La vérification manuelle de chaque ticket ou facture, la perte de traçabilité, les écarts, les retards d’approbation… La validation des dépenses professionnelles peut devenir un processus long et fastidieux, freinant la productivité et l’efficacité financière de votre entreprise. Surtout si vous ne disposez pas des outils adéquats.

Lorsqu’une dépense doit être approuvée par plusieurs responsables avant d’être traitée et remboursée, les goulets d’étranglement sont inévitables. Il va donc sans dire que la solution la plus rapide à cette problématique est l’automatisation des flux d’approbation.

Avec Okticket, ce workflow est entièrement personnalisable et conçu pour garantir un contrôle à chaque étape. Vous passerez de plusieurs jours de validation des notes de frais à une approbation en quelques minutes, directement depuis l’application.

Bénéfices de l’automatisation dans l’approbation des dépenses

Les flux d’approbation automatisés permettent de définir des règles spécifiques en fonction des besoins de chaque entreprise : selon les rôles des employés, la localisation, les montants ou les catégories de dépenses, par exemple.

Vous en constaterez rapidement les effets positifs :

• Vous obtiendrez une visibilité totale des dépenses en temps réel, un atout essentiel pour optimiser les budgets.
• Grâce à ce contrôle instantané, vous pourrez détecter les erreurs et les fraudes avant qu’elles ne deviennent un problème financier majeur.
• Vous aurez la garantie que les justificatifs validés, numérisés et stockés sont conformes à la réglementation espagnole.
• En réduisant les délais d’approbation, vous accélérerez également les remboursements, un sujet qui génère souvent des frictions.

Les entreprises qui automatisent la gestion des dépenses réduisent de 30 % le temps consacré aux approbations et améliorent la précision des rapports financiers de 44 % (The Aberdeen Group).

Cas d’usage : Une adaptation à chaque entreprise

Un système d’approbation flexible permet d’adapter les flux en fonction de la taille et de la structure de chaque organisation. Voyons quelques exemples :

• Vous dirigez une petite entreprise et vous avez seulement besoin de valider les dépenses qui dépassent un certain montant (50 euros, par exemple). Vous pouvez configurer le workflow pour établir un seuil automatique. Ainsi, les dépenses inférieures à 50 euros seront approuvées automatiquement, tandis que les autres seront envoyées à un responsable pour validation.
• Vous êtes responsable financier d’une grande entreprise et vous devez faire passer les dépenses par plusieurs niveaux d’approbation. Dans ce cas, le flux peut être le suivant :
  1. L’employé soumet la dépense pour révision.
  2. Son superviseur vérifie qu’elle est conforme et l’approuve.
  3. Un deuxième responsable valide ensuite la dépense.
  4. Enfin, la comptabilité la prend en charge pour traitement et, si nécessaire, ordonne le remboursement.

Ce flux peut varier d’une entreprise à l’autre. Même au sein d’une même société, il peut être différent selon le département ou le projet.

Conseils pour optimiser le processus d’approbation des dépenses

Une erreur courante dans la gestion des approbations est d’ajouter des étapes inutiles qui ne font que ralentir le flux de validation.

Pour optimiser le processus, il est essentiel de disposer d’un système de notifications qui informe en temps réel des changements de statut des dépenses. Des solutions comme Okticket intègrent déjà cette fonctionnalité.

De plus, un système efficace doit trouver un équilibre entre le contrôle et la rapidité dans la prise de décision. Pour cela, il est indispensable de mettre en place une politique de dépenses claire et adaptée à l’activité de l’entreprise.

Ce document doit notamment préciser :

• Les responsables de l’approbation,
• Leurs remplaçants en cas d’absence,
• Les plafonds de dépenses,
• Les dépenses remboursables,
• La procédure de remboursement.

Vous souhaitez découvrir comment fonctionne l’automatisation des flux d’approbation avec Okticket ? Écrivez-nous ici et voyez par vous-même à quel point il est simple de gérer les dépenses professionnelles de manière plus agile et efficace.

