On dit que l'information, c'est le pouvoir. Mais en matière de finances d’entreprise, il serait plus juste de dire :

« L'information financière, c’est le pouvoir... à condition de savoir l’utiliser. »

Sur le chemin vers une plus grande efficacité opérationnelle, il est essentiel de s’arrêter sur un point stratégique souvent négligé : la comptabilité de gestion.

Lorsqu’on parle de comptabilité, on pense généralement à la comptabilité financière. Mais celle-ci ne sert pas uniquement à produire des rapports pour les investisseurs, les banques ou l’administration. Elle doit aussi permettre de transformer les données financières en leviers décisionnels.

Dans cet article, nous verrons comment la comptabilité de gestion contribue à optimiser les performances financières, à réduire les coûts et à renforcer la stratégie de l’entreprise.

Qu’est-ce que la comptabilité de gestion ?

Également appelée comptabilité managériale, la comptabilité de gestion consiste à collecter, analyser et interpréter des données financières et non financières pour améliorer la prise de décision et maximiser la rentabilité.

Elle va plus loin que la comptabilité classique : elle permet de faire des projections, d’anticiper les erreurs, et d’agir en amont.

Contrairement à la comptabilité financière, elle n’est pas soumise à des normes légales strictes (comme le Plan Comptable Général ou les obligations fiscales françaises), ce qui lui donne une flexibilité précieuse pour s’adapter aux besoins réels de l’entreprise.

Caractéristiques principales de la comptabilité de gestion

On peut considérer la comptabilité de gestion comme un hybride entre comptabilité financière et comptabilité analytique, avec plusieurs spécificités :

• Elle est interne : les données ne sont pas diffusées à l’extérieur de l’entreprise.
• Elle n’est pas encadrée par la réglementation, ce qui permet de l’adapter aux objectifs de gestion.
• Elle est orientée stratégie et aide à la prise de décisions à court, moyen et long terme.
• Elle évalue la performance des services, la productivité et l’efficacité organisationnelle.
• Elle analyse des indicateurs clés : délais de production, coût unitaire, marges, politiques tarifaires, etc.
• Elle s’appuie sur des techniques avancées telles que l’analyse marginale, la valorisation des stocks ou encore les outils de prévision financière.

Les avantages de la comptabilité de gestion pour les entreprises

La comptabilité de gestion présente de nombreux atouts pour les services financiers. En voici les principaux :

• Prendre des décisions éclairées à partir de données fiables, pertinentes et actualisées.
• Optimiser l’allocation des ressources, ce qui améliore la rentabilité globale.
• Analyser les tendances du marché et réagir plus rapidement aux évolutions.
• Mieux contrôler les dépenses, qu’elles soient liées à la production, à l’administration ou aux opérations courantes.
• Évaluer la rentabilité par activité ou service pour cibler les ajustements nécessaires.
• Renforcer la planification stratégique, notamment sur le long terme.

En bref, la comptabilité de gestion complète parfaitement la comptabilité financière pour améliorer la performance globale de l’entreprise.

Comptabilité financière vs. comptabilité de gestion

Ces deux formes de comptabilité sont essentielles à la prise de décision stratégique, mais elles diffèrent :

• La comptabilité financière donne une image fidèle de la santé économique de l’entreprise.
• La comptabilité de gestion, elle, permet de transformer les données financières en actions concrètes, adaptées aux réalités opérationnelles.

Voici une comparaison synthétique :

Exemple concret

Prenons l’exemple d’une entreprise dont une part importante du budget est consacrée aux déplacements professionnels.

Avec la comptabilité financière, vous pouvez savoir le montant total dépensé, voire la ventilation par type de dépense (hébergement, transport…).

Mais avec la comptabilité de gestion, vous allez plus loin :
Vous identifiez les postes précis – vols, taxis, locations de voiture, essence, péages, parking, etc. –, ce qui vous permet de repérer les tendances et de négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs.

Comment mettre en place la comptabilité de gestion dans votre entreprise

Voici quelques étapes clés pour intégrer efficacement la comptabilité de gestion :

1. Définir les indicateurs de performance clés (KPIs) pertinents : marge sur coûts variables, coût de revient unitaire, taux de rotation des stocks, etc.
2. Automatiser les processus comptables. Le traitement manuel freine l’accès à une information exploitable. C’est ici qu’interviennent des solutions spécialisées comme Okticket.
3. Intégrer les données à votre ERP (Sage, SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Odoo...).
4. Analyser régulièrement les résultats pour ajuster les objectifs et affiner la stratégie.

Optimiser les dépenses professionnelles avec Okticket

Comme nous venons de le voir, la technologie est un levier incontournable pour mettre en œuvre une comptabilité de gestion performante.

