Collecter les tickets, vérifier qu'ils respectent la politique de dépenses de l'entreprise, valider, traiter, rembourser, comptabiliser, stocker… Combien d'heures passez-vous à gérer manuellement les dépenses de voyage d'affaires ? Avec le nouveau lecteur OCR d'Okticket, vous économiserez 80 % de ce temps.

Comment fonctionne un lecteur OCR ? Quels types existent ? Quels sont leurs avantages ? Allons voir.

Qu'est-ce que l'OCR et comment fonctionne-t-il ?

Pour apprécier tous les bénéfices qu'apporte un système OCR, il est d'abord nécessaire de comprendre ce que c'est. Cette technologie permet de convertir différents types de documents, tels que les fichiers PDF ou les photographies, en texte numérique.

Les données extraites peuvent être éditées et stockées dans le cloud de manière organisée. Ainsi, l'OCR facilite la recherche d'informations et l'intégration avec d'autres applications numériques, telles que les systèmes de comptabilité ou les logiciels de Ressources Humaines.

Différences entre un OCR traditionnel et un OCR intelligent

Au cours des derniers mois, ces lecteurs OCR traditionnels ont évolué pour intégrer l'Intelligence Artificielle, comme l'a fait Okticket avec PelAIo. Les différences entre un OCR intelligent et un traditionnel sont flagrantes.

Apprentissage automatique

‍Un OCR traditionnel se concentre sur la conversion de documents statiques et nécessite des ajustements manuels pour différents types de documents. Cela peut limiter son efficacité dans des environnements dynamiques et avec des documents variés.

En revanche, les OCR basés sur l'IA s'adaptent automatiquement à divers formats et types de documents sans nécessité d'intervention manuelle.

Reconnaissance de champs dynamiques

‍Contrairement au Reconnaissance Optique de Caractères traditionnel qui se limite à des zones spécifiques pour l'extraction de données, l'OCR intelligent peut identifier et extraire des données de champs nouveaux et changeants. Ces derniers peuvent même être configurés par les utilisateurs via le langage naturel.

Nouveau lecteur OCR d'Okticket : Traitement ultrarapide et efficace

La technologie OCR a considérablement évolué ces dernières années, mais il existe encore de nombreuses solutions sur le marché offrant des capacités basiques de numérisation de documents.

Cependant, l'OCR d'Okticket se distingue par plusieurs caractéristiques avancées qui optimisent la gestion des dépenses professionnelles.

Principaux avantages de PelAIo, l'OCR intelligent d'Okticket

• Capture l'information des tickets et des factures avec une grande précision, ce qui est particulièrement utile lors de la prise de décisions basées sur des données.
• En plus des informations standard, comme les dates ou les montants, l'OCR d'Okticket peut également identifier et extraire des champs personnalisables que les utilisateurs configurent via le langage naturel. Ceci est particulièrement utile pour les entreprises ayant besoin de capturer des données spécifiques comme les immatriculations de véhicules aux péages et parkings, le nombre de personnes dans les repas d'affaires ou les litres de carburant dans les rapports de dépenses.
• Interprète les tickets étrangers et les traduit. Par exemple, un reçu en japonais peut être instantanément traduit en espagnol et en anglais, facilitant la compréhension et le traitement par des équipes internationales. Cette fonctionnalité multilingue est indispensable pour les entreprises multinationales opérant dans différents pays.
• Identifie les dépenses qui ne respectent pas les politiques de dépenses de l'entreprise. À ce moment-là, le système peut générer des alertes et/ou les rejeter automatiquement (un ticket contenant de l'alcool, par exemple). Cette caractéristique assure un contrôle plus strict et précis des dépenses, améliorant la conformité et réduisant le risque d'erreurs ou de fraude.
• S'adapte à différents modèles fiscaux, monnaies et systèmes de codage des caractères, indépendamment du pays d'origine.
• Traite les documents instantanément et retourne l'information extraite en temps réel. Sans nécessité de post-traitement, y compris pour les tickets endommagés, mal imprimés ou les reçus écrits à la main. Avec cela, tout le processus de gestion des dépenses est accéléré.
• Capacité de générer de nouvelles informations à partir de la numérisation de reçus qui sont enregistrés dans l'application, grâce à l'apprentissage automatique.

