Les demandes d'avances, les réclamations sur la tardiveté des remboursements, les dépenses achats réglés en liquide sans justificatif... La gestion des notes de frais vous semble fastidieuse ? Sans doute, votre entreprise n'utilise pas de cartes de crédit pour les voyages d'affaires.

Les avantages de ce produit sont nombreux, à commencer par son côté pratique qui simplifie la gestion et le contrôle des dépenses liées aux voyages d'affaires.

Avantages des cartes de crédit pour les déplacements professionnels

De même que les cartes bancaires traditionnelles, elles sont un moyen de paiement plus sûr et plus hygiénique que l'argent liquide pour les collaborateurs.

Ainsi, les employés itinérants ne doivent pas avancer d'argent de leur poche ou demander des avances lorsqu'ils voyagent. Par conséquent, l'entreprise est en mesure de mieux contrôler ses flux de trésorerie.

Sans oublier l'assurance voyage, qui offre une protection en cas de pertes de bagages, d'accidents, de vol, entre autres.

Comparaison : cartes professionnelles vs.  cartes traditionnelles

Or, il ne s'agit pas vraiment du même produit. Il existe un grand nombre de différences entre les cartes professionnelles et les cartes de crédit traditionnelles qui méritent d'être prise en compte. En faveur des cartes de crédit de voyage :

• Les informations sur les dépenses professionnelles parviennent pratiquement en temps réel. Ainsi, il n'est plus nécessaire d'attendre que les travailleurs mobiles soumettent leurs notes de frais pour les comptabiliser. Dès qu'un employé utilise une carte de crédit pour les dépenses professionnelles, vous avez accès au montant, à l'endroit où le paiement a été effectué et ce qui a été acheté.
• La plupart des cartes de voyage d'affaires permettent un rapprochement bancaire automatique. Cet avantage se distingue également de celui des banques, qui émettent généralement un relevé de dépenses. Par la suite, le département financier doit les passer en revue un par un. Et tout le monde sait qu'il faut du temps et des moyens pour comptabiliser ces dépenses.
• Vous pouvez obtenir des rapports personnalisés reprenant toutes les dépenses enregistrées. De plus, elles sont affichées par catégorie (carburant, indemnités kilométriques, hébergement, restauration...). Un avantage indéniable pour ajuster votre politique de frais de voyage ou pour négocier avec vos fournisseurs, n'est-ce pas ?
• Et à ce propos, saviez-vous que les meilleures cartes de crédit pour les voyages d'affaires offrent la possibilité de définir des limites de dépenses individuelles par date, par catégorie de commerçants ?
• Et en plus, les cartes corporates de sociétés sont généralement moins chères, elles peuvent également être souscrites à distance, les transactions sont effectuées en ligne, elles sont activées et désactivées à partir de l'appli correspondante.

OKT Card : Contrôler les dépenses avant qu'elles ne soient effectuées

Le marché propose de nombreuses cartes de sociétés pour les dépenses professionnelles. Certaines offrent des bonus, d'autres permettent d'accumuler des miles, d'autres encore proposent une fidélisation par le biais de réductions sur le carburant... Leur intérêt dépend de l'entreprise.

Vous voulez savoir quelles sont les meilleures cartes de crédit professionnelles du marché ? Commencez par analyser vos besoins.

Vous êtes à la recherche d'une carte qui vous permet d'appliquer votre politique en matière de dépenses, à prévenir la fraude interne et à simplifier la gestion des notes de frais ? La OKT Card, la carte intelligente d'Okticket, est probablement ce qu'il vous faut.

