Vous avez investi dans un outil numérique pour automatiser les processus. Et pourtant, vous passez encore des heures à vérifier des justificatifs, corriger des erreurs, contrôler le respect de la politique de dépenses et relancer les collaborateurs pour qu’ils déclarent leurs frais à temps.

Cela vous semble familier ? Vous n’êtes pas seul. De nombreuses entreprises vivent cette contradiction : elles ont digitalisé… sans vraiment automatiser.

Du SaaS à l’AaaS : une nouvelle étape dans l’évolution du logiciel

Le modèle SaaS (Software as a Service) a longtemps été le fer de lance de la transformation numérique. Une solution cloud, flexible, évolutive et sans installation locale.

Mais les besoins évoluent. Les entreprises ne cherchent plus uniquement l’efficacité. Elles veulent désormais une automatisation intelligente, de la proactivité et une personnalisation sur mesure.

Un nouveau contexte, un nouvel acteur clé. L’AaaS (Agent as a Service) émerge comme le nouveau paradigme. Comme un assistant personnel, cette technologie s’adapte aux besoins de votre entreprise et travaille pour vous, de manière autonome.

Il s’agit d’un système doté d’agents intelligents capables d’apprendre du comportement des utilisateurs, d’agir seuls et d’éliminer les frictions dans des tâches répétitives comme la gestion des frais professionnels.

En pratique, l’« Agent as a Service » prend en charge l’ensemble du processus : il capture les justificatifs, les classe, vérifie leur conformité, signale toute anomalie, bloque les dépenses non autorisées, génère des rapports et s’intègre automatiquement à votre système de gestion.

Qu’est-ce que l’AaaS et pourquoi gagne-t-il du terrain ?

L’AaaS est une évolution naturelle du SaaS. Basé sur des agents digitaux propulsés par l’Intelligence Artificielle, il combine l’apprentissage automatique et le traitement du langage naturel pour comprendre les besoins des utilisateurs, automatiser des flux complexes et améliorer l’efficacité opérationnelle.

Contrairement au SaaS traditionnel, où l’utilisateur doit constamment interagir avec la plateforme, l’AaaS agit de manière proactive.

Il exécute des tâches sans intervention humaine, prend des décisions en autonomie, analyse les règles internes, interprète le contexte… et apprend en continu.

AaaS vs SaaS : avantages concrets dans la gestion des frais professionnels

Voici ce que cela change dans votre quotidien :

• Automatisation sans friction : capture automatique des justificatifs, quel que soit le canal ou le format.
• Extraction intelligente des informations, y compris les données personnalisées.
• Validation automatique selon votre politique de dépenses.
• Détection d’anomalies souvent invisibles à l’œil humain.
• Alertes personnalisées en cas de dépenses non autorisées.
• Identification de schémas de dépenses.
• Rapports en temps réel, prêts à être utilisés par la finance.

SaaS ou AaaS : que choisir pour gérer vos notes de frais ?

En résumé : un SaaS fournit des outils, l’AaaS fournit des résultats.
Découvrez dans le tableau ci-dessous une comparaison entre les deux modèles.

Okticket devient AaaS : une IA au service de la finance

Chez Okticket, nous avons franchi le cap. Notre technologie intègre désormais une couche d’intelligence artificielle qui automatise l’ensemble du cycle de gestion des frais.

Quelques atouts de notre IA “PelAIo” :

• Capture de justificatifs en plusieurs langues, devises et formats.
• Classe, analyse et soumet les dépenses sans intervention humaine.
• Intégration directe avec votre ERP.
• Apprentissage continu, avec amélioration au fil du temps.
• Traçabilité totale.
• Détection proactive des écarts ou erreurs avant qu’ils atteignent la comptabilité.
• Des données fiables pour les analyses stratégiques du service financier.

Le résultat :

• Jusqu’à 80 % de gain de temps sur les tâches administratives.
• Jusqu’à 90 % de réduction des erreurs comptables.
• Une solution scalable, disponible 24h/24, sans besoin de recruter davantage.

L’AaaS va-t-il remplacer le SaaS ?

Des leaders comme Satya Nadella (CEO de Microsoft) parlent d’un passage du “logiciel comme service” au “logiciel avec intelligence intégrée”. Cela dit, le remplacement ne sera pas immédiat.

De nombreuses solutions combinent désormais le meilleur des deux mondes.

C’est donc moins une rupture qu’une évolution naturelle.

Les défis de l’adoption : sommes-nous prêts pour l’AaaS ?

