Actuellement, la fraude interne touche plus de la moitié des entreprises . Et les chiffres ne cessent d'augmenter. En effet, six organisations sur dix reconnaissent avoir été confrontées à un plus grand nombre de cas d'une année sur l'autre

Pourquoi, compte tenu des ressources disponibles, les irrégularités dans la déclaration des frais professionnels ne sont-elles pas maîtrisées ? Combien d'argent les organisations perdent-elles ? Est-il possible de reprendre le contrôle sur la gestion des notes de frais ?  Découvrez les réponses à ces questions  dans la suite de cet article.

Qu'est-ce que la fraude interne ?

Avant de rentrer dans les détails, il est important d'expliquer que la fraude interne est une fraude causée par les membres d'une organisation. Elle va du vol de matériel en passant par la falsification du temps de travail et des notes de frais de l'entreprise. Dans ce post, nous nous concentrerons sur les irrégularités dans la déclaration des frais professionnels.

Des dépensés soumises plus d'une fois, des plafonds de dépenses qui excédent la limite établie par l'entreprise ou des justificatifs saisis durant les congés de l'employé sont les principales irrégularités commises en matière des frais professionnels.

Fraude documentaire

Une mention spéciale doit être faite pour les reçus etles factures qui ne sont pas valables comme pièces justificatives. Il peut également arriver que lors de la saisie manuelle de la note de frais, l'employé mentionne l'achat, mais n'y joint pas le reçu.

Un collaborateur se déplace pour le travail, il effectue des dépenses et accumule les reçus et les factures dans sa poche. Le dernier jour du mois, il se souvient qu'il doit soumettre ses dépenses et vous dépose tous ces justificatifs sur votre bureau, tous entassés. Dans votre empressement, vous ne faites qu'y jeter un coup d'œil. Plus tard, lorsque vous les vérifiez calmement, vous découvrez des frais que vous avez approuvés, mais qui ne correspondent pas à la politique interne des dépenses professionnelles de l'entreprise.

Que pouvez-vous faire face à cette situation ? Si vousgérez encore les notes de frais à la main, vous êtes obligés de prendre letemps de vérifier toutes les pièces justificatives.

Combien d'argent les entreprises perdent-elles en raison d'erreurs dans les notes de frais ?

Investir dans la technologie peut vous faire économiser beaucoup d'argent. On estime que le coût de la fraude interne entraîne des pertes équivalentes au 5 % duchiffre d'affaires annuel.Plus d'informations :

• Les pertes totales sont chiffrés à plus de 3,6 billions de dollars dans le monde (environ 34 milliards d'euros).
• Les cas de fraude interne mettent un an à être détectés et causent une perte de 8.300 dollars par mois (7 900 euros).
• En moyenne, chaque cas de fraude coûte 117 dollars (103 euros) aux entreprises. En 2020, le coût moyen était de 125 $.
• Les petites entreprises sont celles où se produisent la plupart des cas de fraude interne (le coût moyen s'élève à 150 $).

Il s'agit donc de milliers d'euros qui peuvent entraîné une perte de compétitivité, de réputation et, par conséquent, de clients.

Outils de prévention de la fraude interne

D'où le besoin de prendre des mesures préventives telles en vue de détecter les irrégularités dans les notes de frais.

Lorsqu'il s'agit de prévenir, de détecter et de combattrela fraude interne en matière des dépenses professionnelles, la technologie estun allié de taille, et les entreprises en sont conscientes. C'est pourquoi les organisations sont prêtes à investir dans des outils qui mettent fin aux erreurs de saisie manuelles. Comme Okticket, la solution SaaS la plus rapide et la plus puissante pour numériser et automatiser les frais de déplacements professionnels.

De plus, les fonctionnalités d'Okticket sont conçues pour vous aider à détecter les fraudes internes. Vous ne connaissez pas encore la carte OKT ou la logique personnalisée ?

Téléchargez gratuitement le guide de détection de la fraude au sein de l'entreprise

Souhaitez-vous connaître les meilleurs outils de prévention et de détection de la fraude interne ? Dans ce document, vous trouverez :

• Les causes de la fraude interne
• Les "drapeaux rouges" de la fraude en entreprise
• Le coût des irrégularités dans les notes de frais
• Et encore bien d'autres choses ..

