La gestion des factures vous semble compliquée ? Imaginez une administration sans tracas, où il ne vous faut que le temps d’ouvrir une application et de faire quelques clics. Cette solution existe bel et bien et porte un nom : l’OCR des factures.

Cet outil permet de scanner, interpréter et extraire automatiquement les informations essentielles des factures. La reconnaissance optique de caractères (OCR) supprime ainsi la saisie manuelle des données et réduit les erreurs humaines.

Qu’est-ce que l’OCR des factures et comment fonctionne-t-il ?

La reconnaissance optique de caractères (OCR) est une technologie qui convertit des documents scannés ou numériques en données structurées et éditables. Dans la gestion des factures, ce processus permet d’automatiser la capture des informations et leur intégration aux systèmes comptables et de gestion des dépenses.

Processus de digitalisation des factures avec l’OCR

1. Capture du document

La première étape consiste à importer les données de la facture dans le système. Cela peut se faire de deux manières :

• Facture papier : Le document est scanné ou photographié, puis téléchargé dans le logiciel.
• Facture numérique : Le fichier est directement importé dans la plateforme OCR.

2. Extraction et traitement des données

Une fois la facture reçue, l’OCR entre en action :

• Il analyse et détecte les différents champs d’information du document.
• Il extrait les données clés, telles que le numéro de TVA, le montant total, la date, les taxes ou l’objet de la dépense.

3. Validation et stockage dans le cloud

L’étape suivante consiste à valider les informations extraites afin de détecter d’éventuelles erreurs ou incohérences. Si tout est correct, les données sont intégrées aux systèmes comptables pour générer les écritures correspondantes.

Les documents numérisés sont ensuite stockés de manière sécurisée dans le cloud, garantissant un accès permanent aux informations, y compris après la clôture fiscale.

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OCR intelligent : l’évolution de l’automatisation financière

Jusqu’ici, nous avons évoqué les fonctionnalités d’un OCR de factures traditionnel. Maintenant, imaginez cette technologie enrichie par l’intelligence artificielle : les possibilités se démultiplient.

Grâce à la combinaison de l’IA et du machine learning, les OCR intelligents ne se contentent plus de lire les documents. Ils apprennent à identifier des schémas et à améliorer leur précision au fil du temps.

Nous parlons ici d’un niveau supérieur d’automatisation.

Différences entre un OCR traditionnel et un OCR basé sur l’IA

L’OCR intelligent est une version avancée de la reconnaissance optique de caractères qui utilise l’intelligence artificielle et le machine learning pour optimiser l’extraction et le traitement des données. Contrairement à l’OCR traditionnel, qui se limite à reconnaître du texte et des chiffres, l’OCR intelligent :

• ‍Comprend le contexte des informations : Il est capable de différencier différents types de documents et d’extraire des données spécifiques en fonction du format de chaque facture.‍
• Apprend et s’améliore en continu : Plus il traite de factures, plus il devient précis dans l’identification des informations clés et la correction des erreurs fréquentes.
• Détecte les fraudes et anomalies : Grâce à des algorithmes avancés, il identifie les incohérences dans les factures et alerte sur d’éventuelles irrégularités.‍
• S’intègre aux systèmes d’automatisation : Il se synchronise avec les ERP et les plateformes de gestion des dépenses pour une administration plus fluide, sans intervention manuelle.

Ci-dessous, un tableau comparatif entre l’OCR traditionnel et l’OCR intelligent pour mieux visualiser leurs différences :

Avantages de l’OCR des factures dans la gestion des frais de déplacement

Mettre en place un système OCR pour les factures offre de nombreux avantages aux entreprises qui traitent un grand volume de justificatifs et qui recherchent plus d’efficacité dans leur gestion financière. Voici comment cette technologie peut optimiser vos opérations.

1. Gain de temps et réduction de la charge administrative

Puisqu’il n’est plus nécessaire de saisir manuellement les données de chaque facture, le temps consacré aux tâches répétitives diminue considérablement.

2. Moins d’erreurs, plus de précision

L’automatisation réduit au maximum les erreurs humaines lors de la saisie des données, évitant ainsi les incohérences pouvant entraîner des problèmes comptables.

3. Conformité fiscale garantie

En France, où la facturation électronique devient progressivement obligatoire, disposer d’un système OCR permet d’assurer une capture précise des données tout en respectant la réglementation fiscale en vigueur.

Cela garantit aux entreprises que leurs dépenses sont totalement justifiables et conformes, évitant ainsi les risques liés aux factures mal enregistrées ou invalides.

4. Intégration avec d’autres systèmes financiers

L’un des grands atouts de l’OCR est sa capacité à se connecter directement aux ERP, logiciels comptables ou plateformes de gestion des dépenses. Cette synchronisation facilite la traçabilité des opérations et améliore la prise de décision basée sur les données.