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Dans un environnement de travail de plus en plus numérique et dynamique, il est essentiel d’adapter chaque procédure, surtout lorsqu'il s'agit de tâches aussi importantes que la gestion des dépenses professionnelles.

Les départements financiers ont besoin de solutions qui optimisent ce processus. Et quoi de mieux que de commencer par le paiement pour mieux contrôler les dépenses de l’entreprise ?

Dans ce contexte, les cartes d’entreprise intelligentes offrent une solution complète pour la gestion des dépenses. Nous avons déjà abordé les avantages des cartes de crédit traditionnelles dans des articles précédents. Ici, nous nous concentrerons sur le fonctionnement des cartes virtuelles pour les entreprises.

Ce produit s’impose déjà comme une alternative aux méthodes de paiement traditionnelles. Elles offrent sécurité, contrôle et flexibilité, sans nécessiter de support physique.

Qu’est-ce qu’une carte virtuelle d’entreprise ? En quoi diffère-t-elle d’une carte physique ? Quels sont ses avantages ? Comment la créer et la gérer ? Autant de questions auxquelles nous allons répondre.

Qu’est-ce qu’une carte virtuelle d’entreprise et comment fonctionne-t-elle ?

Les cartes virtuelles sont la version numérique des cartes de crédit ou de débit. Conçues spécifiquement pour les transactions en ligne ou en magasin via des solutions de paiement mobile comme Google Pay et Apple Pay, elles garantissent des paiements rapides et sécurisés.

Mais surtout, elles permettent de résoudre les principaux problèmes liés à la gestion des dépenses professionnelles, notamment :

• La perte de reçus et de factures compliquant la justification des dépenses.
• Le manque de contrôle et de traçabilité des paiements.
• Le non-respect des politiques internes de dépenses.
• Les retards dans les processus de rapprochement comptable.

Ces défis impactent directement l’efficacité opérationnelle des entreprises.

Avantages des cartes virtuelles pour les entreprises

Les cartes virtuelles pour les dépenses professionnelles présentent de nombreux avantages :

• Les administrateurs peuvent définir des plafonds de dépenses, restreindre leur utilisation (par exemple, uniquement pour l’alimentation) et fixer des dates d’expiration.
• Les entreprises peuvent suivre les transactions en temps réel.
• L’émission est instantanée via une application mobile ou une plateforme web.
• Certaines cartes virtuelles génèrent de nouveaux identifiants après chaque transaction, réduisant ainsi le risque de fraude.
• Elles peuvent être désactivées immédiatement en cas de besoin.
• 100 % numériques, elles éliminent l’utilisation de plastique et réduisent l’empreinte environnementale.

Comment utiliser une carte d’entreprise virtuelle ?

Les cartes virtuelles permettent d’effectuer quasiment toutes les transactions réalisables avec une carte physique. Toutefois, au moment de payer, au lieu de sortir une carte de votre portefeuille, il vous suffit d’ouvrir l’application de votre banque.

De plus, la plupart des cartes virtuelles peuvent être associées à des plateformes de paiement comme Apple Pay et Google Pay.

Comparatif : Cartes virtuelles vs. cartes physiques

Bien que les cartes virtuelles fonctionnent de manière similaire aux cartes physiques, il existe plusieurs différences essentielles :

Google Pay ou Apple Pay ? La carte virtuelle d’Okticket, aussi sur mobile

Certaines cartes d’entreprise vont encore plus loin. C’est le cas de la OKT Card, la carte intelligente d’Okticket conçue pour automatiser la gestion des dépenses de voyages professionnels.

Pourquoi choisir la carte virtuelle d’Okticket ?

Contrairement aux solutions classiques, la carte virtuelle d’Okticket a été pensée pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises. Disponible en format digital, elle offre :

• Un contrôle des dépenses en amont : définissez des plafonds par utilisateur, par catégorie de dépenses et par période.
• Une gestion et un suivi des paiements en temps réel.
• Une administration centralisée de toutes les cartes via une plateforme unique.
• Un enregistrement automatique des dépenses, éliminant les erreurs manuelles et la conservation des reçus physiques.
• Une activation et désactivation immédiate via l’application.
• Une intégration automatique avec votre ERP.
• Une compatibilité avec les applications de paiement (Google Pay et Apple Pay) pour une acceptation mondiale.