Avec Okticket, les dépenses liées aux déplacements professionnels sont capturées, catégorisées (transport, hébergement, repas, indemnités kilométriques...), puis analysées par service, centre de coûts, mode de paiement ou utilisateur.

Ces données sont centralisées et disponibles en temps réel, prêtes à être exploitées par les équipes financières.

Et surtout, Okticket s’intègre facilement à vos outils de gestion comptable, pour une automatisation fluide de la comptabilité analytique.

Cas d’usage réel

Reprenons notre exemple : si le service financier constate via Okticket que les frais de transport privé sont trop élevés, il peut proposer des alternatives plus économiques, comme encourager les transports publics ou renégocier avec les prestataires.

Conclusion : La comptabilité de gestion, pilier de la rentabilité

Bien qu’elles répondent à des objectifs différents, la comptabilité financière et la comptabilité de gestion sont complémentaires.

• L’une fournit une vision globale de la situation économique.
• L’autre permet d’agir pour optimiser les coûts, améliorer les prévisions financières et renforcer la stratégie de rentabilité.

Leur bonne combinaison peut faire la différence entre croissance et stagnation.

Des outils comme Okticket rendent cette approche accessible à toutes les entreprises.
Testez-les dès aujourd’hui et découvrez une nouvelle façon de gérer vos finances.

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Avec l'augmentation du parc de véhicules électriques rechargeables, de plus en plus d'entreprises doivent gérer et contrôler les paiements des recharges d'énergie lorsque leurs salariés voyagent pour le travail.

Que les employés utilisent leur propre véhicule électrique ou un véhicule de flotte qu'ils doivent recharger en route, ces frais d'électricité doivent être traités de la même manière que ceux du carburant et du kilométrage d'un véhicule thermique.

Dans cet article, nous allons examiner les meilleures pratiques pour superviser et optimiser ce processus.

Stratégies pour contrôler les paiements des recharges d'énergie lors des déplacements professionnels

Les entreprises qui doivent gérer les frais de recharge dans les bornes publiques sont confrontées à plusieurs défis :

• La variété des fournisseurs et des tarifs appliqués
• La diversité des moyens de paiement
• Le manque de stratégies claires pour contrôler ces dépenses
• La difficulté d'obtenir des justificatifs valides dans certaines stations

Pour résoudre ces problèmes, les entreprises doivent adopter des outils et des processus efficaces.

Utiliser des cartes d'entreprise

Selon les dernières données d'Electromaps, la France compte 217.419 points de recharge pour véhicules électriques.. Cette expansion est une bonne nouvelle pour l'environnement, mais elle implique aussi une adaptation de la gestion des frais professionnels.

Jusqu'à présent, les cartes carburant permettaient de simplifier le remboursement et la gestion des dépenses de carburant des déplacements professionnels. Mais avec les bornes électriques, les modes de paiement varient : carte bancaire, carte d'entreprise, paiement en espèces, badge RFID ou application mobile des différents opérateurs de recharge.

La meilleure solution est d'utiliser une carte d'entreprise compatible avec toutes les stations de recharge, permettant de centraliser tous les paiements sur un seul système. Ainsi, les salariés n'ont pas à avancer de l'argent et l'entreprise garde une trace claire des dépenses. Il est également possible de configurer des limites de dépenses et des restrictions par catégorie pour éviter les abus.

Mettre en place une solution de gestion des dépenses professionnelles

Des applications comme Okticket facilitent le suivi des frais liés aux recharges électriques des véhicules d'entreprise. Elles permettent de :

• Scanner et valider automatiquement les tickets de recharge grâce à la technologie OCR.
• Centraliser tous les paiements effectués aux bornes, quel que soit le mode de paiement.
• Suivre les dépenses en temps réel pour détecter des erreurs ou des fraudes (factures en double, par exemple).
• Envoyer automatiquement les demandes de remboursement aux responsables.
• Générer des rapports détaillés sur la consommation d'énergie et les coûts par trajet.
• Intégrer les dépenses dans le système comptable de l'entreprise.
• Stocker en toute sécurité les factures et justificatifs dans le cloud.

Ces outils permettent aux entreprises d'optimiser leur gestion des frais, d'identifier des opportunités d'économie et de mieux négocier avec les fournisseurs de recharge.

Planifier stratégiquement les trajets

Pour réduire les coûts, il est préférable d'identifier les stations de recharge les plus économiques et de planifier les itinéraires en conséquence. Des applications comme Google Maps, Chargemap ou ABRP (A Better Route Planner) permettent d'optimiser les trajets et d'estimer les frais de recharge.