Il s'agit d'une carte de débit pour les dépenses professionnelles bénéficiant de la garantie Mastercard. Ses principales caractéristiques sont les suivantes :

• Elle permet un rapprochement automatique : vous payez, vous recevez une notification sur votre téléphone portable pour numériser la dépense et vous associez la photo du reçu à la notification.
• Elle est personnalisable. Vous pouvez ainsi fixer des limites par employé ou par département et selon plusieurs critères (par période, par utilisateur, par catégorie de dépenses...).
• Toutes les dépenses sont enregistrées sur une plateforme unique pour un suivi en temps réel.
• Elle permet la prise en charge de tous les frais en France et à l'étranger.
• Il s'agit d'une méthode de paiement sécurisée, transparente et acceptée dans des milliers d'établissements partout dans le monde. Vous pouvez également l'utiliser pour les paiements en ligne, vous pouvez utiliser la carte OKT en tout moment et l'avoir  votre portefeuille physique ou dans votre Wallet.
• Utilisez la OKT Card et récuperez jusque 1,5% de cashback.

Vous souhaitez connaître tous les avantages de la carte OKT ? Nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.

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Dans le contexte concurrentiel actuel, il est devenu essentiel de réduire les coûts pour maintenir la rentabilité et une croissance durable. La gestion des dépenses est un domaine clé pour y parvenir, et le logiciel de gestion des dépenses est un allié essentiel à cet égard.

En plus de simplifier les tâches administratives, cet outil peut aider votre entreprise à optimiser ses ressources et à maximiser ses profits.

Dans cet article, nous verrons comment tirer parti d'un logiciel de gestion des dépenses pour réduire les frais.

Automatisation des processus et contrôle des coûts

L'automatisation des processus est l'un des principaux avantages de la mise en oeuvre d'un logiciel de gestion des frais d'entreprise.

Grâce à cette technologie intelligente, vous n'avez plus besoin d'effectuer des tâches manuelles, telles que la collecte et le tri des reçus et des factures, ce qui vous permet de libérer du temps et des ressources pour vous consacrer à des tâches plus productives.

Parallèlement, la numérisation et l'automatisation qui en découle garantissent que les dépenses sont enregistrées en temps voulu et de manière précise. Cela facilite le contrôle en temps réel des finances de l'entreprise.

Conformité réglementaire et négociation avec les fournisseurs

Les logiciels de gestion des dépenses permettent également d'établir des politiques claires et précises en matière de dépenses professionnelles. Les politiques relatives aux déplacements professionnels, par exemple, sont essentielles pour optimiser le budget consacré à cet égard.

Il vous suffit de configurer les outils pour qu'ils appliquent automatiquement les politiques en matière de dépenses professionnelles, ce qui réduit la possibilité que les employés soumettent des dépenses non autorisées ou excessives.

En obtenant une vision complète des comportements d'achat et de dépense, l'entreprise peut négocier avec ses fournisseurs de manière beaucoup plus efficace, en obtenant de meilleurs prix et de meilleures conditions.

Rapports d'analyse  et prise de décision éclairée

L'un des grands avantages d'un logiciel de gestion des dépenses est la possibilité d'obtenir des rapports et des analyses détaillés sur les  dépenses de l'entreprise. Ces rapports de dépenses vous donnent un aperçu complet des flux financiers, ce qui permet d'identifier plus facilement les domaines à améliorer et les possibilités d'économies.

Lorsque vous disposez de données précises et en temps réel, la prise de décision devient plus éclairée et plus stratégique, ce qui maximise les performances de l'entreprise.

Dématérialisation et sécurité des données

L'adoption d'un logiciel de gestion des dépenses implique la numérisation des reçus et des documents, ce qui entraîne une réduction significative de l'utilisation du papier et des coûts liés à son stockage.

À ce stade, il est important de souligner que ces outils sont conçus pour assurer la sécurité des données financières de l'entreprise, en protégeant les informations confidentielles et en minimisant les risques de perte ou de fraude.

En conclusion

Le logiciel de gestion des dépenses est un outil essentiel pour toutes les entreprises qui cherchent à réduire leurs coûts et à optimiser leurs ressources. En automatisant les processus, en contrôlant les dépenses, en négociant avec les fournisseurs et en prenant des décisions fondées sur des analyses précises, votre entreprise sera sur la voie d'une plus grande efficacité et d'une meilleure rentabilité.

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Chez Okticket, nous renforçons notre engagement à maintenir les plus hauts standards de qualité, de sécurité et de protection des données. Après avoir réussi une série d'audits internes et externes, nous avons récemment obtenu les certifications ISO 9001 et ISO 27001.

