Éducation financière pour les employés : réduisez les erreurs et maîtrisez les dépenses d’entreprise
Dans notre dernière entrée de blog, nous soulignions le manque d’éducation financière comme l’une des principales causes du non-respect de la politique de dépenses d’entreprise.
Dans cet article, nous reprenons le sujet pour approfondir l’importance de la formation afin que les employés puissent prendre des décisions financières alignées sur les objectifs de l’entreprise.
Procédures, ressources, bonnes pratiques… Le contrôle des dépenses d’entreprise commence par des programmes spécifiques d’éducation financière et des outils adaptés.
Erreurs courantes sans éducation financière et leurs coûts cachés
Il est également essentiel, pour corriger les erreurs, d’en identifier les plus fréquentes :
- Tickets en double
- Absence de justificatifs
- Dépenses effectuées en dehors de la période autorisée
- Dépenses non remboursables
- Taux de change mal calculé pour les achats effectués dans des devises autres que l’euro
Toutes ces erreurs génèrent des coûts cachés : temps supplémentaire de vérification, retards de remboursement démotivants, problèmes comptables et d’audit, ou encore perte de visibilité compliquant le contrôle des dépenses réelles.
La manière la plus directe de les réduire ? Investir dans la formation financière des employés.
Stratégies pour améliorer le contrôle des dépenses d’entreprise grâce à l’éducation financière
Former financièrement les équipes permet de réduire les irrégularités dans leurs notes de frais. Mais il est également essentiel que l’entreprise mette en place des mesures complémentaires. Voici les plus efficaces selon les experts :
- Disposer d’une politique interne de dépenses claire, où les limites, les processus et les catégories remboursables sont parfaitement définis.
- Tenir les employés informés de tout changement dans les règles de dépenses. À ce sujet, il est recommandé de revoir régulièrement les politiques pour les adapter à la réalité de l’entreprise.
- Encourager l’utilisation d’applications permettant de numériser et d’automatiser la gestion des dépenses professionnelles. En plus de réduire les erreurs manuelles, cela améliore le contrôle pour les départements Finance et RH.
- Intégrer les outils de gestion des dépenses avec le logiciel comptable et les autres systèmes de l’entreprise.
- Fournir des cartes professionnelles aux employés et les former à leur utilisation responsable, notamment en ce qui concerne les limites et les restrictions.
- Effectuer des contrôles périodiques pour prendre des décisions basées sur les données.
Comment reprendre le contrôle de la gestion des dépenses d’entreprise avec Okticket
Comme nous le voyons, la technologie est un allié majeur pour garantir le respect des politiques de dépenses d’entreprise. Des solutions comme Okticket permettent de gérer les frais professionnels de manière transparente et centralisée.
Grâce à notre OCR avancé, il suffit de prendre une photo du ticket avec votre mobile pour extraire toutes les informations de la dépense (date, montant, devise, NIF, TVA appliquée…).
- Rapprochement automatique des dépenses effectuées avec la carte de crédit
- Définition de règles personnalisées
- Intégration native, bidirectionnelle et évolutive avec les principaux ERP et systèmes de gestion du marché
“Avec Okticket, finis le manque de contrôle et les erreurs comptables. Les spécificités de notre politique de dépenses sont parfaitement intégrées dans l’outil. Avoir toutes les informations de dépenses du groupe intégrées à notre ERP est une véritable libération.”
(Cupa Group)
Avantages stratégiques d’investir dans l’éducation financière des employés
Investir dans l’éducation financière des collaborateurs ne réduit pas seulement les coûts : c’est un investissement stratégique. Quelques exemples :
- Moins de stress et une meilleure concentration au travail.
- Meilleure rétention des talents : selon la dernière enquête PwC sur le bien-être financier des employés, 52 % des salariés bénéficiant d’une formation financière se sentent plus engagés envers leur entreprise.
- Retour sur investissement jusqu’à cinq fois supérieur à son coût initial (OCDE).
- 12 % de chances supplémentaires d’augmenter durablement les bénéfices (Université Harvard).
- Réduction d’environ 20 % des coûts opérationnels (Commission nationale du marché des valeurs d’Espagne).
En résumé, investir dans l’éducation financière ne se limite pas à corriger les erreurs : cela renforce l’engagement, fidélise les talents et optimise les coûts.
Foire aux questions sur l’éducation financière des employés
Qu’est-ce que l’éducation financière en entreprise ?
C’est la formation permettant aux employés de prendre des décisions de dépenses alignées sur la politique et les objectifs de l’entreprise.
Pourquoi la formation financière des employés est-elle importante ?
Parce qu’elle réduit les erreurs, améliore l’efficacité et renforce l’engagement.
Comment démarrer un programme d’éducation financière ?
Définir la politique, communiquer, former les équipes, mesurer les résultats et ajuster.
Découvrez comment Okticket vous aide à maîtriser vos dépenses d’entreprise.
