Répondre aux besoins des collaborateurs tout en gardant le contrôle de leurs dépenses. Dans le domaine des voyages et des dépenses, trouver l'équilibre est un enjeu majeur.

D’ou l’importance d’aligner  les solutions de Travel & Expense avec  les politiques de dépenses d’entreprise. Autrement dit, un document qui définit toutes les informations relatives aux déplacements : la réservation,  la limite, la soumission et la validation des dépenses professionnelles.

Présentation d’une politique de dépenses : Voici un exemple

Le point le plus important réside dans l’importance que celle-ci soit respectée elle doit pour autant être très claire.  Quels sont les points clés pour qu'elle soit réellement efficace ?

1. Description des avantages

Afin que les employés comprennent l'importance de respecter la politique de dépenses,  il faut commencer par leur expliquer les avantages que ce document offre : une assistance au voyage, un remboursement rapide, la marche à suivre en cas de vol manqué ou de bagages perdus, par exemple.

2. Procédure de réservation

A défaut d’un travel manager, les collaborateurs réservent probablement eux-mêmes leurs voyages. Afin qu'ils ne perdent pas de temps à chercher des options de transport et d'hôtel qui ne passent pas le filtre de l'administration, l'idée est qu'ils sachent à quoi s'en tenir.

• Utilisez-vous une plateforme de réservation de voyages ? Indiquez son nom et ses coordonnées.
• Précisez également la possibilité de cumuler des points pour le programme de fidélité voyageur.  
• Définissez aussi les règles qui s'appliquent au Bleisure. Par exemple, quels sont les frais à la charge des employés qui souhaitent prolonger leur séjour à des fins de loisirs (comme la différence de prix pour placer le vol de retour un autre jour ou les nuits d'hôtel supplémentaires)

3. Les limites et les dépenses remboursables

Combien puis-je dépenser à l'hôtel, à combien s’élève les indemnités kilométriques , quelle est la limite autorisée pour les frais de repas ? Si vous souhaitez éviter la répétition de ces questions, consignez-les par écrit.

Vous pouvez fixer des limites par catégorie de dépenses et définir les informations les plus pertinentes pour chacune d'entre elles :

• Plateforme de réservation ou fournisseur agréé.
• Montant maximum autorisé par nuit d'hôtel, ainsi que les différents plafonds en fonction du lieu, et de la mission nationale et internationale
• Prix maximum remboursable pour le petit-déjeuner, le déjeuner et le dîner. Ou, si des indemnités forfaitaires sont versées, le montant journalier alloué.
• Période de réservation anticipée pour les réservations de vols et d'hôtels.
• Remboursement des frais kilométriques, en cas d’usage d'un véhicule personnel pour un déplacement professionnel.
• Conditions et remboursement des frais de missions
• Autres dépenses remboursables autorisées par la société : par exemple service de blanchisserie ou paiement de la facture du téléphone personnel utilisé à des fins professionnelles pendant le voyage, par exemple.

4. Les dépenses non remboursables

Tout comme il y a des dépenses remboursables, il y en a d'autres qui ne le sont pas. Elles sont d'ailleurs souvent source de conflits. Il est essentiel de clarifier les limites pour éviter les problèmes. Parmi les plus fréquentes, on peut citer les frais d'excédent de bagages, les articles du minibar de l'hôtel, le service de blanchisserie ou les amendes pour infraction au code de la route.

5. Mécanismes de remboursement

Tout ce qui concerne les moyens de paiement acceptés doit être clair. Il en va de même pour les méthodes de soumission des notes de frais et de demande de remboursement.

Répondez aux questions suivantes :

• Quel est le flux d'approbation des dépenses ?
• Quelles sont les pièces justificatives étant valables ?
• Quels sont les éléments doivent afficher un justificatif  pour être conforme?
• Les frais de voyage sont-ils remboursés lorsque l'employé perd le justificatif papier ?
• Y a-t-il des dépenses qui ne doivent pas être déclarées ?
• Disposez-vous d'une application permettant de numériser les frais professionnels ? Veuillez indiquer son nom et les options de téléchargement.  Vous pouvez également leur donner un bref aperçu de son fonctionnement..
• Quelle est la date limite pour la soumission des notes de frais ?  
• Quel est le délai pour le remboursement des dépenses professionnelles?

