Les meilleures plateformes SaaS pour automatiser les notes de frais des collaborateurs et les synchroniser avec l’ERP
La plupart des entreprises qui automatisent les notes de frais de leurs collaborateurs maîtrisent bien la capture du justificatif et la validation. C’est à l’étape suivante que le processus déraille : faire arriver ces dépenses dans l’ERP sans que personne n’ait à y toucher.
Dans cet article, nous nous concentrons précisément sur ce maillon : l’intégration entre les principales plateformes SaaS d’automatisation des notes de frais et les ERP les plus utilisés (SAP, Sage, Microsoft, entre autres). Nous comparons le niveau d’intégration réel qu’offre chaque solution.
Vous cherchez les meilleurs outils pour automatiser les notes de frais de votre entreprise ? Consultez ce comparatif.
Pourquoi l’intégration avec l’ERP est le point critique
Mettre en place un logiciel de gestion des notes de frais ne suffit pas à automatiser entièrement le processus. Le système capture bien les justificatifs, les circuits de validation fonctionnent… Mais les notes de frais validées arrivent en comptabilité sous forme de PDF ou de CSV, et quelqu’un doit les ressaisir à la main dans l’ERP.
Une véritable intégration entre la plateforme de notes de frais et l’ERP implique des actions concrètes :
- Synchronisation des données en temps réel : les dépenses des collaborateurs passent directement du logiciel de notes de frais à l’ERP.
- Comptabilisation automatique : chaque note de frais validée génère l’écriture comptable avec le bon compte, le bon centre de coût, le bon taux de TVA et le bon fournisseur.
- Connexion bidirectionnelle : ce qui se trouve dans l’ERP apparaît automatiquement dans l’application (collaborateurs, centres de coût, projets) et ce qui se passe dans l’application arrive tout seul dans l’ERP. Sans copier, sans exporter.
- Aucun fichier intermédiaire : l’intégration passe par des connecteurs ou une API REST, et non par des exports manuels que quelqu’un doit lancer et surveiller.
Comparatif des meilleures plateformes SaaS de gestion des notes de frais
Une plateforme SaaS de gestion des dépenses professionnelles digitalise tout le cycle de vie des frais de l’entreprise : de la capture du ticket ou de la facture avec le smartphone jusqu’à la comptabilisation automatique dans l’ERP, en passant par les circuits de validation, le contrôle des politiques de dépenses et le rapprochement bancaire.
L’une des fonctionnalités les plus déterminantes dans le choix d’une plateforme est justement sa capacité d’intégration avec les ERP du marché. Le tableau suivant la résume :