Espèces, cartes bancaires d’entreprise, cartes carburant, plateformes de paiement … Chaque organisation a ses préférences lors qu’il s’agit de régler les frais professionnels. D’où l’importance de compter sur des solutions de numérisation des notes de frais qui offrent la plus grande flexibilité en ce qui concerne les moyens de paiement utilisés.

Voulez-vous savoir quelles sont les moyens de paiement ont des avantages et des inconvénients ?

Téléchargez le Guide "L'importance de la flexibilité dans les moyens de paiment" et choisit le mode qui lui convient le mieux. Qu’allez-vous trouver aussi dans ce document ?

Qu’allez-vous trouver aussi dans ce document ?

• En espèces ou par carte ? Les avantages et les inconvénients des différents moyens de paiement
• La plus grande flexiblité possible en matière de modes de paiement
• La carte intelligente pour les frais professionnels financiers
• Et beaucoup d'autres choses .

Dans un contexte d’incertitude et d’évolution constante, la gestion du crédit s’adapte et se transforme pour répondre aux besoins et aux attentes des entreprises ainsi qu’à toutes les parties concernées.

Vous souhaitez être informé des tendances en matière de gestion du crédit et améliorer l’efficacité de votre entreprise? Ne manquez pas cet événement le Finance Révolution 2023.

Le 16 mai prochain, des experts et des acteurs de la fonction financière se donnent rendez-vous au Trocadéro Business Center Paris ( 112 Av. Kleber 75116 Paris)

Lors de cette troisième édition, les défis complexes auxquels sont confrontées les entreprises et qui obligent la direction financière à s'adapter seront abordés : changement climatique, tensions géopolitiques, inflation, la difficulté à retenir les talents,..

Vous souhaitez participer?

• Inspirez-vous et acquérez de la visibilité sur les défis actuels et futurs de votre profession.
• Établissez des contacts et développer votre réseau professionnel

Programme

Le programme de la Finance Révolution de cette année est axé sur les 3 thèmes suivants :

• Économie : Arbitrages financiers et quête de sens : quels business models pour demain ?
• Société et RH: Recrutement, fidélisation, management…La fonction fait sa transition.
• Nature & Environnement : Comment piloter la performance extra - financière en 2024.

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• ‍La startup, spécialisée dans la digitalisation des notes de frais, compte plus de 100.000 utilisateurs dans 3 pays.

• Okticket consacrera les ressources à son internationalisation, l’amélioration de son produit et de son service client ainsi qu’au renforcement de sa force de vente.

La fintech Okticket, spécialisée dans la digitalisation des frais de déplacement professionnel, a clôturé une levée de fonds de plus d’1,8 million d’euros menée par Angels, la société d’investissement de Juan Roig, et Zamit Capital, fonds géré par GVC Gaesco, et à laquelle ont également participé Encomenda (l’entité qui a mené la précédente levée d’Okticket), fonds co-dirigé par Carlos Blanco et Oriol Juncosa, et Asterius, fonds dirigé par Javier García.

“Nous sommes très satisfaits de cette levée de fonds, notamment pour les investisseurs qui nous accompagnent. Nous consacrerons les ressources acquises pour renforcer notre stratégie d’internationalisation, développer notre force de vente et continuer d’améliorer le produit. La qualité du produit et du service client  sont nos marques de fabrique et nous voulons que cela le reste à l’avenir. Notre prévision est de doubler à nouveau les ventes en 2023 “ déclare Iván Rodríguez, CEO de Okticket.

Okticket a été créé en octobre 2017 pour aider les entreprises à laisser derrière elles le problème des notes de frais grâce à un outil puissant, agile et simple qui leur permet d'optimiser l'ensemble du processus de gestion des notes de frais, des moyens de paiement et la digitalisation, jusqu'aux processus de validation, de contrôle et d'intégration avec l'ERP de l'entreprise.

L'entreprise a connu une croissance soutenue, y compris pendant la pandémie, en captant des parts de marché grâce à une stratégie d'efficacité du capital. En 2022, elle a doubléle volume de ses clients ainsi que celui de ses contrats d'abonnement. Elle compte actuellement plus de 100 000 utilisateurs et plus de 500 clients en Espagne, au Portugal et en France, allant des PME aux grandes entreprises multinationales, dont Manpower, Orange, Central Lechera Asturiana et la multinationale chimique BASF.