Définir une politique claire des dépenses de voyage

Si votre entreprise possède déjà une politique de gestion des frais professionnels, elle doit être mise à jour pour inclure les frais de recharge. Sinon, il est temps d'en créer une en définissant :

• Les types de frais pris en charge (carburant, électricité, etc.).
• Les stations de recharge autorisées.
• Les limites de dépenses par recharge et par trajet.
• Les modes de paiement autorisés (cartes d'entreprise, espèces, avances, etc.).
• Les justificatifs requis pour les remboursements.
• Le processus de remboursement.
• Les responsables de la validation des dépenses.

Il est également conseillé de réaliser des audits réguliers et de mettre à jour cette politique en fonction de l'évolution des coûts de l'énergie.

Combien coûte une recharge de véhicule électrique en 2025 ?

Le coût d'une recharge varie selon plusieurs facteurs, notamment la consommation du véhicule (kWh/km) et l'endroit où la recharge est effectuée.

Trois scénarios possibles :

1. Recharge sur le lieu de travail : La gestion est simple, la facture étant directement adressée à l'entreprise.
2. Recharge au domicile du salarié : L'employé doit présenter une facture d'électricité. Le coût moyen est de 0,15 €/kWh, soit environ 7,50 € pour une batterie de 50 kWh.
3. Recharge sur une borne publique : Le prix varie selon l'opérateur et le type de recharge (standard, rapide ou ultra-rapide). Il peut aller de 0,30 €/kWh à 0,50 €/kWh, ce qui représente environ 25 € pour une recharge complète.

Conclusion

Les véhicules électriques sont un levier essentiel pour une mobilité durable, mais ils impliquent de nouveaux défis en matière de gestion des paiements des recharges d'énergie.

La solution ? Définir une politique de dépenses claire, fournir des cartes d'entreprise aux salariés et adopter une application de gestion des frais professionnels.

Envie d'en savoir plus ?

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Les dernières informations indiquent que les voyages d’affaires en France devraient connaître une croissance significative en 2025. Étant donné que les déplacements professionnels jouent un rôle clé dans la stratégie des entreprises, il est essentiel de revoir régulièrement les mécanismes de contrôle des frais de déplacement.

Une mauvaise gestion des dépenses de voyage peut entraîner des coûts inutiles, des fraudes ou des non-conformités fiscales pouvant affecter la rentabilité et la conformité aux réglementations en vigueur.

Dans cet article, nous explorons les meilleures pratiques pour gérer efficacement les frais de déplacement. Êtes-vous prêt à positionner votre entreprise en tête de l’efficacité financière ?

Gestion des frais de déplacement professionnels : Comment établir une politique de dépenses de voyage efficace et automatisée

Sans une politique claire et bien définie, il est difficile de contrôler efficacement les frais de déplacement. Voici les points essentiels à inclure :

Définir des plafonds de dépenses selon la destination

Il est recommandé d’établir des limites par catégorie en fonction de la destination. Par exemple, le coût d’un hôtel à Paris ne sera pas le même qu’à Lyon.

Certaines entreprises ajustent également ces plafonds en fonction du niveau hiérarchique des employés (dirigeants, managers, employés).

Mettre en place un processus de demande clair

Les employés doivent savoir quand et comment déclarer un déplacement professionnel. Cela est particulièrement utile pour les demandes d’avance sur frais.

Organiser le processus de remboursement

Cette étape inclut plusieurs aspects sensibles, car il n’est pas rare que les employés oublient certaines règles.

Documentation requise pour la justification fiscale

Pour garantir la conformité avec l’administration fiscale française, il est nécessaire de disposer de :

• Factures électroniques avec le numéro de TVA de l’entreprise ;
• Billets de transport avec numéro de référence et date ;
• Justificatifs de repas et d’hébergement conformes aux exigences fiscales.

Un non-respect des obligations de facturation peut entraîner des pénalités financières importantes. Il est donc essentiel de bien structurer le processus.

Définir les frais remboursables

Il est important d’indiquer clairement les dépenses qui sont remboursables et celles qui ne le sont pas afin d’éviter toute confusion.

Assurer une certaine flexibilité dans la politique de frais

Les politiques internes doivent laisser une certaine marge de manœuvre pour s’adapter à certaines situations exceptionnelles.

Par exemple, un rendez-vous client de dernière minute peut entraîner des billets d’avion plus chers que prévu, ou un événement international peut faire grimper les prix des hôtels.

Automatiser la gestion des frais de déplacement et assurer la conformité fiscale

La technologie joue un rôle clé dans l’application des règles internes en matière de gestion des dépenses. Les outils de gestion des frais et de réservation permettent d’appliquer automatiquement les politiques de l’entreprise, évitant ainsi les tâches administratives chronophages et les erreurs manuelles.

De plus, les employés apprécient les outils intuitifs facilitant la déclaration des frais. Des applications mobiles comme Okticket permettent de capturer et de télécharger instantanément les justificatifs, tout en catégorisant automatiquement les dépenses.