Téléchargez le guide "La fraude interne dans les frais professionnels : les outils pour la détecter" et découvrez les clés pour prévenir les irrégularités dans les notes de frais.

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Les frais de déplacements professionnels représentent souvent un défi majeur pour les entreprises, qu'elles soient grandes ou petites. De la planification des voyages à la gestion des dépenses, chaque étape peut être complexe et fastidieuse. Dans cet article, nous explorerons les différentes facettes de la gestion des frais de déplacements professionnels et comment les optimiser pour votre entreprise.

Comment calculer les frais de déplacement professionnel ?

Calculer les frais de déplacement professionnel de manière précise est essentiel pour garantir une gestion financière efficace.

En ce qui concerne les indemnités kilométriques, le certificat d’immatriculation du véhicule utilisé pour les déplacements professionnels doit être fourni par le salarié, en précisant :

• La date,
• le kilométrage total réalisé,
• le lieu et le motif du déplacement
• ainsi que la puissance fiscale du véhicule.

Les frais seront remboursés selon un barème de l’URSSAF. Les frais de repas devront également être remboursés, les mentions sur la note sont :

• la date,
• le lieu
• le motif de la mission.
  

En regroupant ces éléments, vous pourrez établir un budget réaliste pour chaque déplacement professionnel.

Quelle est la meilleure manière de facturer les frais de déplacement professionnel ?

La facturation des frais de déplacement professionnel doit être claire et transparente. En ce qui concerne la meilleure manière de facturer les frais de déplacement professionnel, la clarté et la transparence restent primordiales.

Voici les étapes à suivre pour une facturation efficace :

• La conservation des justificatifs n'est plus nécessaire : grâce à l'évolution technologique, une simple photo permet d'obtenir la valeur probante du justificatif. L'utilisation d'un OCR permet également d'extraire toutes les données dont nous avons besoin.
• Établissez une note de frais détaillée : Présentez toutes les dépenses engagées lors du déplacement, en indiquant la date, la nature des frais et les montants correspondants. Cependant, les justificatifs physiques ne sont plus requis grâce aux méthodes de digitalisation.
• Soumettez la note de frais dans les délais : Assurez-vous de respecter les délais internes de votre entreprise pour la soumission des notes de frais. Grâce à la simplification apportée par la digitalisation, ce processus peut être plus rapide et efficace.

En adoptant ces pratiques modernes, vous pouvez simplifier et accélérer le processus de facturation des frais de déplacement professionnel tout en garantissant la précision et la conformité des données.

À quel moment sont généralement réglés les frais de déplacements professionnels ?

Les délais de remboursement des frais de déplacements professionnels varient d'une entreprise à l'autre. Certains remboursent les frais immédiatement après réception de la note de frais, tandis que d'autres ont des cycles de remboursement réguliers.

Il est important de connaître la politique de remboursement de votre entreprise afin de planifier vos dépenses en conséquence.

Quelle est l'importance de la note de frais de déplacement professionnel ?

La note de frais de déplacement professionnel est un document crucial qui témoigne des dépenses réelles engagées lors d'un déplacement professionnel. Elle permet à l'entreprise de rembourser les frais adéquatement et de garantir une gestion comptable précise et transparente.

Quel est le tarif habituel des frais de déplacement professionnel ?

Le tarif des frais de déplacement professionnels peut varier en fonction de nombreux facteurs tels que la distance parcourue, le moyen de transport utilisé et les frais accessoires. Certains employeurs utilisent des barèmes ou des forfaits pour simplifier le processus de remboursement, tandis que d'autres préfèrent rembourser les dépenses réelles sur présentation de justificatifs.

En conclusion, Okticket est bien plus qu'une simple solution de gestion des notes de frais. C'est un outil puissant qui vous permet de simplifier, d'automatiser et d'optimiser l'ensemble du processus de gestion des frais de déplacements professionnels tout en le configurant selon la politique interne des dépenses de l’entreprise.  

Avec ses fonctionnalités avancées, sa simplicité d'utilisation et sa sécurité intégrée, Okticket est le partenaire idéal pour toutes les entreprises soucieuses d'optimiser leur gestion des dépenses professionnelles

Vous êtes intéressé par cette fonctionnalité, vous voulez en savoir plus ? Contactez l'équipe Okticket.