Certains obstacles peuvent freiner l’adoption généralisée :

• Résistance au changement : la méfiance est naturelle, mais elle se surmonte avec pédagogie et démonstrations concrètes.
• Inquiétudes sur l’évolution des rôles au sein des équipes.
• Préoccupations liées à la sécurité et à la conformité.
• Complexité technique à l’intégration, nécessitant parfois une mise à niveau des systèmes.

Conclusion : du logiciel-outil au logiciel intelligent

L’avenir est clair : les agents intelligents vont devenir la norme.
Le SaaS reste un outil précieux, mais il devra coexister avec des agents plus autonomes, capables de résoudre des problèmes sans intervention manuelle.

Votre logiciel attend-il encore vos ordres… ou agit-il déjà pour vous ?
Contactez-nous et découvrez comment PelAIo peut transformer la gestion de vos frais professionnels.

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L’OCR des factures a été le tremplin qui a permis de passer de la saisie manuelle des données à la digitalisation des justificatifs. Et pendant de nombreuses années, cette technologie a été un précieux allié pour automatiser les processus administratifs.

Mais avec l’arrivée de l’Intelligence Artificielle (IA), ses limites deviennent de plus en plus visibles.

OCR traditionnel vs Reconnaissance Intelligente de Caractères (ICR), simple extraction de données vs interprétation des dépenses, standardisation vs personnalisation.
Le changement est-il en marche ?

De l’OCR traditionnel à l’OCR intelligent : qu’est-ce qui a changé ?

L’OCR classique reste utile pour améliorer la gestion des dépenses professionnelles, mais pour de nombreuses entreprises, cela ne suffit plus. Voici quelques-unes de ses limites :

• Difficulté à reconnaître les caractères flous ou mal imprimés.
• Nécessite des configurations spécifiques selon le type de document.
• Peut impliquer des ajustements manuels fréquents.

Avec l’IA, ces limitations sont surmontées. Les systèmes apprennent, s’adaptent et automatisent sans intervention humaine.

L’IA, nouvelle alliée de la gestion financière

Que peut offrir l’IA que l’OCR classique ne peut pas ?

• Apprentissage continu, quel que soit le format ou le design du document (plus besoin de modèles prédéfinis).
• Meilleure précision dans l’extraction des données, même à partir de documents non structurés.
• Automatisation avancée qui réduit drastiquement les erreurs.

PelAIo : l’IA d’Okticket pour la gestion des frais professionnels

Tandis que de nombreux OCR de factures se limitent à la numérisation de base, Okticket a intégré l’IA Générative pour révolutionner la gestion des dépenses.

Un bon exemple de cette avancée est PelAIo, l’intelligence artificielle d’Okticket. Elle interprète les données, analyse les habitudes de dépense, détecte les anomalies et facilite la prise de décisions stratégiques.

OCR vs IA Générative d’Okticket

Le tableau suivant résume les principales différences entre un OCR de factures et l’IA générative d’Okticket.

En résumé : alors que l’OCR traditionnel nécessite des configurations spécifiques pour chaque type de document, le moteur intelligent d’Okticket s’adapte automatiquement à différents formats. PelAIo ne se contente pas de reconnaître l’information, il apprend de chaque document scanné pour améliorer continuellement sa précision.

De plus, un OCR classique n’extrait des données que depuis des zones prédéfinies, ce qui limite sa flexibilité. À l’inverse, PelAIo identifie de nouveaux champs en fonction du contenu du document et permet même aux utilisateurs de personnaliser les données à capturer en utilisant le langage naturel.

Les avantages de l’OCR intelligent dans le contrôle des dépenses

Quelles sont les forces de l’IA d’Okticket ?

• ‍Capture précise des données essentielles (tickets, factures) pour une prise de décision fiable.
• ‍Reconnaissance d’éléments contextuels : immatriculations, nombre de convives, litres de carburant…
• ‍Traduction et interprétation automatiques des tickets en plusieurs langues — idéal pour les entreprises internationales.
• ‍Détection automatique des dépenses hors politique : génère des alertes ou bloque les dépenses non autorisées.
• ‍Adaptabilité fiscale : prise en charge de différents systèmes fiscaux, monnaies et encodages.
• ‍Traitement en temps réel, même pour les tickets de mauvaise qualité.
• ‍Génération d’informations enrichies pour les tableaux de bord financiers.
• ‍Connexion directe aux ERP et systèmes de gestion d’entreprise.

Pourquoi choisir Okticket pour gérer vos dépenses avec IA ?