En résumé, la OKT Card n’est pas qu’une simple carte de dépenses professionnelles, c’est un outil stratégique pour optimiser la gestion des voyages d’affaires.

FAQ - Questions fréquentes

Les cartes virtuelles sont-elles sécurisées ?

Oui. Elles font partie des solutions de paiement les plus sécurisées. Grâce à des technologies avancées et au respect des réglementations internationales, elles offrent une protection optimale contre la fraude.

Les principales mesures de sécurité incluent :

• La conformité avec la directive PSD2 en Europe.
• L’authentification multifactorielle (MFA) pour chaque transaction.
• L’utilisation de jetons dynamiques générant un code unique à chaque paiement.
• La possibilité de bloquer la carte instantanément.
• Une moindre exposition aux données sensibles.
• Un suivi en temps réel avec alertes.

Peut-on utiliser une carte virtuelle dans tous les pays ?

Oui, à condition qu’elle soit émise par un réseau de paiement international (Visa, Mastercard, American Express) et acceptée par les commerçants. Il est toutefois recommandé de vérifier :

• La compatibilité avec Google Pay et Apple Pay.
• Les frais de conversion éventuels.
• Les réglementations locales.

Quelles entreprises proposent des cartes virtuelles ?

De nombreuses banques traditionnelles et fintechs proposent des cartes virtuelles, aussi bien aux particuliers qu’aux entreprises. Pour la gestion des dépenses professionnelles, Okticket se distingue par son approche axée sur le contrôle et l’automatisation des paiements.

Les cartes virtuelles peuvent-elles être intégrées aux systèmes comptables ou ERP ?

Oui. Des solutions comme Okticket permettent l’intégration directe avec les systèmes comptables et les ERP pour automatiser la gestion des dépenses.

Prêt à optimiser la gestion des dépenses de votre entreprise ? Demandez votre carte virtuelle dès aujourd’hui !

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Convertir vos dépenses professionnelles en opportunités d'économie. C'est essentiellement ce que proposent les programmes de récompenses en cashback pour les entreprises.

Essence, repas d'affaires, hôtels… Avec le cashback, chaque achat vous permet de récupérer une partie de l'argent dépensé.

Vous voulez savoir comment vous pouvez bénéficier de ces programmes ? Tout au long de cet article, nous examinerons ce qu'ils sont, comment ils fonctionnent et comment en tirer le meilleur parti.

Qu'est-ce que les programmes de récompenses en cashback ?

‍Littéralement, le mot anglais "cashback" se traduit par "argent de retour". En gros, il s'agit d'un système d'avantages où vous êtes remboursé d'un pourcentage de l'argent dépensé lors de vos achats.

Il est important de ne pas confondre ces programmes de récompense avec la possibilité de retirer de l'argent en espèces lors d'un achat dans un établissement. Ce montant en espèces s'ajoute au montant de l'achat et est payé par carte bancaire.

Fonctionnement des bons de remboursement

‍Comme pour tout autre système de fidélisation, pour profiter des avantages du cashback, la première chose à faire est de vous inscrire et d'activer les offres disponibles.

Types de cashback

‍Il existe actuellement plusieurs types de programmes de cashback. Le plus courant est celui offert lors de l'utilisation de cartes de crédit d'entreprise. Le montant des remboursements peut être fixe ou varier selon les différentes catégories de dépenses (cashback différentiel).

Un troisième type est le cashback variable. Il consiste à offrir un pourcentage de remboursement plus élevé à mesure que les dépenses augmentent.