En plus de tout cela, le nouvel lecteur OCR intelligent d'Okticket offre une intégration parfaite avec les ERP et les systèmes de gestion d'entreprise existants. Avec cela, vous aurez une vision réelle des finances d'entreprise.

Okticket s'adapte à nos politiques internes de dépenses. Son puissant moteur de révision automatique facilite la révision des dépenses par notre équipe financière. Nous ne consacrons maintenant que quelques minutes par mois, au lieu d'heures, au processus de gestion des notes de frais professionnels (groupe TSK)

Conclusion

En somme. Grâce à l'Intelligence Artificielle appliquée au nouveau Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) amélioré d'Okticket, vous réussirez à réduire la charge administrative. En même temps, vous verrez comment les erreurs sont minimisées et vous respirerez en constatant que les irrégularités et la fraude interne disparaissent.

Avez-vous besoin de franchir le pas vers l'élimination des processus obsolètes et l'habilitation d'une gestion des dépenses plus agile, précise et stratégique ? Découvrez toutes les possibilités qu'offre notre lecteur OCR amélioré.

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Il n'est pas nouveau que les départements financiers soient confrontés à des défis continus dans la gestion des dépenses d'entreprise. Ce n'est pas non plus la première fois que nous parlons du fait que près de 20 % des notes de frais contiennent des erreurs, la plupart dues à un manque de contrôle.

Si vous êtes utilisateur d'une application de gestion des dépenses professionnelles, vous êtes peut-être familiarisé avec la possibilité de fixer une limite. Peut-être même de recevoir une notification vous alertant d'un détail. Mais... Avez-vous déjà eu l'occasion de personnaliser les alertes de dépenses avec autant de détails et d'automatisation qu'aucune anomalie ne vous échappe ?

Les factures dupliquées, les tickets incomplets, l'absence de justificatif ou les dépenses non déductibles sont les problèmes les plus courants des notes de frais. Ces irrégularités génèrent une charge administrative inutile, des pertes économiques et de lourdes amendes.

Éradiquer les tactiques frauduleuses bien ancrées est très compliqué. Surtout si les outils à votre disposition n'ont pas évolué. Dans cette lutte contre les dépenses qui ne respectent pas les règles de votre entreprise, l'intelligence artificielle est votre meilleur allié.

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Contrôle total des dépenses de l'entreprise : Comment PelAIo identifie les erreurs en temps réel

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Dans ce contexte, des technologies avancées comme PelAIo de Okticket, qui combine un OCR intelligent avec des alertes ultra-personnalisées, changent les règles du jeu.

Qu'offre cet outil qui le différencie d'un OCR traditionnel ?

• Les alertes ne sont pas génériques. Elles sont configurées selon les règles et les politiques spécifiques de chaque entreprise ou client. Cela permet, entre autres, d'identifier les tickets dupliqués, les dépenses en dehors des heures de travail ou les consommations non déductibles comme l'alcool.
• Quelles informations considérez-vous pertinentes et qui n'apparaissent généralement pas sur les justificatifs de paiement ? De plus en plus d'entreprises souhaitent connaître le nombre de participants à un repas, le numéro d'immatriculation de la voiture sur un ticket de parking ou les litres de carburant déclarés sur le kilométrage.
• Détection des erreurs fiscales courantes. Par exemple, les paiements en espèces qui dépassent les limites légales (1 000 euros dans le cas de l'Espagne).
• Reconnaissance des documents dans différentes langues, monnaies et formats, ce qui est crucial pour les entreprises opérant dans plusieurs pays.
• Apprentissage automatique des tickets qui sont téléchargés dans l'application et qui permet que l'information des dépenses soit complétée automatiquement (le CIF d'un établissement, par exemple).

Mais PelAIo va bien au-delà. En plus de lancer des alertes en temps réel à titre informatif, il a également la capacité de bloquer automatiquement les dépenses qui ne respectent pas les politiques internes ou la réglementation fiscale. Ainsi, leur approbation et leur enregistrement comptable sont évités.