Les équipes administratives peuvent ainsi gérer les frais en temps réel : examiner, approuver, concilier… voire comptabiliser automatiquement les dépenses grâce aux intégrations bidirectionnelles avec les principaux systèmes de gestion d’entreprise et agences de voyage.

Optimiser la gestion des déplacements avec le module de demande de voyage d’Okticket

Cette intégration est particulièrement utile pour tirer pleinement parti du module de demande de voyage. Grâce à cette fonctionnalité, les employés peuvent soumettre des demandes de déplacement en renseignant les informations essentielles : date, destination, budget…

Une fois la demande approuvée, l’entreprise bénéficie d’une visibilité totale sur l’ensemble des dépenses enregistrées, permettant ainsi de détecter en temps réel toute anomalie ou coût non autorisé.

Formation et audit : Clés d’un contrôle efficace des frais de déplacement

La réussite d’une bonne gestion des frais de déplacement ne dépend pas uniquement du service financier. L’implication des employés est également essentielle.

Il est donc crucial de leur fournir une formation adéquate, non seulement pour comprendre les règles de gestion des dépenses, mais aussi pour utiliser efficacement les outils mis en place.

Une approche intéressante consiste à organiser une simulation de voyage d’affaires où les employés doivent soumettre une demande, enregistrer leurs dépenses et les envoyer pour validation.

En complément, la réalisation d’audits réguliers permet de détecter les irrégularités, d’optimiser les ressources et d’assurer la conformité avec l’administration fiscale.

Conclusion

Une bonne gestion des frais de déplacement ne se limite pas à protéger les ressources financières de l’entreprise. Elle améliore également l’expérience des employés et réduit les risques juridiques.

Avec Okticket, votre entreprise peut gérer les frais de déplacement de manière rapide, sécurisée et conforme à la réglementation fiscale en France. Prêt à optimiser votre gestion financière ?

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La gestion des factures vous semble compliquée ? Imaginez une administration sans tracas, où il ne vous faut que le temps d’ouvrir une application et de faire quelques clics. Cette solution existe bel et bien et porte un nom : l’OCR des factures.

Cet outil permet de scanner, interpréter et extraire automatiquement les informations essentielles des factures. La reconnaissance optique de caractères (OCR) supprime ainsi la saisie manuelle des données et réduit les erreurs humaines.

Qu’est-ce que l’OCR des factures et comment fonctionne-t-il ?

La reconnaissance optique de caractères (OCR) est une technologie qui convertit des documents scannés ou numériques en données structurées et éditables. Dans la gestion des factures, ce processus permet d’automatiser la capture des informations et leur intégration aux systèmes comptables et de gestion des dépenses.

Processus de digitalisation des factures avec l’OCR

1. Capture du document

La première étape consiste à importer les données de la facture dans le système. Cela peut se faire de deux manières :

• Facture papier : Le document est scanné ou photographié, puis téléchargé dans le logiciel.
• Facture numérique : Le fichier est directement importé dans la plateforme OCR.

2. Extraction et traitement des données

Une fois la facture reçue, l’OCR entre en action :

• Il analyse et détecte les différents champs d’information du document.
• Il extrait les données clés, telles que le numéro de TVA, le montant total, la date, les taxes ou l’objet de la dépense.

3. Validation et stockage dans le cloud

L’étape suivante consiste à valider les informations extraites afin de détecter d’éventuelles erreurs ou incohérences. Si tout est correct, les données sont intégrées aux systèmes comptables pour générer les écritures correspondantes.

Les documents numérisés sont ensuite stockés de manière sécurisée dans le cloud, garantissant un accès permanent aux informations, y compris après la clôture fiscale.

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OCR intelligent : l’évolution de l’automatisation financière

Jusqu’ici, nous avons évoqué les fonctionnalités d’un OCR de factures traditionnel. Maintenant, imaginez cette technologie enrichie par l’intelligence artificielle : les possibilités se démultiplient.

Grâce à la combinaison de l’IA et du machine learning, les OCR intelligents ne se contentent plus de lire les documents. Ils apprennent à identifier des schémas et à améliorer leur précision au fil du temps.

Nous parlons ici d’un niveau supérieur d’automatisation.

Différences entre un OCR traditionnel et un OCR basé sur l’IA

L’OCR intelligent est une version avancée de la reconnaissance optique de caractères qui utilise l’intelligence artificielle et le machine learning pour optimiser l’extraction et le traitement des données. Contrairement à l’OCR traditionnel, qui se limite à reconnaître du texte et des chiffres, l’OCR intelligent :

• ‍Comprend le contexte des informations : Il est capable de différencier différents types de documents et d’extraire des données spécifiques en fonction du format de chaque facture.‍
• Apprend et s’améliore en continu : Plus il traite de factures, plus il devient précis dans l’identification des informations clés et la correction des erreurs fréquentes.
• Détecte les fraudes et anomalies : Grâce à des algorithmes avancés, il identifie les incohérences dans les factures et alerte sur d’éventuelles irrégularités.‍
• S’intègre aux systèmes d’automatisation : Il se synchronise avec les ERP et les plateformes de gestion des dépenses pour une administration plus fluide, sans intervention manuelle.