Il y a d'autres options, mais celles-ci sont généralement plus utilisées à titre personnel :

• Programmes de fidélisation des commerces qui incluent du cashback.
• Applications mobiles qui remboursent de l'argent pour effectuer certaines actions. Celles-ci vont de répondre à une enquête à acheter un produit spécifique.
• Sites web qui agissent comme intermédiaires entre le vendeur et l'acheteur. Lorsqu'un utilisateur effectue un achat via l'un de leurs liens, ils reçoivent une commission. Une partie de ce montant est partagée avec l'acheteur sous forme de remboursement.

Modes de remboursement

‍À partir de là, chaque achat que vous effectuez accumulera des récompenses. Le remboursement de l'argent peut prendre diverses formes. Parmi les plus courantes, nous trouvons les suivantes :

• Crédit direct de l'argent sur le compte associé au programme ou à la carte bancaire.
• Réductions sur l'abonnement à un service auquel vous êtes inscrit.
• Cumul de points qui peuvent être échangés contre des réductions, des produits ou des services.
• Obtention de chèques cadeaux à utiliser pour de futurs achats.

‍Cas pratique

‍Prenons un exemple. Une entreprise dispose d'une carte de crédit avec un cashback de 2% pour payer les dépenses de voyage professionnelles. Si à la fin du mois les dépenses s'élèvent à 2 000 euros, elle obtiendra un remboursement de 40 euros.

Cependant, il peut arriver que ce cashback prenne la forme d'une réduction sur le prix d'un abonnement. Dans ce cas, le montant serait déduit de la facture suivante.

Avantages du cashback

Chaque programme de cashback a ses propres avantages, bien qu'il y ait une série d'avantages généraux qu'il est bon de rappeler.

• Retour d'argent sur des achats que vous alliez probablement faire de toute façon, ce qui entraîne une économie de coûts.
• ‍Flexibilité pour choisir quand utiliser le montant accumulé.
• Généralement, le cashback peut se cumuler à d'autres promotions ou réductions.

De leur côté, les entreprises qui offrent ces programmes gagnent également, car elles disposent d'un outil leur permettant d'attirer de nouveaux clients et de fidéliser les actuels.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que le cashback et comment fonctionne-t-il ?

‍Le cashback est un programme de récompenses qui rend aux consommateurs une partie de l'argent dépensé dans leurs achats.

Ce remboursement peut prendre la forme d'argent, de points ou de chèques cadeaux.

Le cashback est-il la même chose qu'une réduction ?

‍Non, le cashback et les réductions sont différents. Alors qu'une réduction réduit le prix d'achat au moment du paiement, le cashback est rendu après l'achat.

Néanmoins, il est fréquent que le cashback soit compatible avec des réductions et des promotions.

Combien d'argent puis-je économiser avec le cashback ?

‍Cela dépend du programme ou de l'entité bancaire (dans le cas, par exemple, des cartes de crédit avec cashback). Il oscille généralement entre 0,5% et 5%.

Comment est calculé le montant à rembourser pour une carte avec cashback ?

‍On additionne le total des dépenses et le montant est multiplié par le taux de remboursement. Prenons le cas d'une entreprise qui réalise des dépenses avec des cartes de 10 000 euros et qui bénéficie d'un taux de remboursement de 1,5%. En multipliant le total des dépenses (10 000 €) par le taux de remboursement (1,5%), on obtient un cashback de 150 euros.

Le cashback s'applique-t-il à toutes les opérations effectuées avec des cartes de crédit ?

‍Le plus souvent, le cashback s'applique à toutes les dépenses effectuées avec une carte intelligente, mais les retraits d'espèces aux distributeurs automatiques ne sont généralement pas inclus.

Y a-t-il des limites aux remboursements ?

‍Normalement, oui, il y a une quantité maximale à payer en termes de cashback. Ces limites peuvent être mensuelles, annuelles ou par transaction, en fonction des différents programmes et fournisseurs.

Le cashback expire-t-il ?

‍Dans certains programmes, le cashback peut avoir une date d'expiration. C'est pourquoi il est important de vérifier les termes et conditions.