Voici quelques indicateurs concrets de l’impact de l’IA Générative d’Okticket sur la productivité et l’efficacité des processus :

• ‍80 % de réduction du temps passé sur les tâches administratives
• 90 % de diminution des erreurs comptables
• Digitalisation complète du processus de gestion de dépenses
• ‍Traçabilité totale, depuis n’importe quel appareil
• ‍Détection proactive des anomalies et fraudes
• ‍Temps d’audit réduit de plus de 80 %
• Respect des obligations réglementaires garanti

Conclusion : l’IA prend le pouvoir dans la gestion financière

L’évolution technologique ne ralentit pas. L’IA surpasse désormais l’OCR classique et des solutions comme PelAIo montrent qu’il est possible de gérer les frais professionnels de manière plus rapide, plus fiable et plus intelligente.

Prêt à passer à l’automatisation intelligente ? Découvrez comment la technologie d’Okticket peut transformer vos processus.

FAQ sur les OCR intelligents

Qu’est-ce que l’ICR ?

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La Reconnaissance Intelligente de Caractères (ICR) est une technologie avancée d’OCR qui permet d’extraire et de numériser du texte manuscrit grâce à l’Intelligence Artificielle et au Machine Learning.

Contrairement à l’OCR traditionnel, qui ne reconnaît que les caractères imprimés, l’ICR apprend et s’améliore avec le temps, s’adaptant à différents styles d’écriture.

Comment fonctionne l’ICR ?

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L’ICR permet de numériser du texte manuscrit avec une grande précision, optimisant ainsi la gestion documentaire. Son fonctionnement repose sur quatre étapes :

1. Prétraitement : amélioration de la qualité de l’image pour faciliter la lecture.
2. Segmentation : séparation du texte en lignes, mots et caractères.
3. Reconnaissance : identification des caractères à l’aide d’une base de données pré-entraînée.
4. Post-traitement : correction des erreurs et validation des données avant leur stockage.

Puis-je combiner OCR et ICR ?

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Oui, l’utilisation conjointe des deux technologies permet de traiter des documents contenant à la fois du texte imprimé et manuscrit, améliorant ainsi l’efficacité et la précision dans la gestion des fichiers.

À quoi sert l’ICR ?

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La Reconnaissance Intelligente de Caractères (ICR) est idéale pour les entreprises en phase de transition vers des flux de travail numériques, tout en continuant à gérer des documents manuscrits, comme des bons de commande ou des formulaires.

Parmi ses usages les plus courants :

• Automatisation des comptes fournisseurs
• Conversion d’images en texte
• Saisie automatique de données
• Extraction d’informations à partir de fichiers PDF
• Gestion de formulaires numérisés

Qu’est-ce que l’IDP ?

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L’IDP, ou Traitement Intelligent de Documents (Intelligent Document Processing), est une technologie qui combine OCR, ICR et NLP (traitement du langage naturel) pour gérer des données non structurées, améliorer le classement des documents et optimiser la prise de décision.

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On dit que l'information, c'est le pouvoir. Mais en matière de finances d’entreprise, il serait plus juste de dire :

« L'information financière, c’est le pouvoir... à condition de savoir l’utiliser. »

Sur le chemin vers une plus grande efficacité opérationnelle, il est essentiel de s’arrêter sur un point stratégique souvent négligé : la comptabilité de gestion.

Lorsqu’on parle de comptabilité, on pense généralement à la comptabilité financière. Mais celle-ci ne sert pas uniquement à produire des rapports pour les investisseurs, les banques ou l’administration. Elle doit aussi permettre de transformer les données financières en leviers décisionnels.

Dans cet article, nous verrons comment la comptabilité de gestion contribue à optimiser les performances financières, à réduire les coûts et à renforcer la stratégie de l’entreprise.

Qu’est-ce que la comptabilité de gestion ?

Également appelée comptabilité managériale, la comptabilité de gestion consiste à collecter, analyser et interpréter des données financières et non financières pour améliorer la prise de décision et maximiser la rentabilité.

Elle va plus loin que la comptabilité classique : elle permet de faire des projections, d’anticiper les erreurs, et d’agir en amont.

Contrairement à la comptabilité financière, elle n’est pas soumise à des normes légales strictes (comme le Plan Comptable Général ou les obligations fiscales françaises), ce qui lui donne une flexibilité précieuse pour s’adapter aux besoins réels de l’entreprise.

