Des économies de 60 % en termes de coûts et de 50 % en termes de temps. L'automatisation des notes de frais offre de nombreux avantages aux entreprises qui décident de numériser la gestion de leurs frais professionnels.

Dans cet article, nous passerons en revue les plus importants d'entre eux. Mais pour comprendre l'importance d'avoir des notes de frais au format numérique, il faut commencer par expliquer ce que sont ces documents.

À quoi servent-ils ? En quoi les rapports numériques diffèrent-ils des rapports manuels ? Est-il possible de créer des rapports en quelques secondes ? Lisez la suite pour obtenir les réponses à ces questions.

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Si l'on devait dresser la liste des tâches les plus lourdes pour les services financiers, la préparation des notes de frais figurerait certainement en tête de liste.

Mais ces documents sont nécessaires. Qu'ils soient sous forme papier ou numérique, ils détaillent les dépenses engagées par les employés ou les services dans le cadre de leurs activités professionnelles.

Ils contiennent donc souvent des informations telles que les dates, les montants, les descriptions des dépenses et les reçus ou factures associés. Leur objectif est d'aider les entreprises à suivre avec précision les dépenses effectuées. Il est ainsi possible de savoir si les dépenses sont conformes aux politiques de l'entreprise.

Ils facilitent également le processus de remboursement lorsque les employés avancent de l'argent de leur poche.

Ils sont particulièrement utiles pour gérer les paiements liés aux voyages d'affaires. Dans ce cas, les différentes dépenses remboursables liées au voyage sont incluses : hébergement, nourriture, transport, essence, kilométrage, péages, etc.

Différences entre les notes de frais manuelles et numériques

Selon la méthode utilisée, le processus peut être plus ou moins efficace. S'il est effectué manuellement, il prend plus de temps, utilise plus de ressources et est plus sujet aux erreurs.

Contrairement aux notes de frais sur papier, les notes de frais numériques sont créées, complétées et gérées à l'aide de logiciels spécialisés ou de plateformes en ligne.

Principales caractéristiques d'un rapport numérique

Voici quelques-unes de ses principales caractéristiques :

• Numérisation des reçus par le biais de scanners ou de photos.
• Catégorisation et calcul automatique des dépenses.
• Certains systèmes permettent l'intégration des cartes d'entreprise, ce qui facilite l'importation automatique des transactions.
• Les notes de frais numériques sont disponibles à tout moment et de n'importe où, via des appareils mobiles connectés à Internet.
• Cette accessibilité permet aux employés de mettre à jour leurs notes de frais en temps réel, même lorsqu'ils sont en déplacement, et aux superviseurs d'examiner et d'approuver les rapports sans avoir à être physiquement présents.
• Protection des données grâce à des mesures de sécurité et à un stockage sécurisé dans le nuage.

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En fin de compte, la numérisation des rapports permet aux entreprises de collecter et de stocker toutes les informations relatives aux dépenses de l'entreprise de manière structurée et accessible. Il est ainsi plus facile de suivre, d'approuver et de rembourser les dépenses.

Les entreprises qui ont numérisé leur gestion des dépenses signalent une réduction de 70 % des erreurs administratives et une amélioration de 40 % de la visibilité et du contrôle de leurs finances, ce qui leur permet de prendre des décisions plus éclairées et plus stratégiques.

Avantages de l'automatisation des notes de frais

Pourquoi est-il essentiel de disposer de notes de frais au format numérique ? Les avantages pour les entreprises vont de l'amélioration de l'efficacité opérationnelle au renforcement du contrôle financier. En voici les principaux.

1. Efficacité et rapidité

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Les rapports numériques peuvent être générés et envoyés rapidement, ce qui élimine la paperasserie et les retards associés aux rapports papier.

2. Précision et réduction des erreurs

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L'automatisation réduit la possibilité d'erreurs humaines, telles que des erreurs de calcul ou de catégorisation.

En outre, les outils numériques peuvent inclure des validations automatisées qui garantissent que les données saisies sont conformes aux politiques de l'entreprise.

Cela améliore la précision et garantit que les données sont cohérentes et exactes.

3. Accessibilité et commodité

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Les rapports numériques sont accessibles de n'importe où et à n'importe quel moment, ce qui permet aux employés et aux responsables d'examiner et d'approuver les dépenses plus rapidement.

