnaît avoir dû investir davantage pour que leurs outils fonctionnent réellement ensemble.

Et ce n’est pas tout. Jusqu’à 30 % des revenus peuvent être affectés par des décisions basées sur des données incomplètes, dupliquées ou erronées (Monte Carlo Data).

Dans la gestion des dépenses, cela provoque un triple impact : perte d’efficacité, perte de contrôle financier et risque d’erreur de conformité.

La perte de cohérence technologique devient, inévitablement, une perte de cohérence stratégique.

Le talon d’Achille : sans alertes intelligentes, pas de contrôle réel

Le problème principal est simple : les solutions généralistes manquent de réactivité. Elles analysent en retard et agissent encore plus tard.

Un collaborateur soumet deux fois le même justificatif ? Tu le verras à la révision mensuelle. Quelqu’un dépasse systématiquement les limites de repas ? Tu t’en rendras compte au trimestre. Un schéma suspect de dépenses hors politique ? Cela remontera seulement dans le rapport annuel.

Entre-temps, l’argent est déjà parti.

Les solutions spécialisées détectent les anomalies en temps réel. Elles anticipent plutôt qu’elles ne réagissent. Elles préviennent plutôt qu’elles n’informent.

Les entreprises équipées d’outils spécialisés réduisent le temps de détection de fraude de 18 mois à moins de 6. Et avec les systèmes les plus avancés, nombre d’irrégularités ne se produisent même plus, car elles sont bloquées automatiquement.

L’alternative qui fonctionne : des alertes intelligentes qui agissent, pas seulement qui avertissent

Les alertes intelligentes analysent chaque dépense au moment précis où elle est générée.

Elles permettent de :

• détecter automatiquement les dépenses hors politique et les bloquer avant intervention humaine ;
• repérer les schémas et anomalies grâce à l’IA pour éviter fraudes, doublons et surcoûts ;
• agir avant que le problème ne produise un impact financier.

Quelques exemples d’alertes clés :

• Justificatif similaire
• Plafond de montant dépassé
• Plafond kilométrique dépassé
• Montant total par jour ou par note
• Dépense suspecte
• Catégories incompatibles
• Délai minimum de réservation non respecté
• Catégorie limitée à un fournisseur
• Dates qui se chevauchent
• Nombre maximal de dépenses par jour

Chaque règle est configurée selon la politique propre à l’entreprise — jamais selon un modèle générique.

La force du best-of-breed : l’intégration qui compte vraiment

De plus en plus d’entreprises comprennent que la meilleure voie n’est pas de multiplier les couches dans une suite complexe, mais de choisir les meilleurs outils pour chaque fonction, puis de les connecter via des API ouvertes.

Ainsi, chaque système excelle dans son domaine tout en communiquant parfaitement avec les autres.

Dans la gestion des dépenses de voyage, cela permet une visibilité totale et en temps réel, impossible avec les suites généralistes fonctionnant en traitements différés.

Les suites tout-en-un s’intègrent bien — mais uniquement dans leur propre écosystème. Dès qu’il faut connecter une solution externe (agence de voyages, outil BI, prestataire), les limites apparaissent.

Les solutions spécialisées sont conçues pour s’intégrer à tout type d’environnement. La connexion est simple, bidirectionnelle et rapide. Elle ne perturbe pas les processus existants et ne nécessite pas de migration lourde.

FAQ — Logiciels de gestion des dépenses

1. Suite tout-en-un ou solution spécialisée ?

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Les suites regroupent plusieurs modules mais restent superficielles. Les solutions spécialisées approfondissent une seule fonction et offrent des options avancées, avec intégration via API.

2. Pourquoi les alertes en temps réel sont-elles si importantes ?

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Parce qu’elles permettent de prévenir plutôt que de constater. Elles évitent fraudes, surcoûts et erreurs avant qu’ils ne deviennent un problème financier.

3. Avantages du best-of-breed

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Plus de flexibilité, moins de dépendance, déploiement rapide, mises à jour continues, coûts maîtrisés.

4. Quand faut-il reconsidérer son système de gestion des dépenses ?

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Rapports trop tardifs, coûts inexplicables, manque de visibilité immédiate, fraudes détectées des mois après ou équipes surchargées de vérifications manuelles.