Ci-dessous, un tableau comparatif entre l’OCR traditionnel et l’OCR intelligent pour mieux visualiser leurs différences :

Avantages de l’OCR des factures dans la gestion des frais de déplacement

Mettre en place un système OCR pour les factures offre de nombreux avantages aux entreprises qui traitent un grand volume de justificatifs et qui recherchent plus d’efficacité dans leur gestion financière. Voici comment cette technologie peut optimiser vos opérations.

1. Gain de temps et réduction de la charge administrative

Puisqu’il n’est plus nécessaire de saisir manuellement les données de chaque facture, le temps consacré aux tâches répétitives diminue considérablement.

2. Moins d’erreurs, plus de précision

L’automatisation réduit au maximum les erreurs humaines lors de la saisie des données, évitant ainsi les incohérences pouvant entraîner des problèmes comptables.

3. Conformité fiscale garantie

En France, où la facturation électronique devient progressivement obligatoire, disposer d’un système OCR permet d’assurer une capture précise des données tout en respectant la réglementation fiscale en vigueur.

Cela garantit aux entreprises que leurs dépenses sont totalement justifiables et conformes, évitant ainsi les risques liés aux factures mal enregistrées ou invalides.

4. Intégration avec d’autres systèmes financiers

L’un des grands atouts de l’OCR est sa capacité à se connecter directement aux ERP, logiciels comptables ou plateformes de gestion des dépenses. Cette synchronisation facilite la traçabilité des opérations et améliore la prise de décision basée sur les données.

5. Meilleur contrôle et visibilité des dépenses

Grâce à la numérisation des factures et à l’extraction des informations en temps réel, les entreprises peuvent surveiller leurs dépenses instantanément. Cela permet de :

• Identifier les tendances de dépenses et détecter des opportunités d’économies
• Déceler des anomalies ou des frais non autorisés
• Optimiser les budgets et améliorer la planification financière

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Que doit offrir un bon logiciel d’OCR pour les factures ?

Lors du choix d’un logiciel intégrant la technologie OCR pour les factures, il est essentiel qu’il possède certaines fonctionnalités clés afin d’optimiser la gestion des dépenses et d’en garantir l’efficacité.

• ‍Précision dans l’extraction des données, notamment des informations essentielles des factures électroniques.
• ‍Possibilité d’édition et de validation manuelle pour corriger d’éventuelles erreurs.
• ‍Stockage sécurisé des données extraites, accessible à tout moment
• Rapidité et efficacité dans le traitement des documents.
• ‍Fiabilité avec un faible taux d’erreurs.‍
• Intégration avec les systèmes comptables afin que les données digitalisées soient exportées automatiquement, sans saisie manuelle.

Pour garantir la validité des documents numérisés, il est recommandé que le logiciel soit certifié ou conforme aux réglementations fiscales. Cela permet d’éviter la conservation des documents papier et assure qu’en cas d’audit, les fichiers numérisés soient suffisants.

OCR intelligent d’Okticket : automatisation et précision dans la gestion des factures

Bien que la technologie OCR ait considérablement évolué, tous les systèmes de reconnaissance optique de caractères ne garantissent pas le même niveau de précision, d’adaptabilité et de conformité réglementaire.

Dans ce contexte, Okticket a développé un OCR avancé, spécialement conçu pour optimiser le traitement des factures et des justificatifs de dépenses de manière rapide, sécurisée et conforme aux réglementations fiscales.

Notre technologie PelAIo s’adapte aux exigences du marché français, garantissant une conformité avec les réglementations fiscales locales et améliorant l’efficacité opérationnelle des entreprises.

Pourquoi choisir Okticket pour optimiser votre gestion des dépenses ?

• ‍Automatisation complète du processus de capture de données
  Fini la saisie manuelle des informations de chaque facture ! Notre OCR réduit considérablement les erreurs et améliore la précision des rapports financiers.‍
• Conformité avec les réglementations fiscales
  Okticket garantit que toutes les factures sont valables et déductibles, tout en facilitant la vérification des documents électroniques.‍
• Détection automatique des irrégularités
  Notre système identifie les anomalies potentielles, telles que des paiements en espèces dépassant les seuils autorisés ou des dépenses non conformes aux politiques de l’entreprise. Cela permet de réduire les risques de fraude interne et d’assurer une gestion plus rigoureuse des dépenses.‍
• Reconnaissance multilingue et multi-devises
  L’OCR d’Okticket identifie et traite les factures dans différentes langues et devises, en assurant leur conversion et leur validation selon les réglementations fiscales en vigueur.
• Intégration avec les principaux ERP du marché
  Synchronisation automatique des données comptables pour un accès en temps réel aux informations financières et une gestion optimisée des dépenses.