4. Plus de contrôle

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Les feuilles de frais numériques offrent aux entreprises une visibilité en temps réel sur les dépenses engagées, ce qui permet un contrôle plus strict et une meilleure gestion des budgets.

5. Une meilleure visibilité

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En même temps, les données peuvent être analysées plus facilement. Cela permet d'identifier les tendances en matière de dépenses, les domaines d'économies et les risques de fraude ou de non-respect des politiques internes.

6. Facilité d'intégration et d'analyse

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Les systèmes numériques de notes de frais peuvent être facilement intégrés à d'autres systèmes de gestion d'entreprise, ce qui améliore l'efficacité globale de la comptabilité.

Une analyse plus approfondie des données peut aider les entreprises à prendre des décisions éclairées sur leur gestion financière.

7. Durabilité et réduction des coûts

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En éliminant le besoin de papier et de processus manuels, le reporting numérique contribue à réduire les coûts opérationnels et l'impact sur l'environnement, soutenant ainsi les initiatives de développement durable de l'entreprise.

8. Amélioration de l'expérience utilisateur

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Les plateformes numériques offrent souvent des interfaces intuitives qui facilitent la création et la soumission des rapports, améliorant ainsi l'expérience de l'utilisateur et réduisant la courbe d'apprentissage.

Et comme les rapports numériques permettent une révision et une approbation plus rapides, le processus de remboursement des employés est accéléré.

9. Sécurité

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Les notes de frais numériques sont souvent protégées par des mesures de sécurité telles que le cryptage et l'authentification de l'utilisateur, ce qui garantit que les informations sensibles sont protégées contre tout accès non autorisé.

10. Conformité réglementaire

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Les outils numériques peuvent aider les entreprises à se conformer aux réglementations locales et internationales en fournissant un registre détaillé et facilement accessible des dépenses.

Ces avantages montrent clairement que la numérisation et l'automatisation des rapports de dépenses sont une nécessité pour les entreprises qui cherchent à optimiser leur gestion financière, à maintenir un contrôle étroit sur leurs dépenses et à rester compétitives dans un environnement de plus en plus numérique.

Comment créer des rapports numériques en quelques secondes ?

Lors de la préparation d'une note de frais professionnels, vous devez garder à l'esprit qu'il n'existe pas de modèle unique. Vous pouvez avoir votre propre modèle, adapté à la politique de dépenses de votre entreprise.

Toutefois, un certain nombre d'éléments doivent toujours y figurer : le type de dépense, la date, le montant avant et après impôt, le montant de la TVA (ou du taux équivalent), le numéro d'identification fiscale du fournisseur, les données personnelles de l'employé et la signature de la personne qui soumet la note d'information.

Cas d'utilisation : Exemple Okticket

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Comme nous l'avons déjà mentionné, ce processus prend un certain temps si vous le faites manuellement. Mais il sera très rapide si vous utilisez un outil comme Okticket. Il vous suffit de suivre quelques étapes simples :

1. Prenez une photo du ticket ou de la facture avec l'appareil photo de l'application. L'outil extrait et numérise automatiquement les informations clés telles que la date, le montant et la catégorie de la dépense.
2. Attribuez la catégorie et ajoutez tout détail supplémentaire pertinent, tel que l'objet de la dépense ou le nombre d'invités à un repas d'affaires.
3. Affecter la dépense à une feuille de frais.
4. Vérifiez que tous les détails sont corrects avant de soumettre la dépense pour approbation. Si vous avez un rôle d'administrateur, vous pouvez approuver la note de frais.
5. Télécharger la note de frais (au format PDF et CSV).
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En outre, vous pouvez filtrer les informations comme vous le souhaitez et, à partir de la « Vue avancée », créer vos propres tableaux de bord avec les informations dont vous avez besoin à tout moment.

« Avec Okticket, le manque de contrôle et les erreurs comptables appartiennent au passé. Les particularités de notre politique de frais sont parfaitement reflétées dans l'outil. Le fait d'avoir les informations sur les dépenses de toutes les sociétés du groupe intégrées dans notre ERP SAP est une véritable libération, nous travaillons avec la sécurité d'avoir le contrôle des données sur les dépenses » (Groupe Cupa).

Voulez-vous profiter des avantages de l'automatisation des notes de frais ? Prenez contact avec nous.

