Nous renouvelons le label Best Value pour la deuxième année consécutive et ajoutons une nouvelle distinction qui certifie notre facilité d’utilisation selon des utilisateurs vérifiés.
Découvrez comment un logiciel de gestion des dépenses peut améliorer l'efficacité de votre entreprise. Automatisez les processus, contrôlez les coûts, négociez avec les fournisseurs et évitez les erreurs grâce à ces stratégies.
Dans le contexte concurrentiel actuel, il est devenu essentiel de réduire les coûts pour maintenir la rentabilité et une croissance durable. La gestion des dépenses est un domaine clé pour y parvenir, et le logiciel de gestion des dépenses est un allié essentiel à cet égard.
En plus de simplifier les tâches administratives, cet outil peut aider votre entreprise à optimiser ses ressources et à maximiser ses profits.
Dans cet article, nous verrons comment tirer parti d'un logiciel de gestion des dépenses pour réduire les frais.
L'automatisation des processus est l'un des principaux avantages de la mise en oeuvre d'un logiciel de gestion des frais d'entreprise.
Grâce à cette technologie intelligente, vous n'avez plus besoin d'effectuer des tâches manuelles, telles que la collecte et le tri des reçus et des factures, ce qui vous permet de libérer du temps et des ressources pour vous consacrer à des tâches plus productives.
Parallèlement, la numérisation et l'automatisation qui en découle garantissent que les dépenses sont enregistrées en temps voulu et de manière précise. Cela facilite le contrôle en temps réel des finances de l'entreprise.
Les logiciels de gestion des dépenses permettent également d'établir des politiques claires et précises en matière de dépenses professionnelles. Les politiques relatives aux déplacements professionnels, par exemple, sont essentielles pour optimiser le budget consacré à cet égard.
Il vous suffit de configurer les outils pour qu'ils appliquent automatiquement les politiques en matière de dépenses professionnelles, ce qui réduit la possibilité que les employés soumettent des dépenses non autorisées ou excessives.
En obtenant une vision complète des comportements d'achat et de dépense, l'entreprise peut négocier avec ses fournisseurs de manière beaucoup plus efficace, en obtenant de meilleurs prix et de meilleures conditions.
L'un des grands avantages d'un logiciel de gestion des dépenses est la possibilité d'obtenir des rapports et des analyses détaillés sur les dépenses de l'entreprise. Ces rapports de dépenses vous donnent un aperçu complet des flux financiers, ce qui permet d'identifier plus facilement les domaines à améliorer et les possibilités d'économies.
Lorsque vous disposez de données précises et en temps réel, la prise de décision devient plus éclairée et plus stratégique, ce qui maximise les performances de l'entreprise.
L'adoption d'un logiciel de gestion des dépenses implique la numérisation des reçus et des documents, ce qui entraîne une réduction significative de l'utilisation du papier et des coûts liés à son stockage.
À ce stade, il est important de souligner que ces outils sont conçus pour assurer la sécurité des données financières de l'entreprise, en protégeant les informations confidentielles et en minimisant les risques de perte ou de fraude.
Le logiciel de gestion des dépenses est un outil essentiel pour toutes les entreprises qui cherchent à réduire leurs coûts et à optimiser leurs ressources. En automatisant les processus, en contrôlant les dépenses, en négociant avec les fournisseurs et en prenant des décisions fondées sur des analyses précises, votre entreprise sera sur la voie d'une plus grande efficacité et d'une meilleure rentabilité.
Avec ces certifications de qualité, nous franchissons une nouvelle étape dans notre capacité à répondre aux besoins des clients et à garantir la sécurité de l'information.
Chez Okticket, nous renforçons notre engagement à maintenir les plus hauts standards de qualité, de sécurité et de protection des données. Après avoir réussi une série d'audits internes et externes, nous avons récemment obtenu les certifications ISO 9001 et ISO 27001.
Qu'est-ce que les normes ISO 9001 et ISO 27001 et quels sont les avantages de ces deux certifications ?
L'ISO 9001 est une norme internationale qui définit les exigences relatives à la mise en œuvre d'un système de gestion de la qualité et définit les meilleures pratiques pour son application, que ce soit en interne, à des fins de certification ou à des fins contractuelles.