5. Meilleur contrôle et visibilité des dépenses

Grâce à la numérisation des factures et à l’extraction des informations en temps réel, les entreprises peuvent surveiller leurs dépenses instantanément. Cela permet de :

• Identifier les tendances de dépenses et détecter des opportunités d’économies
• Déceler des anomalies ou des frais non autorisés
• Optimiser les budgets et améliorer la planification financière

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Que doit offrir un bon logiciel d’OCR pour les factures ?

Lors du choix d’un logiciel intégrant la technologie OCR pour les factures, il est essentiel qu’il possède certaines fonctionnalités clés afin d’optimiser la gestion des dépenses et d’en garantir l’efficacité.

• ‍Précision dans l’extraction des données, notamment des informations essentielles des factures électroniques.
• ‍Possibilité d’édition et de validation manuelle pour corriger d’éventuelles erreurs.
• ‍Stockage sécurisé des données extraites, accessible à tout moment
• Rapidité et efficacité dans le traitement des documents.
• ‍Fiabilité avec un faible taux d’erreurs.‍
• Intégration avec les systèmes comptables afin que les données digitalisées soient exportées automatiquement, sans saisie manuelle.

Pour garantir la validité des documents numérisés, il est recommandé que le logiciel soit certifié ou conforme aux réglementations fiscales. Cela permet d’éviter la conservation des documents papier et assure qu’en cas d’audit, les fichiers numérisés soient suffisants.

OCR intelligent d’Okticket : automatisation et précision dans la gestion des factures

Bien que la technologie OCR ait considérablement évolué, tous les systèmes de reconnaissance optique de caractères ne garantissent pas le même niveau de précision, d’adaptabilité et de conformité réglementaire.

Dans ce contexte, Okticket a développé un OCR avancé, spécialement conçu pour optimiser le traitement des factures et des justificatifs de dépenses de manière rapide, sécurisée et conforme aux réglementations fiscales.

Notre technologie PelAIo s’adapte aux exigences du marché français, garantissant une conformité avec les réglementations fiscales locales et améliorant l’efficacité opérationnelle des entreprises.

Pourquoi choisir Okticket pour optimiser votre gestion des dépenses ?

• ‍Automatisation complète du processus de capture de données
  Fini la saisie manuelle des informations de chaque facture ! Notre OCR réduit considérablement les erreurs et améliore la précision des rapports financiers.‍
• Conformité avec les réglementations fiscales
  Okticket garantit que toutes les factures sont valables et déductibles, tout en facilitant la vérification des documents électroniques.‍
• Détection automatique des irrégularités
  Notre système identifie les anomalies potentielles, telles que des paiements en espèces dépassant les seuils autorisés ou des dépenses non conformes aux politiques de l’entreprise. Cela permet de réduire les risques de fraude interne et d’assurer une gestion plus rigoureuse des dépenses.‍
• Reconnaissance multilingue et multi-devises
  L’OCR d’Okticket identifie et traite les factures dans différentes langues et devises, en assurant leur conversion et leur validation selon les réglementations fiscales en vigueur.
• Intégration avec les principaux ERP du marché
  Synchronisation automatique des données comptables pour un accès en temps réel aux informations financières et une gestion optimisée des dépenses.

Conclusion : Digitaliser pour optimiser

L’automatisation grâce à un OCR intelligent est la clé pour améliorer la gestion des dépenses d’entreprise et assurer la conformité fiscale en France.

Dites adieu à la gestion manuelle des factures et optimisez votre contrôle financier avec Okticket. On en parle ?

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Pensez-vous que la comptabilisation des factures vous prend plus de temps qu'elle ne le devrait ? Chaque année, les entreprises perdent des centaines d'heures dans la gestion manuelle des dépenses professionnelles.

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Une méthode archaïque qui engendre d’autres problèmes, tels que des erreurs, un manque de visibilité, une perte de contrôle des dépenses ou des difficultés dans la réconciliation comptable.

Aujourd’hui, avec un marché en constante évolution, cette inefficacité peut coûter très cher. Il est peut-être temps de transformer ce processus en un véritable avantage concurrentiel.

La clé réside dans l’automatisation. Et plus précisément, dans l’application de l’Intelligence Artificielle pour la comptabilisation des tickets et des factures.

Contrôle des coûts et automatisation intelligente : une priorité pour les CFO

Les CFO à la vision stratégique sont déjà conscients de la nécessité d’intégrer cette technologie dans leur quotidien.
Quatre directeurs financiers d’entreprises espagnoles sur dix utilisent déjà des outils d’intelligence artificielle (IA) dans leur gestion quotidienne. Et 25 % supplémentaires sont "en cours" de déploiement, selon un récent rapport de Grant Thornton.