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Les entreprises françaises développent leur activité à l'international. Qu'il s'agisse de pénétrer de nouveaux marchés, d'étendre leurs partenariats ou de diversifier leurs canaux, il est nécessaire de s'ouvrir à l'étranger. Cela implique de déplacer les équipes et, par conséquent, de faire face à un nouveau scénario financier : la gestion des frais de voyage d'affaires à l'étranger.‍

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L'importance d'optimiser ce processus n'est pas seulement une question de rentabilité et d'efficacité opérationnelle. Une gestion efficace de ces dépenses garantit la conformité réglementaire et fiscale, tout en renforçant la gestion financière de l'entreprise.

Pour parvenir à ce contrôle, il est important de prendre un certain nombre de mesures. Il s'agit notamment de

• Établir des politiques de voyage claires, avec une section spécifique pour les politiques de remboursement.
• Utiliser des outils appropriés pour collecter les données.
• Analyser ces dépenses en détail.
• Centraliser les réservations via des plateformes spécifiques.
• Connaître les réglementations fiscales applicables dans les pays où vous opérez.
• Tirez parti de toutes les déductions fiscales liées aux voyages d'affaires.

Quelles sont les dépenses déductibles pour les voyages d'affaires à l'étranger ?

Bien que nous examinions plus loin les meilleurs outils de gestion des frais de voyage d'affaires, nous nous concentrerons ici sur les déductions et les exonérations auxquelles les entreprises et les voyageurs d'affaires internationaux ont droit.

Fonctionnement de la déduction TVA pour les frais de déplacement professionnel

Les entreprises ont également la possibilité de déduire la TVA sur certains frais de voyage d'affaires. Pour cela, il faut

• Avoir des factures au nom de l'entreprise (et non de l'employé).
• Les factures doivent comporter des informations de base : date, total sans TVA, taux de TVA, total avec TVA, détails des biens ou services achetés, nom du fournisseur et numéro d'identification fiscale ou équivalent.
• Les dépenses doivent être liées à l'activité économique de l'entreprise.

Les biens et services liés aux voyages d'affaires sur lesquels vous pouvez déduire la TVA en France sont les suivants :

• Restaurants : déduction totale de 20 % de la TVA
• Divertissements : déduction totale de 10 à 20 % de la TVA
• Salons : déduction totale de 5,5 à 20 % de la TVA
• Essence : déduction partielle de 20 % de la TVA
• Péages : déduction totale de 20% de la TVA
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En revanche, des dépenses aussi essentielles que l'hébergement à l'hôtel ou la location d'une voiture ne sont pas considérées comme des dépenses déductibles.

Comment déduire les frais de voyage du revenu imposable de votre entreprise ?

Les salariés des entreprises françaises qui doivent se rendre à l'étranger ont droit au remboursement des frais d'hébergement et de repas si deux conditions sont remplies :

• Le déplacement se fait à plus de 50 kilomètres des lieux de résidence et de travail.
• Le trajet en transports publics dure plus d'une heure et demie.

Les frais professionnels justifiés ne sont pas soumis aux cotisations de sécurité sociale ni à la CSG-CRDS. Voici les barèmes Urssaf pour 2024.

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Toutefois, la plupart de ces frais de déplacement professionnel à l'étranger sont exonérés du résultat imposable de l'entreprise s'il est démontré qu'ils sont effectivement engagés dans l'intérêt de l'entreprise et qu'ils correspondent à une charge normale d'exploitation.

Mais n'oubliez pas que l'absence de documents ou de pièces justificatives vous expose au risque de vous voir refuser une déduction par l'administration fiscale en cas de contrôle.

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Il est donc conseillé de conserver toutes les pièces justificatives qui peuvent être utiles et servir de preuve.

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Pour les sociétés et les entreprises, ces dépenses imposées sous le régime des BIC doivent être déclarées au moyen du formulaire de résultat de l'impôt sur les sociétés (impôt sur les sociétés et bénéfices industriels et commerciaux) sur l'imprimé n° 2058 A.

Les meilleures applications pour gérer les frais de déplacement professionnel

La mise en œuvre d'un logiciel spécialisé de gestion des frais professionnels peut améliorer considérablement le respect des obligations fiscales dont nous avons parlé.

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En même temps, ils assurent le contrôle des frais de voyage d'affaires, y compris les preuves de paiement.  

