Nous renouvelons le label Best Value pour la deuxième année consécutive et ajoutons une nouvelle distinction qui certifie notre facilité d’utilisation selon des utilisateurs vérifiés.
Grâce à la traçabilité, les entreprises peuvent attribuer une dépense à un département, à un projet, à un centre de coûts ou à un salarié déterminé
La traçabilité. Une des fonctionnalités les plus appréciées des entreprises lors de la mise en place d'une solution numérique est la possibilité de suivre tous les processus liés aux frais de déplacement.
Grâce à la traçabilité, les entreprises peuvent attribuer une dépense à un département, à un projet, à un centre de coûts ou à un salarié déterminé, et même assurer le suivi du workflow d'approbation de la dépense concernée, du reporting à la validation, en passant par la validation.
Mais, entre la réservation et le remboursement, il existe un long chemin de reporting, révision et approbation des dépenses qui est souvent plein de pentes si vous ne disposez pas des outils appropriés.
Avez- vous déjà rencontré des difficultés pour associer une dépense à son origine ? Lorsque cette lacune en termes d'information réapparaît de nombreuses fois, elle finit par avoir des conséquences négatives. Vous voulez une piste ?
Normalement, les entreprises disposent d'une politique en matière de frais de déplacement qui établit les montants maximaux que peuvent dépenser les salariés en déplacement. Ces limites, fixées par utilisateur, par catégorie, par jour ou par voyage, doivent être respectées. Mais que se passe-t-il lorsque leur respect ne peut pas être vérifié ? Dans ces cas, les plafonds sont souvent dépassés.
Les éléments des dépenses n'étant pas connus avec certitude, la tâche de parvenir à des accords avec les fournisseurs les plus habituels (chaînes d'hôtel, restaurants, entreprises de location de voitures, agences de voyages, etc.) pour obtenir de meilleurs tarifs d'entreprise devient bien plus difficile.
Il en est de même pour les frais de représentation. Pour pouvoir en demander le remboursement, il faut les identifier au moyen de leurs justificatifs respectifs.
On estime que les entreprises perdent en moyenne 7 000 euros par mois à cause de la fraude interne. Les exemples sont nombreux : présenter un reçu dupliqué, demander deux fois le remboursement d'une dépense, un achat effectué en dehors de la journée de travail, ou encore un justificatif dont le montant dépasse les limites fixées par la politique de l'entreprise en matière de déplacements professionnels.
Sans une traçabilité des dépenses, il est difficile d'éviter ces irrégularités dans les notes de frais. Et, dans le cadre d'un audit éventuel, il est bien plus compliqué de compiler tous les justificatifs de frais nécessaires.
Dans d'autres cas, des écarts sont constatés en raison d'erreurs involontaires qui sont la conséquence d'une gestion manuelle des frais de déplacement. Ces erreurs peuvent passer inaperçues et finir par coûter cher à l'entreprise.
La conséquence de tout ceci est une perte de compétitivité. Voilà pourquoi les entreprises ont besoin d'outils technologiques leur permettant d'obtenir des informations fiables qui leur apportent un avantage concurrentiel vis-à-vis de leurs concurrents.
En mettant en place une solution aussi puissante et complète que celle d'Okticket, vous obtiendrez toutes les informations dont vous avez besoin pour analyser les notes de frais d'une manière simple et rapide. Vous saurez enfin comment a été dépensé le budget alloué aux frais de déplacement.
Quels sont les avantages supplémentaires de notre solution en matière de traçabilité des frais de déplacement ?
Chez Okticket nous assurons également l'intégration aux systèmes de agences, ce que fait que la traçabilité commence au moment de la réservation. Notre accord le plus récent a été signé avec Consultia Business Travel pour intégrer notre appli dans sa solution Destinux, mise récemment sur le marché.
Si vous êtes de ceux qui pensent que l'analyse des données est un outil extrêmement précieux, nous vous invitons à connaître notre solution sans engagement de votre part.
Et vous continuez vraiment à gérer les frais professionnels manuellement ?
Regardez sur votre bureau. Vous avez un smartphone de dernière génération dans lequel vous avez stocké toute votre vie personnelle et professionnelle et une tablette pour montrer à vos clients les présentations de produits/services, et un ordinateur portable très léger a remplacé l'énorme ordinateur de bureau que vous utilisiez quand vous avez rejoint l'entreprise. Et vous continuez vraiment à gérer les frais professionnels manuellement ?
Cette tâche, qui est déjà assez difficile comme ça, devient encore plus compliquée si l'on ne dispose pas des outils numériques appropriés. Les solutions conçues pour gérer les frais professionnels contribuent à la transformation numérique, avec tous les avantages qu'elle comporte.
Prenons comme exemple l'application d'Okticket pour dématérialiser les notes de frais de déplacement. Réduisez de 80 % le temps consacré aux processus de reporting, révision et approbation par rapport au temps que nécessite la gestion manuelle.
Ces heures "volées" à la journée de travail pourraient être consacrées à d'autres processus qui, eux, sont porteurs de bénéfices.
Est-ce que vous vous occupez vous-même de gérer les frais professionnels ? Je parie qu'il s'agit d'une tâche ennuyeuse et que vous préféreriez faire n'importe qu'elle autre activité plus motivante et rentable.
Une autre personne de l'équipe assure-t-elle cette tâche ? Je suis sûr qu'elle sera ravie de voir à quel point vous lui simplifiez le travail.
Vous commencez à comprendre que la dématérialisation des frais professionnels ne profite pas seulement aux grandes entreprises, n'est-ce pas ? Voici quelques raisons de plus qui vous aideront à prendre la décision :
Vous voulez savoir quelles sont les dépenses qui consomment votre budget ? Avec les outils de gestion numérique des frais professionnels, vous pourrez analyser facilement les notes de frais des différentes catégories par date, par utilisateur ou par département, entre autres. Vous êtes-vous demandé combien de temps il vous faudrait si vous deviez effectuer ce travail manuellement ? Finalement, vous ne prendriez qu'un petit échantillon et les chiffres ne seraient pas réels.
En résumé, les outils de numérisation des frais professionnels vous permettent de consacrer davantage de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en vous fournissant une analyse précieuse des données.