Efficacité opérationnelle de l'OCR intelligent de Okticket

Tout en détectant les irrégularités avant qu'elles ne deviennent un problème, cette technologie avancée réussit à aligner la gestion des dépenses avec les objectifs stratégiques de votre entreprise.

Okticket s'adapte à nos politiques internes de dépense. Son puissant moteur de révision automatique facilite la révision des dépenses par notre équipe financière. Nous consacrons désormais seulement quelques minutes par mois, au lieu d'heures, au processus de gestion des notes de frais professionnelles (groupe TSK)

En ce sens, il y a une série de fonctionnalités qui méritent d'être soulignées :

• Capture instantanée des informations fiscales clés : CIF, date, montant, catégorie de dépense...
• Fournit des informations en temps réel, facilitant les ajustements proactifs dans la stratégie financière.
• Identifie et organise les dépenses dans des catégories déductibles comme les transports, la restauration ou la représentation. De cette manière, l'entreprise peut maximiser les avantages fiscaux autorisés par la loi.
• Traite les tickets endommagés ou mal imprimés. Également les reçus écrits à la main.
• Les informations de dépense sont synchronisées automatiquement avec le système comptable ou ERP, éliminant les erreurs manuelles.
• Fournit des données organisées, essentielles pour analyser les motifs de dépense, renégocier des accords avec des fournisseurs clés ou ajuster les politiques internes pour plus d'efficacité.

Avec ces fonctionnalités, PelAIo permet de réduire jusqu'à 80 % le temps consacré aux tâches administratives, libérant l'équipe financière pour se concentrer sur des activités stratégiques.

Études de cas Okticket Smart Alerts

Conclusion : Un nouveau standard dans la gestion financière

PelAIo de Okticket n'est pas seulement un OCR avancé. C'est une solution stratégique pour les directeurs financiers qui recherchent l'efficacité, le contrôle et la conformité réglementaire.

Avec sa technologie de dernière génération, il transforme la gestion des dépenses en un processus simple, rapide et sécurisé.

Êtes-vous prêt à réduire les erreurs et à transformer la gestion des dépenses dans votre entreprise ?

Demandez une démonstration personnalisée et découvrez comment PelAIo peut faire la différence dans votre entreprise.

Alors que nous nous apprêtons à dire au revoir à 2024, il est temps de faire une pause et de revenir sur tout ce que nous avons vécu cette année. Chaque expérience a contribué à faire d’Okticket une solution encore plus performante, tout en gardant notre objectif au cœur de nos actions : mettre les personnes au centre de nos priorités.

Vous nous accompagnez pour ce voyage à travers ces 12 derniers mois ?

Nouvelles fonctionnalités et avancées technologiques

Nous continuons d’améliorer notre outil afin de proposer une gestion des dépenses professionnelles plus rapide, performante et rentable.

Parmi les fonctionnalités les plus remarquables, nous avons lancé :

• La validation des dépenses de plusieurs entreprises depuis un seul compte
• De nouvelles limites adaptées
• Des améliorations dans la gestion des utilisateurs
• La création de dépenses depuis le gestionnaire web
• La possibilité de joindre des fichiers dans différents formats

Et ce n’est pas tout… Nous avons également amélioré l’interface visuelle de notre application. La gestion des dépenses n’a jamais été aussi intuitive.

PelAIo, notre OCR intelligent

Grâce à l’intelligence artificielle appliquée, nous avons porté notre moteur de reconnaissance à un niveau inédit, offrant à nos clients une précision et une rapidité incomparables

Quelques avantages clés :

• Traitement ultra-rapide : Extraction en temps réel de toutes les données, sans post-traitement.
• Internationalisation : Lecture de reçus, factures ou justificatifs, quel que soit le pays, la devise, le modèle fiscal, la langue ou l’encodage des caractères.
• Champs dynamiques élargis : Exemples : plaques d’immatriculation pour les péages ou parkings, nombre de personnes dans les restaurants, articles de service, litres d’essence sur les rapports, adresses, numéros de commande…
• Détection de langue et traduction en temps réel des tickets et reçus dans la langue du pays de l’utilisateur.
• Alertes ultra-personnalisées : Alignées sur les politiques internes. Si une dépense ne respecte pas ces paramètres, elle est automatiquement rejetée, assurant un contrôle précis et efficace.

