Gestion des dépenses d'entreprise : comment la technologie et l'IA éliminent le principal goulot d'étranglement financier

Gérer les déplacements professionnels avec la précision d'un algorithme et la flexibilité d'un assistant personnel ? L'intelligence artificielle (IA) appliquée aux voyages d'affaires offre aux Travel Managers la pièce manquante pour assembler toutes les parties du puzzle.

L'IA est devenue le mécanisme idéal pour une gestion intégrale des déplacements professionnels : elle automatise les tâches répétitives, anticipe les besoins, réduit les erreurs humaines, détecte les fraudes et transforme les données en décisions intelligentes.

Nous entrons dans une nouvelle ère où technologie et efficacité vont de pair. Quel est le rôle de l'IA dans l'évolution du métier de Travel Manager ?

Dans cet article, vous découvrirez comment l'IA peut vous aider à offrir une expérience plus efficace, tant pour les voyageurs d'affaires que pour les entreprises.

Et oui, nous vous expliquerons également comment des outils comme Okticket intègrent une technologie intelligente pour simplifier la gestion des frais de déplacement professionnels avant, pendant et après le voyage.

Du gestionnaire logistique au stratège de la mobilité : comment le rôle du Travel Manager évolue-t-il ?

Comme pour de nombreux professionnels, les Travel Managers font face à de nouveaux défis nécessitant des outils adaptés.

Leur mission ne se limite plus à la coordination des vols et des hôtels. Optimiser les budgets et garantir le respect des politiques internes, tout en assurant la satisfaction des employés en déplacement, fait désormais partie de leurs responsabilités.

La solution pour atteindre cet équilibre ? L'IA appliquée aux voyages d'affaires.

Les bénéfices concrets de l'IA dans les voyages d'affaires

Cette technologie agit comme un assistant en arrière-plan pour simplifier les processus. Voici quelques exemples concrets de l'impact de l'IA :

Automatisation des tâches et réduction de la charge opérationnelle

De l'approbation des demandes de voyage à la génération de rapports de dépenses, l'IA peut prendre en charge ces tâches chronophages à faible valeur stratégique.

Planification plus efficace et décisions basées sur les données

Grâce à des algorithmes analysant les données en temps réel (coûts, délais, disponibilités), il est possible de générer des propositions de voyage plus efficaces, adaptées aux besoins du voyageur et de l'entreprise.

Un vol direct ou une combinaison avec le train réduisant le coût et le temps total ? L'IA analyse les données historiques, les habitudes du voyageur et les politiques internes pour proposer des options de voyage plus efficientes, alignées sur les objectifs de l'entreprise.

Négociation avec les fournisseurs

Quels sont les hôtels les plus utilisés par votre équipe commerciale ? Y a-t-il une marge pour un meilleur accord corporate ? Avec les données structurées générées par l'IA, le Travel Manager peut argumenter avec des chiffres, et non des suppositions.

Contrôle des dépenses et respect des politiques grâce à l'IA

L'IA peut détecter les dépenses en double, les tickets hors politique ou les schémas anormaux sans intervention manuelle, réduisant les risques et améliorant le contrôle.

Amélioration de l'expérience du voyageur grâce à la technologie prédictive

Des chatbots ou assistants IA intégrés peuvent répondre aux questions du voyageur, suggérer des hébergements conformes à la politique de l'entreprise ou même anticiper les besoins basés sur les voyages précédents.

Cette personnalisation améliore l'expérience des voyageurs d'affaires, ce qui se traduit par une productivité accrue. Comme on dit : un employé satisfait est plus performant... même à 1 000 kilomètres de distance.

Risques et limites de l'IA dans les voyages d'affaires

L'IA dans les voyages d'affaires ouvre un monde de possibilités, mais présente également des limites que les Travel Managers doivent prendre en compte pour prendre des décisions éclairées.

• Dépendance excessive à l'automatisation, pouvant conduire à une perte de discernement humain. Par exemple, une économie de coûts peut entraîner une perte de bien-être ou de confort pour le voyageur.
• Importance de la qualité des données pour une expérience optimale. Si les enregistrements de dépenses, les itinéraires ou les politiques sont obsolètes ou incomplets, les algorithmes fourniront des résultats erronés ou imprécis.
• Difficulté à interpréter des situations exceptionnelles, comme un voyage urgent pour des raisons familiales.
• Courbe d'adoption. De nombreuses solutions d'IA offrent un retour sur investissement attractif à moyen terme, mais peuvent nécessiter un investissement initial important, ainsi qu'un temps de formation ou certains ajustements techniques. Votre entreprise est-elle prête pour ce changement de niveau ?

Comment choisir une solution d'IA pour les voyages d'affaires : clés pour une bonne décision

Ainsi, l'efficacité d'une solution dépend de sa capacité à répondre aux défis spécifiques de la mobilité d'entreprise.