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Que vous souhaitiez qu’il n'y ait pas de boissonsalcoolisées sur le ticket de restaurant, qu'un employé n'essaie pas de fairepasser pour des frais effectués dans une période qui ne coïncide pas avec undéplacement professionnel... Que contrôlez-vous habituellement lorsque vous gérez une note de frais ? Imaginez-vous un système de logique personnalisée qui vous alerte dès qu’il détecte des éventuelles irrégularités !

Le manque de temps pour examiner en détail les dépenses professionnelles est l'une des raisons pour lesquelles lesentreprises finissent par rembourser à leurs employés des paiements nonautorisés. Peu importe que ces irrégularités soient un comportement malhonnêteou une erreur involontaire, elles sont très coûteuses pour les organisations (8 000 euros par mois en moyenne selon l'ACFE).

La bonne nouvelle, c'estqu'il est désormais possible de détecter les anomalies dans les notes de frais.Les options offertes par la technologie vont des alertes standards aux moteursqui appliquent une logique personnalisée.

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Vos règles de dépenses, vos alertes

En règle générale, lesoutils professionnels de gestion des dépenses vous permettent de mettre enplace des alertes qui vous préviennent lorsqu’un collaborateur tente desoumettre un ticket qui n'est pas conforme à la politique de dépenses que vousavez définie.

Ces alertes sont généralement envoyées sous forme de notifications automatiques par email ou sur le téléphone portable des personnes chargées du suivi des dépenses. Elles peuvent même être envoyées aux collaborateurs si l'entreprise le prévoit.

Quels sont les alertes les plus fréquentes ? Tout dépend de la solution que vous avez choisie. Par exemple, chez Okticket, les alertes standard sont les suivantes :

• Alerte doublons : le système compare automatiquement le montant, le SIRET,la date et/ou le numéro de ticket et alerte l'utilisateur lorsqu'il trouve descorrespondances.
• Alerte de ticket illisible : Elle vous donne lapossibilité de vérifier en mode hors ligne que le ticket est lisible.
• Plafond de dépassement :vous pouvez fixer une limitegénérique ou une limite par catégorie. Il suffit de paramétrer un montantmaximum pour chaque nature de dépenses (ticket, facture, indemnitéskilométriques, notes de frais et indemnité per diem) et d'établir un plafond pourles différents utilisateurs.
• Date maximum de la dépense dépassée : Elle permet de déterminer le nombre maximum dejours qui peuvent s'écouler entre l'émission de la facture et sa déclaration.
• Modification du changement de statut de la note de frais : l'alerte peut être personnalisée en fonction du statut de la note de frais (ouverte, en révision,rejetée, traitée, approuvée, remboursée...).
• Nombre de dépenses parcatégorie et par jour : le plafond des dépensespeut être fixé pour l'ensemble de l'entreprise ou seulement pour certains utilisateurs.
• Alerte note de frais uniquepar mois : lorsqu'une dépense est introduite dans une note de frais incorrecte, une alerte est déclenchée.

Grâce à cette fonctionnalité, vous ne remboursez plus les doublons, les dépenses effectuées lesjours fériés, les montants illisibles ou les frais qui dépassent la limitefixée dans la politique interne de l'entreprise.

De plus,... Vous pouvez créer autantd'alertes que vous le souhaitez !

Logique personnalisée : lorsque la technologie est à votre service

Vous ne voulez pas vous limitez aux alertes habituelles ? Le moteur de révision automatique d'Okticket vous offre le meilleur des deux mondes. Vous pouvez définir les comportements de dépenses que vous désirez contrôler lors du remboursement et le système applique intelligemment les règles de logiques personnalisées que vous avez définies.

En d'autres termes, le moteur examine automatiquement les notes de frais. Lorsqu'il détecte une éventuelle non-conformité avec la politique de dépenses de votre entreprise, il vous envoie une alerte (qui peut être simplement informative ou bloquer l'opération).

En outre, il peut êtreactivé à différents moments du processus : lors de la prise de la photo, lorsde la soumission de la note de frais, lors de la révision des informations à surla plateforme...... De cette manière, les dépenses peuvent être approuvées ourejetées sans que vous deviez examiner les éléments un par un.

