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De nombreuses erreurs se répètent souvent dans les notes de frais, sans que l'on s'en rende compte. Découvrez les clés pour ne plus les commettre.
La comptabilisation manuelle des frais de déplacement professionnels implique un certain nombre de coûts cachés qui ne sont pas toujours facilement identifiables. La collecte des justificatifs, la vérification des notes de frais, leur approbation, les écritures comptables, les remboursements... Tout cela prend beaucoup de temps, aussi bien pour les collaborateurs que pour le service administratif.
Et ce n'est pas tout. Les erreurs sont également fréquentes (on estime que 80 % des notes de frais présentent une erreur quelconque). Il s'agit le plus souvent d'irrégularités involontaires. Tandis que d'autres sont le résultat d'une fraude interne. Dans les deux cas, les conséquences sont les mêmes : du temps et de l'argent perdus pour l'entreprise.
Est-il possible d'éviter les erreurs lors de la comptabilisation des notes de frais ? En prenant les précautions nécessaires, vous pouvez les limiter au maximun. Alors que les déplacements professionnels ont repris du dynamisme, il convient de mette en place des mesures préventives.
En matière de notes de frais, un certain nombre d'erreures sont souvent répétées sans que l'on en soit conscient. Sans pour autant, empêcher les pertes économiques financières des entreprises. Pour les éviter, il est préférable de prendre de mesures visant à optimiser la gestion et le contrôle des frais professionnels.
Le manque de contrôle sur les missions commence avant même que la réservation soit faite. En effet, les entreprises constatent souvent une augmentation des dépenses en raison de l'augmentation du nombre de collaborateurs, et qui n'a pas été prise en compte lors de l'élaboration du budget.
Cela rend difficile un suivi efficace de la politique de dépenses (conformité, déviations, etc.).
De la même façon, il est conseillé d'établir une politique de dépenses professionnels et d'informer chaque employé des dépenses non remboursables et des limites qui s'appliquent à son cas particulier (hébergement, transport, repas, etc.).
Cependant, tout cela ne sert à rien si vous n'introduisez pas ces informations dans votre logiciel de comptabilité.
Il peut arriver qu'un employé se déplace en mission à l'étranger et que le taux de change appliqué au moment de l'achat ne soit pas pris en compte lors de la comptabilisation des dépenses.
Une erreur fréquente consiste à ne pas mener une mission d'audit, alors qu'il s'agit d'un mécanisme fondamental pour détecter d'éventuelles irrégularités et prévenir la fraude interne.
Il peut également arriver que les employés nomades remplissent les notes de frais et ne joignent pas le reçu ou la facture correspondante. Ou bien ils le fournissent, mais il ne comporte pas toutes les données légales requises pour le considérer comme étant valide. Dans la foulée, vous validez les dépenses et procédez au remboursement. Cette erreur est coûteuse pour l'entreprise.
Afin d'éviter de telles situations, la meilleure chose à faire est de mettre en place un outil de numérisation et d'automatisation des frais de voyage.
Tant que nous parlons de numérisation, il est bon de rappeler qu'il existe sur le marché plusieurs outils conçus pour vous aider à gérer les dépenses de votre entreprise. Okticket est l'un des plus performant. En utilisant notre solution, les erreurs liées à la gestion manuelle des frais de voyage seront réduites au minimum.
Tout d'abord, chaque concept inclus dans une note de frais est associé à la photo du justificatif correspondant. Avec Okticket, vous êtes assurés d'être en conformité en cas de contrôle URSAFF. Parallèlement, l'outil propose des produits et services qui sont également très utiles dans la lutte contre la fraude interne.
En plus des avantages déjà mentionnés, Okticket offre une série de fonctionnalités qui vous aident à optimiser le contrôle et la gestion des dépenses professionnelles de manière simple et rapide.
Les cartes d'entreprise sont très utiles pour contrôler les frais professionnels de vos employés nomades. Étant donné que vous n'avez pas à gérer d'avances ou de remboursements, il n'y a pas de risque de confusion sur les montants. VLe respect de la politique de dépenses de votre entreprise vous inquiète ?
L'OKT Card, la carte à puce d'Okticket, offre une nouvelle façon de contrôler les dépenses de vos employés.
Les autres avantages de la carte OKT :
Le rapprochement bancaire est l'un des processus indispensables pour déterminer si des erreurs se produisent dans la comptabilisation des dépenses de l'entreprise. La saisie manuelle n'est pas la plus recommandée, car certaines erreurs peuvent se produire. Par exemple :
D'où l'importance d'utiliser un outil de rapprochement bancaire automatique.
