Nous renouvelons le label Best Value pour la deuxième année consécutive et ajoutons une nouvelle distinction qui certifie notre facilité d’utilisation selon des utilisateurs vérifiés.
Que vérifiez-vous habituellement lorsque vous gérez une note de frais ? Le moteur d'alerte signale, approuve ou rejette les dépenses sans que vous ayez à examiner les éléments à la loupe.
Que vous souhaitiez qu’il n'y ait pas de boissonsalcoolisées sur le ticket de restaurant, qu'un employé n'essaie pas de fairepasser pour des frais effectués dans une période qui ne coïncide pas avec undéplacement professionnel... Que contrôlez-vous habituellement lorsque vous gérez une note de frais ? Imaginez-vous un système de logique personnalisée qui vous alerte dès qu’il détecte des éventuelles irrégularités !
Le manque de temps pour examiner en détail les dépenses professionnelles est l'une des raisons pour lesquelles lesentreprises finissent par rembourser à leurs employés des paiements nonautorisés. Peu importe que ces irrégularités soient un comportement malhonnêteou une erreur involontaire, elles sont très coûteuses pour les organisations (8 000 euros par mois en moyenne selon l'ACFE).
La bonne nouvelle, c'estqu'il est désormais possible de détecter les anomalies dans les notes de frais.Les options offertes par la technologie vont des alertes standards aux moteursqui appliquent une logique personnalisée.
En règle générale, lesoutils professionnels de gestion des dépenses vous permettent de mettre enplace des alertes qui vous préviennent lorsqu’un collaborateur tente desoumettre un ticket qui n'est pas conforme à la politique de dépenses que vousavez définie.
Ces alertes sont généralement envoyées sous forme de notifications automatiques par email ou sur le téléphone portable des personnes chargées du suivi des dépenses. Elles peuvent même être envoyées aux collaborateurs si l'entreprise le prévoit.
Quels sont les alertes les plus fréquentes ? Tout dépend de la solution que vous avez choisie. Par exemple, chez Okticket, les alertes standard sont les suivantes :
Grâce à cette fonctionnalité, vous ne remboursez plus les doublons, les dépenses effectuées lesjours fériés, les montants illisibles ou les frais qui dépassent la limitefixée dans la politique interne de l'entreprise.
De plus,... Vous pouvez créer autantd'alertes que vous le souhaitez !
Vous ne voulez pas vous limitez aux alertes habituelles ? Le moteur de révision automatique d'Okticket vous offre le meilleur des deux mondes. Vous pouvez définir les comportements de dépenses que vous désirez contrôler lors du remboursement et le système applique intelligemment les règles de logiques personnalisées que vous avez définies.
En d'autres termes, le moteur examine automatiquement les notes de frais. Lorsqu'il détecte une éventuelle non-conformité avec la politique de dépenses de votre entreprise, il vous envoie une alerte (qui peut être simplement informative ou bloquer l'opération).
En outre, il peut êtreactivé à différents moments du processus : lors de la prise de la photo, lorsde la soumission de la note de frais, lors de la révision des informations à surla plateforme...... De cette manière, les dépenses peuvent être approuvées ourejetées sans que vous deviez examiner les éléments un par un.
Voici quelques exemples de règles de dépenses qui peuvent être mises en œuvre :
Cette fonctionnalité vousintéresse, vous voulez en savoir plus ? Contactez l'équipe Okticket.
Vous voulez en savoir un peu plus sur le fonctionnement et les avantages du cashback ? Dans cet article, nous vous donnons les clés.
Nous vous remboursons le 3 % de votre achat pour votre paiement effectué votre carte bancaire". Vous avez déjà vu un message similaire ? Ce que votre banque vous offre s'appelle le cashback.
Vous voulez en savoir plus sur le fonctionnement et les avantages du cashback ? Lisez la suite pour découvrir les réponses.
Pour mieux comprendre le concept de cashback, nous allons vous expliquer brièvement de quoi il s'agit. La traduction littérale de ce terme anglais serait "money back".
Il s'agit donc d'une méthode de fidélisation proposée par certaines banques et émetteurs de cartes qui consiste à reverser au consommateur une partie de l'argent qu'il a dépensé lors de ses achats, aussi bien de produits ou de services.
La première chose à savoir est que pour bénéficier du cashback, vous devez payer par carte de crédit ou de débit. L'institution financière vous rembourse par la suite un pourcentage des achats effectués.
Par exemple, si votre carte professionnelle offre 1 % de cashback et que vous effectuez un achat d'une valeur de 300 euros, le remboursement sera de 3 euros.
En fonction de la carte et de l'établissement, la somme récupérée peut être :
En plus, vous devez savoir que la plupart des cartes prévoient une limite maximal de remboursement par période de temps (la limite peut être mensuelle ou annuelle). Il n'existe pas de plafons généraux. Chaque entité ou société qui commercialise les cartes définit ses propres conditions.
