Regardez sur votre bureau. Vous avez un smartphone de dernière génération dans lequel vous avez stocké toute votre vie personnelle et professionnelle et une tablette pour montrer à vos clients les présentations de produits/services, et un ordinateur portable très léger a remplacé l'énorme ordinateur de bureau que vous utilisiez quand vous avez rejoint l'entreprise. Et vous continuez vraiment à gérer les frais professionnels manuellement ?

Cette tâche, qui est déjà assez difficile comme ça, devient encore plus compliquée si l'on ne dispose pas des outils numériques appropriés. Les solutions conçues pour gérer les frais professionnels contribuent à la transformation numérique, avec tous les avantages qu'elle comporte.

Prenons comme exemple l'application d'Okticket pour dématérialiser les notes de frais de déplacement. Réduisez de 80 % le temps consacré aux processus de reporting, révision et approbation par rapport au temps que nécessite la gestion manuelle.

Ces heures "volées" à la journée de travail pourraient être consacrées à d'autres processus qui, eux, sont porteurs de bénéfices.

Est-ce que vous vous occupez vous-même de gérer les frais professionnels ? Je parie qu'il s'agit d'une tâche ennuyeuse et que vous préféreriez faire n'importe qu'elle autre activité plus motivante et rentable.

Une autre personne de l'équipe assure-t-elle cette tâche ? Je suis sûr qu'elle sera ravie de voir à quel point vous lui simplifiez le travail.

Les avantages de la dématérialisation des frais professionnels

Vous commencez à comprendre que la dématérialisation des frais professionnels ne profite pas seulement aux grandes entreprises, n'est-ce pas ? Voici quelques raisons de plus qui vous aideront à prendre la décision :

• Lorsque les travailleurs se déplacent pour des raisons professionnelles, vous devez comptabiliser leurs frais de déplacement. Que se passe-t-il si les notes de frais sont présentées hors délai ou si le travailleur perd un reçu ou une facture ? Tout simplement, que ces frais ne sont pas remboursés. Avec une application comme celle d'Okticket, ce problème ne se posera plus, le reçu étant numérisé dans l'application et stocké pour que vous puissiez le consulter à tout moment.
• La régularité fiscale est-elle un souci pour vous ? Les outils numériques vous aident à respecter vos obligations fiscales. Bien entendu, vous devez vous assurer que les outils retenus sont agréés par les autorités fiscales, pour avoir la certitude que les documents dématérialisés ont la même valeur légale que les versions physiques.
• Les travailleurs nomades souffrent-ils de stress en accumulant les reçus dans la boîte à gants de la voiture, dans le portefeuille, dans les poches des manteaux ... ? S'ils les dématérialisent, ils peuvent les jeter à la poubelle après avoir vérifié que les données extraites sont correctes. De votre côté, vous aurez accès à toutes les informations en temps réel.
• En plus, vous ne serez pas obligé de les conserver pendant quatre ans, au cas où vous devriez passer un audit, les reçus et les factures étant archivés dans un environnement cloud sécurisé. Autant d'espace supplémentaire gagné sur les étagères de votre bureau …
• Vous savez certainement déjà que le processus de validation des frais de déplacement, s'il est réalisé manuellement, est une tâche hautement chronophage. Sans parler du temps qu'il faut aux voyageurs pour remplir une note de frais …
• Avec la comptabilité manuelle, il est plus facile de commettre des erreurs qui coûtent de l'argent à l'entreprise. En effet, on estime que 20 % des notes de frais contiennent des erreurs. Ceci entraîne des pertes économiques qui, si elles sont importantes, peuvent obliger l'entreprise à augmenter les prix. Conclusion : la dématérialisation contribue à une compétitivité accrue.

Traçabilité des informations

Vous voulez savoir quelles sont les dépenses qui consomment votre budget ? Avec les outils de gestion numérique des frais professionnels, vous pourrez analyser facilement les notes de frais des différentes catégories par date, par utilisateur ou par département, entre autres. Vous êtes-vous demandé combien de temps il vous faudrait si vous deviez effectuer ce travail manuellement ? Finalement, vous ne prendriez qu'un petit échantillon et les chiffres ne seraient pas réels.

En résumé, les outils de numérisation des frais professionnels vous permettent de consacrer davantage de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en vous fournissant une analyse précieuse des données.

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