Module de demande de voyages

Les employés peuvent désormais créer des demandes de voyage directement depuis le gestionnaire web et saisir les informations nécessaires (telles que les dates de départ et d’arrivée, la destination ou le motif du déplacement).

Ils peuvent également demander des services ou des provisions pour ce voyage.

Reconnaissances et certifications

Cette année a été marquée par une croissance significative et la validation de notre qualité et de notre engagement :

• Le magazine "Emprendedores" nous a classés parmi les 50 startups les plus innovantes de 2024.‍
• Nous avons obtenu les certifications ISO 9001 et ISO 27001, confirmant notre standard d’excellence.
• Nous avons été reconnus comme une entreprise PYME Innovante, un label qui souligne notre engagement envers l’innovation et le développement continu.

Nous sommes également fiers de faire partie du programme ScaleUp Spain Network, renforçant notre position en tant que référence dans le secteur des solutions financières intégrées.

L’union fait la force : Plus de partenaires, de nouvelles intégrations

Nous avons élargi notre réseau de partenaires et intégré de nouvelles solutions, renforçant ainsi notre écosystème et offrant une expérience encore plus complète à nos utilisateurs.

Avec plus de 3 500 entreprises nous faisant confiance en 2024, nous consolidons notre position de leader en matière de gestion des dépenses de voyages professionnels.

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Où étions-nous cette année ?

"Par ailleurs, cette année, nous avons participé à plus de 50 événements en France, en Espagne, au Portugal et au Mexique. Nous en soulignons certains :

• HIP 2024 (19, 20 et 21 février 2024)
• Forum d'Affaires du Mexique (25 avril 2024)
• Congrès AECEM (9 mai 2024)
• ‍Sommet des leaders de la finance, Paris (29 mai 2024)
• DES Málaga (11, 12 et 13 juin 2024)
• ERP Summit Espagne (18 juin 2024)
• 9ème Congrès América Digital Mexique (19 et 20 juin 2024)
• Fintech Summit Latam Mexique (14 et 15 août 2024)
• ERP Summit Mexique (24 septembre 2024)
• Finnosummit Mexique (25 et 26 septembre 2024)
• Finan Forum (1er et 2 octobre 2024)
• IDC Directions Estoril (2 et 3 octobre 2024)
• Finance Meeting 2024 (9 octobre 2024)
• Congrès Ordre des Experts-Comptables, Marseille (9-11 octobre 2024)
• All OKT (17 octobre 2024)
• Financial & Fintech Innovation Summit (29 octobre 2024)
• DIRFCON (28 novembre 2024)
• Web Summit Lisbonne (11, 12, 13 et 14 novembre 2024)"

(et bien d’autres événements locaux et internationaux)

Un regard vers l’avenir : Croissance et internationalisation

Forts d’une base solide, nous sommes convaincus que les mois à venir seront riches en opportunités pour continuer de grandir.

En 2025, nous prévoyons :

• D’élargir nos fonctionnalités et intégrations pour répondre à encore plus de besoins de nos clients.
• De renforcer notre présence internationale et explorer de nouveaux marchés.
• De rester une référence en matière de gestion des dépenses et de transformation digitale des entreprises.

Merci de faire partie de ce voyage

Rien de tout cela n’aurait été possible sans le soutien de nos clients, partenaires et équipes. Merci de nous faire confiance pour simplifier et optimiser la gestion des dépenses en entreprise.

Prêt(e) pour 2025 ? Ensemble, continuons à transformer l’avenir des finances d’entreprise.

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Les voyages professionnels hors de France s’accompagnent souvent de défis importants, notamment en matière de gestion des frais internationaux. L’un des plus grands défis est la traduction des tickets étrangers, avec des termes difficiles à comprendre, des chiffres inhabituels et des formats variés qui compliquent la tâche.

Déchiffrer des tickets et factures internationaux, souvent remplis de caractères étranges, de formats de date différents, de devises peu familières ou d’abréviations propres à chaque pays, peut rapidement devenir une expérience frustrante, épuisante et sujette à des erreurs.