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Pour expliquer l'importance, pour le directeur financier, de l'utilisation de la technologie et des logiciels de gestion des frais professionnels, il convient d'énumérer les avantages de ces outils. Et nous le ferons en prenant comme référence les avantages offerts par la technologie d'Okticket.

Avantages de l'automatisation de la gestion des dépenses professionnelles avec Okticket

• Enregistrer les dépenses en déplacement. Avec Okticket, il vous suffit de prendre une photo du ticket ou de la facture avec votre téléphone portable, et la dépense est téléchargée dans l'application en quelques secondes.
• Les voyageurs d'affaires et l'équipe de back-office peuvent ajouter des commentaires pour une justification ultérieure.
• Traçabilité instantanée : vous pouvez consulter toutes les informations relatives aux dépenses en temps réel.
• Les informations relatives aux dépenses sont stockées dans un environnement cloud sécurisé, organisées et prêtes à être utilisées lorsque vous en avez besoin.
• Enregistrement des dépenses multidevises : Grâce à la fonctionnalité multidevises, l'application convertit en euros les dépenses effectuées dans différentes devises en utilisant le taux de change de la BCE au moment de l'achat.
• L'OCR d'Okticket extrait automatiquement le taux (TVA, IVA, IGIC, etc.).
• Pour les voyages d'affaires, surtout lorsqu'ils sont internationaux, les experts recommandent de proposer des per diem au lieu de la méthode de remboursement.
• Okticket facilite la gestion des per diem afin de garder le contrôle sur les flux de trésorerie.
• Des rapports détaillés facilitent l'examen et l'audit des dépenses.
• Carte d'entreprise acceptée dans le monde entier : La OKT Card est une carte à puce Mastercard qui vous permet de fixer des limites par utilisateur, par catégorie de dépenses et par période de temps, ainsi que d'offrir un rapprochement bancaire automatique.
• Archivage à valeur probante. Avec la technologie Okticket, vous êtes assuré d’être en conformité en cas de contrôle Ursaff.

Conclusion : l'implémentation d'Okticket pour la gestion des frais de votre entreprise ne simplifie pas seulement le processus, mais garantit également une plus grande efficacité et un meilleur contrôle des frais. Automatisez et optimisez avec Okticket !

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Les experts comptables sont environ 22.000 en France, et on estie à 7.000 le nombre de participants au Congrès Ordre des Experts Comptables qui se tiendra à Marseille du 9 al 11 octobre 2024.

Cela représente près d'un tiers des professionnels, ce qui fait de ce congrès l'un des importants de France pour le secteur de l'expertise comptable.

Cette 79ième a pour partenaire Okticket France. Souhaitez vous optimiser la  gestion de vos notes de frais? Venez nous rendre au Parc Chanot (R72-hall 2) et découvrez les dernières fonctionnalités que nous avons ajoutées à notre outil de numérisation et d'automatisation des notes de frais.

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Agenda Congès Ordre des Experts Comptables 2024

Le congrès est axé sur la transformation des pratiques et se tient sous le titre " Embarque immmédiat : du projet de cabinet aux missions de demain”, et la volonté du Conseil national de l'Ordre des experts-comptables est de faire passer les responsables financiers à l'action.

Pour ce faire, il travaille sur un agenda visant à fournir à la profession comptable un guide méthodologique leur permettant de relever les nouveaux défis (numérisation, facturation électronique, durabilité, fidélisation, etc.) dans leur organisation et dans l'évolution de leurs missions.

"Ce Congrès va être un moment phare pour notre profession, surtout en ces temps de profondes transformations technologiques et économiques. Nous sommes déterminés à ce que cette édition soit un véritable catalyseur de changement, non seulement pour les experts-comptables mais aussi pour tous les collaborateurs de cabinets. C’est pourquoi j’ai tenu à ouvrir cet événement à l’ensemble de la profession pour que chacun puisse y trouver les ressources et les inspirations nécessaires pour relever les défis de demain" (Cécile de Saint Michel, présidente du Conseil national)

L'équipe d'intervenant, a organisé le contenu autour de trois axes principaux : 

• (Re)construire notre projet de cabinet.
• Réaliser nos missions de demain.
• Développer nos compétences.