L’étude révèle également que parmi leurs priorités pour moderniser leurs opérations et garantir leur compétitivité, l’augmentation des investissements dans la digitalisation et la technologie occupe une place clé.

Cette tendance souligne l’importance des outils spécialisés dans l’automatisation de la gestion et de la comptabilité des dépenses professionnelles.

Comptabilisation automatique des factures : le rôle de l’OCR et de l’Intelligence Artificielle

Il est essentiel de rappeler que les méthodes de comptabilisation des factures et des tickets dépendent de la réglementation comptable de chaque pays et du système de gestion adopté par l’entreprise.

Pour choisir la meilleure solution, les entreprises doivent prendre en compte plusieurs critères : le volume de factures, le besoin d’automatisation, la conformité réglementaire et l’intégration avec d’autres systèmes financiers.

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L’idéal est une combinaison entre digitalisation, intelligence artificielle et automatisation.

C’est là qu’interviennent des solutions avancées comme Okticket, qui intègrent l’IA pour analyser automatiquement les données des factures et des tickets, les catégoriser et les comptabiliser en fonction des réglementations fiscales en vigueur.

De l'enregistrement des dépenses à la comptabilisation : une automatisation en 5 étapes

Grâce à l’intégration d’un OCR intelligent (Reconnaissance Optique de Caractères) avec les systèmes comptables, les entreprises peuvent automatiser la comptabilisation des factures et des tickets en toute simplicité.

1. Capture automatique des tickets et factures, généralement à partir de photos prises avec des appareils mobiles. Il est également possible d’intégrer les factures électroniques envoyées par les fournisseurs ou de numériser des documents PDF.
2. Identification et extraction des données essentielles, telles que : fournisseur, date d’émission, montant total et détaillé, numéro du ticket ou de la facture, description, etc.
3. Application de règles de validation pour détecter les erreurs ou les données incomplètes, évitant ainsi les enregistrements incorrects en comptabilité.
4. Classement et affectation comptable automatique des dépenses selon le Plan Comptable Général (PCG).‍
5. Une fois les données validées, le système transfère automatiquement les informations vers l’ERP ou le système de gestion utilisé pour leur comptabilisation.

Cela garantit que chaque dépense est enregistrée correctement.

C'est pourquoi il est logique de considérer que la combinaison d’un OCR intelligent et d’une comptabilisation automatisée transforme la gestion des tickets et des factures.

Automatiser la comptabilisation des factures et des tickets dans votre entreprise, étape par étape

Bien que l’automatisation du processus de comptabilisation des factures et des tickets permette d’optimiser la gestion financière, le succès repose sur le respect des étapes recommandées :

1. Identifiez les défis auxquels votre organisation est confrontée et définissez vos objectifs (réduction du temps de comptabilisation, amélioration de la traçabilité des dépenses, etc.).
2. Choisissez un logiciel d’automatisation intégrant des technologies comme un OCR de factures. Il est essentiel qu’il propose également la conciliation automatique, l’intégration avec votre système comptable, des alertes sur d’éventuelles irrégularités et qu’il soit conforme à la réglementation fiscale en vigueur.
3. Formez vos employés à l’utilisation des outils de digitalisation des factures.
4. Définissez des critères et des règles pour l’affectation des comptes comptables, des taxes et des centres de coûts, en accord avec la politique de votre entreprise.
5. Configurez des workflows d’approbation pour garantir le respect de ces règles.
6. Avant le déploiement définitif, réalisez des tests et ajustez les paramètres si nécessaire.
7. Analysez les indicateurs clés, tels que le temps de traitement, le taux de réduction des erreurs et l’amélioration de l’efficacité opérationnelle.

Les avantages de l’automatisation avec l’IA d’Okticket

Revenons sur le point numéro deux : plusieurs solutions intégrées existent sur le marché. Parmi elles, Okticket, qui permet de capturer, valider et comptabiliser des documents en quelques secondes.

Grâce à une technologie innovante basée sur l’IA, Okticket traite automatiquement les documents, extrait les informations essentielles et les envoie directement à votre logiciel comptable, quel qu’il soit (Sage, SAP, Microsoft, Odoo, etc.).