L’équipe d’Okticket a également connu une croissance significative en 2022, en incorporant 25 nouveaux collaborateurs à son effectif.

“Okticket, dirigée par Iván Rodríguez, s'est avérée très axée sur l'amélioration de l'expérience utilisateur, en investissant dans des technologies qui améliorent la qualité et la rapidité de la digitalisation, augmentant ainsi de manière exponentielle la satisfaction des clients", déclare Pepe Peris, PDG d'Angels.

Paco Illueca, directeur des investissements de la division Private Equity de GVC Gaesco Valores, et Jesús Muela, directeur général adjoint de GVC Gaesco Valores, affirment que : "L'investissement dans Okticket représente une nouvelle étape de l'engagement de Zamit envers les entreprises à fort potentiel de croissance et d'internationalisation. Le cas d' Okticket est intéressant, car il offre à ses clients une solution numérique optimale pour la gestion des frais professionnels qui suscite un intérêt croissant sur le marché".

À propos d’Angels / Marina de Empresas

La société d'investissement Angels fait partie, avec l' EDEM Escuela de Empresarios ainsi que l'incubateur et accélérateur de startups Lanzadera, du pôle entrepreneurial Marina de Empresas. Il s'agit d'une initiative de Juan Roig située dans la Marina de Valencia dont la mission est de former, conseiller et financer les entrepreneurs d'aujourd'hui et de demain, ce  qui constitue un engagement envers la création de richesse, d'emploi et la promotion de la culture entrepreneuriat .

Angels a pour objectif d'investir dans des leaders entrepreneuriaux pour développer des entreprises durables et de les mettre en relation avec des investisseurs. Elle offre un modèle de gestion basé sur le Modèle de Qualité Totale, son réseau de contacts, ainsi que toute l'infrastructure nécessaire pour accompagner l'entrepreneur, en commençant par les installations situées à Marina de Empresas. Depuis sa création, Angels a investi plus de 35 millions d'euros dans 45 entreprises. Elle compte actuellement 32 entreprises bénéficiaires d'investissements.

À propos de Zamit Capital

Zamit Capital, SCA, SICAV-RAIF ('Zamit Capital') est un véhicule d'investissement multisectoriel dont l'objectif est de soutenir la croissance des PME à travers la prise de  participations minoritaires dans des sociétés qui font des affaires avec des entreprises ayant un potentiel de croissance et doté d'une équipe de direction professionnelle capable d'exécuter un plan d'affaires raisonnable. Zamit Capital vise l'acquisition de participations minoritaires dans des sociétés dont l'EBITDA se situe entre 2 et 5 millions d'euros, dans le but d'injecter des fonds pour se développer ou remplacer un actionnaire. Zamit Capital est un véhicule géré par le Grupo GVC Gaesco.

Autres entités d’investissement

Encomenda Smart Capital (fund early-seed le plus actif d'Espagne) et Asterius, un fonds de capital-risque pour les entreprises technologiques ont également participé à la levée de fonds.

Ce tour de table a été géré par le cabinet d’avocats APICE Grupo, dirigé par Francisco Piera, expert en investissement dans les startups.

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Contrôle et reporting ou engagement proactif ? Mettez-vous l'accent sur l'ici et maintenant ou êtes-vous plutôt centré(e) sur l'avenir ? Pensez-vous que le département des finances doit faire cavalier seul, ou qu'il doit collaborer avec les autres départements ? Mettez-vous l'accent sur les bilans ou c'est le retour sur investissement qui vous intéresse surtout ? Chez Okticket nous avons préparé un guide qui vous permettra de découvrir si vous êtes un(e) bon(ne) CFO.

Le rôle des CFO (directeurs financiers) ne cesse de changer, leurs
compétences ayant augmenté et évolué. Pour assumer un rôle de leadership
au sein de l'entreprise, ils doivent posséder une série de caractéristiques
différentielles.

Voulez-vous savoir quelles sont les qualités qui caractérisent actuellement les meilleurs directeurs financiers ?

Téléchargez le Guide "La transformation numérique du CFO : Les compétences clés d'un profil en évolution permanente” et construisez votre propre cartographie des compétences en tant que CFO. Qu'allez-vous trouver aussi dans ce document ?