Elle se concentre sur trois points :
La norme ISO 27001 certifie les systèmes de gestion de la sécurité de l'information (SGSI). Elle définit les exigences relatives à l'établissement, à la mise en œuvre, au maintien et à l'amélioration continue d'un système de gestion de la sécurité de l'information (SGSI) au sein d'un organisme.
Elle se concentre sur la protection de la confidentialité, de l'intégrité et de la disponibilité des informations. Par conséquent, la norme ISO 27001 nous permet donc de garantir la solidité de notre système de gestion de la sécurité. Les informations sont protégées contre tout accès non autorisé, sont conservées intactes et sont accessibles aux utilisateurs autorisés.
L'obtention de cette norme consolide notre engagement permanent en faveur de la protection des données et des informations de nos clients, de nos employés et de nos partenaires.
Amélioration de la productivité, augmentation du retour sur investissement, collecte de données plus efficace... Les logiciels d'entreprise offrent de nombreux avantages.
Productivité accrue, meilleur retour sur investissement, collecte de données plus efficace... Les logiciels d'entreprise offrent de nombreux avantages, mais pour optimiser leur efficacité, vous devez les choisir avec soin et précision.
Quels sont les aspects à prendre en compte avant de contracter un logiciel d'entreprise ? La première chose à faire est de savoir clairement à quoi sert l'outil, combien de personnes vont l'utiliser et s'il est utile pour chacune d'entre elles. À partir de là, vous pouvez commencer votre recherche.
Lorsqu'on vous propose une nouvelle solution technologique et que vous ne connaissez pas le fournisseur, essayez d'obtenir des informations sur l'entreprise. Vous pouvez demander des références à d'autres clients, lire des critiques ou des exemples de réussite.
Assurez-vous qu'elle est conforme à la réglementation. Par exemple, une solution de numérisation des frais professionnels doit être approuvée par l'administration fiscale.
La convivialité est essentielle pour que l'ensemble du personnel puisse utiliser le logiciel sans devoir suivre un long processus de formation. Plus la solution est intuitive, moins sa mise en œuvre sera gênante.
Cependant, il est toujours bon d'avoir accès à une équipe d'assistance qui peut conseiller les employés lorsqu'ils ont des questions et résoudre les problèmes rapidement. Demandez à votre fournisseur ce qui est inclus et pour combien de temps.
En fait, l'idéal est que l'entreprise que vous choisissez offre un service complet, en fournissant à la fois un travail de conseil en amont et une formation initiale.
On se fie parfois plus que de raison à la publicité. Il est normal de comparer les prix, mais il ne faut pas se fier uniquement aux offres. Il arrive souvent qu'un produit très bon marché n'offre que des fonctionnalités de base et qu'il faille payer pour les étendre.
Votre fournisseur inclut-il des services récurrents tels que l'assistance ou la maintenance dans l'offre de base ?
L'utilisation de plusieurs programmes peut s'avérer fastidieuse. C'est pourquoi, dans la mesure du possible, optez pour des solutions qui s'intègrent à vos systèmes de gestion actuels. Chez Okticket, par exemple, nous intégrons les principaux ERP du marché de manière rapide, bidirectionnelle et évolutive.
Il est courant que le nombre d'utilisateurs d'un programme ou d'une application augmente au fil du temps. Cela implique à son tour une augmentation de la quantité de données. Pour ne pas tomber en panne, le logiciel doit s'adapter aux nouvelles exigences.
Il est également très important de veiller à ce que les informations soient stockées dans un environnement sécurisé, à l'abri du piratage ou des défaillances techniques.
Parmi les caractéristiques qu'un développement doit respecter, on peut citer : le cryptage des connexions (certificats SSL), le cryptage des sessions, l'utilisation de cookies, la connexion aux bases de données, les API cryptées, la protection contre les injections SQL, les certificats de sécurité, les permissions d'au moins deux niveaux...
L'outil mis en place ne doit pas se limiter au stockage d'informations. Tout bon logiciel doit offrir la possibilité de produire des rapports pour analyser les données et prendre ainsi des décisions stratégiques.
À chaque entreprise ses besoins. Pour que les logiciels d'entreprise soient adaptés à chaque utilisateur, l'idéal est qu'ils soient personnalisables.