Voici quelques-uns des avantages qu’offre un OCR intelligent comme celui d’Okticket :

• Reconnaissance automatique des données clés des factures et tickets, telles que la date, le montant, les taxes et le fournisseur.
  • PelAIo, l’OCR avancé d’Okticket, extrait et interprète ces informations, indépendamment du pays, de l’identifiant fiscal, de la langue ou de la devise.
  • L’enregistrement des dépenses peut se faire de deux manières :
    1. En prenant une photo du justificatif via l’application mobile.
    2. En envoyant les documents numérisés au robot de traitement des factures PDF.
• Intégration bidirectionnelle et évolutive avec les principales plateformes comptables, évitant ainsi la saisie manuelle des données.
• Réduction des erreurs, comme les factures dupliquées, grâce à l’élimination des tâches répétitives et manuelles.
• Archivage numérique accessible à tout moment.
• Gain de temps considérable : avec Okticket, jusqu’à 80 % du temps administratif est économisé.
• Validation et comptabilisation des factures en temps réel.
• Traçabilité totale des dépenses : les équipes back-office bénéficient d’une visibilité complète dans un seul système.
• Conformité garantie avec la réglementation fiscale en vigueur.
• Impact financier positif grâce aux économies réalisées.

Le ROI de l’automatisation : Réduction des coûts et amélioration de l’efficacité

Les entreprises ayant adopté des solutions d’automatisation ont économisé en moyenne 5 euros par facture traitée automatiquement (source : Aberdeen Group).

En combinant cette réduction des coûts avec le gain de temps administratif et la diminution des erreurs comptables, le retour sur investissement est extrêmement rapide.
Dans le cas d’Okticket, il est même quasi immédiat.

L'impact des workflows de validation personnalisés sur la comptabilisation des factures et des tickets

Une attention particulière doit être portée au point numéro 5.
La mise en place de workflows d’approbation personnalisés permet de définir des règles et des procédures spécifiques pour valider les dépenses avant leur comptabilisation.

Ces workflows peuvent être basés sur différents critères : montant, département responsable, type de dépense, réglementation fiscale applicable, etc.

Grâce à cela, il devient possible de détecter les incohérences dans les montants, les taxes et les descriptions avant le traitement de la facture.

Conclusion : La comptabilité automatisée comme avantage concurrentiel

En résumé, automatiser la comptabilisation des factures est une décision stratégique qui permet aux entreprises de se concentrer sur leur croissance sans être entravées par des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée.

Votre entreprise gère-t-elle encore manuellement ses tickets et factures ? Ne perdez plus de temps. Découvrez comment l’automatisation peut transformer votre comptabilité.

Contactez-nous dès aujourd’hui et commencez à optimiser vos ressources immédiatement !

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La gestion adéquate des coûts associés aux voyages d'affaires est essentielle pour maintenir une bonne santé financière. Pour cela, il est important de bien comprendre tous les concepts, notamment la distinction entre indemnités de déplacement et frais de voyage.

En France, ces deux termes sont souvent confondus, alors qu'ils ont en réalité des implications comptables, juridiques et fiscales distinctes. Et c'est justement cette confusion qui peut entraîner des déséquilibres comptables.

Pourquoi est-il important de faire la distinction entre les indemnités journalières et les frais de voyage d'affaires ? Voici quelques raisons :

• Une classification et un enregistrement corrects des dépenses permettent une gestion financière plus efficace.
• Comprendre les implications fiscales aide à maximiser les déductions fiscales ou à minimiser les charges, selon le cas.
• Cela facilite l'adoption de politiques claires en matière de frais de déplacement.

Que sont les indemnités de déplacement ? Que sont les frais de voyage professionnels ? En quoi se distinguent-ils ? Comment les gérer correctement ?

Nous espérons que cet article vous aidera à dissiper toute confusion entre indemnités et frais de voyage.

Différences entre indemnités de déplacement et frais de voyage : Définition et nature

Définition, nature, montant, traitement fiscal, plafonds, justificatifs… Pour mieux comprendre les différences entre les indemnités journalières et les frais de voyage d'affaires, il est essentiel d’examiner les spécificités de chacun.

Qu’entend-on par indemnités de déplacement et que couvrent-elles ?

Également appelées "per diem" ou indemnités forfaitaires, les indemnités de déplacement sont des sommes fixes versées par l’entreprise aux employés pour couvrir les dépenses courantes lors de leurs déplacements professionnels, comme les repas ou les transports locaux.

En France, ces indemnités sont encadrées par le Code du travail et sont considérées comme un droit pour les salariés. Généralement, les montants sont prédéfinis selon la politique interne de l’entreprise, sont versés avant le voyage et ne nécessitent pas de justificatif de dépense.

Cependant, une précision importante : dans certains cas, l’Urssaf (organisme chargé des cotisations sociales) peut exiger des justificatifs (tickets ou factures) pour s’assurer qu’il ne s’agit pas d’une partie du salaire déguisée en indemnité exonérée d’impôt.

Avantages :

• La charge administrative est réduite.
• Les employés n’ont pas à avancer d’argent ni à se soucier de conserver et de présenter un reçu pour chaque petite dépense.