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Exemples de règles de dépenses

Voici quelques exemples de règles de dépenses qui peuvent être mises en œuvre :

• Contrôler qu'en raison de la date et de l'heure du voyage (soit au début, soit à la fin du voyage), lesalarié ne peut pas déclarer certaines dépenses. Par exemple, si le déplacementse termine à 18 heures et qu'une dépense de dîner est déclarée, le système de révision automatique signale que l'employé tente de soumettre une dépense non autorisée.
• Empêcher l’insertion dans lanote de frais des employés qui utilisent la flotte de véhicules de la société,la déclaration des indemnités kilométriques
• Faire la différence entre les reçus et les factures.
• Limitez le montant à partir duquel l'employé doit demander une facture.
• Rejeter les notes de fraisdans lesquelles sont mentionnées des consommations de boissons alcoolisées.
• Identifier les SIRET afinque les dépenses de certains établissements ou de certaines catégoriesd'entreprises ne puissent pas être incluses.

Cette fonctionnalité vousintéresse, vous voulez en savoir plus ? Contactez l'équipe Okticket.

Nous vous remboursons le 3 % de votre achat pour votre paiement effectué votre carte bancaire". Vous avez déjà vu un message similaire ? Ce que votre banque vous offre s'appelle le cashback.

Vous voulez en savoir plus sur le fonctionnement et les avantages du cashback ? Lisez la suite pour découvrir les réponses.

Qu'est-ce que le cashback ?

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Pour mieux comprendre le concept de cashback, nous allons vous expliquer brièvement de quoi il s'agit. La traduction littérale de ce terme anglais serait "money back".

Il s'agit donc d'une méthode de fidélisation proposée par certaines banques et émetteurs de cartes qui consiste à reverser au consommateur une partie de l'argent qu'il a dépensé lors de ses achats, aussi bien de produits ou de services.

Comment fonctionne le cashback ?

La première chose à savoir est que pour bénéficier du cashback, vous devez payer par carte de crédit ou de débit. L'institution financière vous rembourse par la suite un pourcentage des achats effectués.

Par exemple, si votre carte professionnelle offre 1 % de cashback et que vous effectuez un achat d'une valeur de 300 euros, le remboursement sera de 3 euros.

En fonction de la carte et de l'établissement, la somme récupérée peut être :

• Sous forme de chèque-cadeau
• Programme de points
• Crédit direct
• Réduction sur les frais de service

En plus, vous devez savoir que la plupart des cartes prévoient une limite maximal de remboursement par période de temps (la limite peut être mensuelle ou annuelle).  Il n'existe pas de plafons généraux. Chaque entité ou société qui commercialise les cartes définit ses propres conditions.

Types de cashback

En dehors du programme de fidélité ou de récompense dont nous avons parlé, il existe un deuxième type de cashback qui commence également à se répandre en Espagne.

Vous avez besoin d'argent liquide mais vous n'avez pas de distributeur à proximité? Vous pouvez demandez ce service lorsque vous réglez vos achats, par carte bancaire dans un établissement participant.

Il vous suffit d'indiquer au commerçant le montant que vous souhaitez et il l'ajoutera au montant de l'achat. Vous payez le montant total avec votre carte et vous récupérez l'argent demandé en espèces. C'est aussi simple que cela.

Prenons un exemple. Vous avez besoin de 50 euros en espèces, mais vous êtes sur la route, à des kilomètres d'un distributeur de billets. Vous vous arrêtez à une station-service et faites le plein de 50 euros. Au moment de payer, vous dites au caissier que vous avez besoin de 50 euros en liquide. Il vous facture alors 100 euros et vous remet 50 euros en main propre.

Les avantages du cashback pour les entreprises

Comme vous pouvez le constater, une carte bancaire avec cashback permet à votre entreprise d'économiser de l'argent. Pensez-y : face à deux produits similaires, choisirez-vous celui qui ne vous donne rien ou celui qui vous reverse une partie de l'argent dépensé ?

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Un exemple très simple. Votre entreprise paie par une carte l'hôtel d'un employé qui doit se rendre chez un client et le montant total s'élève à 500 euros. Si cette carte proposait 2 % de cashback (pour le chiffrer), vous recevriez un bonus de 100 euros, de sorte que l'hébergement vous reviendrait à 400 euros.

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Pour les entreprises qui offrent du cashback, cette situation est aussi intéressante, car elle permet d'attirer des nouveaux clients et de fidéliser ceux qui existent déjà.

