Une optimisation des coûts à court terme pour créer de la valeur ajoutée à l'avenir. En se focalisant sur la croissance durable à long terme, la transformation de la fonction financière du directeur financier vise à favoriser le changement technologique.

Selon le rapport 2023 Global EY DNA of the CFO Report, les dirigeants financiers les plus expérimentés qui pilotent « les programmes de changement dynamiques et innovants dans le domaine financier » sont ceux qui peuvent apporter le plus de valeur aux organisations.

À ce propos, les priorités des directeurs financiers concernant la transformation leur fonction financière à moyen terme sont principalement les suivantes :

• Transformation technologique (37%)
• Analyse avancée des données (27%)
• Durabilité (27%)
• Optimisation de la réglementation (24%)
• Leadership (23%)
• Modèle opérationnel (23%)
• Risque (19%)
• Talents (19%)

Les enjeux qui vont définir la transformation de la fonction financière

Pour Marshall Diaz, Deputy Lead Partner for Accounting and Financial Advisory chez EY Latin America, les responsables financiers sont confrontés à trois défis de taille :

1. Trouver la bonne formule pour crèer de la valeur à long terme : ils sont soumis à une forte pression pour réduire les coûts sur des investissements qu'ils considèrent comme prioritaires.
2. Trouver l'équilibre entre la gestion du risque et l'innovation dans les finances de l'organisation.
3. La réussite en tant que responsable financier malgré que les compétences traditionnellement requises dans ce domaine n'étaient pas suffisantes pour jouer un rôle stratégique en tant que directeur financier.

D'où l'importance pour les DAF d'élargir leur éventail de compétences. C'est peut-être la raison pour laquelle seulement 14 % d'entre eux mettent en oeuvre des « réformes audacieuses » afin de transformer la fonction financière pour l'avenir. Pour Marshall, ces professionnels sont précisément ceux qui ont le plus de chances d'être les plus compétents

Réduction des coûts dans les domaines stratégiques

Plus d'un DAF estime qu'il est difficile de « trouver un équilibre efficace entre les priorités à court et à long terme ». Ce constat est partagé par près de huit personnes interrogées sur dix. D'après l'enquête, 76 % d'entre eux déclarent que la pression est de plus en plus forte « pour réduire les coûts et atteindre les objectifs de rentabilité à court terme ».

Cette réduction des dépenses et des investissements semble être une constante dans la grande majorité des organisations et affecte particulièrement les programmes ESG.  Des secteurs clés tels que le marketing et les talents ne sont toutefois pas épargnés.

Or, ces trois domaines sont essentiels à la création de valeur à long terme, d'où le paradoxe. En revanche, la supply chain semble pour l'instant être épargnée des réductions.

Les stratégies de transformation du département financier

La réduction des coûts est-elle la bonne stratégie ? Si l'on considère les points de vue du petit groupe de dirigeants financiers « audacieux » mentionnés ci-dessus, la feuille de route à suivre serait la suivante :

1. Faire évoluer la culture de l'équipe financière
2. Favoriser la transformation numérique
3. Développer les compétences de leadership et former la prochaine génération de leaders financiers.

En définitive, pour parvenir à une transformation culturelle, « les directeurs financiers doivent favoriser un état d'esprit numérique, montrer l'exemple et adapter les systèmes de récompense ».

Et malgré tout cela, l'opinion est unanime : « Il n'y a jamais eu de meilleur moment pour être directeur financier que celui-ci». Et ce n'est pas tout. Au fur et à mesure que leur rôle évolue, ils gravissent les échelons vers le poste de directeur général.

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Un investissement de 5,5 milliards d'euros qui générera plus de 550 milliards d'euros d'affaires. Si nous prenons comme référence, les chiffres fournis par GEBTA pour les prochains mois, l'investissement dans les voyages d'affaires sera largement rentabilisé.

C'est aussi simple? Il serait bien de pouvoir répondre positivement, mais la vérité est que la réussite et la rentabilité d'un voyage d'affaires requièrent une planification minutieuse. De la planification de l'itinéraire à la gestion des dépenses, l'ensemble du processus a un impact sur les résultats.

Aimeriez vous tirer le meilleur parti des frais liés aux voyages d'affaires ? Tout au long de cet article, nous présenterons des stratégies d'organisation des voyages d'affaires axées sur le retour sur investissement.

Conseils pour une planification efficace des frais de voyage d'affaires

Pour les entreprises, les frais de voyage représentent, la dépense la plus importante. D'où l'importance de les gérer efficacement.

Par où faut-il commencer ? Et bien, par le début. C'est-à-dire par la planification du voyage. Étant déjà familiarisé avec l'impact de questions aussi fondamentales que l'adaptation du budget aux tendances actuelles, le choix du fournisseur en fonction des besoins de chaque voyage ou la planification des différents déplacements en tenant compte des objectifs à atteindre, nous ne nous étendrons pas trop sur ce point.

S'agit-il d'un voyage pour augmenter le volume d'affaires, pour rendre visite aux clients, pour créer des alliances avec d'autres entreprises ? En fonction de la nature du voyage tout est à faire : de l'itinéraire à la durée de celui-ci, en passant par l'organisation de l'agenda, le suivi du protocole ou à la préparation du matériel nécessaire.