Inconvénients :

• Un suivi rigoureux est nécessaire pour éviter des déséquilibres dans la trésorerie.

Qu’est-ce que les frais de voyage professionnels ?

Les frais de voyage correspondent aux coûts directement liés aux déplacements effectués pour des raisons professionnelles. Ils incluent, entre autres : l’hébergement, les repas au restaurant, le transport entre le lieu de départ et la destination (comme un billet d’avion), la location de véhicules, les péages, le carburant, l’indemnité kilométrique, le stationnement, et même les indemnités journalières.

Contrairement aux indemnités de déplacement (per diem), le montant des frais de voyage varie en fonction de chaque déplacement. De plus, il est nécessaire de justifier chaque dépense à l’aide de tickets, factures ou reçus.

Ainsi, on peut dire que toutes les indemnités de déplacement sont incluses dans les frais de voyage, mais que tous les frais de voyage ne sont pas des indemnités de déplacement.

Avantages :

• L’entreprise maintient un contrôle détaillé sur les dépenses liées aux déplacements.

Inconvénients :

• La charge administrative des services financiers est plus lourde.
• Les employés doivent conserver leurs justificatifs de dépense pour les joindre aux notes de frais afin d’obtenir un remboursement de l’entreprise.

Gestion efficace des indemnités de déplacement et des frais de voyage

Pour justifier les frais de déplacement, il existe deux options :

1. Remplir manuellement les notes de frais et conserver tous les justificatifs sous format papier, avec le risque d'erreurs critiques et de perte de documents. Cela peut entraîner des sanctions et pénalités en cas de contrôle fiscal.
2. Mettre en place une solution de digitalisation et d'automatisation de la gestion des frais de voyage professionnels afin d’optimiser le processus, d’éviter la fraude interne et d’assurer la conformité fiscale et réglementaire.

Quelle est l’option la plus efficace ?
L’optimisation des ressources sera encore plus grande si vous combinez technologie et stratégie de manière adaptée.

Que vous recommanderait un expert en gestion des dépenses professionnelles ?

• Établissez une politique de dépenses claire et informez vos employés.
• Utilisez des solutions technologiques avancées.
• Choisissez un outil de gestion des frais de voyage qui s’intègre à votre ERP, comme le fait Okticket.
• Adaptez les limites de dépenses aux prix du marché.
• Analysez les données de dépenses pour optimiser vos budgets de voyage.
• Effectuez des contrôles internes réguliers.
• Facilitez la communication entre les voyageurs, les responsables et le service financier.

Conclusion

Tout ce qui précède démontre que bien différencier les indemnités de déplacement et les frais de voyage est essentiel pour une gestion financière efficace en entreprise.

Cette distinction permet d’améliorer la comptabilité et la conformité fiscale, tout en facilitant une planification financière plus précise et stratégique.

Prêt à simplifier la gestion de vos frais de déplacement ?

Contactez dès aujourd’hui nos experts et améliorez votre gestion financière !

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La vérification manuelle de chaque ticket ou facture, la perte de traçabilité, les écarts, les retards d’approbation… La validation des dépenses professionnelles peut devenir un processus long et fastidieux, freinant la productivité et l’efficacité financière de votre entreprise. Surtout si vous ne disposez pas des outils adéquats.

Lorsqu’une dépense doit être approuvée par plusieurs responsables avant d’être traitée et remboursée, les goulets d’étranglement sont inévitables. Il va donc sans dire que la solution la plus rapide à cette problématique est l’automatisation des flux d’approbation.

Avec Okticket, ce workflow est entièrement personnalisable et conçu pour garantir un contrôle à chaque étape. Vous passerez de plusieurs jours de validation des notes de frais à une approbation en quelques minutes, directement depuis l’application.

Bénéfices de l’automatisation dans l’approbation des dépenses

Les flux d’approbation automatisés permettent de définir des règles spécifiques en fonction des besoins de chaque entreprise : selon les rôles des employés, la localisation, les montants ou les catégories de dépenses, par exemple.

Vous en constaterez rapidement les effets positifs :

• Vous obtiendrez une visibilité totale des dépenses en temps réel, un atout essentiel pour optimiser les budgets.
• Grâce à ce contrôle instantané, vous pourrez détecter les erreurs et les fraudes avant qu’elles ne deviennent un problème financier majeur.
• Vous aurez la garantie que les justificatifs validés, numérisés et stockés sont conformes à la réglementation espagnole.
• En réduisant les délais d’approbation, vous accélérerez également les remboursements, un sujet qui génère souvent des frictions.

Les entreprises qui automatisent la gestion des dépenses réduisent de 30 % le temps consacré aux approbations et améliorent la précision des rapports financiers de 44 % (The Aberdeen Group).