6. Assistance voyage

Lors d’une mission, des incidents et des imprévus peuvent survenir, du vol manqué à l’hospitalisation.  Envisagez les différents scénarios possibles et établissez une procédure à suivre par les employés.

Pensez également à leur communiquer les coordonnées du fournisseur et de l'assurance voyage, y compris l'adresse et les numéros de téléphone de l'assistance sur place.

Autres conseils utiles

Comme vous pouvez le constater, la mise en place d'une politique de dépense conçue pour être respectée exige un travail minutieux dans lequel plusieurs aspects doivent être pris en compte :

• ‍Définir les objectifs (réduction des coûts, minimisation des erreurs, lutte contre la fraude interne..) et adapter la politique pour les atteindre est l'un des premiers points à aborder lors de la définition de la politique des dépenses. Parallèlement, les limites et les rapports peuvent varier en fonction de l'objet de la mission.
• Adaptez le plan de dépenses à la taille de votre entreprise et au comportement de vos collaborateurs.
• La politique de dépenses doit être rigoureuse, mais non figée.  La fréquence des voyages, les destinations habituelles, le moyen de transport le plus approprié pour chaque voyage... Les besoins ne sont pas toujours les mêmes, et il faut en tenir compte.
• Cette flexibilité peut également s'appliquer aux réservations. En effet, il est judicieux de limiter le prix de l'hébergement ou des billets. Cependant, il est parfois préférable de laisser les collaborateurs décider eux-mêmes l'hôtel qui leur convient le mieux ou le vol qu'ils souhaitent prendre.
• Communiquez la politique de dépenses à l'équipe et publiez-la sur une plateforme à laquelle ils peuvent accéder à tout moment.
• Et surtout, veillez à ce que le document soit clair et facile à comprendre. Il s'agit d'un problème commun à la plupart des entreprises. Selon une étude récente de Freenow for business, 71 % des collaborateurs ne comprennent pas la politique de voyage.

Par ailleurs, n'oubliez pas qu'il est important d'intégrer cette politique dans le système ERP ou le système de gestion de l'entreprise.

Avantages de la politique de frais

Au début de ce billet, nous avons souligné quelques-uns des avantages de ce document pour les employés, tout en précisant que c'est l'entreprise qui bénéficie des plus grands avantages.

• En effet, la politique de dépenses minimise le risque d'approuver des dépenses irrégulières ou des dépenses qui ne répondent pas aux critères de l'entreprise.
• De la sélection des fournisseurs qui offrent les meilleurs tarifs à la limitation des voyages de dernière minute qui font grimper les prix, tout contribue à la réduction des coûts.
• Les tensions entre les collaborateurs et le back-office sont réduites, car les employés qui déclarent leurs frais savent désormais combien d'argent ils peuvent dépenser dans les différentes catégories et quelles dépenses sont remboursables.

Tout cela mène à une meilleure compétitivité, ce qui est la clé du succès de l'entreprise.

Des outils de gestion des voyages et des dépenses pour simplifier la gestion des dépenses  professionnelles

Et, en associant une bonne politique de dépenses à un outil de gestion conforme aux critères établis, le processus est optimisé au maximum.

Avec Okticket, par exemple, vous économisez 80 % des heures consacrées à la gestion des notes de frais. Et en plus d'oublier un processus aussi fastidieux, vous mettez de côté les erreurs liées à une gestion manuelle des notes de frais.

En même temps, vous vous assurez que votre politique de dépenses est respectée. Dans le cas contraire, vous recevrez des alertes pour vous prévenir.

Autres avantages d'une solution comme Okticket :

• Elle est conforme aux règles et normes de l’administration fiscale et l'URSSAF,  ce qui garantit que les reçus et factures dématérialisés ont la même validité juridique que les originaux sur papier.
• Vous pouvez la configurer sur mesure : limites de dépenses par utilisateur ou par catégorie, barème pour les indemnités kilométriques, catégories de dépenses, alertes, etc.
• Rapprochement automatique des paiements par carte.
• Intégration à votre système ERP ou de gestion d'entreprise.
• Carte d'entreprise intelligente avec des limites d'utilisation adaptées à votre politique de dépenses.