Qu'est-ce que les normes ISO 9001 et ISO 27001 et quels sont les avantages de ces deux certifications ?

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Qu'est-ce que l'ISO 9001 ?

L'ISO 9001 est une norme internationale qui définit les exigences relatives à la mise en œuvre d'un système de gestion de la qualité et définit les meilleures pratiques pour son application, que ce soit en interne, à des fins de certification ou à des fins contractuelles.

Elle se concentre sur trois points :

1. L'amélioration continue
2. La satisfaction du client
3. L'efficacité opérationnelle

Avantages de la norme ISO 9001 pour les entreprises

• Permettre à une entreprise d'atteindre et de maintenir des niveaux de qualité supérieurs.
• La fidélité des clients sera renforcée si vous veillez à ce que leurs exigences soient satisfaites.
• Les mécanismes de contrôle et la surveillance des processus réduisent le risque d'erreurs et de rejets.
• Contribuent à répondre aux besoins et aux exigences des clients.
• Une réduction des coûts de production.
• La mise en place de processus et de méthodes permet d'optimiser les opérations et de les rendre plus productives.
• Mettre en œuvre des démarches de constante amélioration.
• Accroître l'accès aux grands clients et aux marchés internationaux.
• Favoriser l'identification des risques éventuels sur le lieu de travail.
• Résoudre les erreurs susceptibles de provoquer des accidents de travail. Cette démarche permet également de réduire les coûts liés aux arrêts de travail des employés.
• Améliorer les conditions de travail.

Qu'est-ce que l'ISO 27001 ?

La norme ISO 27001 certifie les systèmes de gestion de la sécurité de l'information (SGSI). Elle définit les exigences relatives à l'établissement, à la mise en œuvre, au maintien et à l'amélioration continue d'un système de gestion de la sécurité de l'information (SGSI) au sein d'un organisme.

Elle se concentre sur la protection de la confidentialité, de l'intégrité et de la disponibilité des informations. Par conséquent, la norme ISO 27001 nous permet donc de garantir la solidité de notre système de gestion de la sécurité. Les informations sont protégées contre tout accès non autorisé, sont conservées intactes et sont accessibles aux utilisateurs autorisés.

Avantages de la norme ISO 27001 pour les entreprises

• Protège les informations confidentielles.
• Améliore la gestion des risques de sécurité.
• Accroît la résilience face aux cyber-attaques et aux menaces.
• Conformité et respect des exigences légales et réglementaires.
• Renforcement de la confiance des clients et des parties prenantes.

L'obtention de cette norme consolide notre engagement permanent en faveur de la protection des données et des informations de nos clients, de nos employés et de nos partenaires.

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Productivité accrue, meilleur retour sur investissement, collecte de données plus efficace... Les logiciels d'entreprise offrent de nombreux avantages, mais pour optimiser leur efficacité, vous devez les choisir avec soin et précision.

Quels sont les aspects à prendre en compte avant de contracter un logiciel d'entreprise ? La première chose à faire est de savoir clairement à quoi sert l'outil, combien de personnes vont l'utiliser et s'il est utile pour chacune d'entre elles. À partir de là, vous pouvez commencer votre recherche.

1. Qui est le fournisseur ?

Lorsqu'on vous propose une nouvelle solution technologique et que vous ne connaissez pas le fournisseur, essayez d'obtenir des informations sur l'entreprise. Vous pouvez demander des références à d'autres clients, lire des critiques ou des exemples de réussite.

Assurez-vous qu'elle est conforme à la réglementation. Par exemple, une solution de numérisation des frais professionnels doit être approuvée par l'administration fiscale.

2. Est-il facile à utiliser ?

La convivialité est essentielle pour que l'ensemble du personnel puisse utiliser le logiciel sans devoir suivre un long processus de formation. Plus la solution est intuitive, moins sa mise en œuvre sera gênante.

Cependant, il est toujours bon d'avoir accès à une équipe d'assistance qui peut conseiller les employés lorsqu'ils ont des questions et résoudre les problèmes rapidement. Demandez à votre fournisseur ce qui est inclus et pour combien de temps.