Caractéristiques principales de la comptabilité de gestion

On peut considérer la comptabilité de gestion comme un hybride entre comptabilité financière et comptabilité analytique, avec plusieurs spécificités :

• Elle est interne : les données ne sont pas diffusées à l’extérieur de l’entreprise.
• Elle n’est pas encadrée par la réglementation, ce qui permet de l’adapter aux objectifs de gestion.
• Elle est orientée stratégie et aide à la prise de décisions à court, moyen et long terme.
• Elle évalue la performance des services, la productivité et l’efficacité organisationnelle.
• Elle analyse des indicateurs clés : délais de production, coût unitaire, marges, politiques tarifaires, etc.
• Elle s’appuie sur des techniques avancées telles que l’analyse marginale, la valorisation des stocks ou encore les outils de prévision financière.

Les avantages de la comptabilité de gestion pour les entreprises

La comptabilité de gestion présente de nombreux atouts pour les services financiers. En voici les principaux :

• Prendre des décisions éclairées à partir de données fiables, pertinentes et actualisées.
• Optimiser l’allocation des ressources, ce qui améliore la rentabilité globale.
• Analyser les tendances du marché et réagir plus rapidement aux évolutions.
• Mieux contrôler les dépenses, qu’elles soient liées à la production, à l’administration ou aux opérations courantes.
• Évaluer la rentabilité par activité ou service pour cibler les ajustements nécessaires.
• Renforcer la planification stratégique, notamment sur le long terme.

En bref, la comptabilité de gestion complète parfaitement la comptabilité financière pour améliorer la performance globale de l’entreprise.

Comptabilité financière vs. comptabilité de gestion

Ces deux formes de comptabilité sont essentielles à la prise de décision stratégique, mais elles diffèrent :

• La comptabilité financière donne une image fidèle de la santé économique de l’entreprise.
• La comptabilité de gestion, elle, permet de transformer les données financières en actions concrètes, adaptées aux réalités opérationnelles.

Voici une comparaison synthétique :

Exemple concret

Prenons l’exemple d’une entreprise dont une part importante du budget est consacrée aux déplacements professionnels.

Avec la comptabilité financière, vous pouvez savoir le montant total dépensé, voire la ventilation par type de dépense (hébergement, transport…).

Mais avec la comptabilité de gestion, vous allez plus loin :
Vous identifiez les postes précis – vols, taxis, locations de voiture, essence, péages, parking, etc. –, ce qui vous permet de repérer les tendances et de négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs.

Comment mettre en place la comptabilité de gestion dans votre entreprise

Voici quelques étapes clés pour intégrer efficacement la comptabilité de gestion :

1. Définir les indicateurs de performance clés (KPIs) pertinents : marge sur coûts variables, coût de revient unitaire, taux de rotation des stocks, etc.
2. Automatiser les processus comptables. Le traitement manuel freine l’accès à une information exploitable. C’est ici qu’interviennent des solutions spécialisées comme Okticket.
3. Intégrer les données à votre ERP (Sage, SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Odoo...).
4. Analyser régulièrement les résultats pour ajuster les objectifs et affiner la stratégie.

Optimiser les dépenses professionnelles avec Okticket

Comme nous venons de le voir, la technologie est un levier incontournable pour mettre en œuvre une comptabilité de gestion performante.

Avec Okticket, les dépenses liées aux déplacements professionnels sont capturées, catégorisées (transport, hébergement, repas, indemnités kilométriques...), puis analysées par service, centre de coûts, mode de paiement ou utilisateur.

Ces données sont centralisées et disponibles en temps réel, prêtes à être exploitées par les équipes financières.

Et surtout, Okticket s’intègre facilement à vos outils de gestion comptable, pour une automatisation fluide de la comptabilité analytique.

Cas d’usage réel

Reprenons notre exemple : si le service financier constate via Okticket que les frais de transport privé sont trop élevés, il peut proposer des alternatives plus économiques, comme encourager les transports publics ou renégocier avec les prestataires.

Conclusion : La comptabilité de gestion, pilier de la rentabilité

Bien qu’elles répondent à des objectifs différents, la comptabilité financière et la comptabilité de gestion sont complémentaires.

• L’une fournit une vision globale de la situation économique.
• L’autre permet d’agir pour optimiser les coûts, améliorer les prévisions financières et renforcer la stratégie de rentabilité.

Leur bonne combinaison peut faire la différence entre croissance et stagnation.

Des outils comme Okticket rendent cette approche accessible à toutes les entreprises.
Testez-les dès aujourd’hui et découvrez une nouvelle façon de gérer vos finances.

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Avec l'augmentation du parc de véhicules électriques rechargeables, de plus en plus d'entreprises doivent gérer et contrôler les paiements des recharges d'énergie lorsque leurs salariés voyagent pour le travail.