Veuillez toutefois que la carte que vous avez souscrite ne présente pas un coût ou un taux d'intérêt élevé. Et lors de la comparaison, validez les pourcentages de remboursement et la liste des établissements participants.

Il existe aussi, des solutions qui proposent le remboursement d'une partie des dépenses payées par carte sous forme de réductions sur la licence.

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OKT Card : la carte intelligente Okticket

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Vous voulez souhaitez oublier les remboursements et la gestion des avances ? L'OKT Card, la carte à puce d'Okticket, offre une nouvelle façon de contrôler les dépenses des employés conformément à la politique des dépenses de l'entreprise.

Il s'agit d'une carte de débit Mastercard, donc d'un moyen de paiement sécurisé, transparent et accepté dans des milliers d'établissements partout dans le monde. Même pour les achats en ligne, car vous pouvez disposez de la carte OKT dans votre portefeuille physique ou Wallet.

Mais ce n'est qu'un petit aperçu de ce qu'Okticket peut faire pour vous. Si vous souhaitez en savoir plus sur notre solution de vente et sur les avantages de l'utilisation de la carte OKT, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.

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Augmenter les bénéfices et réduire les coûts. La clé de l'expansion d'une entreprise est loin d'être un mystère. Sur la voie de la réussite, il est très important de gérer correctement ses ressources, comme tout mettre en œuvre pour optimiser les processus financiers. Pour ce faire, il est primordial de disposer d'une application de gestion des dépenses de l'entreprise.

Comment fonctionnent ces solutions? Quels sont les avantages pour les départements de back-office ? Que devez-vous considérez pour choisir celle qui répond au mieux à vos besoins ? Dans cet article, nous répondrons à toutes vos questions.

L'importance d'un logiciel de gestion de notes de frais

Le traitement des dépenses professionnelles est une tâche complexe, surtout si vous ne disposez pas des bons outils. Imaginez-vous pour un instant pouvoir contrôler toutes les dépenses de vos collaborateurs, assurez le suivi de chaque transaction, filtrer les dépenses par catégories et départements ?

De nombreux avantages, un seul outil

1. En numérisant et en automatisant la gestion des notes de frais, vous économiserez beaucoup de temps que vous pourrez consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée. De combien de temps parle-t-on ? Cela dépend de l'outil que vous utilisez. Ce que nous pouvons vous assurer, c'est qu'avec Okticket,vous passerez 80% moins de temps aux tâches administratives. Calculez le temps qu'il vous faut actuellement pour effectuer le même processus de façon manuelle.
2. Vous passerez du stade «vous ne savez pas où va l’argent» à un contrôle en temps réel jusqu’au dernier centime. Dès qu'un employé réalise une dépense et la soumet dans l'application des dépenses, vous avez en temps réel toutes les informations nécessaires (Date, heure, montant, lieu, catégorie...) La traçabilité est absolue.
3. C’est aussi la possibilité d'attribuer une dépense à un département, un projet, un centre de coûts ou un employé spécifique.
4. Le non-respect des politiques internes des dépenses, les erreurs dues à la saisie manuelle des notes de frais, et la fraude interne, surviennent lorsque les mesures que vous avez prises ne sont pas suffisantes. Les applications de gestion de notes de frais vous permettent de faire disparaître les irrégularités dans la saisie et gestion des frais professionnels. Et si vous détecter un achat suspect, vous pourrez le retrouver rapidement sur la plateforme. À moins, que vous n'avez pas déjà reçu une notification vous avertissant d'un comportement suspect en matière de dépenses.‍
5. Le contrôle est encore plus rigoureux si la solution choisie propose également des cartes d'entreprise dont les limites sont conformes à la politique dedépenses de l'entreprise.‍
6. Vous souhaitezcontrôler l'ensemble du processus de validation ? Depuis la soumission jusqu'au remboursement, ici aussi vous pouvez personnaliser le flux d'approbation des dépenses
7. Tout ce que nous avons mentionné jusqu’à présent représente une amélioration considérable. Une vraie valeur ajoutée pour les directeurs financiers, ces informations sont stockées de manière ordonnée, dans un endroit entièrement accessible. Imaginez-vous que toutes les dépenses soient regroupées par catégorie. Cela vous permettra d'identifier les schémas de dépenses et les axes d’améliorations, ce qui représente en soi un grand avantage.