En fait, l'idéal est que l'entreprise que vous choisissez offre un service complet, en fournissant à la fois un travail de conseil en amont et une formation initiale.

3. Y a-t-il des petits caractères dans le prix ?

‍On se fie parfois plus que de raison à la publicité. Il est normal de comparer les prix, mais il ne faut pas se fier uniquement aux offres. Il arrive souvent qu'un produit très bon marché n'offre que des fonctionnalités de base et qu'il faille payer pour les étendre.

Votre fournisseur inclut-il des services récurrents tels que l'assistance ou la maintenance dans l'offre de base ?

4. S'intègre-t-il à d'autres systèmes de gestion ?

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L'utilisation de plusieurs programmes peut s'avérer fastidieuse. C'est pourquoi, dans la mesure du possible, optez pour des solutions qui s'intègrent à vos systèmes de gestion actuels. Chez Okticket, par exemple, nous intégrons les principaux ERP du marché de manière rapide, bidirectionnelle et évolutive.

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5. Les logiciels d'entreprise sont-ils évolutifs ?

Il est courant que le nombre d'utilisateurs d'un programme ou d'une application augmente au fil du temps. Cela implique à son tour une augmentation de la quantité de données. Pour ne pas tomber en panne, le logiciel doit s'adapter aux nouvelles exigences.

6. Vos données sont-elles protégées ?

Il est également très important de veiller à ce que les informations soient stockées dans un environnement sécurisé, à l'abri du piratage ou des défaillances techniques.

Parmi les caractéristiques qu'un développement doit respecter, on peut citer : le cryptage des connexions (certificats SSL), le cryptage des sessions, l'utilisation de cookies, la connexion aux bases de données, les API cryptées, la protection contre les injections SQL, les certificats de sécurité, les permissions d'au moins deux niveaux...

7. Les rapports peuvent-ils être exportés ?

L'outil mis en place ne doit pas se limiter au stockage d'informations. Tout bon logiciel doit offrir la possibilité de produire des rapports pour analyser les données et prendre ainsi des décisions stratégiques.

8. Comment se présente la plateforme de développement ?

À chaque entreprise ses besoins. Pour que les logiciels d'entreprise soient adaptés à chaque utilisateur, l'idéal est qu'ils soient personnalisables.

Cette flexibilité est l'une des caractéristiques qui différencient les outils sur site des outils en nuage. Ces derniers ont d'ailleurs tendance à être moins chers.

À ce stade, il est important de noter que les applications de bureau sont remplacées par le SaaS (Software as a Service), un service pour lequel l'utilisateur paie une redevance périodique. À l'expiration du contrat, il peut choisir de le renouveler ou de l'annuler.

L'un des avantages les plus remarquables est que l'entreprise n'a pas à se soucier des mises à jour, car les améliorations sont apportées par la plateforme elle-même et mises en œuvre de manière générale. En même temps, ils sont flexibles, évolutifs et sûrs, des caractéristiques qui, comme nous l'avons déjà dit, sont indispensables.

9. Comment se déroule la mise en œuvre ?

Le processus de mise en œuvre doit également être pris en compte. Il ne s'agit pas tant de délais que de processus. Assurez-vous que le fournisseur est prêt à gérer les erreurs qui pourraient survenir.

S'il est choisi correctement, le logiciel peut être un outil stratégique pour aider les entreprises à devenir plus compétitives.

10. Fournit-il des informations en temps réel ?

Les départements tels que les ventes ou les finances ont besoin de voir les informations en temps réel, et c'est l'une des caractéristiques les plus appréciées lors de l'achat d'une nouvelle solution technologique.

Si vous souhaitez optimiser la gestion des frais de voyage d'affaires, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.

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Les prévisions les plus optimistes annonçaient 2026 comme l'année de la reprise des voyages d'affaires. Aujourd'hui, il semble que ce soit beaucoup plus tôt.