Comme vous pouvez le constater, trouver l'équilibre entre ce que l'entreprise souhaite et ce que les équipes demandent est possible.

Voulez-vous découvrir tout ce qu'un outil conforme à votre politique de dépenses peut faire pour vous ?  N’hésitez pas à nous contacter, pour en savoir plus, sans engagement.

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Planifier un voyage d'affaires en dehors de l'Europe peut être un défi, mais gérer la comptabilité en devises étrangères est encore plus complexe.

Vous devez gérer des frais de voyage d'affaires encourus dans des monnaies autres que l'euro ? Dans ce cas, vous êtes probablement habitué aux fluctuations des chiffres dues aux variations des taux de change.

Le fait de payer en devises étrangères et de comptabiliser en euros rend très difficile le calcul exact du coût d'un voyage. Même si les employés disposent du change et  paient en espèces.

La mise en oeuvre de stratégies efficaces de gestion des dépenses professionnelles se révèle également difficile : comment savoir avec certitude quel taux de change appliquer pour convertir en euros par exemple  un billet ou une facture en peso mexicain, en livres ou en dollars émis il y a plusieurs jours ?

Saviez-vous qu'un logiciel de gestion des dépenses professionnelles comme Okticket peut vous aider à simplifier le processus ? Les cartes d'entreprise sont également une option à prendre en compte, comme nous le verrons plus loin.

Cartes multidevises pour les entreprises : comment fonctionnent-elles ?

Certaines entreprises optent pour des cartes d'entreprise multidevises. Même si leur utilisation en dehors de la France est payante, le coût en vaut la peine car elles peuvent ainsi contrôler les dépenses de leurs employés en mission.

En général, elles présentent des caractéristiques communes :

1. Une personnalisation des  limites de dépenses (par utilisateur, par catégorie et par période dans le cas de la carte OKT) conformément à la politique de dépenses de votre entreprise.
2. Une utilisation dans tous les établissements où son usage est accepté, aussi bien en France qu'à l'étranger.
3. Normalement, la devise des transactions est automatiquement convertie en euros.

De préférence, la carte que vous choisissez doit permettre un rapprochement automatique et s'intégrer facilement à votre logiciel de gestion ou de comptabilité.

Payer par carte ou utiliser des devises : quelle est la meilleure solution pour les voyages d'affaires à l'étranger ?

L'alternative au paiement par carte d'entreprise est le paiement en espèces. Dans ce cas, vous économiserez les frais facturés par votre banque pour l'utilisation de votre carte en dehors de France. Mais vous devrez quand même payer les frais de change en devises étrangères (entre 3 et 5 %, selon la BBVA).

Et si vous devez retirer de l'argent au distributeur, le coût sera assez élevé.

De plus, en tenant compte des informations fournies par les  banques, les conditions offertes par les cartes pour les paiements à l'étranger sont généralement plus avantageuses que celles qui sont appliquées pour le change de devises.

Okticket, la solution qui simplifie la comptabilité en devises étrangères

Comme nous l'avons mentionné précédemment , un outil de numérisation et d'automatisation des notes de frais constitue le meilleur moyen de contrôler les frais professionnels en devises étrangères.

Okticket, sans aller plus loin, vous offre une garantie globale. Grâce à sa fonctionnalité multidevise, vous pouvez gérer les dépenses dans plusieurs devises.

Et comment cela fonctionne-t-il ? C'est très simple. Une fois que vous avez photographié le reçu, il vous suffit de sélectionner la devise dans laquelle vous souhaitez enregistrer la dépense. Si vous choisissez l'euro, par exemple, le montant sera automatiquement converti en euros.

On utilise pour cela le taux de change officiel de la Banque centrale européenne comme référence. La conversion doit se faire au moment où la dépense est engagée, afin que le taux de change appliqué coïncide avec la date du justificatif.

Ainsi, la gestion, le remboursement et la comptabilisation des frais de déplacements en devises étrangères est plus efficace et rapide .