10 clés pour choisir une application de gestion de notes de frais

Vous gérez encore vos notes de frais manuellement ? Vous disposez déjà d'une solution de notes de frais, mais vous n'êtes toujours pas convaincus ? Vous souhaitez acquérir un outil de gestion des dépenses pour votre entreprise ou de changer votre outil actuel, voici quelques conseils quipeuvent vous aider à choisir le meilleur:

Quelles sont les caractéristiques non négociables ?

1. La facilité d'utilisation. Si l'application que vous mettez en place n'est pas facile à utiliser, les employés ne voudront pas s’en servir. Vous aurez alors dépensé de l'argent en vain.
2. L' effet immédiat. Assurez-vous que le processus de mise en œuvre sera rapide, simple et accompagné par le fournisseur.
3. L' intégration avec votre logiciel comptable. Assurez-vous qu'il existe un connecteur qui vous permet de transférer les dépenses de l'application vers votre logiciel comptable de manière simple et automatisée.
4. Disposer d’un système de rapprochement bancaire automatique est également très utile.
5. La flexibilité: Il n’existe pas deux entreprises identiques, c’est pour cette raison qu’il faut choisir une application qui s'adapte aux besoins de chaque utilisateur.
6. Multidevises. Si vos équipes voyagent en dehors de la zone euro, assurez-vous que l'application est capable de convertir la devise correspondante en euros.
7. Contrôle des dépenses en temps réel, par utilisateur et par catégorie.
8. Valeur probante: L'un de vos objectifs est probablement de numériser vos reçus et vos factures pour vous débarrasser du papier. Dans ce cas, vérifiez que l'application de contrôle des dépenses soit conforme pour l’URSSAF. C'est le seul moyen de garantir que le reçu numérisé ait la même validité juridique que l'original en papier
9. Sécurité : Les informations relatives aux dépenses de votre entreprise sont-elles stockées dans un environnement sécurisé ?
10. Assistance téléphonique qui soit joignable et compétente.

Okticket : Comment fonctionne l'application de gestion des notes de frais la plus rapide et la plus puissante du marché ?

Existe-t-il une application qui réponde à autant d'exigences ? Nous en connaissons au moins une. Okticket vous offre tous ces avantages et encore bien d’autres.

Par exemple :

• Rapidité dans la numérisation des tickets et des factures. La puissante technologie développée par Okticket permet à vos collaborateurs de soumettre immédiatement leurs dépenses, au lieu de les reporter à la fin du mois. Avec une simple photo, l'information est instantanément numérisée et accessible au département financier.
• Intégration avec les principaux ERP, logiciels RH et systèmes deBusiness Intelligence du marché.
• Logique personnalisée pour décider d'approuver ou de rejeter les notes de frais, sur la base des critères établis par votre département financier.
• Carte d'entreprise physique ou virtuelle. La carte OKT Card vous permet de définir des limites par utilisateur, par catégorie ou par temps.
• Rapprochementbancaire automatique des paiements par carte de société
• Flux d'approbation facile et personnalisé, rapidité dans l’élaboration des rapports et alertes en cas de dépenses suspectes, nonconformes à la politique interne.
• Un retour sur investissement rapide. Vous commencerez à récupérer votre argent dès le premier instant.
• Valeur probante. Avec Okticket, vous êtes assurés d’être en conformité en cas de contrôle URSAFF. De sorte que vos documents aient la même validité.

Souhaitez-vous connaître tous les avantages d'Okticket ? Laissez-nous vos coordonnées et un membre de notre équipe de vente vous contactera.

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Réduire les tâches fastidieuses et répétitives pour se concentrer sur des missions plus stratégiques et à forte valeur ajoutée. L'automatisation des processus robotiques (RPA) permet aux entreprises de maximiser leur productivité tout en utilisant le moins de ressources.

On estime d'ailleurs que la réduction des coûts d'exploitation des organisations utilisant cette solution serait de 30 % d'ici 2024 (source : ComputerWorld).

On comprend pourquoi le RPA (Robotic Process Automation) est devenu l'une des solutions technologiques les plus recherchées par les entreprises désireuses d'être plus compétitives.

Les chiffres du cabinet McKinsey montrent qu'au moins 65 % des entreprises ont déjà automatisé certains flux. De son côté, Gartner estime que 80 % des responsables financiers ont mis en œuvre ou prévoient de mettre en œuvre l'automatisation des processus robotiques.

