Comment appliquer l'IA dans la finance pour gérer les dépenses professionnelles?

L'intelligence artificielle a été un tel mouvement technologique que son utilisation est devenue liée à ce qui devrait être la cinquième révolution industrielle. Son potentiel vient à peine de se révéler, mais nul ne doute qu'elle changera les règles du jeu dans de nombreux secteurs. Et le secteur financier en sera l'un des plus grands bénéficiaires.

Quels sont les avantages et les risques de ne pas la mettre en œuvre ? Tout au long de cet article, nous analyserons le rôle joué par l'IA dans la finance. Avec toujours en ligne de mire la capacité de cette technologie à favoriser l'innovation dans la gestion des frais professionnels.

L'IA dans la finance : impact sur le rôle du directeur financier

Nous savons que l'intelligence artificielle existe. Mais savons-nous vraiment ce qu'elle fait ? Oui, nous avons entendu parler du ChatGPT et nous savons qu'il peut analyser de grandes quantités de données. Nous pouvons ainsi trouver des réponses aux questions les plus compliquées. Ou avoir suffisamment d'informations pour adapter les produits et services à chaque client.

Mais... Si l'on entre dans le détail, on s'aperçoit qu'elle a de nombreuses applications dans le domaine de la finance.

Les avantages de l'IA pour le département financier

Que peut apporter l'IA aux responsables de secteur et aux directeurs fina

• Grâce à l'analyse avancée des données, ils peuvent obtenir des informations précieuses et des statistiques clés.
• Automatiser les tâches répétitives, telles que le rapprochement bancaire ou la gestion des frais de voyage d'affaires.
• Collecter et trier les données de manière intelligente. Cela permet, par exemple, de prendre des décisions stratégiques sur la base de données fiables.
• Prévision et prédiction. Cela peut s'appliquer à la gestion des stocks, à l'amélioration de la logistique ou à la prévision des ventes.
• Mieux comprendre les marchés et les clients. Tendances, préférences, comportements d'achat... L'IA est capable de nous fournir tant d'informations que proposer des produits et services personnalisés est déjà une réalité.
• Vérifier les factures par rapport aux reçus et aux bons de commande. Cela permet d'éviter que l'entreprise ne paie trop.
• Encourager le respect de la politique de dépenses de l'entreprise.
• L'IA permet d'automatiser le flux d'approbation de manière à ce qu'il ait lieu au moment où une dépense est enregistrée. Par conséquent, les paiements et les remboursements sont également rationalisés.
• L'identification de modèles et de tendances permet de détecter rapidement les risques potentiels et la fraude associés aux transactions financières.
• Réduire les erreurs comptables. Factures en double, montants erronés, dépenses anormales... L'IA détecte rapidement toute irrégularité.
• Permettre la transparence.
• Mesurer la performance.
• Effectuer des calculs en temps réel.
• Alerte en cas d'écart par rapport au budget.
• Identifier les domaines où la rentabilité est la plus élevée et la plus faible.
• Améliorer le service à la clientèle. En utilisant des chatbots ou des assistants virtuels, les temps de réponse peuvent être grandement améliorés.
• Respecter les obligations fiscales et profiter des déductions disponibles.

En bref, l'IA dans la finance ajoute de la valeur à l'entreprise, permettant d'atteindre une plus grande rentabilité et un avantage concurrentiel par rapport à la concurrence.

Les risques d'ignorer le potentiel de l'IA

Compte tenu des avantages pour les départements financiers, il n'est pas surprenant que la moitié des leaders du secteur utilisent déjà des outils d'IA. Ce pourcentage atteindra 75 % d'ici 2025, selon une récente étude de Gartner.

À défaut, les entreprises risquent de perdre leur attrait pour les talents (source : rapport "Moneyy and Machines").  En outre, elles se laisseront distancer par leurs concurrents et réduiront la productivité de leurs employés.

