Numérisation des dépenses professionnelles : le guide indispensable pour franchir une nouvelle étape en matière de comptabilité

La gestion des frais professionnels représente déjà un défi pour les départements financiers, mais le faire manuellement ou à l'aide d'outils de gestion inefficaces rend la tâche encore plus compliquée. Vous souhaiter franchir une nouvelle étape en maitère de comptabilité  ? La première démarche consiste à numériser les dépenses de l'entreprise.

Pour confirmer cette affirmation, interrogez les départements du back office de votre entreprise. Si ceux-ci subissent encore des processus obsolètes, les réclamations les plus fréquentes sont probablement liées à l'erreur humaine et au temps consacré aux tâches de peu de valeur.

En effet, cela vaut-il vraiment la peine de continuer à gérer des notes de frais sur papier ? Des dossiers remplis de justificatifs et de factures que vous devez conserver pendant 10 ans ? Sans oublier, le mécontentement des collaborateurs sur le retard lors du remboursement.

Et puis, il y a aussi le non-respect de la politique de dépenses de l'entreprise. Dans un article précédent, nous avions indiqué que le coût des irrégularités dans les notes de frais s'élèvait en moyenne à 500 euros par mois.

Ce constant met en évidence l'importance de la mise en place d'outils de digitalisation des reçus efficaces. Et également avec une valeur probante.

Avantages de l'automatisation du contrôle des frais professionnels

Déclaration des dépenses en temps réel, gain de temps dans la gestion et la validation, réduction de la fraude interne, remboursements en temps voulu... La gestion numérique des frais professionnels bénéficie à toute l'équipe. Voici les principaux avantages.

CFO : Vous aurez enfin le temps de vous consacrer à des tâches plus importantes

A priori, le département qui bénéficie le plus d'un outil tel qu'Okticket est le département des finances. Que vont-ils obtenir?

• Gain de temps dans le processus de contrôle, de validation et de gestion des notes de frais. Saviez-vous qu'avec Okticket vous pouvez économiser 80% du temps consacré aux tâches administratives ?
• Gestion en temps réel, avec des formats uniformes (et le tout sur une seule plateforme).
• Visualisation, révision et approbation en tout lieu, et sur tout appareil mobile, y compris les smartphones.
• Conformité avec la politique de dépenses de l'entreprise.
• Réduction des erreurs comptables : près de 80 % des notes de frais contiennent des erreurs
• Stopper les cas de fraude interne. Plus de la moitié des entreprises en sont victimes chaque année.
• Il est possible d'obtenir une traçabilité presque instantanée des dépenses. Dès qu'un employé effectue un achat et l'enregistre dans l'application de dépenses, il est possible de consulter le mouvement.
• Les informations relatives aux dépenses sont stockées de manière ordonnée. Ceci est pratique, n'est -ce pas?
• Sécurité : les données sont stockées dans le cloud, dans un environnement sécurisé.
• Durabilité : les dépenses en papier sont réduites au minimum.

Ressources humaines : Améliorer l'environnement de travail

La numérisatio des frais professionnels a-t-elle seulement un impact positif sur les services financiers ?   Les RH en profitent aussi directement, nous vous l'assurons.

En effet, pensez-y : qui doit gérer les conflits entre le service financier et les employés suite aux écarts dans les notes de frais ? En fin de compte, les collaborateurs se plaignent au département de RH, pour tout remboursement ou retard sur les avances des frais.

Or, Il est prouvé que les outils technologiques favorisent le bien-être au travail, et c'est un point très important pour les ressources humaines.  Des employés heureux, des employés plus productifs, c'est bien connu.

Employés : peuvent se concentrer sur le travail

Les premiers à souffrir du traitement manuel des notes de frais sont les employés eux-mêmes. En particulier, ceux qui sont régulièrement en déplacement et qui passent des heures à remplir des tableaux Excel à leur retour au bureau.

