Tendances en Corporate Travel & Expense Management : automatisation, IA et intégration financière

Des dizaines de notes de frais, des heures et des heures à vérifier des reçus et, à la fin du mois, il y a toujours un écart.
Ce n’est pas un cas isolé. À une époque où tout le monde vante les mérites de l’IA, certaines entreprises continuent de gérer les frais de déplacements professionnels comme au siècle dernier.

Le coût de ce mode de gestion manuel ne se limite plus aux heures perdues. Le manque de visibilité, la frustration des collaborateurs, les erreurs comptables et l’incapacité à prendre des décisions stratégiques faute de données fiables doivent aussi être pris en compte.

Plusieurs études du secteur concluent qu’environ 20 % des notes de frais contiennent des erreurs, et que les dépenses frauduleuses comportent souvent des informations incorrectes ou hors politique.

Si la technologie permet déjà de résoudre ces problèmes, pourquoi ne pas l’utiliser ?

Voyons ce que font les organisations en avance sur leur marché.

Automatisation de bout en bout : fini les tâches manuelles

Traditionnellement, la gestion d’un déplacement professionnel implique de nombreuses étapes déconnectées :

• Le collaborateur demande une autorisation de déplacement (email ou papier).
• Une autre personne réserve le vol ou l’hôtel (souvent via une agence).
• Pendant le voyage, le collaborateur conserve les reçus.
• Au retour, il remplit la note de frais et joint les justificatifs.
• Le responsable valide quand il le peut.
• La finance valide et comptabilise manuellement.
• Le collaborateur est remboursé plusieurs semaines plus tard.

En connectant l’ensemble du flux, le processus se simplifie. De la demande à la comptabilisation dans l’ERP, tout le cycle est automatisé depuis une seule plateforme.

Les entreprises leaders mettent en place des workflows entièrement connectés :

• Réservations automatisées selon des politiques prédéfinies
• Capture automatique des reçus et factures via l’application mobile
• Rapprochement instantané des dépenses
• Comptabilisation directe dans l’ERP, sans intervention manuelle

Ce qui prenait des semaines se règle désormais en quelques heures. Selon une étude récente de l’Aberdeen Group, les entreprises utilisant des solutions automatisées réduisent de 67 % le temps de traitement.

Intégration des systèmes : la fin des silos technologiques

Gérer les voyages sur une plateforme, les frais sur une autre et la comptabilité sur une troisième n’est plus viable.

La solution passe par des écosystèmes technologiques intégrés : agence de voyages, gestion des notes de frais, ERP et BI.

Comment le processus évolue-t-il ?

• Les billets et hôtels sont réservés via l’agence
• Les données sont automatiquement enregistrées dans l’outil de gestion des frais
• Le collaborateur ajoute ses justificatifs pendant le voyage
• Les responsables suivent les dépenses en temps réel
• La finance valide et les données sont automatiquement intégrées à l’ERP

Sans erreurs, avec une intervention humaine minimale.

Intelligence artificielle appliquée au travel management

On passe de l’automatisation réactive à une intelligence proactive.

Détection avancée de la fraude et des anomalies

L’IA identifie automatiquement :

• La même dépense envoyée avec plusieurs justificatifs
• Des reçus manipulés
• Des montants anormalement arrondis
• Des dépenses personnelles mêlées aux frais de voyage
• Des fournisseurs non autorisés
• Des dépenses hors dates ou horaires du déplacement

Optimisation des politiques grâce au machine learning

L’IA analyse les justificatifs et les habitudes de dépenses pour ajuster les politiques :

• Plafonds hôteliers systématiquement dépassés
• Fournisseurs 20 % plus chers que la moyenne
• Comparaison avion/train sur des trajets équivalents

Traitement intelligent des justificatifs

Les OCR avancés extraient les données de reçus froissés ou flous, reconnaissent plusieurs langues, classent automatiquement les dépenses et s’améliorent en continu.

Visibilité financière en temps réel : le nouveau standard

Avec les méthodes traditionnelles, les équipes financières ont une vision des dépenses avec plusieurs semaines de retard. Quand le reporting arrive, il est trop tard pour agir.

Grâce à l’intégration entre agences et outils de gestion des frais, on obtient une vision complète et immédiate :

• Demandes et réservations
• Voyages en cours
• Factures en attente
• Remboursements à effectuer
• Dépassements budgétaires
• Répartition des dépenses par fournisseur, projet ou centre de coûts

Conformité et durabilité : de nouveaux impératifs

L’obligation de la facturation électronique B2B (en vigueur à partir de 2026) implique :

• Des justificatifs à valeur légale numérique
• L’intégrité et l’inaltérabilité des données
• Une traçabilité totale de chaque euro dépensé

L’intégration entre agences de voyages et solutions comme Okticket garantit cette traçabilité de bout en bout.

Mobile-first : la gestion partout

Le bureau tel qu’on le connaissait n’existe plus.
Les voyageurs gèrent leurs frais en déplacement, les responsables valident depuis n’importe quel appareil.

Une application mobile moderne doit offrir :

• Une interface intuitive
• La capture instantanée des reçus et factures
• Un traitement rapide
• Le mode hors ligne
• Des notifications automatiques
• Le suivi en temps réel des notes de frais

Comment appliquer ces tendances dans votre entreprise : Okticket + Pelaio

L’automatisation ne suffit plus. Il faut une intelligence réelle.

Okticket intègre Pelaio, son moteur d’IA générative, qui transforme la gestion des frais en un processus autonome.

Pelaio :

• Enregistre et catégorise automatiquement toutes les dépenses
• Identifie le type de dépense, le fournisseur, le montant, la devise, la date et le lieu
• Apprend des habitudes spécifiques de votre entreprise
• Agit comme un auditeur infatigable, sans erreur

Détection automatique des non-conformités

• Achats non autorisés
• Tabac, alcool, jeux d’argent
• Produits personnels
• Fournisseurs ou catégories interdites
• Dépenses hors itinéraire

Fraude et manipulation

• Justificatifs dupliqués
• Reçus altérés ou générés par IA
• Montants modifiés
• Transactions suspectes

Alertes intelligentes en temps réel

Les anomalies sont détectées immédiatement et peuvent être bloquées.

Impact réel :

• Jusqu’à 80 % de gain de temps administratif
• 90 % de réduction des erreurs
• Validation automatisée
• Problèmes détectés avant qu’ils ne deviennent critiques

Intégration complète avec les agences de voyages

En connectant Okticket + Pelaio à votre agence :

• Les réservations sont automatiquement intégrées
• Les collaborateurs enregistrent leurs frais via l’application
• L’IA valide les politiques en temps réel
• La finance suit et analyse les dépenses
• Les données validées sont envoyées automatiquement à l’ERP

Tout est regroupé dans une seule note de frais.

Conclusion

Ces tendances sont déjà une réalité pour les entreprises leaders.
La différence entre les organisations agiles et celles bloquées dans des processus obsolètes repose sur l’intégration, l’automatisation et l’exploitation intelligente des données.

Par où commencer ?

• Priorisez l’intégration plutôt que les fonctionnalités isolées
• Automatisez de bout en bout
• Choisissez des technologies réellement utilisées par les équipes

Les entreprises qui intégreront leurs systèmes, automatiseront leurs processus et exploiteront l’intelligence de leurs données prendront de meilleures décisions, dépenseront plus efficacement et auront des équipes plus productives.

Votre entreprise est-elle prête à franchir le pas ?
Contactez-nous.

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