Augmenter les bénéfices et réduire les coûts. La clé de l'expansion d'une entreprise est loin d'être un mystère. Sur la voie de la réussite, il est très important de gérer correctement ses ressources, comme tout mettre en œuvre pour optimiser les processus financiers. Pour ce faire, il est primordial de disposer d'une application de gestion des dépenses de l'entreprise.

Comment fonctionnent ces solutions? Quels sont les avantages pour les départements de back-office ? Que devez-vous considérez pour choisir celle qui répond au mieux à vos besoins ? Dans cet article, nous répondrons à toutes vos questions.

L'importance d'un logiciel de gestion de notes de frais

Le traitement des dépenses professionnelles est une tâche complexe, surtout si vous ne disposez pas des bons outils. Imaginez-vous pour un instant pouvoir contrôler toutes les dépenses de vos collaborateurs, assurez le suivi de chaque transaction, filtrer les dépenses par catégories et départements ?

De nombreux avantages, un seul outil

1. En numérisant et en automatisant la gestion des notes de frais, vous économiserez beaucoup de temps que vous pourrez consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée. De combien de temps parle-t-on ? Cela dépend de l'outil que vous utilisez. Ce que nous pouvons vous assurer, c'est qu'avec Okticket,vous passerez 80% moins de temps aux tâches administratives. Calculez le temps qu'il vous faut actuellement pour effectuer le même processus de façon manuelle.
2. Vous passerez du stade «vous ne savez pas où va l’argent» à un contrôle en temps réel jusqu’au dernier centime. Dès qu'un employé réalise une dépense et la soumet dans l'application des dépenses, vous avez en temps réel toutes les informations nécessaires (Date, heure, montant, lieu, catégorie...) La traçabilité est absolue.
3. C’est aussi la possibilité d'attribuer une dépense à un département, un projet, un centre de coûts ou un employé spécifique.
4. Le non-respect des politiques internes des dépenses, les erreurs dues à la saisie manuelle des notes de frais, et la fraude interne, surviennent lorsque les mesures que vous avez prises ne sont pas suffisantes. Les applications de gestion de notes de frais vous permettent de faire disparaître les irrégularités dans la saisie et gestion des frais professionnels. Et si vous détecter un achat suspect, vous pourrez le retrouver rapidement sur la plateforme. À moins, que vous n'avez pas déjà reçu une notification vous avertissant d'un comportement suspect en matière de dépenses.‍
5. Le contrôle est encore plus rigoureux si la solution choisie propose également des cartes d'entreprise dont les limites sont conformes à la politique dedépenses de l'entreprise.‍
6. Vous souhaitezcontrôler l'ensemble du processus de validation ? Depuis la soumission jusqu'au remboursement, ici aussi vous pouvez personnaliser le flux d'approbation des dépenses
7. Tout ce que nous avons mentionné jusqu’à présent représente une amélioration considérable. Une vraie valeur ajoutée pour les directeurs financiers, ces informations sont stockées de manière ordonnée, dans un endroit entièrement accessible. Imaginez-vous que toutes les dépenses soient regroupées par catégorie. Cela vous permettra d'identifier les schémas de dépenses et les axes d’améliorations, ce qui représente en soi un grand avantage.

10 clés pour choisir une application de gestion de notes de frais

Vous gérez encore vos notes de frais manuellement ? Vous disposez déjà d'une solution de notes de frais, mais vous n'êtes toujours pas convaincus ? Vous souhaitez acquérir un outil de gestion des dépenses pour votre entreprise ou de changer votre outil actuel, voici quelques conseils quipeuvent vous aider à choisir le meilleur:

Quelles sont les caractéristiques non négociables ?