Voici quelques questions que les Travel Managers devraient se poser :

• S'adapte-t-elle aux politiques et processus de votre entreprise ? Il est important que l'outil permette de personnaliser les flux, les limites de dépenses et les règles internes sans complications.
• Est-elle intégrée à vos systèmes actuels ? Pour obtenir une vision globale, il est essentiel que la solution choisie s'intègre aux agences de voyages, aux outils ERP et aux plateformes RH.
• Est-elle transparente dans ses décisions ? Être capable d'auditer pourquoi une dépense a été marquée comme irrégulière, obtenir une traçabilité des mesures proposées... L'IA doit vous aider à justifier les décisions, et non à ajouter de l'incertitude.
• Est-elle facile à utiliser pour tous les employés ? Un outil non intuitif ne sera pas utilisé. Il doit donc être simple tant pour les employés que pour les gestionnaires.

"Avant d'implanter Okticket, les employés faisaient une liquidation chaque mois ou tous les deux mois, avec la perte de temps que cela implique de rassembler les tickets et de remplir manuellement les notes de frais. Maintenant, notre quotidien dans la gestion des dépenses s'est considérablement amélioré." (Zummo)

Cas pratique : comment Okticket applique l'IA à la gestion des frais de déplacement

Dans ce nouvel environnement, la gestion efficace des dépenses professionnelles liées aux voyages devient une partie critique de l'équation. Et Okticket est un exemple clair de technologie intelligente apportant une valeur réelle au Travel Manager.

Capture intelligente des tickets et factures en temps réel

Grâce à l'OCR basé sur l'IA générative, Okticket permet de scanner les tickets et factures avec une précision maximale, extrayant automatiquement 100 % des informations de la dépense. Sans intervention humaine et avec une approche totalement personnalisée.

Catégorisation automatique et détection des erreurs

Les informations sont stockées, ordonnées et classées automatiquement. De plus, grâce à sa capacité d'apprentissage, le système s'améliore à chaque utilisation, au point de pouvoir compléter les champs manquants.

Tout cela se traduit par :

• 90 % d'erreurs en moins
• 80 % de gain de temps dans la gestion des notes de frais
• Un meilleur contrôle en temps réel des budgets de voyage
• Une meilleure expérience pour le voyageur et le Travel Manager

Intégration fluide avec les systèmes et politiques internes

Et c'est très important. L'IA d'Okticket ne se contente pas d'interpréter le contenu. Elle le valide également par rapport aux politiques internes de l'entreprise, générant des alertes immédiates en cas d'irrégularités et bloquant les dépenses non autorisées.

Ainsi, seules les dépenses autorisées parviennent à la comptabilité. Cette partie peut également être automatisée grâce aux connecteurs bidirectionnels et évolutifs avec les principaux ERP, logiciels de gestion d'entreprise, systèmes de Business Intelligence ou agences de voyages.

Pelaio : automatisation intelligente en temps réel

Comme nous le voyons, Okticket offre une automatisation allant au-delà du basique. Contrairement à d'autres outils, il est capable de détecter des anomalies qui passeraient normalement inaperçues lors d'une révision manuelle : consommation d'alcool sur des tickets de restaurants, par exemple.

Vision à 360° pour une gestion stratégique du voyage

De plus, le Travel Manager peut accéder à des insights stratégiques lui permettant d'optimiser les budgets, de renégocier les accords avec les fournisseurs ou d'ajuster les politiques de voyage en temps réel.

Cela, combiné au module de demande de voyages intégrable avec les agences, offre une vision de bout en bout du déplacement professionnel. Que peuvent faire les utilisateurs ?

• Demander des voyages pour eux-mêmes ou pour d'autres membres de l'équipe.
• Ajouter des services tels que l'hébergement, la location de voiture, les billets, la provision de fonds ou le véhicule personnel.
• Obtenir une feuille de dépenses automatique associée au voyage une fois approuvée, où l'employé peut télécharger ses tickets numérisés.

De plus, l'intégration avec les agences de voyages multiplie la valeur de cette fonctionnalité. Une fois la demande approuvée, un e-mail est automatiquement envoyé à l'agence correspondante. Cela accélère considérablement la gestion.

Le résultat ?

• Moins d'e-mails croisés et une plus grande efficacité opérationnelle.
• Contrôle total sur qui autorise quoi, quand et pourquoi.
• Processus aligné avec les règles de dépenses définies par l'entreprise.
• Renforcement de la traçabilité. Les Travel Managers disposent de toutes les informations sur une seule plateforme, de la demande à la comptabilisation.
• Amélioration de la collaboration entre les équipes.

L'impact direct de l'IA sur le quotidien du Travel Manager

En définitive, l'intelligence artificielle dans les voyages d'affaires renforce le rôle des Travel Managers. Elle les libère des tâches mécaniques et leur permet de se concentrer sur des aspects stratégiques.

Si vous souhaitez savoir comment l'intelligence artificielle peut s'intégrer de manière pratique dans votre fonctionnement quotidien, de la demande de voyage au contrôle des dépenses, nous vous invitons à découvrir comment des entreprises comme la vôtre le font avec Okticket.

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