5. Migrer depuis une suite généraliste est-ce compliqué ?

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Avec les bons outils, non. L’intégration peut être rapide et non invasive.

Conclusion : du mirage digital à l’intelligence opérationnelle

Digitaliser ne suffit pas. Digitaliser sans intelligence intégrée ne fait que créer une complexité plus sophistiquée.

Dans la gestion des dépenses, l’avantage n’est pas à celui qui a le plus d’outils, mais à celui qui dispose de données rapides, fiables et exploitables.

L’avenir n’appartient pas aux suites « tout-en-un ». Il appartient aux systèmes intelligents, connectés et capables d’agir en temps réel — des systèmes qui comprennent les particularités de chaque activité et apportent des réponses adaptées.

Parce que le vrai progrès ne consiste pas à digitaliser davantage, mais à digitaliser mieux.

Veux-tu voir comment fonctionne un système de gestion des dépenses qui comprend vraiment ton entreprise ? Découvre Okticket.

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Les équipes financières subissent une pression constante pour gagner en efficacité. Elles souhaitent optimiser leurs processus, mais hésitent souvent à migrer vers de nouveaux outils. Les intégrations comptables automatiques sont la solution idéale pour économiser des heures de travail sans changer votre ERP ou votre logiciel comptable.

Ainsi, les entreprises évitent les inconvénients d’une migration : coûts de mise en œuvre, formation, résistance interne et risque d’erreurs lié au changement d’environnement.

Qu’est-ce que la comptabilité automatique ?

La comptabilité automatique permet de générer des écritures comptables directement à partir de justificatifs numérisés, sans intervention manuelle. Le logiciel extrait, interprète et enregistre automatiquement les données dans votre système comptable.

Ce processus réduit le temps de gestion, élimine les erreurs de saisie et garantit la cohérence des informations, améliorant ainsi la qualité des données et la rapidité des rapports financiers.

Comment fonctionnent les intégrations comptables automatiques ?

Le logiciel analyse les factures reçues, extrait les données clés et les transforme en écritures comptables prêtes à être intégrées à votre ERP ou logiciel comptable. Au-delà de la simple numérisation, la clé réside dans la lecture automatique et la création directe des écritures, supprimant les étapes manuelles et simplifiant la réconciliation ainsi que la clôture comptable.

Avantages des intégrations comptables automatiques

Grâce à l’automatisation de la gestion des dépenses, l’expérience utilisateur reste inchangée. La synchronisation entre le logiciel de numérisation et l’ERP s’effectue automatiquement, sans intervention manuelle.

Votre équipe continue d’utiliser ses outils habituels, mais sans perdre de temps sur des tâches répétitives.

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L’entreprise, elle, gagne en contrôle et en traçabilité des dépenses.

Le gain de temps est également notable. Selon Deloitte, l’automatisation des intégrations comptables réduit de 25 % à 50 % le temps de clôture mensuelle. Pour une équipe consacrant 40 heures par mois aux conciliations et clôtures, cela représente un gain de 10 à 20 heures.

Avec un coût horaire moyen de 25 €, l’économie directe varie entre 250 € et 500 € par mois, sans compter la réduction des erreurs et l’amélioration de la conformité.
De son côté, McKinsey estime que l’automatisation réduit les coûts opérationnels des fonctions financières de 40 % à 60 % (source : Finance 2030).

Réduction des erreurs

La comptabilité manuelle multiplie les risques d’omissions et de doublons, avec des conséquences fiscales potentielles. Les erreurs dans les paiements fournisseurs (coordonnées bancaires, montants, TVA) sont fréquentes. L’automatisation élimine ces sources d’erreur.

5 étapes pour mettre en place des intégrations comptables automatiques

1. Analysez votre stack actuel (ERP, logiciel comptable, banques, etc.).
2. Identifiez les intégrations avec connecteurs natifs pour simplifier le processus.
3. Vérifiez la compatibilité avec vos systèmes existants.
4. Déployez le projet par phases pour limiter les risques.
5. Formez l’équipe si nécessaire, même si les changements sont minimes.