Cette équipe est composée par Farouk Boulbahri, Elodie Cassart et Delphine Sabatey. Il est dirigé par Boris Sauvage, Vice-Président du Conseil national de l'ordre des experts-comptables,

Au total, ce seront trois jours intenses de séances plénières, d'interviews, d'ateliers pédagogiques et plus de 100 interventions. De plus, 12 heures seront consacrées exclusivement aux recontres entre les participants et les 300 partenaires exposants.

Vous pouvez consulter le programme complet ici.

La participation d¡ Okticket France à l'Ordre des Experts Comptables s'inscrit dans notre volonté de contribuer à l'amélioration de l'efficacité de la gestion des notes de frais.

Vous souhaitez en savoir plus ?  Contactez l'équipe d'Okticket.

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Agilité, adaptabilité, anticipation, assurance, autorité, analyse avancée, ouverture au changement .... Les fonctions du directeur financier requièrent une dose supplémentaire de polyvalence pour résister aux vents du changement.

Paradoxalement, pour qu'une organisation réussisse économiquement, son DAF doit avoir des compétences qui, a priori, n'ont pas grand-chose à voir avec celles d'un gestionnaire financier.

Les compétences du directeur financier en tant qu'architecte du changement

Il suffit d'écouter les responsables financiers eux-mêmes pour se rendre compte qu'ils sont conscients de leur rôle de partenaires stratégiques. Et cela implique de disposer d'un éventail de compétences.

Agilité

Le directeur financier d'aujourd'hui doit être capable de s'adapter rapidement au changement. Et il ne s'agit pas seulement de fluctuations économiques.

La technologie évolue très vite et il est important de se tenir au courant des nouveaux développements pour rester compétitif. Il n'est donc pas surprenant que parmi les nombreuses facettes qui leur sont attribuées figure celle d'"architectes de l'innovation".

De la même manière, un directeur financier doit faire preuve d'agilité pour déplacer des capitaux vers de nouveaux domaines qui ajoutent de la valeur. Même si cela implique de restructurer, voire de fermer, des départements ou des activités non rentables.

La communication

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Ce n'est pas la première fois que nous disons que la communication doit être l'une des compétences clés du directeur financier d'aujourd'hui. Pour être un leader stratégique, il est essentiel d'avoir la capacité de motiver et de savoir transmettre son expérience.

Et n'oublions pas la partie stratégique : comment traduire la vision financière de l'entreprise en dehors des chiffres ? Si vous voulez inspirer les équipes, il faut qu'elles comprennent ce que vous dites.

L'empathie, l'authenticité, la transparence et l'éthique professionnelle sont des qualités précieuses pour être un leader inspirant.

Collaborer avec les responsables d'autres secteurs et entretenir une relation étroite avec le directeur général fait également partie du rôle du directeur financier.

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Anticipation

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Le moyen le plus simple de relever les défis et de les transformer en opportunités est de garder une longueur d'avance. La vision stratégique tant recherchée consiste autant à anticiper les tendances qu'à repérer les risques potentiels.

« La meilleure façon de prédire l'avenir est de le créer » (Peter Ferdinand Druker)

Cela implique d'adopter une vision à long terme. Pour ce faire, les directeurs financiers peuvent s'appuyer sur des outils qui fournissent des simulations et des prévisions.

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Analyse des données

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Nous revenons au terme « architecte de l'innovation » pour mettre en contexte l'importance de disposer d'outils permettant l'analyse avancée de grands volumes de données.

Il ne faut pas perdre de vue qu'aujourd'hui, les données sont reines et qu'il appartient au DAF d'en être le gardien et le dépositaire. Les collecter, les contrôler, les analyser et les présenter leur permet de prendre des décisions éclairées basées sur des données réelles et fiables.

De même, l'automatisation réduit considérablement le temps consacré à la gestion des processus transactionnels.

Le CVO : rôle financier, priorités extra-financières

Le terme CVO (Chief Value Officer) ne vous est probablement pas inconnu. Et bien qu'en théorie le Chief Value Officer soit une nouvelle fonction, de nombreux directeurs financiers ont assumé cette responsabilité.

En plus de superviser la gestion financière d'une entreprise, ils doivent désormais s'acquitter d'autres tâches non comptables. Par exemple, il doit rendre compte de la conformité de l'entreprise aux critères ESG (environnementaux, sociaux et de gouvernance).

Et comment une personne va-t-elle mener la transformation numérique d'une entreprise si elle ne travaille pas en étroite collaboration avec le DSI ou le CTO ? Surtout aujourd'hui, avec l'avènement de l'intelligence artificielle, un nouveau couloir qui évolue rapidement.