En dehors du programme de fidélité ou de récompense dont nous avons parlé, il existe un deuxième type de cashback qui commence également à se répandre en Espagne.
Vous avez besoin d'argent liquide mais vous n'avez pas de distributeur à proximité? Vous pouvez demandez ce service lorsque vous réglez vos achats, par carte bancaire dans un établissement participant.
Il vous suffit d'indiquer au commerçant le montant que vous souhaitez et il l'ajoutera au montant de l'achat. Vous payez le montant total avec votre carte et vous récupérez l'argent demandé en espèces. C'est aussi simple que cela.
Prenons un exemple. Vous avez besoin de 50 euros en espèces, mais vous êtes sur la route, à des kilomètres d'un distributeur de billets. Vous vous arrêtez à une station-service et faites le plein de 50 euros. Au moment de payer, vous dites au caissier que vous avez besoin de 50 euros en liquide. Il vous facture alors 100 euros et vous remet 50 euros en main propre.
Comme vous pouvez le constater, une carte bancaire avec cashback permet à votre entreprise d'économiser de l'argent. Pensez-y : face à deux produits similaires, choisirez-vous celui qui ne vous donne rien ou celui qui vous reverse une partie de l'argent dépensé ?
Un exemple très simple. Votre entreprise paie par une carte l'hôtel d'un employé qui doit se rendre chez un client et le montant total s'élève à 500 euros. Si cette carte proposait 2 % de cashback (pour le chiffrer), vous recevriez un bonus de 100 euros, de sorte que l'hébergement vous reviendrait à 400 euros.
Pour les entreprises qui offrent du cashback, cette situation est aussi intéressante, car elle permet d'attirer des nouveaux clients et de fidéliser ceux qui existent déjà.
Veuillez toutefois que la carte que vous avez souscrite ne présente pas un coût ou un taux d'intérêt élevé. Et lors de la comparaison, validez les pourcentages de remboursement et la liste des établissements participants.
Il existe aussi, des solutions qui proposent le remboursement d'une partie des dépenses payées par carte sous forme de réductions sur la licence.
Vous voulez souhaitez oublier les remboursements et la gestion des avances ? L'OKT Card, la carte à puce d'Okticket, offre une nouvelle façon de contrôler les dépenses des employés conformément à la politique des dépenses de l'entreprise.
Il s'agit d'une carte de débit Mastercard, donc d'un moyen de paiement sécurisé, transparent et accepté dans des milliers d'établissements partout dans le monde. Même pour les achats en ligne, car vous pouvez disposez de la carte OKT dans votre portefeuille physique ou Wallet.
Mais ce n'est qu'un petit aperçu de ce qu'Okticket peut faire pour vous. Si vous souhaitez en savoir plus sur notre solution de vente et sur les avantages de l'utilisation de la carte OKT, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.
Vous souhaitez connaître en détail toutes les dépenses effectuées par vos employés ? Découvrez dans cet article ce qu'un logiciel de gestion des frais professionnels peut faire pour vous…
Augmenter les bénéfices et réduire les coûts. La clé de l'expansion d'une entreprise est loin d'être un mystère. Sur la voie de la réussite, il est très important de gérer correctement ses ressources, comme tout mettre en œuvre pour optimiser les processus financiers. Pour ce faire, il est primordial de disposer d'une application de gestion des dépenses de l'entreprise.
Comment fonctionnent ces solutions? Quels sont les avantages pour les départements de back-office ? Que devez-vous considérez pour choisir celle qui répond au mieux à vos besoins ? Dans cet article, nous répondrons à toutes vos questions.
Le traitement des dépenses professionnelles est une tâche complexe, surtout si vous ne disposez pas des bons outils. Imaginez-vous pour un instant pouvoir contrôler toutes les dépenses de vos collaborateurs, assurez le suivi de chaque transaction, filtrer les dépenses par catégories et départements ?
Vous gérez encore vos notes de frais manuellement ? Vous disposez déjà d'une solution de notes de frais, mais vous n'êtes toujours pas convaincus ? Vous souhaitez acquérir un outil de gestion des dépenses pour votre entreprise ou de changer votre outil actuel, voici quelques conseils quipeuvent vous aider à choisir le meilleur:
Quelles sont les caractéristiques non négociables ?
Existe-t-il une application qui réponde à autant d'exigences ? Nous en connaissons au moins une. Okticket vous offre tous ces avantages et encore bien d’autres.
Par exemple :
Souhaitez-vous connaître tous les avantages d'Okticket ? Laissez-nous vos coordonnées et un membre de notre équipe de vente vous contactera.
L'automatisation des processus robotiques (RPA) permet aux entreprises de maximiser leur productivité tout en utilisant moins de ressources. Découvrez ses avantages.
Réduire les tâches fastidieuses et répétitives pour se concentrer sur des missions plus stratégiques et à forte valeur ajoutée. L'automatisation des processus robotiques (RPA) permet aux entreprises de maximiser leur productivité tout en utilisant le moins de ressources.