Avec Okticket, ce problème appartient au passé. Grâce à notre technologie avancée, peu importe si votre ticket provient d’un restaurant au Japon, d’un magasin en Allemagne ou d’un taxi au Brésil. PelAIo, notre OCR intelligent, le traite et le traduit en temps réel, simplifiant ainsi votre quotidien.

OCR intelligent : La clé pour gérer les dépenses internationales

L’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) est la technologie essentielle pour surmonter la complexité de la gestion des frais internationaux. Elle transforme les textes imprimés ou manuscrits en données numériques.

Appliqué à la gestion des dépenses, l’OCR extrait les informations clés des tickets et reçus, comme les dates, montants, TVA ou l’identifiant fiscal du commerçant. Il les organise ensuite en données structurées, prêtes à être utilisées dans des applications de contrôle des dépenses.

Cependant, ceux qui ont déjà utilisé des systèmes de reconnaissance de caractères classiques savent qu’ils présentent certaines limites, notamment lorsqu’ils traitent des tickets dans d’autres langues ou avec des formats complexes.

C’est là que l’intelligence artificielle développée par Okticket fait toute la différence. PelAIo ne se contente pas de reconnaître le texte ; il interprète également son contexte et traduit les données dans la langue de votre choix, et ce, en temps réel. Cela garantit une gestion des frais plus rapide, précise et sans erreur.

OCR avancé d’Okticket : Un traitement ultra-rapide

L’OCR avancé d’Okticket est conçu pour répondre aux besoins d’un monde globalisé. Ses fonctionnalités clés incluent :

• Détection automatique de la langue du document, avec une précision et une rapidité identiques à celles des documents en français.
• Traduction en temps réel des reçus de tous les pays dans la langue souhaitée.
• Extraction instantanée des données clés, telles que le nom du commerçant, la date et le montant, sans besoin de traitement ultérieur ni d’intervention humaine.
• Compatibilité avec les devises et les formats fiscaux propres à chaque pays, identifiant automatiquement la monnaie et s’adaptant aux spécificités régionales, comme la TVA européenne, la GST australienne ou le modèle fiscal américain.
• Reconnaissance des textes manuscrits et des alphabets différents.
• Apprentissage automatique, permettant de s’améliorer à mesure que de nouveaux reçus sont enregistrés dans l’application.

Exemple pratique

Un employé d’une multinationale se rend à Tokyo pour affaires et doit justifier ses dépenses de voyage. Son superviseur est basé en France, tandis que l’équipe financière est aux États-Unis. Grâce à Okticket, il peut capturer une photo de ses tickets en japonais et obtenir instantanément une version traduite en français pour son superviseur et une autre en anglais pour l’équipe financière.

Ainsi, toutes les parties prenantes, où qu’elles se trouvent et quelle que soit leur langue, peuvent accéder rapidement et précisément à l’information.

Simplifiez vos frais internationaux avec PelAIo

En résumé, la gestion des frais internationaux n’a jamais été aussi simple qu’avec PelAIo. L’OCR intelligent d’Okticket offre une solution complète pour lire, traiter et traduire vos tickets étrangers rapidement et précisément.

Voici ses principales fonctionnalités :

• Traduction en temps réel des tickets et factures étrangères.
• Traitement instantané avec des données claires et structurées.
• Compatibilité globale avec plusieurs langues, devises et formats fiscaux.

Êtes-vous prêt à transformer la gestion des frais de votre entreprise ?

Essayez dès maintenant Okticket et découvrez comment notre technologie peut rendre votre quotidien plus efficace !

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Le WTTC prévoit une augmentation des voyages d'affaires au cours des prochains mois, qui dépasseront de 6,2 % les niveaux d'avant la pandémie.  Vous devez fréquemment reprendre vos voyages d'affaires ? Dans cet article, nous partageons quelques stratégies clés pour maintenir votre productivité sur la bonne voie lorsque vous êtes en déplacement.

De la salle d'attente au choix de votre siège, des applications que vous téléchargez aux vêtements que vous portez. Tous ces facteurs peuvent avoir un impact sur votre capacité à travailler efficacement en déplacement.