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Répondre aux besoins des collaborateurs tout en gardant le contrôle de leurs dépenses. Dans le domaine des voyages et des dépenses, trouver l'équilibre est un enjeu majeur.

D’ou l’importance d’aligner  les solutions de Travel & Expense avec  les politiques de dépenses d’entreprise. Autrement dit, un document qui définit toutes les informations relatives aux déplacements : la réservation,  la limite, la soumission et la validation des dépenses professionnelles.

Présentation d’une politique de dépenses : Voici un exemple

Le point le plus important réside dans l’importance que celle-ci soit respectée elle doit pour autant être très claire.  Quels sont les points clés pour qu'elle soit réellement efficace ?

1. Description des avantages

Afin que les employés comprennent l'importance de respecter la politique de dépenses,  il faut commencer par leur expliquer les avantages que ce document offre : une assistance au voyage, un remboursement rapide, la marche à suivre en cas de vol manqué ou de bagages perdus, par exemple.

2. Procédure de réservation

A défaut d’un travel manager, les collaborateurs réservent probablement eux-mêmes leurs voyages. Afin qu'ils ne perdent pas de temps à chercher des options de transport et d'hôtel qui ne passent pas le filtre de l'administration, l'idée est qu'ils sachent à quoi s'en tenir.

• Utilisez-vous une plateforme de réservation de voyages ? Indiquez son nom et ses coordonnées.
• Précisez également la possibilité de cumuler des points pour le programme de fidélité voyageur.  
• Définissez aussi les règles qui s'appliquent au Bleisure. Par exemple, quels sont les frais à la charge des employés qui souhaitent prolonger leur séjour à des fins de loisirs (comme la différence de prix pour placer le vol de retour un autre jour ou les nuits d'hôtel supplémentaires)

3. Les limites et les dépenses remboursables

Combien puis-je dépenser à l'hôtel, à combien s’élève les indemnités kilométriques , quelle est la limite autorisée pour les frais de repas ? Si vous souhaitez éviter la répétition de ces questions, consignez-les par écrit.

Vous pouvez fixer des limites par catégorie de dépenses et définir les informations les plus pertinentes pour chacune d'entre elles :

• Plateforme de réservation ou fournisseur agréé.
• Montant maximum autorisé par nuit d'hôtel, ainsi que les différents plafonds en fonction du lieu, et de la mission nationale et internationale
• Prix maximum remboursable pour le petit-déjeuner, le déjeuner et le dîner. Ou, si des indemnités forfaitaires sont versées, le montant journalier alloué.
• Période de réservation anticipée pour les réservations de vols et d'hôtels.
• Remboursement des frais kilométriques, en cas d’usage d'un véhicule personnel pour un déplacement professionnel.
• Conditions et remboursement des frais de missions
• Autres dépenses remboursables autorisées par la société : par exemple service de blanchisserie ou paiement de la facture du téléphone personnel utilisé à des fins professionnelles pendant le voyage, par exemple.

4. Les dépenses non remboursables

Tout comme il y a des dépenses remboursables, il y en a d'autres qui ne le sont pas. Elles sont d'ailleurs souvent source de conflits. Il est essentiel de clarifier les limites pour éviter les problèmes. Parmi les plus fréquentes, on peut citer les frais d'excédent de bagages, les articles du minibar de l'hôtel, le service de blanchisserie ou les amendes pour infraction au code de la route.

5. Mécanismes de remboursement

Tout ce qui concerne les moyens de paiement acceptés doit être clair. Il en va de même pour les méthodes de soumission des notes de frais et de demande de remboursement.

Répondez aux questions suivantes :

• Quel est le flux d'approbation des dépenses ?
• Quelles sont les pièces justificatives étant valables ?
• Quels sont les éléments doivent afficher un justificatif  pour être conforme?
• Les frais de voyage sont-ils remboursés lorsque l'employé perd le justificatif papier ?
• Y a-t-il des dépenses qui ne doivent pas être déclarées ?
• Disposez-vous d'une application permettant de numériser les frais professionnels ? Veuillez indiquer son nom et les options de téléchargement.  Vous pouvez également leur donner un bref aperçu de son fonctionnement..
• Quelle est la date limite pour la soumission des notes de frais ?  
• Quel est le délai pour le remboursement des dépenses professionnelles?