Il suffit de jeter un coup d'œil aux dernières informations. Un récent rapport de la Commission européenne du voyage (ETC) conclut que certains pays européens ont déjà dépassé ou sont sur le point de dépasser les niveaux de dépenses en voyages d'affaires pour 2019. La France fait partie des pays les plus performants, tout comme l'Espagne, l'Allemagne, l'Italie et les Pays-Bas.

D'ici 2027, les dépenses de voyages d'affaires en Europe devraient atteindre 450 milliards de dollars en 2027. En France, la reprise est déjà presque achevée (source : GBTA).

Tendances des voyages d'affaires 2024

Le guide souligne également l'importance des nouvelles technologies pour le développement et l'efficacité des voyages d'affaires. L'intelligence artificielle et l'engagement en faveur de la durabilité continueront d'être au cœur de l'actualité des voyages d'affaires dans les mois à venir.

Qu'est-ce qui caractérisera les voyages d'affaires en 2024 ?

L'intelligence artificielle dans la gestion des voyages d'affaires

Efficacité, rapidité, précision des processus, automatisation des tâches, analyse prédictive, machine learning... Grâce à l'IA, les voyages d'affaires connaissent une nouvelle révolution. Ils sont plus prévisibles, les processus sont rationalisés et les données collectées sont plus fiables.

En outre, les applications d'IA peuvent être utilisées pour faciliter les réservations ou améliorer l'expérience des voyageurs, soit en offrant des recommandations personnalisées basées sur les préférences et les besoins des utilisateurs, soit en fournissant des informations en temps réel sur l'état des vols ou les conditions météorologiques.

Nous ne pouvons pas non plus oublier leur utilité pour améliorer le service à la clientèle.  Les chatbots cognitifs, par exemple, peuvent être utilisés pour répondre aux questions des clients à toute heure du jour ou de la nuit. Pendant ce temps, le service client peut répondre à des demandes plus complexes.

Et grâce à sa capacité à analyser de grands volumes de données, il permet de prévoir les tendances, les comportements en matière de dépenses et d'identifier les possibilités d'économies.

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L'importance d'une application professionnelle pour les frais de voyage

L'un des avantages les plus immédiats de l'intégration de l'intelligence artificielle dans la gestion des voyages d'affaires est l'amélioration de l'efficacité opérationnelle et la réduction des coûts qui en découle. C'est l'avantage de savoir avec certitude quand et où il est moins cher de voyager.

‍Ainsi, les directeurs financiers des entreprises voient dans l'intelligence artificielle l'alliée idéale pour automatiser les processus répétitifs, comme la gestion des notes de frais.

Outre le gain de temps, les outils de numérisation et d'automatisation des frais de voyage professionnels fournissent des informations précieuses pour optimiser la prise de décision :

• Sachez combien d'argent les employés en déplacement dépensent en frais de représentation, indemnités journalières, frais kilométriques et autres frais de voy
• Obtenir des informations en temps réel sur le moment où une dépense a été engagée, où, par qui et pour quel montant.
• Analyser le comportement des voyageurs d'affaires pour savoir dans quelles catégories ils dépensent le plus (kilométrage, essence, indemnités journalières, hébergement, etc.)
• Les comportements inappropriés en matière de dépenses sont rapidement détectés. Le risque de fraude interne ou d'irrégularités dans le processus de déclaration des dépenses est ainsi minimisé.
• Obtenir des notes de frais basées sur des données réelles et fiables.
• Il est essentiel de suivre les frais de voyage déductibles pour récupérer une partie de l'argent investi.

Si nous ajoutons les services de géolocalisation, la réalité étendue (XR) ou la blockchain aux technologies susmentionnées, le secteur parviendra à une offre touristique plus attrayante, plus efficace, plus inclusive et plus durable.

Mise en œuvre de la norme IATA NDC

Les coûts devraient également être réduits grâce à l'utilisation de la nouvelle capacité de distribution (NDC). Cette norme de communication a été développée par l'Association internationale du transport aérien (IATA) pour améliorer l'efficacité de la distribution des tarifs des compagnies aériennes.