Cas d’usage : Une adaptation à chaque entreprise

Un système d’approbation flexible permet d’adapter les flux en fonction de la taille et de la structure de chaque organisation. Voyons quelques exemples :

• Vous dirigez une petite entreprise et vous avez seulement besoin de valider les dépenses qui dépassent un certain montant (50 euros, par exemple). Vous pouvez configurer le workflow pour établir un seuil automatique. Ainsi, les dépenses inférieures à 50 euros seront approuvées automatiquement, tandis que les autres seront envoyées à un responsable pour validation.
• Vous êtes responsable financier d’une grande entreprise et vous devez faire passer les dépenses par plusieurs niveaux d’approbation. Dans ce cas, le flux peut être le suivant :
  1. L’employé soumet la dépense pour révision.
  2. Son superviseur vérifie qu’elle est conforme et l’approuve.
  3. Un deuxième responsable valide ensuite la dépense.
  4. Enfin, la comptabilité la prend en charge pour traitement et, si nécessaire, ordonne le remboursement.

Ce flux peut varier d’une entreprise à l’autre. Même au sein d’une même société, il peut être différent selon le département ou le projet.

Conseils pour optimiser le processus d’approbation des dépenses

Une erreur courante dans la gestion des approbations est d’ajouter des étapes inutiles qui ne font que ralentir le flux de validation.

Pour optimiser le processus, il est essentiel de disposer d’un système de notifications qui informe en temps réel des changements de statut des dépenses. Des solutions comme Okticket intègrent déjà cette fonctionnalité.

De plus, un système efficace doit trouver un équilibre entre le contrôle et la rapidité dans la prise de décision. Pour cela, il est indispensable de mettre en place une politique de dépenses claire et adaptée à l’activité de l’entreprise.

Ce document doit notamment préciser :

• Les responsables de l’approbation,
• Leurs remplaçants en cas d’absence,
• Les plafonds de dépenses,
• Les dépenses remboursables,
• La procédure de remboursement.

Vous souhaitez découvrir comment fonctionne l’automatisation des flux d’approbation avec Okticket ? Écrivez-nous ici et voyez par vous-même à quel point il est simple de gérer les dépenses professionnelles de manière plus agile et efficace.

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Dans un environnement de travail de plus en plus numérique et dynamique, il est essentiel d’adapter chaque procédure, surtout lorsqu'il s'agit de tâches aussi importantes que la gestion des dépenses professionnelles.

Les départements financiers ont besoin de solutions qui optimisent ce processus. Et quoi de mieux que de commencer par le paiement pour mieux contrôler les dépenses de l’entreprise ?

Dans ce contexte, les cartes d’entreprise intelligentes offrent une solution complète pour la gestion des dépenses. Nous avons déjà abordé les avantages des cartes de crédit traditionnelles dans des articles précédents. Ici, nous nous concentrerons sur le fonctionnement des cartes virtuelles pour les entreprises.

Ce produit s’impose déjà comme une alternative aux méthodes de paiement traditionnelles. Elles offrent sécurité, contrôle et flexibilité, sans nécessiter de support physique.

Qu’est-ce qu’une carte virtuelle d’entreprise ? En quoi diffère-t-elle d’une carte physique ? Quels sont ses avantages ? Comment la créer et la gérer ? Autant de questions auxquelles nous allons répondre.

Qu’est-ce qu’une carte virtuelle d’entreprise et comment fonctionne-t-elle ?

Les cartes virtuelles sont la version numérique des cartes de crédit ou de débit. Conçues spécifiquement pour les transactions en ligne ou en magasin via des solutions de paiement mobile comme Google Pay et Apple Pay, elles garantissent des paiements rapides et sécurisés.

Mais surtout, elles permettent de résoudre les principaux problèmes liés à la gestion des dépenses professionnelles, notamment :

• La perte de reçus et de factures compliquant la justification des dépenses.
• Le manque de contrôle et de traçabilité des paiements.
• Le non-respect des politiques internes de dépenses.
• Les retards dans les processus de rapprochement comptable.

Ces défis impactent directement l’efficacité opérationnelle des entreprises.

Avantages des cartes virtuelles pour les entreprises

Les cartes virtuelles pour les dépenses professionnelles présentent de nombreux avantages :

• Les administrateurs peuvent définir des plafonds de dépenses, restreindre leur utilisation (par exemple, uniquement pour l’alimentation) et fixer des dates d’expiration.
• Les entreprises peuvent suivre les transactions en temps réel.
• L’émission est instantanée via une application mobile ou une plateforme web.
• Certaines cartes virtuelles génèrent de nouveaux identifiants après chaque transaction, réduisant ainsi le risque de fraude.
• Elles peuvent être désactivées immédiatement en cas de besoin.
• 100 % numériques, elles éliminent l’utilisation de plastique et réduisent l’empreinte environnementale.