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Collecter les tickets, vérifier qu'ils respectent la politique de dépenses de l'entreprise, valider, traiter, rembourser, comptabiliser, stocker… Combien d'heures passez-vous à gérer manuellement les dépenses de voyage d'affaires ? Avec le nouveau lecteur OCR d'Okticket, vous économiserez 80 % de ce temps.

Comment fonctionne un lecteur OCR ? Quels types existent ? Quels sont leurs avantages ? Allons voir.

Qu'est-ce que l'OCR et comment fonctionne-t-il ?

Pour apprécier tous les bénéfices qu'apporte un système OCR, il est d'abord nécessaire de comprendre ce que c'est. Cette technologie permet de convertir différents types de documents, tels que les fichiers PDF ou les photographies, en texte numérique.

Les données extraites peuvent être éditées et stockées dans le cloud de manière organisée. Ainsi, l'OCR facilite la recherche d'informations et l'intégration avec d'autres applications numériques, telles que les systèmes de comptabilité ou les logiciels de Ressources Humaines.

Différences entre un OCR traditionnel et un OCR intelligent

Au cours des derniers mois, ces lecteurs OCR traditionnels ont évolué pour intégrer l'Intelligence Artificielle, comme l'a fait Okticket avec PelAIo. Les différences entre un OCR intelligent et un traditionnel sont flagrantes.

Apprentissage automatique

‍Un OCR traditionnel se concentre sur la conversion de documents statiques et nécessite des ajustements manuels pour différents types de documents. Cela peut limiter son efficacité dans des environnements dynamiques et avec des documents variés.

En revanche, les OCR basés sur l'IA s'adaptent automatiquement à divers formats et types de documents sans nécessité d'intervention manuelle.

Reconnaissance de champs dynamiques

‍Contrairement au Reconnaissance Optique de Caractères traditionnel qui se limite à des zones spécifiques pour l'extraction de données, l'OCR intelligent peut identifier et extraire des données de champs nouveaux et changeants. Ces derniers peuvent même être configurés par les utilisateurs via le langage naturel.

Nouveau lecteur OCR d'Okticket : Traitement ultrarapide et efficace

La technologie OCR a considérablement évolué ces dernières années, mais il existe encore de nombreuses solutions sur le marché offrant des capacités basiques de numérisation de documents.

Cependant, l'OCR d'Okticket se distingue par plusieurs caractéristiques avancées qui optimisent la gestion des dépenses professionnelles.

Principaux avantages de PelAIo, l'OCR intelligent d'Okticket

• Capture l'information des tickets et des factures avec une grande précision, ce qui est particulièrement utile lors de la prise de décisions basées sur des données.
• En plus des informations standard, comme les dates ou les montants, l'OCR d'Okticket peut également identifier et extraire des champs personnalisables que les utilisateurs configurent via le langage naturel. Ceci est particulièrement utile pour les entreprises ayant besoin de capturer des données spécifiques comme les immatriculations de véhicules aux péages et parkings, le nombre de personnes dans les repas d'affaires ou les litres de carburant dans les rapports de dépenses.
• Interprète les tickets étrangers et les traduit. Par exemple, un reçu en japonais peut être instantanément traduit en espagnol et en anglais, facilitant la compréhension et le traitement par des équipes internationales. Cette fonctionnalité multilingue est indispensable pour les entreprises multinationales opérant dans différents pays.
• Identifie les dépenses qui ne respectent pas les politiques de dépenses de l'entreprise. À ce moment-là, le système peut générer des alertes et/ou les rejeter automatiquement (un ticket contenant de l'alcool, par exemple). Cette caractéristique assure un contrôle plus strict et précis des dépenses, améliorant la conformité et réduisant le risque d'erreurs ou de fraude.
• S'adapte à différents modèles fiscaux, monnaies et systèmes de codage des caractères, indépendamment du pays d'origine.
• Traite les documents instantanément et retourne l'information extraite en temps réel. Sans nécessité de post-traitement, y compris pour les tickets endommagés, mal imprimés ou les reçus écrits à la main. Avec cela, tout le processus de gestion des dépenses est accéléré.
• Capacité de générer de nouvelles informations à partir de la numérisation de reçus qui sont enregistrés dans l'application, grâce à l'apprentissage automatique.