Comment choisir le bon logiciel de comptabilité automatique

• Définissez vos besoins : listez les tâches comptables et les fonctions indispensables.
• Comparez les offres : prix, fonctionnalités, support, modules additionnels.
• Testez la convivialité : effectuez des démonstrations pour vérifier l’intuitivité.
• Anticipez l’avenir : choisissez un logiciel évolutif et adaptable à la croissance de votre entreprise.

Exemple concret : Okticket

Pour connecter simplement la gestion des dépenses professionnelles à la comptabilité, Okticket est une solution puissante et éprouvée.

Intégration avancée avec les ERP et systèmes de gestion

Okticket propose des connecteurs natifs, bidirectionnels et évolutifs avec les principaux ERP du marché : Sage, Microsoft, Odoo, Cegid, et bien d’autres.

Il s’intègre également avec les systèmes RH, outils de Business Intelligence et agences de voyages. Enregistrez vos dépenses dans Okticket et comptabilisez-les automatiquement dans votre ERP.

Autres avantages clés

• Synchronisation rapide de toutes les dépenses entre Okticket et votre ERP.
• Connecteurs bidirectionnels et actualisables à chaque évolution du système.
• Homologation par les principaux partenaires du marché.
• Synchronisation automatique en quelques minutes.
• Paramétrage selon les besoins du client.
• Intégration complète au plan comptable de l’entreprise.
• Données en temps réel et sécurité totale.
• Réduction du temps administratif, optimisation des ressources et gain de compétitivité.
• Accélération de la transformation digitale de l’entreprise.

Conclusion

Améliorer l’efficacité et éliminer les tâches manuelles dans les processus financiers, sans modifier votre stack actuel, passe par les intégrations comptables automatiques.

Découvrez comment Okticket peut automatiser la gestion des dépenses et leur intégration comptable dans votre entreprise — réservez une démonstration dès aujourd’hui.

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Dans notre dernière entrée de blog, nous soulignions le manque d’éducation financière comme l’une des principales causes du non-respect de la politique de dépenses d’entreprise.

Dans cet article, nous reprenons le sujet pour approfondir l’importance de la formation afin que les employés puissent prendre des décisions financières alignées sur les objectifs de l’entreprise.

Procédures, ressources, bonnes pratiques… Le contrôle des dépenses d’entreprise commence par des programmes spécifiques d’éducation financière et des outils adaptés.

Erreurs courantes sans éducation financière et leurs coûts cachés

Il est également essentiel, pour corriger les erreurs, d’en identifier les plus fréquentes :

• Tickets en double
• Absence de justificatifs
• Dépenses effectuées en dehors de la période autorisée
• Dépenses non remboursables
• Taux de change mal calculé pour les achats effectués dans des devises autres que l’euro

Toutes ces erreurs génèrent des coûts cachés : temps supplémentaire de vérification, retards de remboursement démotivants, problèmes comptables et d’audit, ou encore perte de visibilité compliquant le contrôle des dépenses réelles.

La manière la plus directe de les réduire ? Investir dans la formation financière des employés.

Stratégies pour améliorer le contrôle des dépenses d’entreprise grâce à l’éducation financière

Former financièrement les équipes permet de réduire les irrégularités dans leurs notes de frais. Mais il est également essentiel que l’entreprise mette en place des mesures complémentaires. Voici les plus efficaces selon les experts :

• Disposer d’une politique interne de dépenses claire, où les limites, les processus et les catégories remboursables sont parfaitement définis.
• Tenir les employés informés de tout changement dans les règles de dépenses. À ce sujet, il est recommandé de revoir régulièrement les politiques pour les adapter à la réalité de l’entreprise.
• Encourager l’utilisation d’applications permettant de numériser et d’automatiser la gestion des dépenses professionnelles. En plus de réduire les erreurs manuelles, cela améliore le contrôle pour les départements Finance et RH.
• Intégrer les outils de gestion des dépenses avec le logiciel comptable et les autres systèmes de l’entreprise.
• Fournir des cartes professionnelles aux employés et les former à leur utilisation responsable, notamment en ce qui concerne les limites et les restrictions.
• Effectuer des contrôles périodiques pour prendre des décisions basées sur les données.