Okticket vous offre un autre avantage : la possibilité de suivre les dépenses en temps réel. Cette fonctionnalité est très importante pour éviter les erreurs et tenir la comptabilité à jour.

En même temps, une application comme Okticket permet de vérifier plus facilement si les frais de voyage d'affaires sont déductibles.

Si vous souhaitez optimiser la gestion des dépenses en devises lors de vos déplacements professionnels, n'hésitez pas à demander les informations dont vous avez besoin, sans compromis de votre part.

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Les demandes d'avances, les réclamations sur la tardiveté des remboursements, les dépenses achats réglés en liquide sans justificatif... La gestion des notes de frais vous semble fastidieuse ? Sans doute, votre entreprise n'utilise pas de cartes de crédit pour les voyages d'affaires.

Les avantages de ce produit sont nombreux, à commencer par son côté pratique qui simplifie la gestion et le contrôle des dépenses liées aux voyages d'affaires.

Avantages des cartes de crédit pour les déplacements professionnels

De même que les cartes bancaires traditionnelles, elles sont un moyen de paiement plus sûr et plus hygiénique que l'argent liquide pour les collaborateurs.

Ainsi, les employés itinérants ne doivent pas avancer d'argent de leur poche ou demander des avances lorsqu'ils voyagent. Par conséquent, l'entreprise est en mesure de mieux contrôler ses flux de trésorerie.

Sans oublier l'assurance voyage, qui offre une protection en cas de pertes de bagages, d'accidents, de vol, entre autres.

Comparaison : cartes professionnelles vs.  cartes traditionnelles

Or, il ne s'agit pas vraiment du même produit. Il existe un grand nombre de différences entre les cartes professionnelles et les cartes de crédit traditionnelles qui méritent d'être prise en compte. En faveur des cartes de crédit de voyage :

• Les informations sur les dépenses professionnelles parviennent pratiquement en temps réel. Ainsi, il n'est plus nécessaire d'attendre que les travailleurs mobiles soumettent leurs notes de frais pour les comptabiliser. Dès qu'un employé utilise une carte de crédit pour les dépenses professionnelles, vous avez accès au montant, à l'endroit où le paiement a été effectué et ce qui a été acheté.
• La plupart des cartes de voyage d'affaires permettent un rapprochement bancaire automatique. Cet avantage se distingue également de celui des banques, qui émettent généralement un relevé de dépenses. Par la suite, le département financier doit les passer en revue un par un. Et tout le monde sait qu'il faut du temps et des moyens pour comptabiliser ces dépenses.
• Vous pouvez obtenir des rapports personnalisés reprenant toutes les dépenses enregistrées. De plus, elles sont affichées par catégorie (carburant, indemnités kilométriques, hébergement, restauration...). Un avantage indéniable pour ajuster votre politique de frais de voyage ou pour négocier avec vos fournisseurs, n'est-ce pas ?
• Et à ce propos, saviez-vous que les meilleures cartes de crédit pour les voyages d'affaires offrent la possibilité de définir des limites de dépenses individuelles par date, par catégorie de commerçants ?
• Et en plus, les cartes corporates de sociétés sont généralement moins chères, elles peuvent également être souscrites à distance, les transactions sont effectuées en ligne, elles sont activées et désactivées à partir de l'appli correspondante.

OKT Card : Contrôler les dépenses avant qu'elles ne soient effectuées

Le marché propose de nombreuses cartes de sociétés pour les dépenses professionnelles. Certaines offrent des bonus, d'autres permettent d'accumuler des miles, d'autres encore proposent une fidélisation par le biais de réductions sur le carburant... Leur intérêt dépend de l'entreprise.

Vous voulez savoir quelles sont les meilleures cartes de crédit professionnelles du marché ? Commencez par analyser vos besoins.

Vous êtes à la recherche d'une carte qui vous permet d'appliquer votre politique en matière de dépenses, à prévenir la fraude interne et à simplifier la gestion des notes de frais ? La OKT Card, la carte intelligente d'Okticket, est probablement ce qu'il vous faut.