En plus de tout cela, le nouvel lecteur OCR intelligent d'Okticket offre une intégration parfaite avec les ERP et les systèmes de gestion d'entreprise existants. Avec cela, vous aurez une vision réelle des finances d'entreprise.

Okticket s'adapte à nos politiques internes de dépenses. Son puissant moteur de révision automatique facilite la révision des dépenses par notre équipe financière. Nous ne consacrons maintenant que quelques minutes par mois, au lieu d'heures, au processus de gestion des notes de frais professionnels (groupe TSK)

Conclusion

En somme. Grâce à l'Intelligence Artificielle appliquée au nouveau Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) amélioré d'Okticket, vous réussirez à réduire la charge administrative. En même temps, vous verrez comment les erreurs sont minimisées et vous respirerez en constatant que les irrégularités et la fraude interne disparaissent.

Avez-vous besoin de franchir le pas vers l'élimination des processus obsolètes et l'habilitation d'une gestion des dépenses plus agile, précise et stratégique ? Découvrez toutes les possibilités qu'offre notre lecteur OCR amélioré.

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Il n'est pas nouveau que les départements financiers soient confrontés à des défis continus dans la gestion des dépenses d'entreprise. Ce n'est pas non plus la première fois que nous parlons du fait que près de 20 % des notes de frais contiennent des erreurs, la plupart dues à un manque de contrôle.

Si vous êtes utilisateur d'une application de gestion des dépenses professionnelles, vous êtes peut-être familiarisé avec la possibilité de fixer une limite. Peut-être même de recevoir une notification vous alertant d'un détail. Mais... Avez-vous déjà eu l'occasion de personnaliser les alertes de dépenses avec autant de détails et d'automatisation qu'aucune anomalie ne vous échappe ?

Les factures dupliquées, les tickets incomplets, l'absence de justificatif ou les dépenses non déductibles sont les problèmes les plus courants des notes de frais. Ces irrégularités génèrent une charge administrative inutile, des pertes économiques et de lourdes amendes.

Éradiquer les tactiques frauduleuses bien ancrées est très compliqué. Surtout si les outils à votre disposition n'ont pas évolué. Dans cette lutte contre les dépenses qui ne respectent pas les règles de votre entreprise, l'intelligence artificielle est votre meilleur allié.

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Contrôle total des dépenses de l'entreprise : Comment PelAIo identifie les erreurs en temps réel

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Dans ce contexte, des technologies avancées comme PelAIo de Okticket, qui combine un OCR intelligent avec des alertes ultra-personnalisées, changent les règles du jeu.

Qu'offre cet outil qui le différencie d'un OCR traditionnel ?

• Les alertes ne sont pas génériques. Elles sont configurées selon les règles et les politiques spécifiques de chaque entreprise ou client. Cela permet, entre autres, d'identifier les tickets dupliqués, les dépenses en dehors des heures de travail ou les consommations non déductibles comme l'alcool.
• Quelles informations considérez-vous pertinentes et qui n'apparaissent généralement pas sur les justificatifs de paiement ? De plus en plus d'entreprises souhaitent connaître le nombre de participants à un repas, le numéro d'immatriculation de la voiture sur un ticket de parking ou les litres de carburant déclarés sur le kilométrage.
• Détection des erreurs fiscales courantes. Par exemple, les paiements en espèces qui dépassent les limites légales (1 000 euros dans le cas de l'Espagne).
• Reconnaissance des documents dans différentes langues, monnaies et formats, ce qui est crucial pour les entreprises opérant dans plusieurs pays.
• Apprentissage automatique des tickets qui sont téléchargés dans l'application et qui permet que l'information des dépenses soit complétée automatiquement (le CIF d'un établissement, par exemple).