Que les employés utilisent leur propre véhicule électrique ou un véhicule de flotte qu'ils doivent recharger en route, ces frais d'électricité doivent être traités de la même manière que ceux du carburant et du kilométrage d'un véhicule thermique.

Dans cet article, nous allons examiner les meilleures pratiques pour superviser et optimiser ce processus.

Stratégies pour contrôler les paiements des recharges d'énergie lors des déplacements professionnels

Les entreprises qui doivent gérer les frais de recharge dans les bornes publiques sont confrontées à plusieurs défis :

• La variété des fournisseurs et des tarifs appliqués
• La diversité des moyens de paiement
• Le manque de stratégies claires pour contrôler ces dépenses
• La difficulté d'obtenir des justificatifs valides dans certaines stations

Pour résoudre ces problèmes, les entreprises doivent adopter des outils et des processus efficaces.

Utiliser des cartes d'entreprise

Selon les dernières données d'Electromaps, la France compte 217.419 points de recharge pour véhicules électriques.. Cette expansion est une bonne nouvelle pour l'environnement, mais elle implique aussi une adaptation de la gestion des frais professionnels.

Jusqu'à présent, les cartes carburant permettaient de simplifier le remboursement et la gestion des dépenses de carburant des déplacements professionnels. Mais avec les bornes électriques, les modes de paiement varient : carte bancaire, carte d'entreprise, paiement en espèces, badge RFID ou application mobile des différents opérateurs de recharge.

La meilleure solution est d'utiliser une carte d'entreprise compatible avec toutes les stations de recharge, permettant de centraliser tous les paiements sur un seul système. Ainsi, les salariés n'ont pas à avancer de l'argent et l'entreprise garde une trace claire des dépenses. Il est également possible de configurer des limites de dépenses et des restrictions par catégorie pour éviter les abus.

Mettre en place une solution de gestion des dépenses professionnelles

Des applications comme Okticket facilitent le suivi des frais liés aux recharges électriques des véhicules d'entreprise. Elles permettent de :

• Scanner et valider automatiquement les tickets de recharge grâce à la technologie OCR.
• Centraliser tous les paiements effectués aux bornes, quel que soit le mode de paiement.
• Suivre les dépenses en temps réel pour détecter des erreurs ou des fraudes (factures en double, par exemple).
• Envoyer automatiquement les demandes de remboursement aux responsables.
• Générer des rapports détaillés sur la consommation d'énergie et les coûts par trajet.
• Intégrer les dépenses dans le système comptable de l'entreprise.
• Stocker en toute sécurité les factures et justificatifs dans le cloud.

Ces outils permettent aux entreprises d'optimiser leur gestion des frais, d'identifier des opportunités d'économie et de mieux négocier avec les fournisseurs de recharge.

Planifier stratégiquement les trajets

Pour réduire les coûts, il est préférable d'identifier les stations de recharge les plus économiques et de planifier les itinéraires en conséquence. Des applications comme Google Maps, Chargemap ou ABRP (A Better Route Planner) permettent d'optimiser les trajets et d'estimer les frais de recharge.

Définir une politique claire des dépenses de voyage

Si votre entreprise possède déjà une politique de gestion des frais professionnels, elle doit être mise à jour pour inclure les frais de recharge. Sinon, il est temps d'en créer une en définissant :

• Les types de frais pris en charge (carburant, électricité, etc.).
• Les stations de recharge autorisées.
• Les limites de dépenses par recharge et par trajet.
• Les modes de paiement autorisés (cartes d'entreprise, espèces, avances, etc.).
• Les justificatifs requis pour les remboursements.
• Le processus de remboursement.
• Les responsables de la validation des dépenses.

Il est également conseillé de réaliser des audits réguliers et de mettre à jour cette politique en fonction de l'évolution des coûts de l'énergie.

Combien coûte une recharge de véhicule électrique en 2025 ?

Le coût d'une recharge varie selon plusieurs facteurs, notamment la consommation du véhicule (kWh/km) et l'endroit où la recharge est effectuée.

Trois scénarios possibles :

1. Recharge sur le lieu de travail : La gestion est simple, la facture étant directement adressée à l'entreprise.
2. Recharge au domicile du salarié : L'employé doit présenter une facture d'électricité. Le coût moyen est de 0,15 €/kWh, soit environ 7,50 € pour une batterie de 50 kWh.
3. Recharge sur une borne publique : Le prix varie selon l'opérateur et le type de recharge (standard, rapide ou ultra-rapide). Il peut aller de 0,30 €/kWh à 0,50 €/kWh, ce qui représente environ 25 € pour une recharge complète.