6. Assistance voyage

Lors d’une mission, des incidents et des imprévus peuvent survenir, du vol manqué à l’hospitalisation.  Envisagez les différents scénarios possibles et établissez une procédure à suivre par les employés.

Pensez également à leur communiquer les coordonnées du fournisseur et de l'assurance voyage, y compris l'adresse et les numéros de téléphone de l'assistance sur place.

Autres conseils utiles

Comme vous pouvez le constater, la mise en place d'une politique de dépense conçue pour être respectée exige un travail minutieux dans lequel plusieurs aspects doivent être pris en compte :

• ‍Définir les objectifs (réduction des coûts, minimisation des erreurs, lutte contre la fraude interne..) et adapter la politique pour les atteindre est l'un des premiers points à aborder lors de la définition de la politique des dépenses. Parallèlement, les limites et les rapports peuvent varier en fonction de l'objet de la mission.
• Adaptez le plan de dépenses à la taille de votre entreprise et au comportement de vos collaborateurs.
• La politique de dépenses doit être rigoureuse, mais non figée.  La fréquence des voyages, les destinations habituelles, le moyen de transport le plus approprié pour chaque voyage... Les besoins ne sont pas toujours les mêmes, et il faut en tenir compte.
• Cette flexibilité peut également s'appliquer aux réservations. En effet, il est judicieux de limiter le prix de l'hébergement ou des billets. Cependant, il est parfois préférable de laisser les collaborateurs décider eux-mêmes l'hôtel qui leur convient le mieux ou le vol qu'ils souhaitent prendre.
• Communiquez la politique de dépenses à l'équipe et publiez-la sur une plateforme à laquelle ils peuvent accéder à tout moment.
• Et surtout, veillez à ce que le document soit clair et facile à comprendre. Il s'agit d'un problème commun à la plupart des entreprises. Selon une étude récente de Freenow for business, 71 % des collaborateurs ne comprennent pas la politique de voyage.

Par ailleurs, n'oubliez pas qu'il est important d'intégrer cette politique dans le système ERP ou le système de gestion de l'entreprise.

Avantages de la politique de frais

Au début de ce billet, nous avons souligné quelques-uns des avantages de ce document pour les employés, tout en précisant que c'est l'entreprise qui bénéficie des plus grands avantages.

• En effet, la politique de dépenses minimise le risque d'approuver des dépenses irrégulières ou des dépenses qui ne répondent pas aux critères de l'entreprise.
• De la sélection des fournisseurs qui offrent les meilleurs tarifs à la limitation des voyages de dernière minute qui font grimper les prix, tout contribue à la réduction des coûts.
• Les tensions entre les collaborateurs et le back-office sont réduites, car les employés qui déclarent leurs frais savent désormais combien d'argent ils peuvent dépenser dans les différentes catégories et quelles dépenses sont remboursables.

Tout cela mène à une meilleure compétitivité, ce qui est la clé du succès de l'entreprise.

Des outils de gestion des voyages et des dépenses pour simplifier la gestion des dépenses  professionnelles

Et, en associant une bonne politique de dépenses à un outil de gestion conforme aux critères établis, le processus est optimisé au maximum.

Avec Okticket, par exemple, vous économisez 80 % des heures consacrées à la gestion des notes de frais. Et en plus d'oublier un processus aussi fastidieux, vous mettez de côté les erreurs liées à une gestion manuelle des notes de frais.

En même temps, vous vous assurez que votre politique de dépenses est respectée. Dans le cas contraire, vous recevrez des alertes pour vous prévenir.

Autres avantages d'une solution comme Okticket :

• Elle est conforme aux règles et normes de l’administration fiscale et l'URSSAF,  ce qui garantit que les reçus et factures dématérialisés ont la même validité juridique que les originaux sur papier.
• Vous pouvez la configurer sur mesure : limites de dépenses par utilisateur ou par catégorie, barème pour les indemnités kilométriques, catégories de dépenses, alertes, etc.
• Rapprochement automatique des paiements par carte.
• Intégration à votre système ERP ou de gestion d'entreprise.
• Carte d'entreprise intelligente avec des limites d'utilisation adaptées à votre politique de dépenses.

Comme vous pouvez le constater, trouver l'équilibre entre ce que l'entreprise souhaite et ce que les équipes demandent est possible.