1. La facilité d'utilisation. Si l'application que vous mettez en place n'est pas facile à utiliser, les employés ne voudront pas s’en servir. Vous aurez alors dépensé de l'argent en vain.
2. L' effet immédiat. Assurez-vous que le processus de mise en œuvre sera rapide, simple et accompagné par le fournisseur.
3. L' intégration avec votre logiciel comptable. Assurez-vous qu'il existe un connecteur qui vous permet de transférer les dépenses de l'application vers votre logiciel comptable de manière simple et automatisée.
4. Disposer d’un système de rapprochement bancaire automatique est également très utile.
5. La flexibilité: Il n’existe pas deux entreprises identiques, c’est pour cette raison qu’il faut choisir une application qui s'adapte aux besoins de chaque utilisateur.
6. Multidevises. Si vos équipes voyagent en dehors de la zone euro, assurez-vous que l'application est capable de convertir la devise correspondante en euros.
7. Contrôle des dépenses en temps réel, par utilisateur et par catégorie.
8. Valeur probante: L'un de vos objectifs est probablement de numériser vos reçus et vos factures pour vous débarrasser du papier. Dans ce cas, vérifiez que l'application de contrôle des dépenses soit conforme pour l’URSSAF. C'est le seul moyen de garantir que le reçu numérisé ait la même validité juridique que l'original en papier
9. Sécurité : Les informations relatives aux dépenses de votre entreprise sont-elles stockées dans un environnement sécurisé ?
10. Assistance téléphonique qui soit joignable et compétente.

Okticket : Comment fonctionne l'application de gestion des notes de frais la plus rapide et la plus puissante du marché ?

Existe-t-il une application qui réponde à autant d'exigences ? Nous en connaissons au moins une. Okticket vous offre tous ces avantages et encore bien d’autres.

Par exemple :

• Rapidité dans la numérisation des tickets et des factures. La puissante technologie développée par Okticket permet à vos collaborateurs de soumettre immédiatement leurs dépenses, au lieu de les reporter à la fin du mois. Avec une simple photo, l'information est instantanément numérisée et accessible au département financier.
• Intégration avec les principaux ERP, logiciels RH et systèmes deBusiness Intelligence du marché.
• Logique personnalisée pour décider d'approuver ou de rejeter les notes de frais, sur la base des critères établis par votre département financier.
• Carte d'entreprise physique ou virtuelle. La carte OKT Card vous permet de définir des limites par utilisateur, par catégorie ou par temps.
• Rapprochementbancaire automatique des paiements par carte de société
• Flux d'approbation facile et personnalisé, rapidité dans l’élaboration des rapports et alertes en cas de dépenses suspectes, nonconformes à la politique interne.
• Un retour sur investissement rapide. Vous commencerez à récupérer votre argent dès le premier instant.
• Valeur probante. Avec Okticket, vous êtes assurés d’être en conformité en cas de contrôle URSAFF. De sorte que vos documents aient la même validité.

Souhaitez-vous connaître tous les avantages d'Okticket ? Laissez-nous vos coordonnées et un membre de notre équipe de vente vous contactera.

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Réduire les tâches fastidieuses et répétitives pour se concentrer sur des missions plus stratégiques et à forte valeur ajoutée. L'automatisation des processus robotiques (RPA) permet aux entreprises de maximiser leur productivité tout en utilisant le moins de ressources.

On estime d'ailleurs que la réduction des coûts d'exploitation des organisations utilisant cette solution serait de 30 % d'ici 2024 (source : ComputerWorld).

On comprend pourquoi le RPA (Robotic Process Automation) est devenu l'une des solutions technologiques les plus recherchées par les entreprises désireuses d'être plus compétitives.

Les chiffres du cabinet McKinsey montrent qu'au moins 65 % des entreprises ont déjà automatisé certains flux. De son côté, Gartner estime que 80 % des responsables financiers ont mis en œuvre ou prévoient de mettre en œuvre l'automatisation des processus robotiques.

Et tout indique que sa popularité va continuer de croître. Dans l'un de ses derniers rapports, Gartner évalue la progression à 17,5 % d'une année à l'autre

Applications de la RPA dans les processus d'entreprise

Comme nous l'avons mentionné au début, l'une des principales applications de l'automatisation robotique des processus est la réduction de la charge de travail générée par les tâches mécaniques. Ces activités sont particulièrement fréquentes dans les départements de back-office, tels que la finance et les ressources humaines.

Quels sont les processus qui peuvent être automatisés grâce à la RPA ?