Et tout indique que sa popularité va continuer de croître. Dans l'un de ses derniers rapports, Gartner évalue la progression à 17,5 % d'une année à l'autre

Applications de la RPA dans les processus d'entreprise

Comme nous l'avons mentionné au début, l'une des principales applications de l'automatisation robotique des processus est la réduction de la charge de travail générée par les tâches mécaniques. Ces activités sont particulièrement fréquentes dans les départements de back-office, tels que la finance et les ressources humaines.

Quels sont les processus qui peuvent être automatisés grâce à la RPA ?

• Gestion des talents : accueil des nouveaux employés, onboarding, création de compte, gestion des absences, temps et présence....‍
• Analyse des données : recherche d'informations, filtrage, extraction, tri, comparaison... ‍
• Expérience client :qu'il s'agisse de fournir des réponses rapides aux questions fréquemment posées, de rediriger l'utilisateur vers le service correspondant, de recevoir des courriels, d'ouvrir des tickets d'incident ou de suivre les demandes, la RPA permet d'effectuer des tâches en temps réel et à la demande visant à fournir le meilleur service à la clientèle. 
• Autre point important : les robots peuvent fonctionner 24 heures sur 24, sans interruption.
• ‍Gestion des factures : grâce à l'automatisation, l'envoi, la réception ou le paiement sont rationalisés.
• Gestion des stocks
• Suivi de la livraison et de l'expédition des marchandises.
• Analyse des ventes.
• Traitement des retours
• Mise à jour des bases de données
• Révision et contrôle de la qualité
• Élaboration d'offres personnalisées

L'importance de l'automatisation des processus robotiques dans la gestion des coûts de l'entreprise

La gestion des dépenses des entreprises mérite un chapitre à part. D'une part, il y a les nombreuses tâches fastidieuses que les départements financiers continuent d'effectuer à la main, telles que : la gestion des notes de frais, le rapprochement bancaire, l'introduction des écritures comptables dans l'ERP ou la révision des erreurs, entre autres.entre autres.

Ensuite, il y a le problème du papier. Avec des volumes qui ne cessent de croître (on estime que le volume de données sera multiplié par 45 d'ici 2035), les outils de numérisation et d'automatisation sont un complément indispensable dans le domaine financier.

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Avantages de l'automatisation des processus robotiques

Quels sont les avantages de l'automatisation des processus robotiques en termes de gestion des coûts ?

• Les processus à faible valeur ajoutée qui nécessitaient auparavant une intervention humaine sont éliminés.
• En automatisant davantage de fonctions transversales, le directeur financier peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Des données de qualité peuvent être obtenues en temps réel, ce qui facilite la prise de décision. Les directeurs financiers peuvent ainsi passer de la participation à l'influence.
• Les utilisateurs peuvent consacrer plus de temps à l'analyse et à la compréhension des données qu'à leur simple gestion.
• Les erreurs manuelles sont éliminées.
• Les comportements inappropriés en matière de dépenses sont rapidement identifiés. Cela minimise le risque de fraude interne ou d'irrégularités dans le processus de reporting des dépenses.
• Les processus deviennent plus transparents. Dans le cas des frais de voyage d'affaires, par exemple, il est possible de retracer les dépenses et de savoir exactement qui a effectué un achat, quand il a été effectué, quel en est le montant et dans quelle catégorie (hébergement, restaurant, essence, péages, etc.).  
• Les économies liées au traitement des documents sont considérablement réduites. Le retour sur investissement de la mise en œuvre de solutions telles que Okticket est donc pratiquement immédiat.
• Il permet d'accéder à l'information en temps réel et de manière ordonnée.
• Elle permet l'intégration des différentes plateformes. La solution pour digitaliser les frais de déplacement professionnel avec votre ERP, par exemple.

Pour rester compétitives, les entreprises doivent donc évoluer au même rythme que la technologie. Voulez-vous tirer parti de tout le potentiel de l'automatisation des processus robotisés ? La première chose à faire est d'identifier les processus qui peuvent être automatisés.

Allez-vous commencer par la gestion des frais de déplacement professionnel ? Avec l'aide d'Okticket, vous économiserez 80 % du temps consacré aux tâches administratives. On en parle ?

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