Conclusion

Les véhicules électriques sont un levier essentiel pour une mobilité durable, mais ils impliquent de nouveaux défis en matière de gestion des paiements des recharges d'énergie.

La solution ? Définir une politique de dépenses claire, fournir des cartes d'entreprise aux salariés et adopter une application de gestion des frais professionnels.

Envie d'en savoir plus ?

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Les dernières informations indiquent que les voyages d’affaires en France devraient connaître une croissance significative en 2025. Étant donné que les déplacements professionnels jouent un rôle clé dans la stratégie des entreprises, il est essentiel de revoir régulièrement les mécanismes de contrôle des frais de déplacement.

Une mauvaise gestion des dépenses de voyage peut entraîner des coûts inutiles, des fraudes ou des non-conformités fiscales pouvant affecter la rentabilité et la conformité aux réglementations en vigueur.

Dans cet article, nous explorons les meilleures pratiques pour gérer efficacement les frais de déplacement. Êtes-vous prêt à positionner votre entreprise en tête de l’efficacité financière ?

Gestion des frais de déplacement professionnels : Comment établir une politique de dépenses de voyage efficace et automatisée

Sans une politique claire et bien définie, il est difficile de contrôler efficacement les frais de déplacement. Voici les points essentiels à inclure :

Définir des plafonds de dépenses selon la destination

Il est recommandé d’établir des limites par catégorie en fonction de la destination. Par exemple, le coût d’un hôtel à Paris ne sera pas le même qu’à Lyon.

Certaines entreprises ajustent également ces plafonds en fonction du niveau hiérarchique des employés (dirigeants, managers, employés).

Mettre en place un processus de demande clair

Les employés doivent savoir quand et comment déclarer un déplacement professionnel. Cela est particulièrement utile pour les demandes d’avance sur frais.

Organiser le processus de remboursement

Cette étape inclut plusieurs aspects sensibles, car il n’est pas rare que les employés oublient certaines règles.

Documentation requise pour la justification fiscale

Pour garantir la conformité avec l’administration fiscale française, il est nécessaire de disposer de :

• Factures électroniques avec le numéro de TVA de l’entreprise ;
• Billets de transport avec numéro de référence et date ;
• Justificatifs de repas et d’hébergement conformes aux exigences fiscales.

Un non-respect des obligations de facturation peut entraîner des pénalités financières importantes. Il est donc essentiel de bien structurer le processus.

Définir les frais remboursables

Il est important d’indiquer clairement les dépenses qui sont remboursables et celles qui ne le sont pas afin d’éviter toute confusion.

Assurer une certaine flexibilité dans la politique de frais

Les politiques internes doivent laisser une certaine marge de manœuvre pour s’adapter à certaines situations exceptionnelles.

Par exemple, un rendez-vous client de dernière minute peut entraîner des billets d’avion plus chers que prévu, ou un événement international peut faire grimper les prix des hôtels.

Automatiser la gestion des frais de déplacement et assurer la conformité fiscale

La technologie joue un rôle clé dans l’application des règles internes en matière de gestion des dépenses. Les outils de gestion des frais et de réservation permettent d’appliquer automatiquement les politiques de l’entreprise, évitant ainsi les tâches administratives chronophages et les erreurs manuelles.

De plus, les employés apprécient les outils intuitifs facilitant la déclaration des frais. Des applications mobiles comme Okticket permettent de capturer et de télécharger instantanément les justificatifs, tout en catégorisant automatiquement les dépenses.

Les équipes administratives peuvent ainsi gérer les frais en temps réel : examiner, approuver, concilier… voire comptabiliser automatiquement les dépenses grâce aux intégrations bidirectionnelles avec les principaux systèmes de gestion d’entreprise et agences de voyage.

Optimiser la gestion des déplacements avec le module de demande de voyage d’Okticket

Cette intégration est particulièrement utile pour tirer pleinement parti du module de demande de voyage. Grâce à cette fonctionnalité, les employés peuvent soumettre des demandes de déplacement en renseignant les informations essentielles : date, destination, budget…

Une fois la demande approuvée, l’entreprise bénéficie d’une visibilité totale sur l’ensemble des dépenses enregistrées, permettant ainsi de détecter en temps réel toute anomalie ou coût non autorisé.

Formation et audit : Clés d’un contrôle efficace des frais de déplacement

La réussite d’une bonne gestion des frais de déplacement ne dépend pas uniquement du service financier. L’implication des employés est également essentielle.

Il est donc crucial de leur fournir une formation adéquate, non seulement pour comprendre les règles de gestion des dépenses, mais aussi pour utiliser efficacement les outils mis en place.