• Gestion des talents : accueil des nouveaux employés, onboarding, création de compte, gestion des absences, temps et présence....‍
• Analyse des données : recherche d'informations, filtrage, extraction, tri, comparaison... ‍
• Expérience client :qu'il s'agisse de fournir des réponses rapides aux questions fréquemment posées, de rediriger l'utilisateur vers le service correspondant, de recevoir des courriels, d'ouvrir des tickets d'incident ou de suivre les demandes, la RPA permet d'effectuer des tâches en temps réel et à la demande visant à fournir le meilleur service à la clientèle. 
• Autre point important : les robots peuvent fonctionner 24 heures sur 24, sans interruption.
• ‍Gestion des factures : grâce à l'automatisation, l'envoi, la réception ou le paiement sont rationalisés.
• Gestion des stocks
• Suivi de la livraison et de l'expédition des marchandises.
• Analyse des ventes.
• Traitement des retours
• Mise à jour des bases de données
• Révision et contrôle de la qualité
• Élaboration d'offres personnalisées

L'importance de l'automatisation des processus robotiques dans la gestion des coûts de l'entreprise

La gestion des dépenses des entreprises mérite un chapitre à part. D'une part, il y a les nombreuses tâches fastidieuses que les départements financiers continuent d'effectuer à la main, telles que : la gestion des notes de frais, le rapprochement bancaire, l'introduction des écritures comptables dans l'ERP ou la révision des erreurs, entre autres.entre autres.

Ensuite, il y a le problème du papier. Avec des volumes qui ne cessent de croître (on estime que le volume de données sera multiplié par 45 d'ici 2035), les outils de numérisation et d'automatisation sont un complément indispensable dans le domaine financier.

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Avantages de l'automatisation des processus robotiques

Quels sont les avantages de l'automatisation des processus robotiques en termes de gestion des coûts ?

• Les processus à faible valeur ajoutée qui nécessitaient auparavant une intervention humaine sont éliminés.
• En automatisant davantage de fonctions transversales, le directeur financier peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Des données de qualité peuvent être obtenues en temps réel, ce qui facilite la prise de décision. Les directeurs financiers peuvent ainsi passer de la participation à l'influence.
• Les utilisateurs peuvent consacrer plus de temps à l'analyse et à la compréhension des données qu'à leur simple gestion.
• Les erreurs manuelles sont éliminées.
• Les comportements inappropriés en matière de dépenses sont rapidement identifiés. Cela minimise le risque de fraude interne ou d'irrégularités dans le processus de reporting des dépenses.
• Les processus deviennent plus transparents. Dans le cas des frais de voyage d'affaires, par exemple, il est possible de retracer les dépenses et de savoir exactement qui a effectué un achat, quand il a été effectué, quel en est le montant et dans quelle catégorie (hébergement, restaurant, essence, péages, etc.).  
• Les économies liées au traitement des documents sont considérablement réduites. Le retour sur investissement de la mise en œuvre de solutions telles que Okticket est donc pratiquement immédiat.
• Il permet d'accéder à l'information en temps réel et de manière ordonnée.
• Elle permet l'intégration des différentes plateformes. La solution pour digitaliser les frais de déplacement professionnel avec votre ERP, par exemple.

Pour rester compétitives, les entreprises doivent donc évoluer au même rythme que la technologie. Voulez-vous tirer parti de tout le potentiel de l'automatisation des processus robotisés ? La première chose à faire est d'identifier les processus qui peuvent être automatisés.

Allez-vous commencer par la gestion des frais de déplacement professionnel ? Avec l'aide d'Okticket, vous économiserez 80 % du temps consacré aux tâches administratives. On en parle ?

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Okticket, la solution de gestion des notes de frais et de dépenses professionnels 100% digitale, a eu le plaisir d'être invitée par la DFCG à participer à la remise de l'étude du cabinet PwC sur les priorités des directions financières en 2024. Cette étude a mis en évidence trois priorités essentielles pour les DAF en 2024 :

1. La gestion de cash, en ces temps de crise économique.
2. La gestion des talents, qui est également liée à la politique RSE des sociétés.
3. L'intégration de l'intelligence artificielle dans les process, le management de la data et l'automatisation de certaines tâches.

Priorités des directions financières en 2024

La gestion de cash

La gestion de cash est une priorité absolue pour les DAF en 2024. En effet, la crise économique actuelle a un impact direct sur la trésorerie des entreprises. Les DAF doivent donc mettre en place des stratégies pour sécuriser leur cash et éviter les risques de défaillance.

La gestion des talents

La gestion des talents est également une priorité pour les DAF. Les entreprises doivent attirer et fidéliser les meilleurs talents, qui sont de plus en plus sensibles aux questions de responsabilité sociale et environnementale (RSE). Les DAF doivent donc mettre en place des politiques RSE ambitieuses pour se démarquer de leurs concurrents.