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Réseautage dans les aéroports : la productivité commence au sol

Si vous passez plus de temps dans un avion que dans votre voiture, vous savez combien les attentes dans les aéroports peuvent être longues. Pourquoi ne pas utiliser ce temps pour travailler ou établir des contacts ?

Dans de nombreux aéroports, tels que Charles De Gaulle, Orly, Nice ou Lyon, il existe des salons et des espaces de travail spécialement conçus pour les voyageurs d'affaires. Ces espaces sont équipés d'une connexion WiFi à haut débit, de bornes de recharge et de zones calmes pour vous permettre de vous connecter.

Si vous n'avez pas de billet en classe affaires, ne vous inquiétez pas. Il existe plusieurs salons auxquels vous pouvez accéder sur la base d'un paiement à l'utilisation. Les sites Internet d'Air France et de l'alliance OnerWorld proposent toutes les options.

Des applications comme LoungeBuddy peuvent vous aider à identifier et réserver ces espaces dans de nombreux aéroports.

Astuce : Si vous prévoyez des réunions pendant vos déplacements, habillez-vous de manière professionnelle et confortable.

Quel est le meilleur siège dans l’avion pour travailler ?

Une fois en vol, le choix de votre siège peut avoir un impact sur votre concentration. Si vous devez travailler pendant le trajet et que la classe affaires n'est pas une option, privilégiez un siège calme.

Les sièges situés à l’avant de l’avion sont idéaux, car le bruit des moteurs y est moins intense. De plus, optez pour un siège près du hublot pour éviter les interruptions causées par vos voisins de rangée.

Une étude de Skyscanner révèle que le siège 6A est considéré comme le meilleur, tandis que le 31E est le pire.

Attention cependant aux sièges situés près des issues de secours ou derrière une cloison : ils offrent plus d’espace pour les jambes, mais peuvent avoir des inconvénients, comme l’absence d’inclinaison du dossier.

Évitez les sièges situés à l’arrière de l’avion, au milieu de la rangée, ou à proximité des toilettes et de la cuisine.

Pour choisir votre siège, consultez des sites comme SeatMaps ou SeatGur.

Rester productif pendant les longs vols

Une fois installé, il est temps de sortir votre ordinateur portable. Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti de votre temps en vol :

• Préparez-vous à l’avance : téléchargez tous les documents et fichiers nécessaires avant d’embarquer. Assurez-vous que vos applications fonctionnent hors ligne.
• Chargez vos appareils : emportez une batterie externe complètement chargée.
• Casque à réduction de bruit : indispensable pour rester concentré.
• Priorisez vos tâches : commencez par les tâches les plus importantes et gardez les plus simples pour la fin du vol.
• Hydratez-vous et faites des pauses : une personne fatiguée et déshydratée est moins productive.

Applications mobiles indispensables pour les voyageurs d'affaires

Certaines applications peuvent simplifier l’organisation et booster votre productivité en déplacement.

• LoungeBuddy : trouvez et accédez aux salons VIP des aéroports.
• Trello : pour organiser vos tâches et projets.
• Evernote : idéal pour prendre des notes et organiser vos idées.

Simplifiez la gestion des frais professionnels

Les déplacements professionnels impliquent souvent des achats nécessaires : billets, repas, hébergements… Mais le suivi des reçus et factures pour les remboursements peut être fastidieux.

Avec Okticket, la gestion des notes de frais devient rapide et intuitive.

Avantages d’Okticket pour la gestion des frais professionnels :

• 80 % de gain de temps : automatisation des tâches administratives par rapport à la gestion manuelle.
• Organisation claire des données : les dépenses sont classées et visibles en temps réel.
• Intégration facile avec les principaux logiciels de comptabilité.
• Cartes de visite intelligentes alignées avec la politique de dépenses de l’entreprise.
• Support multidevise : conversion automatique des frais en devises étrangères.
• Conciliation automatique des dépenses liées aux cartes de paiement.

En résumé, Okticket est l’une des solutions les plus puissantes pour la gestion des frais professionnels, permettant de réduire la charge administrative et d’améliorer la productivité.