• Une analyse des qualités qui caractérisent actuellement les meilleurs directeurs financiers
• Un test d'auto-évaluation par compétences
• Les meilleurs outils Fintech au service de l'automatisation des processus financiers
• Et beaucoup d'autres choses ...

Faire plus avec moins, en temps limité et dans un nouvel environnement marqué par les défis technologiques et la pression supplémentaire que suppose d'encourager la culture et l'engagement d'un personnel en télétravail. L'enquête “FTI Consulting CFO Survey Report 2021–2022” révèle de nouveaux horizons stratégiques pour les directeurs financiers.

Ce n'est pas la première fois que nous commentons que la longue liste des responsabilités des directeurs financiers va bien au-delà des tâches traditionnelles qu'ils doivent gérer. Ce fait est confirmé par les conclusions de l'enquête susvisée, selon laquelle il existe trois grands types de directeurs financiers :

• Stratégiques : ils prennent des décisions à long terme et se positionnent pour devenir le prochain PDG. Selon cette étude, 7 % des PDG occupaient préalablement le poste de directeur financier.
• Titulaires : ils sont habiles dans les opérations internes, la présentation de rapports et la gestion des attentes externes.
• En série : ils dirigent des initiatives stratégiques à court terme.

Quels sont les soucus des directeurs financiers en 2022 ?

Quel que soit leur profil, tous ces professionnels doivent faire face à de nouveaux défis. En 2022, les défis ne seront pas des moindres.

Problémes de cybersécurité

Parmi les défis technologiques que les entreprises doivent relever, l'un des principaux est la mise en place de solutions cloud. Sept sur dix personnes interrogées signalent que leur organisation utilise ou est en train de mettre en place des solutions de comptabilité dans le cloud, ce qui les oblige à s'impliquer dans les plans applicables en cas d'incident.

Bien que la cybersécurité soit parmi les priorités majeures des directeurs financiers, la plupart d'entre eux n'ont pas une idée très claire des risques auxquels ils sont exposés. D'ailleurs, 63 % admettent avoir connu des difficultés liées aux mises à jour de sécurité de leurs propres équipements.

Accélérer l'Utilisation d'Outils d'Automatisation

Les modèles de travail hybride adoptés par de nombreuses entreprises obligent les directeurs financiers à redéfinir les espaces du bureau et à accélérer l'utilisation d'outils d'automatisation.

Difficulté á attirer retenir les talents

Les personnes interrogées admettent qu'il n'est pas facile de dénicher le talent financier. La solution alternative consiste à externaliser certains services pour faciliter la gestion du back-office. Grâce à cette externalisation, ils bénéficient de trois avantages : disposer de personnel lorsqu'ils en ont besoin, réduire les coûts et faire en sorte que les frais de personnel soient variables.

Adopter les critéres ESG

Les stratégies de durabilité ne sont plus un choix. Elles sont exigées par les investisseurs et les directeurs financiers se retrouvent dans le besoin de diriger des initiatives visant à avancer dans les objectifs ESG (qui comprennent des factures environnementaux, sociaux et de gouvernance).

Pour 57,2 % des personnes interrogées, avancer dans ce domaine est “très important”, alors que 18,9 % en décrivent l'importance comme étant “critique”.

D'après Bryan Armstrong, Senior Managing Director de FTI Consulting : “Les directeurs financiers qui relèveront les défis ESG le plus tôt possible rendront leur entreprise plus durable, amélioreront le recrutement et la rétention des talents, attireront de nouveaux actionnaires et bénéficieront de nouvelles sources de capital”.

S'Impliquer dans la stratégie commerciale

Il est attendu des directeurs financiers, en plus, qu'ils deviennent des leaders commerciaux stratégiques. Pour cela, il est essentiel d'obtenir des informations en temps réel et d'effectuer des analyses prévisionnelles aidant à la prise de décision d'entreprise. Une tâche difficile, si l'on considère que seulement 10 % des personnes interrogées estiment qu'elles sont en train de remplir ce rôle avec succès.

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La traçabilité. Une des fonctionnalités les plus appréciées des entreprises lors de la mise en place d'une solution numérique est la possibilité de suivre tous les processus liés aux frais de déplacement.

Grâce à la traçabilité, les entreprises peuvent attribuer une dépense à un département, à un projet, à un centre de coûts ou à un salarié déterminé, et même assurer le suivi du workflow d'approbation de la dépense concernée, du reporting à la validation, en passant par la validation.