Conclusion : Digitaliser pour optimiser

L’automatisation grâce à un OCR intelligent est la clé pour améliorer la gestion des dépenses d’entreprise et assurer la conformité fiscale en France.

Dites adieu à la gestion manuelle des factures et optimisez votre contrôle financier avec Okticket. On en parle ?

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Pensez-vous que la comptabilisation des factures vous prend plus de temps qu'elle ne le devrait ? Chaque année, les entreprises perdent des centaines d'heures dans la gestion manuelle des dépenses professionnelles.

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Une méthode archaïque qui engendre d’autres problèmes, tels que des erreurs, un manque de visibilité, une perte de contrôle des dépenses ou des difficultés dans la réconciliation comptable.

Aujourd’hui, avec un marché en constante évolution, cette inefficacité peut coûter très cher. Il est peut-être temps de transformer ce processus en un véritable avantage concurrentiel.

La clé réside dans l’automatisation. Et plus précisément, dans l’application de l’Intelligence Artificielle pour la comptabilisation des tickets et des factures.

Contrôle des coûts et automatisation intelligente : une priorité pour les CFO

Les CFO à la vision stratégique sont déjà conscients de la nécessité d’intégrer cette technologie dans leur quotidien.
Quatre directeurs financiers d’entreprises espagnoles sur dix utilisent déjà des outils d’intelligence artificielle (IA) dans leur gestion quotidienne. Et 25 % supplémentaires sont "en cours" de déploiement, selon un récent rapport de Grant Thornton.

L’étude révèle également que parmi leurs priorités pour moderniser leurs opérations et garantir leur compétitivité, l’augmentation des investissements dans la digitalisation et la technologie occupe une place clé.

Cette tendance souligne l’importance des outils spécialisés dans l’automatisation de la gestion et de la comptabilité des dépenses professionnelles.

Comptabilisation automatique des factures : le rôle de l’OCR et de l’Intelligence Artificielle

Il est essentiel de rappeler que les méthodes de comptabilisation des factures et des tickets dépendent de la réglementation comptable de chaque pays et du système de gestion adopté par l’entreprise.

Pour choisir la meilleure solution, les entreprises doivent prendre en compte plusieurs critères : le volume de factures, le besoin d’automatisation, la conformité réglementaire et l’intégration avec d’autres systèmes financiers.

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L’idéal est une combinaison entre digitalisation, intelligence artificielle et automatisation.

C’est là qu’interviennent des solutions avancées comme Okticket, qui intègrent l’IA pour analyser automatiquement les données des factures et des tickets, les catégoriser et les comptabiliser en fonction des réglementations fiscales en vigueur.

De l'enregistrement des dépenses à la comptabilisation : une automatisation en 5 étapes

Grâce à l’intégration d’un OCR intelligent (Reconnaissance Optique de Caractères) avec les systèmes comptables, les entreprises peuvent automatiser la comptabilisation des factures et des tickets en toute simplicité.

1. Capture automatique des tickets et factures, généralement à partir de photos prises avec des appareils mobiles. Il est également possible d’intégrer les factures électroniques envoyées par les fournisseurs ou de numériser des documents PDF.
2. Identification et extraction des données essentielles, telles que : fournisseur, date d’émission, montant total et détaillé, numéro du ticket ou de la facture, description, etc.
3. Application de règles de validation pour détecter les erreurs ou les données incomplètes, évitant ainsi les enregistrements incorrects en comptabilité.
4. Classement et affectation comptable automatique des dépenses selon le Plan Comptable Général (PCG).‍
5. Une fois les données validées, le système transfère automatiquement les informations vers l’ERP ou le système de gestion utilisé pour leur comptabilisation.

Cela garantit que chaque dépense est enregistrée correctement.

C'est pourquoi il est logique de considérer que la combinaison d’un OCR intelligent et d’une comptabilisation automatisée transforme la gestion des tickets et des factures.