Cas d'utilisation de l'IA dans la gestion des frais professionnels

L'automatisation des processus mérite d'être mentionnée séparément. Bien qu'il s'agisse de l'application la plus courante de l'intelligence artificielle dans la finance, le terme « processus » est un concept trop générique. Pour essayer d'être un peu plus précis, nous parlerons des cas d'utilisation de cette technologie dans la gestion des dépenses professionnelles.

Numérisation des tickets et des factures grâce à l'apprentissage automatique

Avec l'IA, la reconnaissance optique de caractères fait un bond en avant. Il ne s'agit plus simplement de convertir des textes manuels ou imprimés en données numériques. Désormais, grâce à la reconnaissance optique de caractères basée sur l'IA, il est possible de traiter les documents plus rapidement et avec plus de précision.

Grâce à une série d'algorithmes, les moteurs de reconnaissance sont capables d'interpréter et d'extraire automatiquement des informations à partir de documents physiques. Pour les tickets et les factures, ils extraient le numéro de ticket, le numéro de TVA du fournisseur, la devise, le taux, etc.

De cette manière, les champs des notes de frais sont remplis automatiquement. En outre, les technologies les plus puissantes, comme Okticket, sont capables d'apprendre avec chaque ticket enregistré. Ainsi, par exemple, si vous ne parvenez pas à remplir correctement un champ la première fois, vous saurez comment remplir correctement cette information les fois suivantes.

Les avantages de l'élimination de la saisie manuelle des données sont nombreux. Outre les économies de temps et de ressources déjà connues, les erreurs sont minimisées et la détection de la fraude interne est facilitée.

La sécurité de l'analyse avancée des données

Nous avons déjà évoqué l'utilité de l'intelligence artificielle pour analyser de grandes quantités de données afin de faciliter la prise de décision. Mais il faut ajouter les possibilités offertes par ces techniques d'analyse lorsqu'il s'agit de détecter des habitudes de dépenses suspectes.

Si les responsables financiers d'une entreprise ont des doutes sur le comportement des dépenses, ils n'ont plus besoin de vérifier à la main. Ils peuvent mettre en place des alertes qui détectent et signalent les violations des règles de dépenses établies.

Il convient également de noter que les algorithmes sont capables d'identifier de nouveaux schémas de fraude sur la base des cas précédents. Les types de fraude typiques (par exemple, les billets en double, les billets anciens, les billets flous ou les billets dont les montants dépassent la politique de dépenses) sont ainsi moins susceptibles de se produire.

L'IA intégrée aux systèmes comptables

Tout ce que nous avons vu jusqu'à présent vous permet de rationaliser le contrôle et la gestion des dépenses professionnelles. Mais si vous ajoutez l'IA à votre ERP, le processus sera optimisé au maximum.

Les dépenses numérisées à l'aide d'une application de gestion des frais professionnels sont automatiquement introduites dans l'ERP en vue d'une comptabilisation immédiate. L'intelligence artificielle vérifie que tout est correct.

Les départements financiers passeront ainsi de la collecte à l'analyse des données. Et les rapports basés sur le passé céderont la place à des projections dans l'avenir.

En bref : l'IA dans la finance peut augmenter les profits, améliorer l'efficacité opérationnelle, réduire les coûts, prendre des décisions efficaces, personnaliser les produits et services, réduire les risques, automatiser les opérations, créer des opportunités et personnaliser l'expérience client. Moins de ressources, plus de rentabilité.

Que dit la loi sur cette question ?

Le 12 septembre 2023, plusieurs députés français ont déposé une « Proposition de loi n°1630 visant à encadrer l'intelligence artificielle par le droit d'auteur ».

De son côté, en mars dernier, le Parlement européen a finalement approuvé la loi sur l'intelligence artificielle après un long processus législatif entamé en 2019.

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Cette loi, qui établit les règles d'utilisation de cette nouvelle technologie par les États membres de l'Union européenne, vise à garantir la sécurité dans l'utilisation des outils d'intelligence artificielle et à protéger le respect des droits fondamentaux, ainsi qu'à stimuler l'innovation pour que l'UE soit leader dans ce domaine.

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