Comment utiliser une carte d’entreprise virtuelle ?

Les cartes virtuelles permettent d’effectuer quasiment toutes les transactions réalisables avec une carte physique. Toutefois, au moment de payer, au lieu de sortir une carte de votre portefeuille, il vous suffit d’ouvrir l’application de votre banque.

De plus, la plupart des cartes virtuelles peuvent être associées à des plateformes de paiement comme Apple Pay et Google Pay.

Comparatif : Cartes virtuelles vs. cartes physiques

Bien que les cartes virtuelles fonctionnent de manière similaire aux cartes physiques, il existe plusieurs différences essentielles :

Google Pay ou Apple Pay ? La carte virtuelle d’Okticket, aussi sur mobile

Certaines cartes d’entreprise vont encore plus loin. C’est le cas de la OKT Card, la carte intelligente d’Okticket conçue pour automatiser la gestion des dépenses de voyages professionnels.

Pourquoi choisir la carte virtuelle d’Okticket ?

Contrairement aux solutions classiques, la carte virtuelle d’Okticket a été pensée pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises. Disponible en format digital, elle offre :

• Un contrôle des dépenses en amont : définissez des plafonds par utilisateur, par catégorie de dépenses et par période.
• Une gestion et un suivi des paiements en temps réel.
• Une administration centralisée de toutes les cartes via une plateforme unique.
• Un enregistrement automatique des dépenses, éliminant les erreurs manuelles et la conservation des reçus physiques.
• Une activation et désactivation immédiate via l’application.
• Une intégration automatique avec votre ERP.
• Une compatibilité avec les applications de paiement (Google Pay et Apple Pay) pour une acceptation mondiale.

En résumé, la OKT Card n’est pas qu’une simple carte de dépenses professionnelles, c’est un outil stratégique pour optimiser la gestion des voyages d’affaires.

FAQ - Questions fréquentes

Les cartes virtuelles sont-elles sécurisées ?

Oui. Elles font partie des solutions de paiement les plus sécurisées. Grâce à des technologies avancées et au respect des réglementations internationales, elles offrent une protection optimale contre la fraude.

Les principales mesures de sécurité incluent :

• La conformité avec la directive PSD2 en Europe.
• L’authentification multifactorielle (MFA) pour chaque transaction.
• L’utilisation de jetons dynamiques générant un code unique à chaque paiement.
• La possibilité de bloquer la carte instantanément.
• Une moindre exposition aux données sensibles.
• Un suivi en temps réel avec alertes.

Peut-on utiliser une carte virtuelle dans tous les pays ?

Oui, à condition qu’elle soit émise par un réseau de paiement international (Visa, Mastercard, American Express) et acceptée par les commerçants. Il est toutefois recommandé de vérifier :

• La compatibilité avec Google Pay et Apple Pay.
• Les frais de conversion éventuels.
• Les réglementations locales.

Quelles entreprises proposent des cartes virtuelles ?

De nombreuses banques traditionnelles et fintechs proposent des cartes virtuelles, aussi bien aux particuliers qu’aux entreprises. Pour la gestion des dépenses professionnelles, Okticket se distingue par son approche axée sur le contrôle et l’automatisation des paiements.

Les cartes virtuelles peuvent-elles être intégrées aux systèmes comptables ou ERP ?

Oui. Des solutions comme Okticket permettent l’intégration directe avec les systèmes comptables et les ERP pour automatiser la gestion des dépenses.

Prêt à optimiser la gestion des dépenses de votre entreprise ? Demandez votre carte virtuelle dès aujourd’hui !

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Convertir vos dépenses professionnelles en opportunités d'économie. C'est essentiellement ce que proposent les programmes de récompenses en cashback pour les entreprises.

Essence, repas d'affaires, hôtels… Avec le cashback, chaque achat vous permet de récupérer une partie de l'argent dépensé.

Vous voulez savoir comment vous pouvez bénéficier de ces programmes ? Tout au long de cet article, nous examinerons ce qu'ils sont, comment ils fonctionnent et comment en tirer le meilleur parti.

Qu'est-ce que les programmes de récompenses en cashback ?

‍Littéralement, le mot anglais "cashback" se traduit par "argent de retour". En gros, il s'agit d'un système d'avantages où vous êtes remboursé d'un pourcentage de l'argent dépensé lors de vos achats.

Il est important de ne pas confondre ces programmes de récompense avec la possibilité de retirer de l'argent en espèces lors d'un achat dans un établissement. Ce montant en espèces s'ajoute au montant de l'achat et est payé par carte bancaire.