Voulez-vous découvrir tout ce qu'un outil conforme à votre politique de dépenses peut faire pour vous ?  N’hésitez pas à nous contacter, pour en savoir plus, sans engagement.

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Planifier un voyage d'affaires en dehors de l'Europe peut être un défi, mais gérer la comptabilité en devises étrangères est encore plus complexe.

Vous devez gérer des frais de voyage d'affaires encourus dans des monnaies autres que l'euro ? Dans ce cas, vous êtes probablement habitué aux fluctuations des chiffres dues aux variations des taux de change.

Le fait de payer en devises étrangères et de comptabiliser en euros rend très difficile le calcul exact du coût d'un voyage. Même si les employés disposent du change et  paient en espèces.

La mise en oeuvre de stratégies efficaces de gestion des dépenses professionnelles se révèle également difficile : comment savoir avec certitude quel taux de change appliquer pour convertir en euros par exemple  un billet ou une facture en peso mexicain, en livres ou en dollars émis il y a plusieurs jours ?

Saviez-vous qu'un logiciel de gestion des dépenses professionnelles comme Okticket peut vous aider à simplifier le processus ? Les cartes d'entreprise sont également une option à prendre en compte, comme nous le verrons plus loin.

Cartes multidevises pour les entreprises : comment fonctionnent-elles ?

Certaines entreprises optent pour des cartes d'entreprise multidevises. Même si leur utilisation en dehors de la France est payante, le coût en vaut la peine car elles peuvent ainsi contrôler les dépenses de leurs employés en mission.

En général, elles présentent des caractéristiques communes :

1. Une personnalisation des  limites de dépenses (par utilisateur, par catégorie et par période dans le cas de la carte OKT) conformément à la politique de dépenses de votre entreprise.
2. Une utilisation dans tous les établissements où son usage est accepté, aussi bien en France qu'à l'étranger.
3. Normalement, la devise des transactions est automatiquement convertie en euros.

De préférence, la carte que vous choisissez doit permettre un rapprochement automatique et s'intégrer facilement à votre logiciel de gestion ou de comptabilité.

Payer par carte ou utiliser des devises : quelle est la meilleure solution pour les voyages d'affaires à l'étranger ?

L'alternative au paiement par carte d'entreprise est le paiement en espèces. Dans ce cas, vous économiserez les frais facturés par votre banque pour l'utilisation de votre carte en dehors de France. Mais vous devrez quand même payer les frais de change en devises étrangères (entre 3 et 5 %, selon la BBVA).

Et si vous devez retirer de l'argent au distributeur, le coût sera assez élevé.

De plus, en tenant compte des informations fournies par les  banques, les conditions offertes par les cartes pour les paiements à l'étranger sont généralement plus avantageuses que celles qui sont appliquées pour le change de devises.

Okticket, la solution qui simplifie la comptabilité en devises étrangères

Comme nous l'avons mentionné précédemment , un outil de numérisation et d'automatisation des notes de frais constitue le meilleur moyen de contrôler les frais professionnels en devises étrangères.

Okticket, sans aller plus loin, vous offre une garantie globale. Grâce à sa fonctionnalité multidevise, vous pouvez gérer les dépenses dans plusieurs devises.

Et comment cela fonctionne-t-il ? C'est très simple. Une fois que vous avez photographié le reçu, il vous suffit de sélectionner la devise dans laquelle vous souhaitez enregistrer la dépense. Si vous choisissez l'euro, par exemple, le montant sera automatiquement converti en euros.

On utilise pour cela le taux de change officiel de la Banque centrale européenne comme référence. La conversion doit se faire au moment où la dépense est engagée, afin que le taux de change appliqué coïncide avec la date du justificatif.

Ainsi, la gestion, le remboursement et la comptabilisation des frais de déplacements en devises étrangères est plus efficace et rapide .

Okticket vous offre un autre avantage : la possibilité de suivre les dépenses en temps réel. Cette fonctionnalité est très importante pour éviter les erreurs et tenir la comptabilité à jour.

En même temps, une application comme Okticket permet de vérifier plus facilement si les frais de voyage d'affaires sont déductibles.

Si vous souhaitez optimiser la gestion des dépenses en devises lors de vos déplacements professionnels, n'hésitez pas à demander les informations dont vous avez besoin, sans compromis de votre part.

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