Cette flexibilité est l'une des caractéristiques qui différencient les outils sur site des outils en nuage. Ces derniers ont d'ailleurs tendance à être moins chers.
À ce stade, il est important de noter que les applications de bureau sont remplacées par le SaaS (Software as a Service), un service pour lequel l'utilisateur paie une redevance périodique. À l'expiration du contrat, il peut choisir de le renouveler ou de l'annuler.
L'un des avantages les plus remarquables est que l'entreprise n'a pas à se soucier des mises à jour, car les améliorations sont apportées par la plateforme elle-même et mises en œuvre de manière générale. En même temps, ils sont flexibles, évolutifs et sûrs, des caractéristiques qui, comme nous l'avons déjà dit, sont indispensables.
Le processus de mise en œuvre doit également être pris en compte. Il ne s'agit pas tant de délais que de processus. Assurez-vous que le fournisseur est prêt à gérer les erreurs qui pourraient survenir.
S'il est choisi correctement, le logiciel peut être un outil stratégique pour aider les entreprises à devenir plus compétitives.
Les départements tels que les ventes ou les finances ont besoin de voir les informations en temps réel, et c'est l'une des caractéristiques les plus appréciées lors de l'achat d'une nouvelle solution technologique.
Si vous souhaitez optimiser la gestion des frais de voyage d'affaires, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.
L'intelligence artificielle et l'engagement en faveur du développement durable continueront à dominer les voyages d'affaires dans les mois à venir.
Les prévisions les plus optimistes annonçaient 2026 comme l'année de la reprise des voyages d'affaires. Aujourd'hui, il semble que ce soit beaucoup plus tôt.
Il suffit de jeter un coup d'œil aux dernières informations. Un récent rapport de la Commission européenne du voyage (ETC) conclut que certains pays européens ont déjà dépassé ou sont sur le point de dépasser les niveaux de dépenses en voyages d'affaires pour 2019. La France fait partie des pays les plus performants, tout comme l'Espagne, l'Allemagne, l'Italie et les Pays-Bas.
D'ici 2027, les dépenses de voyages d'affaires en Europe devraient atteindre 450 milliards de dollars en 2027. En France, la reprise est déjà presque achevée (source : GBTA).
Le guide souligne également l'importance des nouvelles technologies pour le développement et l'efficacité des voyages d'affaires. L'intelligence artificielle et l'engagement en faveur de la durabilité continueront d'être au cœur de l'actualité des voyages d'affaires dans les mois à venir.
Qu'est-ce qui caractérisera les voyages d'affaires en 2024 ?
Efficacité, rapidité, précision des processus, automatisation des tâches, analyse prédictive, machine learning... Grâce à l'IA, les voyages d'affaires connaissent une nouvelle révolution. Ils sont plus prévisibles, les processus sont rationalisés et les données collectées sont plus fiables.
En outre, les applications d'IA peuvent être utilisées pour faciliter les réservations ou améliorer l'expérience des voyageurs, soit en offrant des recommandations personnalisées basées sur les préférences et les besoins des utilisateurs, soit en fournissant des informations en temps réel sur l'état des vols ou les conditions météorologiques.
Nous ne pouvons pas non plus oublier leur utilité pour améliorer le service à la clientèle. Les chatbots cognitifs, par exemple, peuvent être utilisés pour répondre aux questions des clients à toute heure du jour ou de la nuit. Pendant ce temps, le service client peut répondre à des demandes plus complexes.
Et grâce à sa capacité à analyser de grands volumes de données, il permet de prévoir les tendances, les comportements en matière de dépenses et d'identifier les possibilités d'économies.
L'un des avantages les plus immédiats de l'intégration de l'intelligence artificielle dans la gestion des voyages d'affaires est l'amélioration de l'efficacité opérationnelle et la réduction des coûts qui en découle. C'est l'avantage de savoir avec certitude quand et où il est moins cher de voyager.
Ainsi, les directeurs financiers des entreprises voient dans l'intelligence artificielle l'alliée idéale pour automatiser les processus répétitifs, comme la gestion des notes de frais.