Il n'est pas inutile de rappeler ici l'« écotaxe » que le gouvernement français a introduite dans les plus grands aéroports du pays. On estime que cette mesure se traduira par une taxe de 4,6 % sur les aéroports dont les recettes d'exploitation sont supérieures à 120 millions d'euros.

Cette mesure vise à remédier à la perte de normalisation et de transparence causée par la prolifération des réservations en ligne. Plus d'avantages offerts par le NDC pour les voyages d'affaires :

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• Une meilleure personnalisation des services offerts. Chaque employé pourra concevoir son voyage en fonction de ses besoins spécifiques.
• Flexibilité pour que les agences et les fournisseurs puissent proposer des formules adaptées à chaque client et à chaque voyage. La gamme de tarifs, d'options de vol et de gestion des réservations est très large.
• Adaptation aux politiques de frais de voyage de chaque entreprise.
• Informations en temps réel sur le statut des vols, les horaires, les services supplémentaires, les prix et les promotions spéciales.

Le devoir de diligence retrouve son importance

Il fut un temps où l'on parlait beaucoup du devoir de protection du travailleur mobile. Aujourd'hui, le Duty of Care est de nouveau à l'ordre du jour.

L'un des outils utiles pour assurer cette protection des équipes déplacées est un logiciel professionnel de gestion des frais de voyage tel qu'Okticket.

À ce stade, il est important de rappeler que cet outil vous permet de savoir où se trouvent les travailleurs à tout moment, ce qui est très utile si un incident survient et qu'ils ont besoin d'aide. Et comme les informations sur les dépenses sont accessibles en temps réel, vous pouvez également voir où le travailleur a effectué son dernier achat.

En outre, les informations étant stockées dans un environnement sécurisé, la sécurité des utilisateurs n'est pas compromise lors de l'utilisation de l'application.

À ce stade, nous parlons à nouveau de la nécessité de valoriser l'expérience de l'utilisateur. Le devoir de diligence est étroitement lié au bien-être au travail, et les applications de gestion des frais professionnels sont conçues pour faciliter la vie des employés mobiles. Elles sont rapides, intuitives et faciles à utiliser, où qu'ils soient.

Cartes de crédit virtuelles pour les entreprises

Les paiements virtuels gagnent également en importance parmi les voyageurs d'affaires. Selon la GBTA, 69 % des voyageurs d'affaires européens possèdent une carte de crédit professionnelle. Deux tiers d'entre eux l'ont chargée sur leur portefeuille virtuel.

Pour répondre aux demandes de leurs équipes, mais sans perdre le contrôle financier, les organisations disposent d'outils en phase avec les politiques de frais de voyage.

Connaissez-vous la  OKT Card ? La carte à puce Okticket vous permet de payer tous les frais de voyage en France et à l'étranger. Même pour les achats en ligne, puisque vous pouvez transporter la carte OKT dans votre portefeuille physique ou dans votre Wallet Apple Pay ou Google Play.

‍Et très important : il offre la possibilité de le configurer en fonction de la politique de dépenses de votre entreprise. Vous pouvez définir une limite de dépenses pour chaque utilisateur ou personnaliser les limites d'utilisation de la carte en fonction des rôles, des périodes ou des catégories de dépenses.

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Mettre davantage l'accent sur la durabilité, si possible

À ces tendances s'ajoute la conception de stratégies plus durables. Les rapports qui en témoignent ne manquent pas. En fait, le tourisme durable est l'un des thèmes centraux de nombreux salons du tourisme.

‍Mais il ne s'agit plus seulement de rechercher des options de transport et d'hébergement respectueuses de l'environnement (vols à faible émission de carbone ou préférence pour les hôtels qui mettent en œuvre des pratiques durables).

L'engagement en faveur de la durabilité passe par l'intégration d'outils de mesure de l'empreinte carbone (via la blockchain, par exemple) ou par le développement de véhicules propulsés par l'IA.

Même pour la mise en œuvre d'applications visant à numériser et à automatiser les frais de voyage d'affaires. Outre la réduction évidente de la consommation de papier, le simple fait de stocker les données dans le nuage réduit l'impact sur l'environnement (économies de 60 à 70 % selon Telefónica Tech).