Envie d'essayer ? Contactez-nous dès maintenant !

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En quelques secondes, vos employés peuvent soumettre une demande de voyage, et le service financier peut l’approuver et en assurer le suivi. Dans le monde des déplacements professionnels, efficacité et organisation sont les clés du succès. Planifier, autoriser et gérer ces voyages représente souvent un défi pour les entreprises.

Les dépenses liées aux voyages peuvent survenir à tout moment, même avant le départ, ce qui engendre des processus longs, un manque de visibilité et des difficultés dans le suivi des coûts.

Vous souhaitez simplifier ce processus et bénéficier d’une vue à 360° des dépenses liées aux déplacements professionnels ?

Le module de demande de voyages d’affaires d’Okticket est une solution innovante pour organiser les déplacements professionnels tout en respectant les politique de voyage spécifiques de chaque organisation.

Pourquoi choisir le module de demande de voyages d’Okticket ?

• Facilité pour les employés : les demandes de voyages sont simples à soumettre.
• Respect des besoins de l’entreprise : chaque détail est aligné avec les politiques internes.
• Gestion efficace pour les services financiers : toutes les étapes sont centralisées sur la plateforme Okticket.

Demande et approbation des voyages directement sur Okticket

Le module de demande de voyages est très intuitif. En quelques secondes, vos employés peuvent remplir une demande en saisissant les informations nécessaires :

• Nom du voyage
• Dates et heures de départ et de retour
• Origine et destination
• Groupe d’approbation lié à l’utilisateur
• Fiche du voyageur
• Commentaires (motif du déplacement, par exemple)

Type de demande :

Les types de demandes possibles incluent :

• Provision de fonds : montant, devise, centre de coûts, voyageurs concernés...
• Réservation de billets : dates, origine, destination, voyageurs, moyen de transport, centre de coûts...
• Location de voiture : lieu, conducteur, dates, point de retrait et de retour...
• Réservation d’hébergement : hôtel, lieu, dates...
• Utilisation de véhicule personnel

Processus d’approbation des demandes

Une fois la demande soumise, elle est automatiquement envoyée aux responsables concernés pour examen. Ces derniers peuvent approuver ou rejeter la demande, en s’assurant que les réservations respectent les budgets et politiques internes.

Dès qu’une demande est approuvée, une fiche de dépenses liée au voyage est générée automatiquement. Les employés peuvent alors y enregistrer leurs justificatifs numérisés dès que les paiements sont effectués.

Une gestion simplifiée et une intégration optimale

Une fois les demandes validées, la gestion des déplacements suit son cours habituel. De plus, la plateforme peut être intégrée avec votre agence de voyages pour que toutes les informations saisies dans Okticket soient synchronisées automatiquement avec leurs outils.

Visibilité en temps réel des dépenses liées aux voyages

Chaque champ de la fiche de dépenses est conforme aux règles définies, empêchant ainsi les frais non autorisés, comme des dépenses hors période ou dépassant les seuils établis.

Avec Okticket, vous bénéficiez d’une vue claire et d’un contrôle total des dépenses liées aux voyages en temps réel, sans devoir attendre la clôture comptable.

Les avantages de la gestion centralisée avec Okticket

• Détection immédiate des écarts budgétaires pour agir rapidement.
• Alignement des dépenses avec les politiques de voyage de l’entreprise.
• Réduction des erreurs administratives liées à la comptabilité et aux remboursements.
• Planification précise et ajustement des budgets grâce à des données historiques.
• Conciliation automatique des dépenses, réduisant les erreurs comptables.
• Décisions basées sur les données : améliorez les négociations avec vos prestataires, identifiez des zones d’optimisation ou sensibilisez les employés aux politiques internes.

Conclusion

Le module de demande de voyages d’affaires d’Okticket centralise toutes les démarches en un seul endroit, offrant une expérience utilisateur fluide, des économies de coûts et une meilleure efficacité opérationnelle.

Vous recherchez une solution de gestion des déplacements professionnels plus performante ? Essayez Okticket et découvrez comment une gestion centralisée des dépenses peut devenir un véritable atout pour votre entreprise.

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