On estime d'ailleurs que la réduction des coûts d'exploitation des organisations utilisant cette solution serait de 30 % d'ici 2024 (source : ComputerWorld).
On comprend pourquoi le RPA (Robotic Process Automation) est devenu l'une des solutions technologiques les plus recherchées par les entreprises désireuses d'être plus compétitives.
Les chiffres du cabinet McKinsey montrent qu'au moins 65 % des entreprises ont déjà automatisé certains flux. De son côté, Gartner estime que 80 % des responsables financiers ont mis en œuvre ou prévoient de mettre en œuvre l'automatisation des processus robotiques.
Et tout indique que sa popularité va continuer de croître. Dans l'un de ses derniers rapports, Gartner évalue la progression à 17,5 % d'une année à l'autre
Comme nous l'avons mentionné au début, l'une des principales applications de l'automatisation robotique des processus est la réduction de la charge de travail générée par les tâches mécaniques. Ces activités sont particulièrement fréquentes dans les départements de back-office, tels que la finance et les ressources humaines.
Quels sont les processus qui peuvent être automatisés grâce à la RPA ?
La gestion des dépenses des entreprises mérite un chapitre à part. D'une part, il y a les nombreuses tâches fastidieuses que les départements financiers continuent d'effectuer à la main, telles que : la gestion des notes de frais, le rapprochement bancaire, l'introduction des écritures comptables dans l'ERP ou la révision des erreurs, entre autres.entre autres.
Ensuite, il y a le problème du papier. Avec des volumes qui ne cessent de croître (on estime que le volume de données sera multiplié par 45 d'ici 2035), les outils de numérisation et d'automatisation sont un complément indispensable dans le domaine financier.
Quels sont les avantages de l'automatisation des processus robotiques en termes de gestion des coûts ?
Pour rester compétitives, les entreprises doivent donc évoluer au même rythme que la technologie. Voulez-vous tirer parti de tout le potentiel de l'automatisation des processus robotisés ? La première chose à faire est d'identifier les processus qui peuvent être automatisés.
Allez-vous commencer par la gestion des frais de déplacement professionnel ? Avec l'aide d'Okticket, vous économiserez 80 % du temps consacré aux tâches administratives. On en parle ?
Découvrez les priorités essentielles pour les DAF en 2024 Poursuivez votre lecture !
Okticket, la solution de gestion des notes de frais et de dépenses professionnels 100% digitale, a eu le plaisir d'être invitée par la DFCG à participer à la remise de l'étude du cabinet PwC sur les priorités des directions financières en 2024. Cette étude a mis en évidence trois priorités essentielles pour les DAF en 2024 :
La gestion de cash est une priorité absolue pour les DAF en 2024. En effet, la crise économique actuelle a un impact direct sur la trésorerie des entreprises. Les DAF doivent donc mettre en place des stratégies pour sécuriser leur cash et éviter les risques de défaillance.
La gestion des talents est également une priorité pour les DAF. Les entreprises doivent attirer et fidéliser les meilleurs talents, qui sont de plus en plus sensibles aux questions de responsabilité sociale et environnementale (RSE). Les DAF doivent donc mettre en place des politiques RSE ambitieuses pour se démarquer de leurs concurrents.
L'intégration de l'intelligence artificielle est une autre priorité pour les DAF. L'IA peut apporter de nombreux bénéfices aux entreprises, notamment en termes d'automatisation des tâches, d'amélioration de la prise de décision et de réduction des risques. Les DAF doivent donc investir dans l'IA pour rester compétitifs.
Okticket remercie les différents DAF avec qui nous avons eu le plaisir d'échanger lors de cette soirée. Ces échanges nous ont permis de mieux comprendre les points de vigilance des DAF à horizon moyen long terme.
Okticket s'inscrit dans l'intégration de l'intelligence artificielle pour l'automatisation des process, notamment par la digitalisation des notes de frais. Notre solution permet aux entreprises de réduire considérablement le temps et les coûts liés à la gestion des notes de frais, tout en améliorant la traçabilité et la fiabilité des données. Nous serons heureux de vous y accompagner.
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Les directeurs financiers des plus grandes entreprises se retrouvent au Fintech Show 2023 et à la 13e édition du Sommet des Leaders de la Finance.
La 13ème édition du "Sommet des Leaders de la Finance” a eu lieu ce mardi 11 avril à Paris, au Pavillon d'Armenonville, un rendez-vous auquel ont participé nos collègues d' Okticket France.
Au même moment se déroulait le Fintech Show 2023, un événement dont Okticket est partenaire, il nous a permis de découvrir en personne ce qui se passe dans le secteur au niveau européen.
Organisé par Décideurs Corporate Finance et le Groupe Ficade, l'événement a réuni les directeurs financiers des grandes entreprises françaises qui ont abordé, lors des conférences, les enjeux du secteur financier dans le contexte économique actuel.
Nous en avons pris note et en avons retenu les conclusions suivantes :
Voici un bref résumé de tous les événements vécus lors de cette journée.