Si vous souhaitez optimiser la gestion de vos frais de voyage d'affaires, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.

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L'intelligence artificielle a été un tel mouvement technologique que son utilisation est devenue liée à ce qui devrait être la cinquième révolution industrielle. Son potentiel vient à peine de se révéler, mais nul ne doute qu'elle changera les règles du jeu dans de nombreux secteurs. Et le secteur financier en sera l'un des plus grands bénéficiaires.

Quels sont les avantages et les risques de ne pas la mettre en œuvre ? Tout au long de cet article, nous analyserons le rôle joué par l'IA dans la finance. Avec toujours en ligne de mire la capacité de cette technologie à favoriser l'innovation dans la gestion des frais professionnels.

L'IA dans la finance : impact sur le rôle du directeur financier

Nous savons que l'intelligence artificielle existe. Mais savons-nous vraiment ce qu'elle fait ? Oui, nous avons entendu parler du ChatGPT et nous savons qu'il peut analyser de grandes quantités de données. Nous pouvons ainsi trouver des réponses aux questions les plus compliquées. Ou avoir suffisamment d'informations pour adapter les produits et services à chaque client.

Mais... Si l'on entre dans le détail, on s'aperçoit qu'elle a de nombreuses applications dans le domaine de la finance.

Les avantages de l'IA pour le département financier

Que peut apporter l'IA aux responsables de secteur et aux directeurs fina

• Grâce à l'analyse avancée des données, ils peuvent obtenir des informations précieuses et des statistiques clés.
• Automatiser les tâches répétitives, telles que le rapprochement bancaire ou la gestion des frais de voyage d'affaires.
• Collecter et trier les données de manière intelligente. Cela permet, par exemple, de prendre des décisions stratégiques sur la base de données fiables.
• Prévision et prédiction. Cela peut s'appliquer à la gestion des stocks, à l'amélioration de la logistique ou à la prévision des ventes.
• Mieux comprendre les marchés et les clients. Tendances, préférences, comportements d'achat... L'IA est capable de nous fournir tant d'informations que proposer des produits et services personnalisés est déjà une réalité.
• Vérifier les factures par rapport aux reçus et aux bons de commande. Cela permet d'éviter que l'entreprise ne paie trop.
• Encourager le respect de la politique de dépenses de l'entreprise.
• L'IA permet d'automatiser le flux d'approbation de manière à ce qu'il ait lieu au moment où une dépense est enregistrée. Par conséquent, les paiements et les remboursements sont également rationalisés.
• L'identification de modèles et de tendances permet de détecter rapidement les risques potentiels et la fraude associés aux transactions financières.
• Réduire les erreurs comptables. Factures en double, montants erronés, dépenses anormales... L'IA détecte rapidement toute irrégularité.
• Permettre la transparence.
• Mesurer la performance.
• Effectuer des calculs en temps réel.
• Alerte en cas d'écart par rapport au budget.
• Identifier les domaines où la rentabilité est la plus élevée et la plus faible.
• Améliorer le service à la clientèle. En utilisant des chatbots ou des assistants virtuels, les temps de réponse peuvent être grandement améliorés.
• Respecter les obligations fiscales et profiter des déductions disponibles.

En bref, l'IA dans la finance ajoute de la valeur à l'entreprise, permettant d'atteindre une plus grande rentabilité et un avantage concurrentiel par rapport à la concurrence.

Les risques d'ignorer le potentiel de l'IA

Compte tenu des avantages pour les départements financiers, il n'est pas surprenant que la moitié des leaders du secteur utilisent déjà des outils d'IA. Ce pourcentage atteindra 75 % d'ici 2025, selon une récente étude de Gartner.

À défaut, les entreprises risquent de perdre leur attrait pour les talents (source : rapport "Moneyy and Machines").  En outre, elles se laisseront distancer par leurs concurrents et réduiront la productivité de leurs employés.