Fonctionnement des bons de remboursement

‍Comme pour tout autre système de fidélisation, pour profiter des avantages du cashback, la première chose à faire est de vous inscrire et d'activer les offres disponibles.

Types de cashback

‍Il existe actuellement plusieurs types de programmes de cashback. Le plus courant est celui offert lors de l'utilisation de cartes de crédit d'entreprise. Le montant des remboursements peut être fixe ou varier selon les différentes catégories de dépenses (cashback différentiel).

Un troisième type est le cashback variable. Il consiste à offrir un pourcentage de remboursement plus élevé à mesure que les dépenses augmentent.

Il y a d'autres options, mais celles-ci sont généralement plus utilisées à titre personnel :

• Programmes de fidélisation des commerces qui incluent du cashback.
• Applications mobiles qui remboursent de l'argent pour effectuer certaines actions. Celles-ci vont de répondre à une enquête à acheter un produit spécifique.
• Sites web qui agissent comme intermédiaires entre le vendeur et l'acheteur. Lorsqu'un utilisateur effectue un achat via l'un de leurs liens, ils reçoivent une commission. Une partie de ce montant est partagée avec l'acheteur sous forme de remboursement.

Modes de remboursement

‍À partir de là, chaque achat que vous effectuez accumulera des récompenses. Le remboursement de l'argent peut prendre diverses formes. Parmi les plus courantes, nous trouvons les suivantes :

• Crédit direct de l'argent sur le compte associé au programme ou à la carte bancaire.
• Réductions sur l'abonnement à un service auquel vous êtes inscrit.
• Cumul de points qui peuvent être échangés contre des réductions, des produits ou des services.
• Obtention de chèques cadeaux à utiliser pour de futurs achats.

‍Cas pratique

‍Prenons un exemple. Une entreprise dispose d'une carte de crédit avec un cashback de 2% pour payer les dépenses de voyage professionnelles. Si à la fin du mois les dépenses s'élèvent à 2 000 euros, elle obtiendra un remboursement de 40 euros.

Cependant, il peut arriver que ce cashback prenne la forme d'une réduction sur le prix d'un abonnement. Dans ce cas, le montant serait déduit de la facture suivante.

Avantages du cashback

Chaque programme de cashback a ses propres avantages, bien qu'il y ait une série d'avantages généraux qu'il est bon de rappeler.

• Retour d'argent sur des achats que vous alliez probablement faire de toute façon, ce qui entraîne une économie de coûts.
• ‍Flexibilité pour choisir quand utiliser le montant accumulé.
• Généralement, le cashback peut se cumuler à d'autres promotions ou réductions.

De leur côté, les entreprises qui offrent ces programmes gagnent également, car elles disposent d'un outil leur permettant d'attirer de nouveaux clients et de fidéliser les actuels.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que le cashback et comment fonctionne-t-il ?

‍Le cashback est un programme de récompenses qui rend aux consommateurs une partie de l'argent dépensé dans leurs achats.

Ce remboursement peut prendre la forme d'argent, de points ou de chèques cadeaux.

Le cashback est-il la même chose qu'une réduction ?

‍Non, le cashback et les réductions sont différents. Alors qu'une réduction réduit le prix d'achat au moment du paiement, le cashback est rendu après l'achat.

Néanmoins, il est fréquent que le cashback soit compatible avec des réductions et des promotions.

Combien d'argent puis-je économiser avec le cashback ?

‍Cela dépend du programme ou de l'entité bancaire (dans le cas, par exemple, des cartes de crédit avec cashback). Il oscille généralement entre 0,5% et 5%.

Comment est calculé le montant à rembourser pour une carte avec cashback ?

‍On additionne le total des dépenses et le montant est multiplié par le taux de remboursement. Prenons le cas d'une entreprise qui réalise des dépenses avec des cartes de 10 000 euros et qui bénéficie d'un taux de remboursement de 1,5%. En multipliant le total des dépenses (10 000 €) par le taux de remboursement (1,5%), on obtient un cashback de 150 euros.

Le cashback s'applique-t-il à toutes les opérations effectuées avec des cartes de crédit ?

‍Le plus souvent, le cashback s'applique à toutes les dépenses effectuées avec une carte intelligente, mais les retraits d'espèces aux distributeurs automatiques ne sont généralement pas inclus.

Y a-t-il des limites aux remboursements ?

‍Normalement, oui, il y a une quantité maximale à payer en termes de cashback. Ces limites peuvent être mensuelles, annuelles ou par transaction, en fonction des différents programmes et fournisseurs.

Le cashback expire-t-il ?

‍Dans certains programmes, le cashback peut avoir une date d'expiration. C'est pourquoi il est important de vérifier les termes et conditions.

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