Outre le gain de temps, les outils de numérisation et d'automatisation des frais de voyage professionnels fournissent des informations précieuses pour optimiser la prise de décision :
Si nous ajoutons les services de géolocalisation, la réalité étendue (XR) ou la blockchain aux technologies susmentionnées, le secteur parviendra à une offre touristique plus attrayante, plus efficace, plus inclusive et plus durable.
Les coûts devraient également être réduits grâce à l'utilisation de la nouvelle capacité de distribution (NDC). Cette norme de communication a été développée par l'Association internationale du transport aérien (IATA) pour améliorer l'efficacité de la distribution des tarifs des compagnies aériennes.
Il n'est pas inutile de rappeler ici l'« écotaxe » que le gouvernement français a introduite dans les plus grands aéroports du pays. On estime que cette mesure se traduira par une taxe de 4,6 % sur les aéroports dont les recettes d'exploitation sont supérieures à 120 millions d'euros.
Cette mesure vise à remédier à la perte de normalisation et de transparence causée par la prolifération des réservations en ligne. Plus d'avantages offerts par le NDC pour les voyages d'affaires :
Il fut un temps où l'on parlait beaucoup du devoir de protection du travailleur mobile. Aujourd'hui, le Duty of Care est de nouveau à l'ordre du jour.
L'un des outils utiles pour assurer cette protection des équipes déplacées est un logiciel professionnel de gestion des frais de voyage tel qu'Okticket.
À ce stade, il est important de rappeler que cet outil vous permet de savoir où se trouvent les travailleurs à tout moment, ce qui est très utile si un incident survient et qu'ils ont besoin d'aide. Et comme les informations sur les dépenses sont accessibles en temps réel, vous pouvez également voir où le travailleur a effectué son dernier achat.
En outre, les informations étant stockées dans un environnement sécurisé, la sécurité des utilisateurs n'est pas compromise lors de l'utilisation de l'application.
À ce stade, nous parlons à nouveau de la nécessité de valoriser l'expérience de l'utilisateur. Le devoir de diligence est étroitement lié au bien-être au travail, et les applications de gestion des frais professionnels sont conçues pour faciliter la vie des employés mobiles. Elles sont rapides, intuitives et faciles à utiliser, où qu'ils soient.
Les paiements virtuels gagnent également en importance parmi les voyageurs d'affaires. Selon la GBTA, 69 % des voyageurs d'affaires européens possèdent une carte de crédit professionnelle. Deux tiers d'entre eux l'ont chargée sur leur portefeuille virtuel.
Pour répondre aux demandes de leurs équipes, mais sans perdre le contrôle financier, les organisations disposent d'outils en phase avec les politiques de frais de voyage.
Connaissez-vous la OKT Card ? La carte à puce Okticket vous permet de payer tous les frais de voyage en France et à l'étranger. Même pour les achats en ligne, puisque vous pouvez transporter la carte OKT dans votre portefeuille physique ou dans votre Wallet Apple Pay ou Google Play.
Et très important : il offre la possibilité de le configurer en fonction de la politique de dépenses de votre entreprise. Vous pouvez définir une limite de dépenses pour chaque utilisateur ou personnaliser les limites d'utilisation de la carte en fonction des rôles, des périodes ou des catégories de dépenses.
À ces tendances s'ajoute la conception de stratégies plus durables. Les rapports qui en témoignent ne manquent pas. En fait, le tourisme durable est l'un des thèmes centraux de nombreux salons du tourisme.
Mais il ne s'agit plus seulement de rechercher des options de transport et d'hébergement respectueuses de l'environnement (vols à faible émission de carbone ou préférence pour les hôtels qui mettent en œuvre des pratiques durables).
L'engagement en faveur de la durabilité passe par l'intégration d'outils de mesure de l'empreinte carbone (via la blockchain, par exemple) ou par le développement de véhicules propulsés par l'IA.
Même pour la mise en œuvre d'applications visant à numériser et à automatiser les frais de voyage d'affaires. Outre la réduction évidente de la consommation de papier, le simple fait de stocker les données dans le nuage réduit l'impact sur l'environnement (économies de 60 à 70 % selon Telefónica Tech).
Si vous souhaitez optimiser la gestion de vos frais de voyage d'affaires, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.