Comment reprendre le contrôle de la gestion des dépenses d’entreprise avec Okticket

Comme nous le voyons, la technologie est un allié majeur pour garantir le respect des politiques de dépenses d’entreprise. Des solutions comme Okticket permettent de gérer les frais professionnels de manière transparente et centralisée.

Grâce à notre OCR avancé, il suffit de prendre une photo du ticket avec votre mobile pour extraire toutes les informations de la dépense (date, montant, devise, NIF, TVA appliquée…).

• Rapprochement automatique des dépenses effectuées avec la carte de crédit
• Définition de règles personnalisées
• Intégration native, bidirectionnelle et évolutive avec les principaux ERP et systèmes de gestion du marché

“Avec Okticket, finis le manque de contrôle et les erreurs comptables. Les spécificités de notre politique de dépenses sont parfaitement intégrées dans l’outil. Avoir toutes les informations de dépenses du groupe intégrées à notre ERP est une véritable libération.”
(Cupa Group)

Avantages stratégiques d’investir dans l’éducation financière des employés

Investir dans l’éducation financière des collaborateurs ne réduit pas seulement les coûts : c’est un investissement stratégique. Quelques exemples :

• Moins de stress et une meilleure concentration au travail.
• Meilleure rétention des talents : selon la dernière enquête PwC sur le bien-être financier des employés, 52 % des salariés bénéficiant d’une formation financière se sentent plus engagés envers leur entreprise.
• Retour sur investissement jusqu’à cinq fois supérieur à son coût initial (OCDE).
• 12 % de chances supplémentaires d’augmenter durablement les bénéfices (Université Harvard).
• Réduction d’environ 20 % des coûts opérationnels (Commission nationale du marché des valeurs d’Espagne).

En résumé, investir dans l’éducation financière ne se limite pas à corriger les erreurs : cela renforce l’engagement, fidélise les talents et optimise les coûts.

Foire aux questions sur l’éducation financière des employés

Qu’est-ce que l’éducation financière en entreprise ?

‍C’est la formation permettant aux employés de prendre des décisions de dépenses alignées sur la politique et les objectifs de l’entreprise.

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Pourquoi la formation financière des employés est-elle importante ?

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Parce qu’elle réduit les erreurs, améliore l’efficacité et renforce l’engagement.

Comment démarrer un programme d’éducation financière ?

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Définir la politique, communiquer, former les équipes, mesurer les résultats et ajuster.

Découvrez comment Okticket vous aide à maîtriser vos dépenses d’entreprise.

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Êtes-vous sûr de bien justifier les frais professionnels auprès de l’administration fiscale ? De plus en plus d’entreprises se voient redresser parce qu’elles gèrent mal ces dépenses, avec des conséquences fiscales importantes.

En France, la réglementation est claire : c’est à l’employeur, et non au salarié, de démontrer que les remboursements de frais professionnels sont liés à l’activité et peuvent bénéficier d’une exonération sociale et fiscale. L’URSSAF et la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) effectuent régulièrement des contrôles pour vérifier que les indemnités de repas, de déplacement ou d’hébergement ne constituent pas en réalité un complément de rémunération.

Ce contexte réglementaire, renforcé par les redressements fréquents de l’URSSAF, souligne l’importance de mettre en place une gestion rigoureuse et documentée des frais professionnels.

Que recouvrent les frais professionnels en France ?

Les frais professionnels sont les dépenses engagées par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle et remboursées par l’employeur. Ils se distinguent du salaire car ils n’ont pas vocation à enrichir le salarié mais à compenser un coût lié au travail.

Les principaux frais concernés :

• Frais de repas : pris en dehors des locaux de l’entreprise ou lors de déplacements.
• Frais de déplacement : transport, indemnités kilométriques, carburant, péages.
• Frais d’hébergement : nuitées d’hôtel ou locations nécessaires en cas de mission.

Modes de remboursement

• Remboursement au réel : le salarié fournit les justificatifs (factures, tickets, notes de frais).
• Forfaits URSSAF : l’administration admet des barèmes d’indemnités exonérées, à condition que les critères soient respectés (déplacement effectif, limites journalières).