Une approche intéressante consiste à organiser une simulation de voyage d’affaires où les employés doivent soumettre une demande, enregistrer leurs dépenses et les envoyer pour validation.

En complément, la réalisation d’audits réguliers permet de détecter les irrégularités, d’optimiser les ressources et d’assurer la conformité avec l’administration fiscale.

Conclusion

Une bonne gestion des frais de déplacement ne se limite pas à protéger les ressources financières de l’entreprise. Elle améliore également l’expérience des employés et réduit les risques juridiques.

Avec Okticket, votre entreprise peut gérer les frais de déplacement de manière rapide, sécurisée et conforme à la réglementation fiscale en France. Prêt à optimiser votre gestion financière ?

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La gestion des factures vous semble compliquée ? Imaginez une administration sans tracas, où il ne vous faut que le temps d’ouvrir une application et de faire quelques clics. Cette solution existe bel et bien et porte un nom : l’OCR des factures.

Cet outil permet de scanner, interpréter et extraire automatiquement les informations essentielles des factures. La reconnaissance optique de caractères (OCR) supprime ainsi la saisie manuelle des données et réduit les erreurs humaines.

Qu’est-ce que l’OCR des factures et comment fonctionne-t-il ?

La reconnaissance optique de caractères (OCR) est une technologie qui convertit des documents scannés ou numériques en données structurées et éditables. Dans la gestion des factures, ce processus permet d’automatiser la capture des informations et leur intégration aux systèmes comptables et de gestion des dépenses.

Processus de digitalisation des factures avec l’OCR

1. Capture du document

La première étape consiste à importer les données de la facture dans le système. Cela peut se faire de deux manières :

• Facture papier : Le document est scanné ou photographié, puis téléchargé dans le logiciel.
• Facture numérique : Le fichier est directement importé dans la plateforme OCR.

2. Extraction et traitement des données

Une fois la facture reçue, l’OCR entre en action :

• Il analyse et détecte les différents champs d’information du document.
• Il extrait les données clés, telles que le numéro de TVA, le montant total, la date, les taxes ou l’objet de la dépense.

3. Validation et stockage dans le cloud

L’étape suivante consiste à valider les informations extraites afin de détecter d’éventuelles erreurs ou incohérences. Si tout est correct, les données sont intégrées aux systèmes comptables pour générer les écritures correspondantes.

Les documents numérisés sont ensuite stockés de manière sécurisée dans le cloud, garantissant un accès permanent aux informations, y compris après la clôture fiscale.

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OCR intelligent : l’évolution de l’automatisation financière

Jusqu’ici, nous avons évoqué les fonctionnalités d’un OCR de factures traditionnel. Maintenant, imaginez cette technologie enrichie par l’intelligence artificielle : les possibilités se démultiplient.

Grâce à la combinaison de l’IA et du machine learning, les OCR intelligents ne se contentent plus de lire les documents. Ils apprennent à identifier des schémas et à améliorer leur précision au fil du temps.

Nous parlons ici d’un niveau supérieur d’automatisation.

Différences entre un OCR traditionnel et un OCR basé sur l’IA

L’OCR intelligent est une version avancée de la reconnaissance optique de caractères qui utilise l’intelligence artificielle et le machine learning pour optimiser l’extraction et le traitement des données. Contrairement à l’OCR traditionnel, qui se limite à reconnaître du texte et des chiffres, l’OCR intelligent :

• ‍Comprend le contexte des informations : Il est capable de différencier différents types de documents et d’extraire des données spécifiques en fonction du format de chaque facture.‍
• Apprend et s’améliore en continu : Plus il traite de factures, plus il devient précis dans l’identification des informations clés et la correction des erreurs fréquentes.
• Détecte les fraudes et anomalies : Grâce à des algorithmes avancés, il identifie les incohérences dans les factures et alerte sur d’éventuelles irrégularités.‍
• S’intègre aux systèmes d’automatisation : Il se synchronise avec les ERP et les plateformes de gestion des dépenses pour une administration plus fluide, sans intervention manuelle.

Ci-dessous, un tableau comparatif entre l’OCR traditionnel et l’OCR intelligent pour mieux visualiser leurs différences :

Avantages de l’OCR des factures dans la gestion des frais de déplacement

Mettre en place un système OCR pour les factures offre de nombreux avantages aux entreprises qui traitent un grand volume de justificatifs et qui recherchent plus d’efficacité dans leur gestion financière. Voici comment cette technologie peut optimiser vos opérations.