Il s'agit d'une carte de débit pour les dépenses professionnelles bénéficiant de la garantie Mastercard. Ses principales caractéristiques sont les suivantes :

• Elle permet un rapprochement automatique : vous payez, vous recevez une notification sur votre téléphone portable pour numériser la dépense et vous associez la photo du reçu à la notification.
• Elle est personnalisable. Vous pouvez ainsi fixer des limites par employé ou par département et selon plusieurs critères (par période, par utilisateur, par catégorie de dépenses...).
• Toutes les dépenses sont enregistrées sur une plateforme unique pour un suivi en temps réel.
• Elle permet la prise en charge de tous les frais en France et à l'étranger.
• Il s'agit d'une méthode de paiement sécurisée, transparente et acceptée dans des milliers d'établissements partout dans le monde. Vous pouvez également l'utiliser pour les paiements en ligne, vous pouvez utiliser la carte OKT en tout moment et l'avoir  votre portefeuille physique ou dans votre Wallet.
• Utilisez la OKT Card et récuperez jusque 1,5% de cashback.

Vous souhaitez connaître tous les avantages de la carte OKT ? Nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.

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Dans le contexte concurrentiel actuel, il est devenu essentiel de réduire les coûts pour maintenir la rentabilité et une croissance durable. La gestion des dépenses est un domaine clé pour y parvenir, et le logiciel de gestion des dépenses est un allié essentiel à cet égard.

En plus de simplifier les tâches administratives, cet outil peut aider votre entreprise à optimiser ses ressources et à maximiser ses profits.

Dans cet article, nous verrons comment tirer parti d'un logiciel de gestion des dépenses pour réduire les frais.

Automatisation des processus et contrôle des coûts

L'automatisation des processus est l'un des principaux avantages de la mise en oeuvre d'un logiciel de gestion des frais d'entreprise.

Grâce à cette technologie intelligente, vous n'avez plus besoin d'effectuer des tâches manuelles, telles que la collecte et le tri des reçus et des factures, ce qui vous permet de libérer du temps et des ressources pour vous consacrer à des tâches plus productives.

Parallèlement, la numérisation et l'automatisation qui en découle garantissent que les dépenses sont enregistrées en temps voulu et de manière précise. Cela facilite le contrôle en temps réel des finances de l'entreprise.

Conformité réglementaire et négociation avec les fournisseurs

Les logiciels de gestion des dépenses permettent également d'établir des politiques claires et précises en matière de dépenses professionnelles. Les politiques relatives aux déplacements professionnels, par exemple, sont essentielles pour optimiser le budget consacré à cet égard.

Il vous suffit de configurer les outils pour qu'ils appliquent automatiquement les politiques en matière de dépenses professionnelles, ce qui réduit la possibilité que les employés soumettent des dépenses non autorisées ou excessives.

En obtenant une vision complète des comportements d'achat et de dépense, l'entreprise peut négocier avec ses fournisseurs de manière beaucoup plus efficace, en obtenant de meilleurs prix et de meilleures conditions.

Rapports d'analyse  et prise de décision éclairée

L'un des grands avantages d'un logiciel de gestion des dépenses est la possibilité d'obtenir des rapports et des analyses détaillés sur les  dépenses de l'entreprise. Ces rapports de dépenses vous donnent un aperçu complet des flux financiers, ce qui permet d'identifier plus facilement les domaines à améliorer et les possibilités d'économies.

Lorsque vous disposez de données précises et en temps réel, la prise de décision devient plus éclairée et plus stratégique, ce qui maximise les performances de l'entreprise.

Dématérialisation et sécurité des données

L'adoption d'un logiciel de gestion des dépenses implique la numérisation des reçus et des documents, ce qui entraîne une réduction significative de l'utilisation du papier et des coûts liés à son stockage.

À ce stade, il est important de souligner que ces outils sont conçus pour assurer la sécurité des données financières de l'entreprise, en protégeant les informations confidentielles et en minimisant les risques de perte ou de fraude.