Les alertes sont également un outil idéal pour détecter les irrégularités dans les notes de frais. Les doublons sont fréquents, ainsi que les dépenses effectuées un jour férié, les montants illisibles ou ceux qui dépasse la date limite fixée dans la politique de l'entreprise.
Vous souhaiter améliorer la gestion, en allant au-delà des alertes habituelles ? Notre moteur de révision automatique est capable de prendre des décisions de rejet ou d'approbation des notes de frais sur la base de la logique personnalisée définie par l'administrateur.
Que contrôlez-vous habituellement lorsque vous traitez une note de frais ? Le moteur d'alerte signale, approuve ou rejette les dépenses sans que vous ayez à examiner les éléments à la loupe. Vous pouvez même rejeter automatiquement la soumission d'une note de frais.
Si vous souhaitez connaître tous les avantages de notre solution, nous vous invitons à prendre rendez-vous avec un de nos experts.
L'extraction automatique de données à partir de reçus et de factures papier et leur transformation en informations numériques présentent de nombreux avantages pour les entreprises. Découvrez-les en lisant ce qui suit.
Développer l'activité, faire des économies, augmenter le chiffre d'affaires... Toutes les entreprises visent la rentabilité.Voilà pourquoi, elles doivent évoluer, ce qui implique d'utiliser la technologie pour optimiser les processus. L'OCR des factures est essentiel pour automatiser le contrôle et la gestion des dépenses de l'entreprise.
Vous saisissez encore manuellement les informations des dépenses ? Le temps c'est de l'argent. La reconnaissance optique de caractères (OCR) vous permet d'extraire automatiquement les données des reçus et factures papier et de les transformer en informations numériques.
De plus en plus d'entreprises réclament l'utilisation d'un logiciel OCR. La raison en est que le numérisation des factures est une étape primordiale dans l'automatisation des processus financiers. Cependant, les avantages de ces systèmes méritent également d'être examinés :
Aujourd'hui, on peut trouver sur le marché un grand nombre de solutions qui utilisent la reconnaissance optique de caractères. Cependant, elles n'offrent pas toutes la même efficacité dans le processus de numérisation des reçus et des factures.
En effet, imaginez un instant que vous commencez à numériser des factures avec une application de digitalisation de frais professionnels, et que les données ne sont toujours pas récupérées et que le symbole de "chargement" s'affiche à l'écran.
Que feriez-vous ? Vous allez probablement conserver ce reçu. Ainsi que les suivants. Et ainsi de suite jusqu'à votre retour au bureau et en laissant la pile de reçus et de factures sur le bureau de votre responsable de validation de vos dépenses. En fin de compte, l'entreprise a investi de l'argent dans un outil que personne n'utilise.
Conclusion : le meilleur OCR de facture est celui qui offre ces trois fonctionnalités clés :
De plus, un bon logiciel d'OCR doit être capable d'accepter une grande variété de formats et un nombre de lectures adapté aux besoins de votre entreprise. Et si l'OCR de factures est gratuit ou inclus dans le forfait de base, c'est encore mieux.
Est-il possible de trouver un système de reconnaissance de caractères puissant, rapide et efficace ? Bien sûr que oui. Sans aller plus loin, Okticket a développé sa propre technologie. Notre moteur de reconnaissance numérise les dépenses instantanément, sans attente. Et en plus, il a la capacité d'apprendre et de s'améliorer jour après jour.
Quel est notre objectif ?
Le fonctionnement dépend aussi du logiciel que vous utilisez. A titre d'exemple, nous vous expliquons comment fonctionne le processus d'extraction des données avec Okticket :
Voulez-vous en savoir plus sur les avantages du moteur de reconnaissance d'Okticket ? N'attendez plus. Laissez-nous vos coordonnées et un membre de notre équipe commerciale vous contactera.
Pourquoi la fraude interne se produit-elle, quelle est son coût pour les organisations et peut-on la prévenir ? Nous vous donnons les réponses dans cet article.
Actuellement, la fraude interne touche plus de la moitié des entreprises . Et les chiffres ne cessent d'augmenter. En effet, six organisations sur dix reconnaissent avoir été confrontées à un plus grand nombre de cas d'une année sur l'autre
Pourquoi, compte tenu des ressources disponibles, les irrégularités dans la déclaration des frais professionnels ne sont-elles pas maîtrisées ? Combien d'argent les organisations perdent-elles ? Est-il possible de reprendre le contrôle sur la gestion des notes de frais ? Découvrez les réponses à ces questions dans la suite de cet article.