Mais PelAIo va bien au-delà. En plus de lancer des alertes en temps réel à titre informatif, il a également la capacité de bloquer automatiquement les dépenses qui ne respectent pas les politiques internes ou la réglementation fiscale. Ainsi, leur approbation et leur enregistrement comptable sont évités.

Efficacité opérationnelle de l'OCR intelligent de Okticket

Tout en détectant les irrégularités avant qu'elles ne deviennent un problème, cette technologie avancée réussit à aligner la gestion des dépenses avec les objectifs stratégiques de votre entreprise.

Okticket s'adapte à nos politiques internes de dépense. Son puissant moteur de révision automatique facilite la révision des dépenses par notre équipe financière. Nous consacrons désormais seulement quelques minutes par mois, au lieu d'heures, au processus de gestion des notes de frais professionnelles (groupe TSK)

En ce sens, il y a une série de fonctionnalités qui méritent d'être soulignées :

• Capture instantanée des informations fiscales clés : CIF, date, montant, catégorie de dépense...
• Fournit des informations en temps réel, facilitant les ajustements proactifs dans la stratégie financière.
• Identifie et organise les dépenses dans des catégories déductibles comme les transports, la restauration ou la représentation. De cette manière, l'entreprise peut maximiser les avantages fiscaux autorisés par la loi.
• Traite les tickets endommagés ou mal imprimés. Également les reçus écrits à la main.
• Les informations de dépense sont synchronisées automatiquement avec le système comptable ou ERP, éliminant les erreurs manuelles.
• Fournit des données organisées, essentielles pour analyser les motifs de dépense, renégocier des accords avec des fournisseurs clés ou ajuster les politiques internes pour plus d'efficacité.

Avec ces fonctionnalités, PelAIo permet de réduire jusqu'à 80 % le temps consacré aux tâches administratives, libérant l'équipe financière pour se concentrer sur des activités stratégiques.

Études de cas Okticket Smart Alerts

Conclusion : Un nouveau standard dans la gestion financière

PelAIo de Okticket n'est pas seulement un OCR avancé. C'est une solution stratégique pour les directeurs financiers qui recherchent l'efficacité, le contrôle et la conformité réglementaire.

Avec sa technologie de dernière génération, il transforme la gestion des dépenses en un processus simple, rapide et sécurisé.

Êtes-vous prêt à réduire les erreurs et à transformer la gestion des dépenses dans votre entreprise ?

Demandez une démonstration personnalisée et découvrez comment PelAIo peut faire la différence dans votre entreprise.

Alors que nous nous apprêtons à dire au revoir à 2024, il est temps de faire une pause et de revenir sur tout ce que nous avons vécu cette année. Chaque expérience a contribué à faire d’Okticket une solution encore plus performante, tout en gardant notre objectif au cœur de nos actions : mettre les personnes au centre de nos priorités.

Vous nous accompagnez pour ce voyage à travers ces 12 derniers mois ?

Nouvelles fonctionnalités et avancées technologiques

Nous continuons d’améliorer notre outil afin de proposer une gestion des dépenses professionnelles plus rapide, performante et rentable.

Parmi les fonctionnalités les plus remarquables, nous avons lancé :

• La validation des dépenses de plusieurs entreprises depuis un seul compte
• De nouvelles limites adaptées
• Des améliorations dans la gestion des utilisateurs
• La création de dépenses depuis le gestionnaire web
• La possibilité de joindre des fichiers dans différents formats

Et ce n’est pas tout… Nous avons également amélioré l’interface visuelle de notre application. La gestion des dépenses n’a jamais été aussi intuitive.

PelAIo, notre OCR intelligent

Grâce à l’intelligence artificielle appliquée, nous avons porté notre moteur de reconnaissance à un niveau inédit, offrant à nos clients une précision et une rapidité incomparables

Quelques avantages clés :

• Traitement ultra-rapide : Extraction en temps réel de toutes les données, sans post-traitement.
• Internationalisation : Lecture de reçus, factures ou justificatifs, quel que soit le pays, la devise, le modèle fiscal, la langue ou l’encodage des caractères.
• Champs dynamiques élargis : Exemples : plaques d’immatriculation pour les péages ou parkings, nombre de personnes dans les restaurants, articles de service, litres d’essence sur les rapports, adresses, numéros de commande…
• Détection de langue et traduction en temps réel des tickets et reçus dans la langue du pays de l’utilisateur.
• Alertes ultra-personnalisées : Alignées sur les politiques internes. Si une dépense ne respecte pas ces paramètres, elle est automatiquement rejetée, assurant un contrôle précis et efficace.