Par conséquent, ils sont directement gagnants si la direction décide de numériser les frais professionnels. Voici quelques-uns des avantages qu'ils constateront dès le départ :

• Rapidité des reportings. La justification des dépenses professionnelles devient une question de minutes. De plus, ils peuvent saisir leurs dépenses sur place depuis leur téléphone portable, peu importe le lieu. Il n'est plus nécessaire de se rendre au bureau pour remplir des notes de frais.
• Plus de perte d'argent dues aux reçus perdus ou endommagés.
• Le remouboursement est beaucoup plus rapide.

Toutefois, pour que les collaborateurs utilisent la solution que vous avez choisie, celle-ci doit être rapide et facile à utiliser.

Avantages pour le DSI

De préférence, les applications de gestion des frais devraient également penser au département informatique. En effet, les conséquences d'une interface peu conviviale ou d'intégrations défaillantes, pour ne citer que quelques exemples, sont en effet à leur charge. Que recherche le DSI ?

• Une mise en œuvre simple et agile.
• Des intégrations natives simples. Ou, dans le cas contraire, une API complète pour pouvoir obtenir les informations dont il a besoin.
• Une interlocution technique avec des personnes utilisant le même langage qui parlent votre langue.
• Une équipe de support du fournisseur pour répondre aux questions des utilisateurs afin qu'ils ne soient pas obligés de s'adresser à eux en permanence.

5 étapes clés pour réussir la numérisation des dépenses professionnelles

Malgré tous ces avantages, certaines entreprises ont du mal à passer au numérique pour la gestion de leurs notes de frais : résistance au changement, une crainte des brèches de sécurité, un manque de confiance dans un retour sur investissement rapide...

Quelle qu'en soit la raison, tôt ou tard, beaucoup franchiront le pas. Votre entreprise est presque convaincue de la nécessité qu'un outil numérique pour optimiser sa comptabilité ? Dans ce cas, vous aurez besoin d'un bonne stratégie de numérisation des dépenses professionnelles.

Quelles mesures devrez-vous prendre en compte ?

1. Fixer des priorités et des objectifs. Ceux-ci doivent être quantifiables, réalistes, limités dans le temps et adaptés à chaque entreprise.

2. Comparez plusieurs outils pour vous assurer que celui que vous sélectionnez est bien celui dont vous avez besoin. Quelles sont les caractéristiques de l'outil ?

• Démarrage rapide et facile.
• Facilité d'utilisation.
• Reconnaissance automatique des informations sur les dépenses à partir des reçus et des factures.
• Flexibilité pour s'adapter aux besoins de chaque client.
• Évolutivité pour s'adapter à la croissance de l'entreprise et aux besoins qui peuvent se présenter.
• Possibilité de visualiser les informations relatives aux dépenses en temps réel.
• Accompagnement avant, pendant et après la mise en œuvre.
• Support de proximité, continu aussi bien par téléphone que par e-mail.
• Intégration avec le logiciel comptable, ou de ressources humaines ou les systèmes de gestion d'entreprise que vous utilisez dans votre organisation.
• Rapprochement bancaire.
• Conservation des données dans un environnement sécurisé.
• Possibilité d'exporter les rapports.
• Valeur probante.

3. Moderniser les équipements pour pouvoir faire face à la grande quantité de données qu'il devra désormais traiter.

4. Formation des employés afin qu'ils acquièrent les compétences nécessaires pour utiliser les nouveaux outils en toute transparence. En fait, le manque de talents numériques est l'un des obstacles que rencontrent de nombreuses entreprises souhaitant se transformer numériquement. Si la formation n'est pas suffisante, la cinquième étape constitera à recruter des nouveaux talents dotés de compétences numériques.

5. Analyser les données recueillies pour détecter les erreurs potentielles, identifier les possibilités d'amélioration et prendre des décisions stratégiques.

Vous envisagez de numériser vos notes de frais? Okticket est un outil agile et simple conçu pour optimiser et couvrir l'ensemble du processus de gestion des notes de frais, depuis la saisie de la dépense jusqu'aux processus de validation, de contrôle et de comptabilisation.

Si vous souhaitez connaître tous les avantages de notre solution, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.

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