1. Gain de temps et réduction de la charge administrative

Puisqu’il n’est plus nécessaire de saisir manuellement les données de chaque facture, le temps consacré aux tâches répétitives diminue considérablement.

2. Moins d’erreurs, plus de précision

L’automatisation réduit au maximum les erreurs humaines lors de la saisie des données, évitant ainsi les incohérences pouvant entraîner des problèmes comptables.

3. Conformité fiscale garantie

En France, où la facturation électronique devient progressivement obligatoire, disposer d’un système OCR permet d’assurer une capture précise des données tout en respectant la réglementation fiscale en vigueur.

Cela garantit aux entreprises que leurs dépenses sont totalement justifiables et conformes, évitant ainsi les risques liés aux factures mal enregistrées ou invalides.

4. Intégration avec d’autres systèmes financiers

L’un des grands atouts de l’OCR est sa capacité à se connecter directement aux ERP, logiciels comptables ou plateformes de gestion des dépenses. Cette synchronisation facilite la traçabilité des opérations et améliore la prise de décision basée sur les données.

5. Meilleur contrôle et visibilité des dépenses

Grâce à la numérisation des factures et à l’extraction des informations en temps réel, les entreprises peuvent surveiller leurs dépenses instantanément. Cela permet de :

• Identifier les tendances de dépenses et détecter des opportunités d’économies
• Déceler des anomalies ou des frais non autorisés
• Optimiser les budgets et améliorer la planification financière

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Que doit offrir un bon logiciel d’OCR pour les factures ?

Lors du choix d’un logiciel intégrant la technologie OCR pour les factures, il est essentiel qu’il possède certaines fonctionnalités clés afin d’optimiser la gestion des dépenses et d’en garantir l’efficacité.

• ‍Précision dans l’extraction des données, notamment des informations essentielles des factures électroniques.
• ‍Possibilité d’édition et de validation manuelle pour corriger d’éventuelles erreurs.
• ‍Stockage sécurisé des données extraites, accessible à tout moment
• Rapidité et efficacité dans le traitement des documents.
• ‍Fiabilité avec un faible taux d’erreurs.‍
• Intégration avec les systèmes comptables afin que les données digitalisées soient exportées automatiquement, sans saisie manuelle.

Pour garantir la validité des documents numérisés, il est recommandé que le logiciel soit certifié ou conforme aux réglementations fiscales. Cela permet d’éviter la conservation des documents papier et assure qu’en cas d’audit, les fichiers numérisés soient suffisants.

OCR intelligent d’Okticket : automatisation et précision dans la gestion des factures

Bien que la technologie OCR ait considérablement évolué, tous les systèmes de reconnaissance optique de caractères ne garantissent pas le même niveau de précision, d’adaptabilité et de conformité réglementaire.

Dans ce contexte, Okticket a développé un OCR avancé, spécialement conçu pour optimiser le traitement des factures et des justificatifs de dépenses de manière rapide, sécurisée et conforme aux réglementations fiscales.

Notre technologie PelAIo s’adapte aux exigences du marché français, garantissant une conformité avec les réglementations fiscales locales et améliorant l’efficacité opérationnelle des entreprises.

Pourquoi choisir Okticket pour optimiser votre gestion des dépenses ?

• ‍Automatisation complète du processus de capture de données
  Fini la saisie manuelle des informations de chaque facture ! Notre OCR réduit considérablement les erreurs et améliore la précision des rapports financiers.‍
• Conformité avec les réglementations fiscales
  Okticket garantit que toutes les factures sont valables et déductibles, tout en facilitant la vérification des documents électroniques.‍
• Détection automatique des irrégularités
  Notre système identifie les anomalies potentielles, telles que des paiements en espèces dépassant les seuils autorisés ou des dépenses non conformes aux politiques de l’entreprise. Cela permet de réduire les risques de fraude interne et d’assurer une gestion plus rigoureuse des dépenses.‍
• Reconnaissance multilingue et multi-devises
  L’OCR d’Okticket identifie et traite les factures dans différentes langues et devises, en assurant leur conversion et leur validation selon les réglementations fiscales en vigueur.
• Intégration avec les principaux ERP du marché
  Synchronisation automatique des données comptables pour un accès en temps réel aux informations financières et une gestion optimisée des dépenses.

Conclusion : Digitaliser pour optimiser

L’automatisation grâce à un OCR intelligent est la clé pour améliorer la gestion des dépenses d’entreprise et assurer la conformité fiscale en France.

Dites adieu à la gestion manuelle des factures et optimisez votre contrôle financier avec Okticket. On en parle ?

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