Que peut apporter l'IA aux responsables de secteur et aux directeurs financiers ? Nous analysons son application dans la gestion des dépenses de l'entreprise.
L'intelligence artificielle a été un tel mouvement technologique que son utilisation est devenue liée à ce qui devrait être la cinquième révolution industrielle. Son potentiel vient à peine de se révéler, mais nul ne doute qu'elle changera les règles du jeu dans de nombreux secteurs. Et le secteur financier en sera l'un des plus grands bénéficiaires.
Quels sont les avantages et les risques de ne pas la mettre en œuvre ? Tout au long de cet article, nous analyserons le rôle joué par l'IA dans la finance. Avec toujours en ligne de mire la capacité de cette technologie à favoriser l'innovation dans la gestion des frais professionnels.
Nous savons que l'intelligence artificielle existe. Mais savons-nous vraiment ce qu'elle fait ? Oui, nous avons entendu parler du ChatGPT et nous savons qu'il peut analyser de grandes quantités de données. Nous pouvons ainsi trouver des réponses aux questions les plus compliquées. Ou avoir suffisamment d'informations pour adapter les produits et services à chaque client.
Mais... Si l'on entre dans le détail, on s'aperçoit qu'elle a de nombreuses applications dans le domaine de la finance.
Que peut apporter l'IA aux responsables de secteur et aux directeurs fina
En bref, l'IA dans la finance ajoute de la valeur à l'entreprise, permettant d'atteindre une plus grande rentabilité et un avantage concurrentiel par rapport à la concurrence.
Compte tenu des avantages pour les départements financiers, il n'est pas surprenant que la moitié des leaders du secteur utilisent déjà des outils d'IA. Ce pourcentage atteindra 75 % d'ici 2025, selon une récente étude de Gartner.
À défaut, les entreprises risquent de perdre leur attrait pour les talents (source : rapport "Moneyy and Machines"). En outre, elles se laisseront distancer par leurs concurrents et réduiront la productivité de leurs employés.
L'automatisation des processus mérite d'être mentionnée séparément. Bien qu'il s'agisse de l'application la plus courante de l'intelligence artificielle dans la finance, le terme « processus » est un concept trop générique. Pour essayer d'être un peu plus précis, nous parlerons des cas d'utilisation de cette technologie dans la gestion des dépenses professionnelles.
Avec l'IA, la reconnaissance optique de caractères fait un bond en avant. Il ne s'agit plus simplement de convertir des textes manuels ou imprimés en données numériques. Désormais, grâce à la reconnaissance optique de caractères basée sur l'IA, il est possible de traiter les documents plus rapidement et avec plus de précision.
Grâce à une série d'algorithmes, les moteurs de reconnaissance sont capables d'interpréter et d'extraire automatiquement des informations à partir de documents physiques. Pour les tickets et les factures, ils extraient le numéro de ticket, le numéro de TVA du fournisseur, la devise, le taux, etc.
De cette manière, les champs des notes de frais sont remplis automatiquement. En outre, les technologies les plus puissantes, comme Okticket, sont capables d'apprendre avec chaque ticket enregistré. Ainsi, par exemple, si vous ne parvenez pas à remplir correctement un champ la première fois, vous saurez comment remplir correctement cette information les fois suivantes.
Les avantages de l'élimination de la saisie manuelle des données sont nombreux. Outre les économies de temps et de ressources déjà connues, les erreurs sont minimisées et la détection de la fraude interne est facilitée.
Nous avons déjà évoqué l'utilité de l'intelligence artificielle pour analyser de grandes quantités de données afin de faciliter la prise de décision. Mais il faut ajouter les possibilités offertes par ces techniques d'analyse lorsqu'il s'agit de détecter des habitudes de dépenses suspectes.
Si les responsables financiers d'une entreprise ont des doutes sur le comportement des dépenses, ils n'ont plus besoin de vérifier à la main. Ils peuvent mettre en place des alertes qui détectent et signalent les violations des règles de dépenses établies.
Il convient également de noter que les algorithmes sont capables d'identifier de nouveaux schémas de fraude sur la base des cas précédents. Les types de fraude typiques (par exemple, les billets en double, les billets anciens, les billets flous ou les billets dont les montants dépassent la politique de dépenses) sont ainsi moins susceptibles de se produire.