Intelligence Artificielle

L'intégration de l'intelligence artificielle est une autre priorité pour les DAF. L'IA peut apporter de nombreux bénéfices aux entreprises, notamment en termes d'automatisation des tâches, d'amélioration de la prise de décision et de réduction des risques. Les DAF doivent donc investir dans l'IA pour rester compétitifs.

Conclusion

Okticket remercie les différents DAF avec qui nous avons eu le plaisir d'échanger lors de cette soirée. Ces échanges nous ont permis de mieux comprendre les points de vigilance des DAF à horizon moyen long terme.

Okticket s'inscrit dans l'intégration de l'intelligence artificielle pour l'automatisation des process, notamment par la digitalisation des notes de frais. Notre solution permet aux entreprises de réduire considérablement le temps et les coûts liés à la gestion des notes de frais, tout en améliorant la traçabilité et la fiabilité des données. Nous serons heureux de vous y accompagner.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution ? Contactez nous

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Avec plus d’un siècle d’histoire, Cupa Group est l’une des plus grandes multinationales avec un siège en France. Le groupe est composé de 75 sociétés présentes dans 9 pays et emploie plus de 2500 personnes.

Avant d’implanter Okticket, les employés qui sont sur la route et réalisent leurs activités commerciales nous présentaient une disparité de format de notes de frais. Et en plus, le personnel ne respectait pas les délais pour réaliser le reporting des dépenses professionnelles.

“Nous avions également beaucoup d’erreurs comptables et surtout un manque de contrôle” nous explique Rocío Gómez, CFO de CUPA.

Automatiser le procédé de la gestion de notes de frais est devenu nécessaire et Okticket est l’outil que nous avons choisi pour mettre en place la digitalisation. La flexibilité de pouvoir paramétrer la solution en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise a été l’une des raisons principales pour la choisir comme notre solution.

LE CONNECTEUR OKTICKET  + SAP

Rocío Gómez met aussi l’accent sur l’avantage de pouvoir contrôler les dépenses de chaque utilisateur sur le moment et d’établir les limites par catégorie.

Et qu’en est il du connecteur d’ Okticket avec SAP?   “Il nous permet de comptabiliser par centre de coûts et par projets, une tâche que nous faisions à la main et qui est aujourd’hui complètement automatisée “

Et aussi,une mise en œuvre, sur une période de temps très rapide. “ C’est une expérience que je vous conseille, elle est très utile “ conclue-t-elle.

Vous pouvez découvrir cette histoire de réussite dans la vidéo suivante.

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La 13ème édition du "Sommet des Leaders de la Finance” a eu lieu ce mardi 11 avril à Paris, au Pavillon d'Armenonville, un rendez-vous auquel ont participé nos collègues d' Okticket France.

Au même moment se déroulait le Fintech Show 2023, un événement dont Okticket est partenaire, il nous a permis de découvrir en personne ce qui se passe dans le secteur au niveau européen.

Organisé par Décideurs Corporate Finance et le Groupe Ficade, l'événement a réuni les directeurs financiers des grandes entreprises françaises qui ont abordé, lors des conférences, les enjeux du secteur financier dans le contexte économique actuel.

Nous en avons pris note et en avons retenu les conclusions suivantes :

• Le DAF doit anticiper les scénarios présents et futurs.
• Le rôle du directeur financier est essentiel pour les entreprises. Il est un acteur de la transformation digitale et doit impliquer toute son équipe.
• La transformation digitale est primordiale pour attirer les talents.
• La transformation digitale et la durabilité : Deux concepts interdépendants.

Voici un bref résumé de tous les événements vécus lors de cette journée.

Espèces, cartes bancaires d’entreprise, cartes carburant, plateformes de paiement … Chaque organisation a ses préférences lors qu’il s’agit de régler les frais professionnels. D’où l’importance de compter sur des solutions de numérisation des notes de frais qui offrent la plus grande flexibilité en ce qui concerne les moyens de paiement utilisés.

Voulez-vous savoir quelles sont les moyens de paiement ont des avantages et des inconvénients ?

Téléchargez le Guide "L'importance de la flexibilité dans les moyens de paiment" et choisit le mode qui lui convient le mieux. Qu’allez-vous trouver aussi dans ce document ?

Qu’allez-vous trouver aussi dans ce document ?

• En espèces ou par carte ? Les avantages et les inconvénients des différents moyens de paiement
• La plus grande flexiblité possible en matière de modes de paiement
• La carte intelligente pour les frais professionnels financiers
• Et beaucoup d'autres choses .