En conclusion

Le logiciel de gestion des dépenses est un outil essentiel pour toutes les entreprises qui cherchent à réduire leurs coûts et à optimiser leurs ressources. En automatisant les processus, en contrôlant les dépenses, en négociant avec les fournisseurs et en prenant des décisions fondées sur des analyses précises, votre entreprise sera sur la voie d'une plus grande efficacité et d'une meilleure rentabilité.

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Chez Okticket, nous renforçons notre engagement à maintenir les plus hauts standards de qualité, de sécurité et de protection des données. Après avoir réussi une série d'audits internes et externes, nous avons récemment obtenu les certifications ISO 9001 et ISO 27001.

Qu'est-ce que les normes ISO 9001 et ISO 27001 et quels sont les avantages de ces deux certifications ?

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Qu'est-ce que l'ISO 9001 ?

L'ISO 9001 est une norme internationale qui définit les exigences relatives à la mise en œuvre d'un système de gestion de la qualité et définit les meilleures pratiques pour son application, que ce soit en interne, à des fins de certification ou à des fins contractuelles.

Elle se concentre sur trois points :

1. L'amélioration continue
2. La satisfaction du client
3. L'efficacité opérationnelle

Avantages de la norme ISO 9001 pour les entreprises

• Permettre à une entreprise d'atteindre et de maintenir des niveaux de qualité supérieurs.
• La fidélité des clients sera renforcée si vous veillez à ce que leurs exigences soient satisfaites.
• Les mécanismes de contrôle et la surveillance des processus réduisent le risque d'erreurs et de rejets.
• Contribuent à répondre aux besoins et aux exigences des clients.
• Une réduction des coûts de production.
• La mise en place de processus et de méthodes permet d'optimiser les opérations et de les rendre plus productives.
• Mettre en œuvre des démarches de constante amélioration.
• Accroître l'accès aux grands clients et aux marchés internationaux.
• Favoriser l'identification des risques éventuels sur le lieu de travail.
• Résoudre les erreurs susceptibles de provoquer des accidents de travail. Cette démarche permet également de réduire les coûts liés aux arrêts de travail des employés.
• Améliorer les conditions de travail.

Qu'est-ce que l'ISO 27001 ?

La norme ISO 27001 certifie les systèmes de gestion de la sécurité de l'information (SGSI). Elle définit les exigences relatives à l'établissement, à la mise en œuvre, au maintien et à l'amélioration continue d'un système de gestion de la sécurité de l'information (SGSI) au sein d'un organisme.

Elle se concentre sur la protection de la confidentialité, de l'intégrité et de la disponibilité des informations. Par conséquent, la norme ISO 27001 nous permet donc de garantir la solidité de notre système de gestion de la sécurité. Les informations sont protégées contre tout accès non autorisé, sont conservées intactes et sont accessibles aux utilisateurs autorisés.

Avantages de la norme ISO 27001 pour les entreprises

• Protège les informations confidentielles.
• Améliore la gestion des risques de sécurité.
• Accroît la résilience face aux cyber-attaques et aux menaces.
• Conformité et respect des exigences légales et réglementaires.
• Renforcement de la confiance des clients et des parties prenantes.

L'obtention de cette norme consolide notre engagement permanent en faveur de la protection des données et des informations de nos clients, de nos employés et de nos partenaires.

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Productivité accrue, meilleur retour sur investissement, collecte de données plus efficace... Les logiciels d'entreprise offrent de nombreux avantages, mais pour optimiser leur efficacité, vous devez les choisir avec soin et précision.

Quels sont les aspects à prendre en compte avant de contracter un logiciel d'entreprise ? La première chose à faire est de savoir clairement à quoi sert l'outil, combien de personnes vont l'utiliser et s'il est utile pour chacune d'entre elles. À partir de là, vous pouvez commencer votre recherche.

1. Qui est le fournisseur ?

Lorsqu'on vous propose une nouvelle solution technologique et que vous ne connaissez pas le fournisseur, essayez d'obtenir des informations sur l'entreprise. Vous pouvez demander des références à d'autres clients, lire des critiques ou des exemples de réussite.

Assurez-vous qu'elle est conforme à la réglementation. Par exemple, une solution de numérisation des frais professionnels doit être approuvée par l'administration fiscale.