Avant de rentrer dans les détails, il est important d'expliquer que la fraude interne est une fraude causée par les membres d'une organisation. Elle va du vol de matériel en passant par la falsification du temps de travail et des notes de frais de l'entreprise. Dans ce post, nous nous concentrerons sur les irrégularités dans la déclaration des frais professionnels.
Des dépensés soumises plus d'une fois, des plafonds de dépenses qui excédent la limite établie par l'entreprise ou des justificatifs saisis durant les congés de l'employé sont les principales irrégularités commises en matière des frais professionnels.
Une mention spéciale doit être faite pour les reçus etles factures qui ne sont pas valables comme pièces justificatives. Il peut également arriver que lors de la saisie manuelle de la note de frais, l'employé mentionne l'achat, mais n'y joint pas le reçu.
Un collaborateur se déplace pour le travail, il effectue des dépenses et accumule les reçus et les factures dans sa poche. Le dernier jour du mois, il se souvient qu'il doit soumettre ses dépenses et vous dépose tous ces justificatifs sur votre bureau, tous entassés. Dans votre empressement, vous ne faites qu'y jeter un coup d'œil. Plus tard, lorsque vous les vérifiez calmement, vous découvrez des frais que vous avez approuvés, mais qui ne correspondent pas à la politique interne des dépenses professionnelles de l'entreprise.
Que pouvez-vous faire face à cette situation ? Si vousgérez encore les notes de frais à la main, vous êtes obligés de prendre letemps de vérifier toutes les pièces justificatives.
Investir dans la technologie peut vous faire économiser beaucoup d'argent. On estime que le coût de la fraude interne entraîne des pertes équivalentes au 5 % duchiffre d'affaires annuel.Plus d'informations :
Il s'agit donc de milliers d'euros qui peuvent entraîné une perte de compétitivité, de réputation et, par conséquent, de clients.
D'où le besoin de prendre des mesures préventives telles en vue de détecter les irrégularités dans les notes de frais.
Lorsqu'il s'agit de prévenir, de détecter et de combattrela fraude interne en matière des dépenses professionnelles, la technologie estun allié de taille, et les entreprises en sont conscientes. C'est pourquoi les organisations sont prêtes à investir dans des outils qui mettent fin aux erreurs de saisie manuelles. Comme Okticket, la solution SaaS la plus rapide et la plus puissante pour numériser et automatiser les frais de déplacements professionnels.
De plus, les fonctionnalités d'Okticket sont conçues pour vous aider à détecter les fraudes internes. Vous ne connaissez pas encore la carte OKT ou la logique personnalisée ?
Souhaitez-vous connaître les meilleurs outils de prévention et de détection de la fraude interne ? Dans ce document, vous trouverez :
Téléchargez le guide "La fraude interne dans les frais professionnels : les outils pour la détecter" et découvrez les clés pour prévenir les irrégularités dans les notes de frais.
Découvrez comment un logiciel de gestion des dépenses peut améliorer l'efficacité de votre entreprise. Automatisez les processus, contrôlez les coûts, négociez avec les fournisseurs et évitez les erreurs grâce à ces stratégies.
Les frais de déplacements professionnels représentent souvent un défi majeur pour les entreprises, qu'elles soient grandes ou petites. De la planification des voyages à la gestion des dépenses, chaque étape peut être complexe et fastidieuse. Dans cet article, nous explorerons les différentes facettes de la gestion des frais de déplacements professionnels et comment les optimiser pour votre entreprise.
Calculer les frais de déplacement professionnel de manière précise est essentiel pour garantir une gestion financière efficace.
En ce qui concerne les indemnités kilométriques, le certificat d’immatriculation du véhicule utilisé pour les déplacements professionnels doit être fourni par le salarié, en précisant :
Les frais seront remboursés selon un barème de l’URSSAF. Les frais de repas devront également être remboursés, les mentions sur la note sont :
En regroupant ces éléments, vous pourrez établir un budget réaliste pour chaque déplacement professionnel.
La facturation des frais de déplacement professionnel doit être claire et transparente. En ce qui concerne la meilleure manière de facturer les frais de déplacement professionnel, la clarté et la transparence restent primordiales.
Voici les étapes à suivre pour une facturation efficace :
En adoptant ces pratiques modernes, vous pouvez simplifier et accélérer le processus de facturation des frais de déplacement professionnel tout en garantissant la précision et la conformité des données.