Barèmes URSSAF (2023–2024, hors cas particuliers)

• Repas pris hors des locaux : 7,10 € par repas.
• Indemnité de repas en déplacement : 20,20 € par repas.
• Repas lors d’un déplacement avec restauration sur place : 10,20 €.
• Nuitée (hébergement + petit déjeuner, province) : jusqu’à 74,10 €.
• Nuitée en région parisienne ou communes limitrophes : jusqu’à 92,50 €.

Ces plafonds évoluent chaque année et doivent être scrupuleusement respectés pour rester exonérés de charges sociales et d’impôt.

Justification obligatoire

Pour bénéficier de l’exonération, trois conditions doivent être réunies :

1. Le salarié doit être réellement en déplacement ou empêché de prendre son repas habituel.
2. Les dépenses doivent correspondre à des frais professionnels réels et nécessaires.
3. Elles doivent être correctement documentées (notes de frais, factures, dates, lieux et motifs du déplacement).

Sinon, l’URSSAF peut requalifier les indemnités en salaire soumis à cotisations et impôt.

Les risques d’une mauvaise gestion

• Redressements URSSAF avec rappels de cotisations.
• Réintégration dans l’assiette fiscale de l’entreprise.
• Risque d’amendes et d’intérêts de retard.

Digitaliser la gestion avec Okticket

Gérer manuellement les notes de frais entraîne une lourde charge administrative et un risque élevé d’erreurs. Okticket propose une solution digitale pour automatiser et sécuriser la gestion des frais professionnels :

• Paramétrage des politiques de remboursement par salarié.
• Gestion automatisée des avances et intégration avec votre ERP.
• Capture et archivage des justificatifs par simple photo.
• Catégorisation automatique des frais.
• Intégration comptable et rapprochement bancaire.
• Conformité avec les barèmes URSSAF et archivage sécurisé en cas de contrôle.

Conclusion

Une bonne gestion des frais professionnels en France ne se limite pas à rembourser les salariés : elle garantit conformité, traçabilité et efficacité. Avec des outils comme Okticket, les entreprises réduisent les risques de redressement et optimisent leur organisation.

FAQ – Frais professionnels en France

Quelle est la différence entre indemnités forfaitaires et remboursement au réel ?

• Au réel : l’entreprise rembourse les frais sur présentation de justificatifs.
• Forfait : l’employeur applique les barèmes URSSAF. Ces montants sont exonérés si les conditions sont respectées.

Les remboursements de frais professionnels sont-ils obligatoires ?

Oui, dès lors que le salarié engage des dépenses nécessaires à son activité (transport, hébergement, repas en mission).
En revanche, l’employeur n’a pas l’obligation de verser des indemnités forfaitaires s’il choisit le remboursement au réel.

Les frais professionnels font-ils partie du salaire ?

Non. Ils ne constituent pas une rémunération mais un remboursement de charges engagées dans l’intérêt de l’entreprise. Par conséquent :

• Ils sont exonérés de cotisations sociales dans la limite des barèmes.
• Ils ne sont pas soumis à l’impôt sur le revenu.
• Ils doivent figurer sur le bulletin de paie dans une rubrique distincte du salaire.

Faut-il toujours justifier les frais professionnels ?

Oui, sauf en cas de remboursement au forfait URSSAF, qui dispense de justificatifs mais exige la preuve du déplacement effectif.
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En cas de contrôle, l’entreprise doit démontrer la réalité du déplacement et la nature professionnelle des dépenses.

Qui doit justifier les frais professionnels ?

C’est l’employeur qui porte la responsabilité vis-à-vis de l’URSSAF et de l’administration fiscale.

• Les salariés doivent fournir factures, tickets ou notes de frais.
• L’entreprise doit conserver et archiver ces preuves en cas de contrôle.

Pourquoi l’URSSAF contrôle-t-elle les frais professionnels ?

Parce que certaines entreprises ont abusé des indemnités forfaitaires pour augmenter la rémunération nette sans charges sociales ni impôt.
Ces pratiques entraînent des redressements, particulièrement dans les secteurs où les déplacements sont fréquents (commerciaux, BTP, transport, conseil).

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