Automatiser la comptabilisation des factures et des tickets dans votre entreprise, étape par étape

Bien que l’automatisation du processus de comptabilisation des factures et des tickets permette d’optimiser la gestion financière, le succès repose sur le respect des étapes recommandées :

1. Identifiez les défis auxquels votre organisation est confrontée et définissez vos objectifs (réduction du temps de comptabilisation, amélioration de la traçabilité des dépenses, etc.).
2. Choisissez un logiciel d’automatisation intégrant des technologies comme un OCR de factures. Il est essentiel qu’il propose également la conciliation automatique, l’intégration avec votre système comptable, des alertes sur d’éventuelles irrégularités et qu’il soit conforme à la réglementation fiscale en vigueur.
3. Formez vos employés à l’utilisation des outils de digitalisation des factures.
4. Définissez des critères et des règles pour l’affectation des comptes comptables, des taxes et des centres de coûts, en accord avec la politique de votre entreprise.
5. Configurez des workflows d’approbation pour garantir le respect de ces règles.
6. Avant le déploiement définitif, réalisez des tests et ajustez les paramètres si nécessaire.
7. Analysez les indicateurs clés, tels que le temps de traitement, le taux de réduction des erreurs et l’amélioration de l’efficacité opérationnelle.

Les avantages de l’automatisation avec l’IA d’Okticket

Revenons sur le point numéro deux : plusieurs solutions intégrées existent sur le marché. Parmi elles, Okticket, qui permet de capturer, valider et comptabiliser des documents en quelques secondes.

Grâce à une technologie innovante basée sur l’IA, Okticket traite automatiquement les documents, extrait les informations essentielles et les envoie directement à votre logiciel comptable, quel qu’il soit (Sage, SAP, Microsoft, Odoo, etc.).

Voici quelques-uns des avantages qu’offre un OCR intelligent comme celui d’Okticket :

• Reconnaissance automatique des données clés des factures et tickets, telles que la date, le montant, les taxes et le fournisseur.
  • PelAIo, l’OCR avancé d’Okticket, extrait et interprète ces informations, indépendamment du pays, de l’identifiant fiscal, de la langue ou de la devise.
  • L’enregistrement des dépenses peut se faire de deux manières :
    1. En prenant une photo du justificatif via l’application mobile.
    2. En envoyant les documents numérisés au robot de traitement des factures PDF.
• Intégration bidirectionnelle et évolutive avec les principales plateformes comptables, évitant ainsi la saisie manuelle des données.
• Réduction des erreurs, comme les factures dupliquées, grâce à l’élimination des tâches répétitives et manuelles.
• Archivage numérique accessible à tout moment.
• Gain de temps considérable : avec Okticket, jusqu’à 80 % du temps administratif est économisé.
• Validation et comptabilisation des factures en temps réel.
• Traçabilité totale des dépenses : les équipes back-office bénéficient d’une visibilité complète dans un seul système.
• Conformité garantie avec la réglementation fiscale en vigueur.
• Impact financier positif grâce aux économies réalisées.

Le ROI de l’automatisation : Réduction des coûts et amélioration de l’efficacité

Les entreprises ayant adopté des solutions d’automatisation ont économisé en moyenne 5 euros par facture traitée automatiquement (source : Aberdeen Group).

En combinant cette réduction des coûts avec le gain de temps administratif et la diminution des erreurs comptables, le retour sur investissement est extrêmement rapide.
Dans le cas d’Okticket, il est même quasi immédiat.

L'impact des workflows de validation personnalisés sur la comptabilisation des factures et des tickets

Une attention particulière doit être portée au point numéro 5.
La mise en place de workflows d’approbation personnalisés permet de définir des règles et des procédures spécifiques pour valider les dépenses avant leur comptabilisation.

Ces workflows peuvent être basés sur différents critères : montant, département responsable, type de dépense, réglementation fiscale applicable, etc.

Grâce à cela, il devient possible de détecter les incohérences dans les montants, les taxes et les descriptions avant le traitement de la facture.

Conclusion : La comptabilité automatisée comme avantage concurrentiel

En résumé, automatiser la comptabilisation des factures est une décision stratégique qui permet aux entreprises de se concentrer sur leur croissance sans être entravées par des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée.

Votre entreprise gère-t-elle encore manuellement ses tickets et factures ? Ne perdez plus de temps. Découvrez comment l’automatisation peut transformer votre comptabilité.

Contactez-nous dès aujourd’hui et commencez à optimiser vos ressources immédiatement !

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La gestion adéquate des coûts associés aux voyages d'affaires est essentielle pour maintenir une bonne santé financière. Pour cela, il est important de bien comprendre tous les concepts, notamment la distinction entre indemnités de déplacement et frais de voyage.

En France, ces deux termes sont souvent confondus, alors qu'ils ont en réalité des implications comptables, juridiques et fiscales distinctes. Et c'est justement cette confusion qui peut entraîner des déséquilibres comptables.