Tout ce que nous avons vu jusqu'à présent vous permet de rationaliser le contrôle et la gestion des dépenses professionnelles. Mais si vous ajoutez l'IA à votre ERP, le processus sera optimisé au maximum.
Les dépenses numérisées à l'aide d'une application de gestion des frais professionnels sont automatiquement introduites dans l'ERP en vue d'une comptabilisation immédiate. L'intelligence artificielle vérifie que tout est correct.
Les départements financiers passeront ainsi de la collecte à l'analyse des données. Et les rapports basés sur le passé céderont la place à des projections dans l'avenir.
En bref : l'IA dans la finance peut augmenter les profits, améliorer l'efficacité opérationnelle, réduire les coûts, prendre des décisions efficaces, personnaliser les produits et services, réduire les risques, automatiser les opérations, créer des opportunités et personnaliser l'expérience client. Moins de ressources, plus de rentabilité.
Le 12 septembre 2023, plusieurs députés français ont déposé une « Proposition de loi n°1630 visant à encadrer l'intelligence artificielle par le droit d'auteur ».
De son côté, en mars dernier, le Parlement européen a finalement approuvé la loi sur l'intelligence artificielle après un long processus législatif entamé en 2019.
Cette loi, qui établit les règles d'utilisation de cette nouvelle technologie par les États membres de l'Union européenne, vise à garantir la sécurité dans l'utilisation des outils d'intelligence artificielle et à protéger le respect des droits fondamentaux, ainsi qu'à stimuler l'innovation pour que l'UE soit leader dans ce domaine.
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En mettant l'accent sur la croissance durable à long terme, la transformation financière du directeur financier consiste à conduire le changement technologique.
Une optimisation des coûts à court terme pour créer de la valeur ajoutée à l'avenir. En se focalisant sur la croissance durable à long terme, la transformation de la fonction financière du directeur financier vise à favoriser le changement technologique.
Selon le rapport 2023 Global EY DNA of the CFO Report, les dirigeants financiers les plus expérimentés qui pilotent « les programmes de changement dynamiques et innovants dans le domaine financier » sont ceux qui peuvent apporter le plus de valeur aux organisations.
À ce propos, les priorités des directeurs financiers concernant la transformation leur fonction financière à moyen terme sont principalement les suivantes :
Pour Marshall Diaz, Deputy Lead Partner for Accounting and Financial Advisory chez EY Latin America, les responsables financiers sont confrontés à trois défis de taille :
D'où l'importance pour les DAF d'élargir leur éventail de compétences. C'est peut-être la raison pour laquelle seulement 14 % d'entre eux mettent en oeuvre des « réformes audacieuses » afin de transformer la fonction financière pour l'avenir. Pour Marshall, ces professionnels sont précisément ceux qui ont le plus de chances d'être les plus compétents
Plus d'un DAF estime qu'il est difficile de « trouver un équilibre efficace entre les priorités à court et à long terme ». Ce constat est partagé par près de huit personnes interrogées sur dix. D'après l'enquête, 76 % d'entre eux déclarent que la pression est de plus en plus forte « pour réduire les coûts et atteindre les objectifs de rentabilité à court terme ».
Cette réduction des dépenses et des investissements semble être une constante dans la grande majorité des organisations et affecte particulièrement les programmes ESG. Des secteurs clés tels que le marketing et les talents ne sont toutefois pas épargnés.
Or, ces trois domaines sont essentiels à la création de valeur à long terme, d'où le paradoxe. En revanche, la supply chain semble pour l'instant être épargnée des réductions.
La réduction des coûts est-elle la bonne stratégie ? Si l'on considère les points de vue du petit groupe de dirigeants financiers « audacieux » mentionnés ci-dessus, la feuille de route à suivre serait la suivante :
En définitive, pour parvenir à une transformation culturelle, « les directeurs financiers doivent favoriser un état d'esprit numérique, montrer l'exemple et adapter les systèmes de récompense ».
Et malgré tout cela, l'opinion est unanime : « Il n'y a jamais eu de meilleur moment pour être directeur financier que celui-ci». Et ce n'est pas tout. Au fur et à mesure que leur rôle évolue, ils gravissent les échelons vers le poste de directeur général.