Module de demande de voyages

Les employés peuvent désormais créer des demandes de voyage directement depuis le gestionnaire web et saisir les informations nécessaires (telles que les dates de départ et d’arrivée, la destination ou le motif du déplacement).

Ils peuvent également demander des services ou des provisions pour ce voyage.

Reconnaissances et certifications

Cette année a été marquée par une croissance significative et la validation de notre qualité et de notre engagement :

• Le magazine "Emprendedores" nous a classés parmi les 50 startups les plus innovantes de 2024.‍
• Nous avons obtenu les certifications ISO 9001 et ISO 27001, confirmant notre standard d’excellence.
• Nous avons été reconnus comme une entreprise PYME Innovante, un label qui souligne notre engagement envers l’innovation et le développement continu.

Nous sommes également fiers de faire partie du programme ScaleUp Spain Network, renforçant notre position en tant que référence dans le secteur des solutions financières intégrées.

L’union fait la force : Plus de partenaires, de nouvelles intégrations

Nous avons élargi notre réseau de partenaires et intégré de nouvelles solutions, renforçant ainsi notre écosystème et offrant une expérience encore plus complète à nos utilisateurs.

Avec plus de 3 500 entreprises nous faisant confiance en 2024, nous consolidons notre position de leader en matière de gestion des dépenses de voyages professionnels.

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Où étions-nous cette année ?

"Par ailleurs, cette année, nous avons participé à plus de 50 événements en France, en Espagne, au Portugal et au Mexique. Nous en soulignons certains :

• HIP 2024 (19, 20 et 21 février 2024)
• Forum d'Affaires du Mexique (25 avril 2024)
• Congrès AECEM (9 mai 2024)
• ‍Sommet des leaders de la finance, Paris (29 mai 2024)
• DES Málaga (11, 12 et 13 juin 2024)
• ERP Summit Espagne (18 juin 2024)
• 9ème Congrès América Digital Mexique (19 et 20 juin 2024)
• Fintech Summit Latam Mexique (14 et 15 août 2024)
• ERP Summit Mexique (24 septembre 2024)
• Finnosummit Mexique (25 et 26 septembre 2024)
• Finan Forum (1er et 2 octobre 2024)
• IDC Directions Estoril (2 et 3 octobre 2024)
• Finance Meeting 2024 (9 octobre 2024)
• Congrès Ordre des Experts-Comptables, Marseille (9-11 octobre 2024)
• All OKT (17 octobre 2024)
• Financial & Fintech Innovation Summit (29 octobre 2024)
• DIRFCON (28 novembre 2024)
• Web Summit Lisbonne (11, 12, 13 et 14 novembre 2024)"

(et bien d’autres événements locaux et internationaux)

Un regard vers l’avenir : Croissance et internationalisation

Forts d’une base solide, nous sommes convaincus que les mois à venir seront riches en opportunités pour continuer de grandir.

En 2025, nous prévoyons :

• D’élargir nos fonctionnalités et intégrations pour répondre à encore plus de besoins de nos clients.
• De renforcer notre présence internationale et explorer de nouveaux marchés.
• De rester une référence en matière de gestion des dépenses et de transformation digitale des entreprises.

Merci de faire partie de ce voyage

Rien de tout cela n’aurait été possible sans le soutien de nos clients, partenaires et équipes. Merci de nous faire confiance pour simplifier et optimiser la gestion des dépenses en entreprise.

Prêt(e) pour 2025 ? Ensemble, continuons à transformer l’avenir des finances d’entreprise.

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