Pourquoi est-il important de faire la distinction entre les indemnités journalières et les frais de voyage d'affaires ? Voici quelques raisons :

• Une classification et un enregistrement corrects des dépenses permettent une gestion financière plus efficace.
• Comprendre les implications fiscales aide à maximiser les déductions fiscales ou à minimiser les charges, selon le cas.
• Cela facilite l'adoption de politiques claires en matière de frais de déplacement.

Que sont les indemnités de déplacement ? Que sont les frais de voyage professionnels ? En quoi se distinguent-ils ? Comment les gérer correctement ?

Nous espérons que cet article vous aidera à dissiper toute confusion entre indemnités et frais de voyage.

Différences entre indemnités de déplacement et frais de voyage : Définition et nature

Définition, nature, montant, traitement fiscal, plafonds, justificatifs… Pour mieux comprendre les différences entre les indemnités journalières et les frais de voyage d'affaires, il est essentiel d’examiner les spécificités de chacun.

Qu’entend-on par indemnités de déplacement et que couvrent-elles ?

Également appelées "per diem" ou indemnités forfaitaires, les indemnités de déplacement sont des sommes fixes versées par l’entreprise aux employés pour couvrir les dépenses courantes lors de leurs déplacements professionnels, comme les repas ou les transports locaux.

En France, ces indemnités sont encadrées par le Code du travail et sont considérées comme un droit pour les salariés. Généralement, les montants sont prédéfinis selon la politique interne de l’entreprise, sont versés avant le voyage et ne nécessitent pas de justificatif de dépense.

Cependant, une précision importante : dans certains cas, l’Urssaf (organisme chargé des cotisations sociales) peut exiger des justificatifs (tickets ou factures) pour s’assurer qu’il ne s’agit pas d’une partie du salaire déguisée en indemnité exonérée d’impôt.

Avantages :

• La charge administrative est réduite.
• Les employés n’ont pas à avancer d’argent ni à se soucier de conserver et de présenter un reçu pour chaque petite dépense.

Inconvénients :

• Un suivi rigoureux est nécessaire pour éviter des déséquilibres dans la trésorerie.

Qu’est-ce que les frais de voyage professionnels ?

Les frais de voyage correspondent aux coûts directement liés aux déplacements effectués pour des raisons professionnelles. Ils incluent, entre autres : l’hébergement, les repas au restaurant, le transport entre le lieu de départ et la destination (comme un billet d’avion), la location de véhicules, les péages, le carburant, l’indemnité kilométrique, le stationnement, et même les indemnités journalières.

Contrairement aux indemnités de déplacement (per diem), le montant des frais de voyage varie en fonction de chaque déplacement. De plus, il est nécessaire de justifier chaque dépense à l’aide de tickets, factures ou reçus.

Ainsi, on peut dire que toutes les indemnités de déplacement sont incluses dans les frais de voyage, mais que tous les frais de voyage ne sont pas des indemnités de déplacement.

Avantages :

• L’entreprise maintient un contrôle détaillé sur les dépenses liées aux déplacements.

Inconvénients :

• La charge administrative des services financiers est plus lourde.
• Les employés doivent conserver leurs justificatifs de dépense pour les joindre aux notes de frais afin d’obtenir un remboursement de l’entreprise.

Gestion efficace des indemnités de déplacement et des frais de voyage

Pour justifier les frais de déplacement, il existe deux options :

1. Remplir manuellement les notes de frais et conserver tous les justificatifs sous format papier, avec le risque d'erreurs critiques et de perte de documents. Cela peut entraîner des sanctions et pénalités en cas de contrôle fiscal.
2. Mettre en place une solution de digitalisation et d'automatisation de la gestion des frais de voyage professionnels afin d’optimiser le processus, d’éviter la fraude interne et d’assurer la conformité fiscale et réglementaire.

Quelle est l’option la plus efficace ?
L’optimisation des ressources sera encore plus grande si vous combinez technologie et stratégie de manière adaptée.

Que vous recommanderait un expert en gestion des dépenses professionnelles ?

• Établissez une politique de dépenses claire et informez vos employés.
• Utilisez des solutions technologiques avancées.
• Choisissez un outil de gestion des frais de voyage qui s’intègre à votre ERP, comme le fait Okticket.
• Adaptez les limites de dépenses aux prix du marché.
• Analysez les données de dépenses pour optimiser vos budgets de voyage.
• Effectuez des contrôles internes réguliers.
• Facilitez la communication entre les voyageurs, les responsables et le service financier.

Conclusion

Tout ce qui précède démontre que bien différencier les indemnités de déplacement et les frais de voyage est essentiel pour une gestion financière efficace en entreprise.

Cette distinction permet d’améliorer la comptabilité et la conformité fiscale, tout en facilitant une planification financière plus précise et stratégique.

Prêt à simplifier la gestion de vos frais de déplacement ?

Contactez dès aujourd’hui nos experts et améliorez votre gestion financière !

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