2. Est-il facile à utiliser ?

La convivialité est essentielle pour que l'ensemble du personnel puisse utiliser le logiciel sans devoir suivre un long processus de formation. Plus la solution est intuitive, moins sa mise en œuvre sera gênante.

Cependant, il est toujours bon d'avoir accès à une équipe d'assistance qui peut conseiller les employés lorsqu'ils ont des questions et résoudre les problèmes rapidement. Demandez à votre fournisseur ce qui est inclus et pour combien de temps.

En fait, l'idéal est que l'entreprise que vous choisissez offre un service complet, en fournissant à la fois un travail de conseil en amont et une formation initiale.

3. Y a-t-il des petits caractères dans le prix ?

‍On se fie parfois plus que de raison à la publicité. Il est normal de comparer les prix, mais il ne faut pas se fier uniquement aux offres. Il arrive souvent qu'un produit très bon marché n'offre que des fonctionnalités de base et qu'il faille payer pour les étendre.

Votre fournisseur inclut-il des services récurrents tels que l'assistance ou la maintenance dans l'offre de base ?

4. S'intègre-t-il à d'autres systèmes de gestion ?

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L'utilisation de plusieurs programmes peut s'avérer fastidieuse. C'est pourquoi, dans la mesure du possible, optez pour des solutions qui s'intègrent à vos systèmes de gestion actuels. Chez Okticket, par exemple, nous intégrons les principaux ERP du marché de manière rapide, bidirectionnelle et évolutive.

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5. Les logiciels d'entreprise sont-ils évolutifs ?

Il est courant que le nombre d'utilisateurs d'un programme ou d'une application augmente au fil du temps. Cela implique à son tour une augmentation de la quantité de données. Pour ne pas tomber en panne, le logiciel doit s'adapter aux nouvelles exigences.

6. Vos données sont-elles protégées ?

Il est également très important de veiller à ce que les informations soient stockées dans un environnement sécurisé, à l'abri du piratage ou des défaillances techniques.

Parmi les caractéristiques qu'un développement doit respecter, on peut citer : le cryptage des connexions (certificats SSL), le cryptage des sessions, l'utilisation de cookies, la connexion aux bases de données, les API cryptées, la protection contre les injections SQL, les certificats de sécurité, les permissions d'au moins deux niveaux...

7. Les rapports peuvent-ils être exportés ?

L'outil mis en place ne doit pas se limiter au stockage d'informations. Tout bon logiciel doit offrir la possibilité de produire des rapports pour analyser les données et prendre ainsi des décisions stratégiques.

8. Comment se présente la plateforme de développement ?

À chaque entreprise ses besoins. Pour que les logiciels d'entreprise soient adaptés à chaque utilisateur, l'idéal est qu'ils soient personnalisables.

Cette flexibilité est l'une des caractéristiques qui différencient les outils sur site des outils en nuage. Ces derniers ont d'ailleurs tendance à être moins chers.

À ce stade, il est important de noter que les applications de bureau sont remplacées par le SaaS (Software as a Service), un service pour lequel l'utilisateur paie une redevance périodique. À l'expiration du contrat, il peut choisir de le renouveler ou de l'annuler.

L'un des avantages les plus remarquables est que l'entreprise n'a pas à se soucier des mises à jour, car les améliorations sont apportées par la plateforme elle-même et mises en œuvre de manière générale. En même temps, ils sont flexibles, évolutifs et sûrs, des caractéristiques qui, comme nous l'avons déjà dit, sont indispensables.

9. Comment se déroule la mise en œuvre ?

Le processus de mise en œuvre doit également être pris en compte. Il ne s'agit pas tant de délais que de processus. Assurez-vous que le fournisseur est prêt à gérer les erreurs qui pourraient survenir.

S'il est choisi correctement, le logiciel peut être un outil stratégique pour aider les entreprises à devenir plus compétitives.

10. Fournit-il des informations en temps réel ?

Les départements tels que les ventes ou les finances ont besoin de voir les informations en temps réel, et c'est l'une des caractéristiques les plus appréciées lors de l'achat d'une nouvelle solution technologique.

Si vous souhaitez optimiser la gestion des frais de voyage d'affaires, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.

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