Mais, entre la réservation et le remboursement, il existe un long chemin de reporting, révision et approbation des dépenses qui est souvent plein de pentes si vous ne disposez pas des outils appropriés.

Que se passe-t-il lorsque les dépenses ne peuvent pas être suivies ?

Avez- vous déjà rencontré des difficultés pour associer une dépense à son origine ? Lorsque cette lacune en termes d'information réapparaît de nombreuses fois, elle finit par avoir des conséquences négatives. Vous voulez une piste ?

Non-Respect des limites de dépense

Normalement, les entreprises disposent d'une politique en matière de frais de déplacement qui établit les montants maximaux que peuvent dépenser les salariés en déplacement. Ces limites, fixées par utilisateur, par catégorie, par jour ou par voyage, doivent être respectées. Mais que se passe-t-il lorsque leur respect ne peut pas être vérifié ? Dans ces cas, les plafonds sont souvent dépassés.

Perte de possibilités d'économies

Les éléments des dépenses n'étant pas connus avec certitude, la tâche de parvenir à des accords avec les fournisseurs les plus habituels (chaînes d'hôtel, restaurants, entreprises de location de voitures, agences de voyages, etc.) pour obtenir de meilleurs tarifs d'entreprise devient bien plus difficile.

Il en est de même pour les frais de représentation. Pour pouvoir en demander le remboursement, il faut les identifier au moyen de leurs justificatifs respectifs.

Prévention de la fraude interne

On estime que les entreprises perdent en moyenne 7 000 euros par mois à cause de la fraude interne. Les exemples sont nombreux : présenter un reçu dupliqué, demander deux fois le remboursement d'une dépense, un achat effectué en dehors de la journée de travail, ou encore un justificatif dont le montant dépasse les limites fixées par la politique de l'entreprise en matière de déplacements professionnels.

Sans une traçabilité des dépenses, il est difficile d'éviter ces irrégularités dans les notes de frais. Et, dans le cadre d'un audit éventuel, il est bien plus compliqué de compiler tous les justificatifs de frais nécessaires.

Difficulté à détecter les erreurs

Dans d'autres cas, des écarts sont constatés en raison d'erreurs involontaires qui sont la conséquence d'une gestion manuelle des frais de déplacement. Ces erreurs peuvent passer inaperçues et finir par coûter cher à l'entreprise.

La conséquence de tout ceci est une perte de compétitivité. Voilà pourquoi les entreprises ont besoin d'outils technologiques leur permettant d'obtenir des informations fiables qui leur apportent un avantage concurrentiel vis-à-vis de leurs concurrents.

Okticket : L'Outil analytique dont Vous avez besoin

En mettant en place une solution aussi puissante et complète que celle d'Okticket, vous obtiendrez toutes les informations dont vous avez besoin pour analyser les notes de frais d'une manière simple et rapide. Vous saurez enfin comment a été dépensé le budget alloué aux frais de déplacement.

Quels sont les avantages supplémentaires de notre solution en matière de traçabilité des frais de déplacement ?

• Les administrateurs bénéficient d'une visualisation avancée très utile pour organiser les données. L'application vous permet de configurer la grille au moyen de tableaux. Vous pouvez ainsi sélectionner et exporter au format Excel uniquement les informations dont vous avez besoin.
• Les informations sur les dépenses sont affichées en temps réel. La personne chargée de valider la dépense peut connaître le montant et l'auteur de l'achat, et savoir quand et où il a été effectué.
• Notre outil facilite énormément la tâche d'établir des comparaisons permettant de connaître l'évolution des dépenses. Il permet ainsi même de prédire les frais liés aux prochains déplacements.
• Si vous souhaitez détecter des points à améliorer dans les processus, vous pouvez analyser les dépenses verticalement (tendances, modèles, fournisseurs …).

Voyage de bout en bout : Intégration avec les agences

Chez Okticket nous assurons également l'intégration aux systèmes de agences, ce que fait que la traçabilité commence au moment de la réservation. Notre accord le plus récent a été signé avec Consultia Business Travel pour intégrer notre appli dans sa solution Destinux, mise récemment sur le marché.

Si vous êtes de ceux qui pensent que l'analyse des données est un outil extrêmement précieux, nous vous invitons à connaître notre solution sans engagement de votre part.

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