Cas d'utilisation de l'IA dans la gestion des frais professionnels

L'automatisation des processus mérite d'être mentionnée séparément. Bien qu'il s'agisse de l'application la plus courante de l'intelligence artificielle dans la finance, le terme « processus » est un concept trop générique. Pour essayer d'être un peu plus précis, nous parlerons des cas d'utilisation de cette technologie dans la gestion des dépenses professionnelles.

Numérisation des tickets et des factures grâce à l'apprentissage automatique

Avec l'IA, la reconnaissance optique de caractères fait un bond en avant. Il ne s'agit plus simplement de convertir des textes manuels ou imprimés en données numériques. Désormais, grâce à la reconnaissance optique de caractères basée sur l'IA, il est possible de traiter les documents plus rapidement et avec plus de précision.

Grâce à une série d'algorithmes, les moteurs de reconnaissance sont capables d'interpréter et d'extraire automatiquement des informations à partir de documents physiques. Pour les tickets et les factures, ils extraient le numéro de ticket, le numéro de TVA du fournisseur, la devise, le taux, etc.

De cette manière, les champs des notes de frais sont remplis automatiquement. En outre, les technologies les plus puissantes, comme Okticket, sont capables d'apprendre avec chaque ticket enregistré. Ainsi, par exemple, si vous ne parvenez pas à remplir correctement un champ la première fois, vous saurez comment remplir correctement cette information les fois suivantes.

Les avantages de l'élimination de la saisie manuelle des données sont nombreux. Outre les économies de temps et de ressources déjà connues, les erreurs sont minimisées et la détection de la fraude interne est facilitée.

La sécurité de l'analyse avancée des données

Nous avons déjà évoqué l'utilité de l'intelligence artificielle pour analyser de grandes quantités de données afin de faciliter la prise de décision. Mais il faut ajouter les possibilités offertes par ces techniques d'analyse lorsqu'il s'agit de détecter des habitudes de dépenses suspectes.

Si les responsables financiers d'une entreprise ont des doutes sur le comportement des dépenses, ils n'ont plus besoin de vérifier à la main. Ils peuvent mettre en place des alertes qui détectent et signalent les violations des règles de dépenses établies.

Il convient également de noter que les algorithmes sont capables d'identifier de nouveaux schémas de fraude sur la base des cas précédents. Les types de fraude typiques (par exemple, les billets en double, les billets anciens, les billets flous ou les billets dont les montants dépassent la politique de dépenses) sont ainsi moins susceptibles de se produire.

L'IA intégrée aux systèmes comptables

Tout ce que nous avons vu jusqu'à présent vous permet de rationaliser le contrôle et la gestion des dépenses professionnelles. Mais si vous ajoutez l'IA à votre ERP, le processus sera optimisé au maximum.

Les dépenses numérisées à l'aide d'une application de gestion des frais professionnels sont automatiquement introduites dans l'ERP en vue d'une comptabilisation immédiate. L'intelligence artificielle vérifie que tout est correct.

Les départements financiers passeront ainsi de la collecte à l'analyse des données. Et les rapports basés sur le passé céderont la place à des projections dans l'avenir.

En bref : l'IA dans la finance peut augmenter les profits, améliorer l'efficacité opérationnelle, réduire les coûts, prendre des décisions efficaces, personnaliser les produits et services, réduire les risques, automatiser les opérations, créer des opportunités et personnaliser l'expérience client. Moins de ressources, plus de rentabilité.

Que dit la loi sur cette question ?

Le 12 septembre 2023, plusieurs députés français ont déposé une « Proposition de loi n°1630 visant à encadrer l'intelligence artificielle par le droit d'auteur ».

De son côté, en mars dernier, le Parlement européen a finalement approuvé la loi sur l'intelligence artificielle après un long processus législatif entamé en 2019.

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Cette loi, qui établit les règles d'utilisation de cette nouvelle technologie par les États membres de l'Union européenne, vise à garantir la sécurité dans l'utilisation des outils d'intelligence artificielle et à protéger le respect des droits fondamentaux, ainsi qu'à stimuler l'innovation pour que l'UE soit leader dans ce domaine.

Si vous souhaitez optimiser votre investissement dans les voyages d'affaires, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.

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