Les délais de remboursement des frais de déplacements professionnels varient d'une entreprise à l'autre. Certains remboursent les frais immédiatement après réception de la note de frais, tandis que d'autres ont des cycles de remboursement réguliers.
Il est important de connaître la politique de remboursement de votre entreprise afin de planifier vos dépenses en conséquence.
La note de frais de déplacement professionnel est un document crucial qui témoigne des dépenses réelles engagées lors d'un déplacement professionnel. Elle permet à l'entreprise de rembourser les frais adéquatement et de garantir une gestion comptable précise et transparente.
Le tarif des frais de déplacement professionnels peut varier en fonction de nombreux facteurs tels que la distance parcourue, le moyen de transport utilisé et les frais accessoires. Certains employeurs utilisent des barèmes ou des forfaits pour simplifier le processus de remboursement, tandis que d'autres préfèrent rembourser les dépenses réelles sur présentation de justificatifs.
En conclusion, Okticket est bien plus qu'une simple solution de gestion des notes de frais. C'est un outil puissant qui vous permet de simplifier, d'automatiser et d'optimiser l'ensemble du processus de gestion des frais de déplacements professionnels tout en le configurant selon la politique interne des dépenses de l’entreprise.
Avec ses fonctionnalités avancées, sa simplicité d'utilisation et sa sécurité intégrée, Okticket est le partenaire idéal pour toutes les entreprises soucieuses d'optimiser leur gestion des dépenses professionnelles
Vous êtes intéressé par cette fonctionnalité, vous voulez en savoir plus ? Contactez l'équipe Okticket.
Que vérifiez-vous habituellement lorsque vous gérez une note de frais ? Le moteur d'alerte signale, approuve ou rejette les dépenses sans que vous ayez à examiner les éléments à la loupe.
Que vous souhaitiez qu’il n'y ait pas de boissonsalcoolisées sur le ticket de restaurant, qu'un employé n'essaie pas de fairepasser pour des frais effectués dans une période qui ne coïncide pas avec undéplacement professionnel... Que contrôlez-vous habituellement lorsque vous gérez une note de frais ? Imaginez-vous un système de logique personnalisée qui vous alerte dès qu’il détecte des éventuelles irrégularités !
Le manque de temps pour examiner en détail les dépenses professionnelles est l'une des raisons pour lesquelles lesentreprises finissent par rembourser à leurs employés des paiements nonautorisés. Peu importe que ces irrégularités soient un comportement malhonnêteou une erreur involontaire, elles sont très coûteuses pour les organisations (8 000 euros par mois en moyenne selon l'ACFE).
La bonne nouvelle, c'estqu'il est désormais possible de détecter les anomalies dans les notes de frais.Les options offertes par la technologie vont des alertes standards aux moteursqui appliquent une logique personnalisée.
En règle générale, lesoutils professionnels de gestion des dépenses vous permettent de mettre enplace des alertes qui vous préviennent lorsqu’un collaborateur tente desoumettre un ticket qui n'est pas conforme à la politique de dépenses que vousavez définie.
Ces alertes sont généralement envoyées sous forme de notifications automatiques par email ou sur le téléphone portable des personnes chargées du suivi des dépenses. Elles peuvent même être envoyées aux collaborateurs si l'entreprise le prévoit.
Quels sont les alertes les plus fréquentes ? Tout dépend de la solution que vous avez choisie. Par exemple, chez Okticket, les alertes standard sont les suivantes :
Grâce à cette fonctionnalité, vous ne remboursez plus les doublons, les dépenses effectuées lesjours fériés, les montants illisibles ou les frais qui dépassent la limitefixée dans la politique interne de l'entreprise.
De plus,... Vous pouvez créer autantd'alertes que vous le souhaitez !
Vous ne voulez pas vous limitez aux alertes habituelles ? Le moteur de révision automatique d'Okticket vous offre le meilleur des deux mondes. Vous pouvez définir les comportements de dépenses que vous désirez contrôler lors du remboursement et le système applique intelligemment les règles de logiques personnalisées que vous avez définies.
En d'autres termes, le moteur examine automatiquement les notes de frais. Lorsqu'il détecte une éventuelle non-conformité avec la politique de dépenses de votre entreprise, il vous envoie une alerte (qui peut être simplement informative ou bloquer l'opération).
En outre, il peut êtreactivé à différents moments du processus : lors de la prise de la photo, lorsde la soumission de la note de frais, lors de la révision des informations à surla plateforme...... De cette manière, les dépenses peuvent être approuvées ourejetées sans que vous deviez examiner les éléments un par un.
Voici quelques exemples de règles de dépenses qui peuvent être mises en œuvre :
Cette fonctionnalité vousintéresse, vous voulez en savoir plus ? Contactez l'équipe Okticket.
Vous voulez en savoir un peu plus sur le fonctionnement et les avantages du cashback ? Dans cet article, nous vous donnons les clés.
Nous vous remboursons le 3 % de votre achat pour votre paiement effectué votre carte bancaire". Vous avez déjà vu un message similaire ? Ce que votre banque vous offre s'appelle le cashback.
Vous voulez en savoir plus sur le fonctionnement et les avantages du cashback ? Lisez la suite pour découvrir les réponses.
Pour mieux comprendre le concept de cashback, nous allons vous expliquer brièvement de quoi il s'agit. La traduction littérale de ce terme anglais serait "money back".
Il s'agit donc d'une méthode de fidélisation proposée par certaines banques et émetteurs de cartes qui consiste à reverser au consommateur une partie de l'argent qu'il a dépensé lors de ses achats, aussi bien de produits ou de services.
La première chose à savoir est que pour bénéficier du cashback, vous devez payer par carte de crédit ou de débit. L'institution financière vous rembourse par la suite un pourcentage des achats effectués.
Par exemple, si votre carte professionnelle offre 1 % de cashback et que vous effectuez un achat d'une valeur de 300 euros, le remboursement sera de 3 euros.
En fonction de la carte et de l'établissement, la somme récupérée peut être :
En plus, vous devez savoir que la plupart des cartes prévoient une limite maximal de remboursement par période de temps (la limite peut être mensuelle ou annuelle). Il n'existe pas de plafons généraux. Chaque entité ou société qui commercialise les cartes définit ses propres conditions.
En dehors du programme de fidélité ou de récompense dont nous avons parlé, il existe un deuxième type de cashback qui commence également à se répandre en Espagne.
Vous avez besoin d'argent liquide mais vous n'avez pas de distributeur à proximité? Vous pouvez demandez ce service lorsque vous réglez vos achats, par carte bancaire dans un établissement participant.
Il vous suffit d'indiquer au commerçant le montant que vous souhaitez et il l'ajoutera au montant de l'achat. Vous payez le montant total avec votre carte et vous récupérez l'argent demandé en espèces. C'est aussi simple que cela.
Prenons un exemple. Vous avez besoin de 50 euros en espèces, mais vous êtes sur la route, à des kilomètres d'un distributeur de billets. Vous vous arrêtez à une station-service et faites le plein de 50 euros. Au moment de payer, vous dites au caissier que vous avez besoin de 50 euros en liquide. Il vous facture alors 100 euros et vous remet 50 euros en main propre.
Comme vous pouvez le constater, une carte bancaire avec cashback permet à votre entreprise d'économiser de l'argent. Pensez-y : face à deux produits similaires, choisirez-vous celui qui ne vous donne rien ou celui qui vous reverse une partie de l'argent dépensé ?
Un exemple très simple. Votre entreprise paie par une carte l'hôtel d'un employé qui doit se rendre chez un client et le montant total s'élève à 500 euros. Si cette carte proposait 2 % de cashback (pour le chiffrer), vous recevriez un bonus de 100 euros, de sorte que l'hébergement vous reviendrait à 400 euros.
Pour les entreprises qui offrent du cashback, cette situation est aussi intéressante, car elle permet d'attirer des nouveaux clients et de fidéliser ceux qui existent déjà.
Veuillez toutefois que la carte que vous avez souscrite ne présente pas un coût ou un taux d'intérêt élevé. Et lors de la comparaison, validez les pourcentages de remboursement et la liste des établissements participants.
Il existe aussi, des solutions qui proposent le remboursement d'une partie des dépenses payées par carte sous forme de réductions sur la licence.
Vous voulez souhaitez oublier les remboursements et la gestion des avances ? L'OKT Card, la carte à puce d'Okticket, offre une nouvelle façon de contrôler les dépenses des employés conformément à la politique des dépenses de l'entreprise.
Il s'agit d'une carte de débit Mastercard, donc d'un moyen de paiement sécurisé, transparent et accepté dans des milliers d'établissements partout dans le monde. Même pour les achats en ligne, car vous pouvez disposez de la carte OKT dans votre portefeuille physique ou Wallet.
Mais ce n'est qu'un petit aperçu de ce qu'Okticket peut faire pour vous. Si vous souhaitez en savoir plus sur notre solution de vente et sur les avantages de l'utilisation de la carte OKT, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.