Éviter les erreurs de calcul qui coûtent cher

Cela peut paraître simple, et pourtant, en matière de voyages d'affaires, des erreurs sont encore commises au détriment de l'organisation. Une des plus courantes consiste à comptabiliser uniquement les coûts directs, tels que les billets, les hôtels et les indemnités de séjour. Or, il existe d'autres dépenses qui peuvent être encore plus élevées.

Avez-vous déjà calculé le coût des imprévus, des polices d'assurance ou le temps investi par les services administratifs dans le traitement des notes de frais ?

Quel est le rôle de la politique de frais de déplacement dans une entreprise ?

En effet, nous allons insister sur l'importance d'aligner l'ensemble de la planification préalable sur la politique de voyage de votre entreprise.

Saviez-vous qu'un programme de voyage bien conçu peut aider les entreprises à économiser entre 5 à 15 % de leur budget de voyage.

Ce document constitue un guide permettant aux collaborateurs de savoir combien d'argent ils peuvent dépenser, ce qu'ils peuvent acheter et comment ils doivent l'acheter.

Certains aspects doivent être consignés par écrit et clairement expliqués si vous voulez éviter les conflits.  Les limites et les moyens de paiement doivent être définis de manière à ne pas laisser de place à la libre interprétation :

• Quels sont les dépenses remboursables et non remboursables ?
• Quel est le barême utilisé pour les indemnités kilométriques ?
• Le remboursement se fait au forfait ou frais réels ?
• Les cartes d'entreprise sont-elles fournies ou l'employé doit-il avancer l'argent ?
• Quel est le processus de soumission, de révision et de validation des notes de frais ?
• Les exigences auxquelles doivent répondre les pièces justificatives : quelles sont les données minimales requises pour un justificatif ? En cas de perte ou d'un justificatif illisible, que se passe-t-il?
• Quelle est la procédure de remboursement de notes de frais - sont-ils payés par l'entreprise ? Une indemnité est-elle accordée aux employés ? Les employés doivent-ils avancer l'argent ? Des avances sont-elles proposées ?

Par ailleurs, la politique en matière de frais de voyage doit définir les directrives à suivre en cas d'incident survenant au cours du voyage (vol manqué, perte de bagages, maladie, etc.).

Automatiser pour rentabiliser l'investissement dans les voyages d'affaires

L'étape la plus compliquée vient après la planification :  la gestion des dépenses. Le contrôle, l'approbation, le traitement et la comptabilité... Tout au long de ce processus, il est facile de commettre des erreurs surtout si les tâches sont effectuées manuellement.

Comment faire si un collaborateur dépasse les limites de dépenses, soumet la note de frais après la date limite ou perd les reçus ? La meilleure façon d'optimiser la gestion des frais de voyage est de mettre en place un outil spécifique pour numériser les reçus papier et automatiser la comptabilité dans votre logiciel.

Équiper les collaborateurs d'une carte d'entreprise est une mesure très efficace. En règle générale, ce produit permet une configuration personnelle et fixer des limites d'utilisation.

Les avantages offerts par les applications professionnelles de gestion des dépenses sont nombreux. Pour les expliquer, rien de mieux que de donner un exemple concret. Voici quelques-uns des avantages d'Okticket.

Okticket : L'application qui vous donne le retour sur investissement immédiat que vous recherchez

Employés itinérants, département financier, RH, IT... Okticket bénéficie à différents secteurs de l'entreprise. Si toutefois nous nous concentrons exclusivement sur le retour sur investissement, le sujet qui nous intéresse, nous pouvons vous assurer que le résultat est pratiquement immédiat.

Grâce au fait que notre application couvre l'ensemble du processus de gestion des notes de frais, le gain de temps sur ce processus est de 80% (par rapport à un processus manuel). Et comme vous le savez, ce gain de temps se traduit par une réduction des coûts.

Un flux d'approbation personnalisé, un rapprochement bancaire, une intégration avec votre logiciel comptable ou de gestion d'entreprise (et aussi avec votre agence de voyage en ligne et les services de transport), une mesure de prévention pour empêcher la fraude interne, une carte à puce intelligente conforme à votre politique de frais de voyage... Imaginez-vous à quel point la gestion des notes de frais serait simplifiée si vous disposiez de toutes ces aides.

De la micro-gestion à l'outil tout-en-un

Et si vous voulez franchir un étape supplémentaite, vous pouvez toujours opter pour des outils intégrés de bout en bout qui regroupent l'ensemble du processus, allant de la réservation en ligne jusqu'au moment où les frais de voyage sont approuvés et comptabilisés dans les systèmes de gestion de l'entreprise.

Chez Okticket, par exemple, nous nous intégrons à plusieurs de ces solutions. Ainsi, votre équipe ou vos collaborateurs en missions peuvent réserver eux-mêmes leur hébergement et leur transport.

Les relations d'affaires exigent une présence en face-à-face

Avant de poursuivre, le retour sur investissement des voyages d'affaires ne doit pas toujours se traduire en termes d'argent. Il existe des aspects tout aussi importants, comme une meilleure image de marque, l'élargissement du réseau de clients potentiels ou l'amélioration des relations avec les clients existants.

Qu'est-ce que les voyages d'affaires peuvent apporter de plus qu'une visio conférence ? Les réponses sont fournies par Oxford Economics :

• Les salons, les congrès et autres événements présentiels génèrent jusqu'à 20 % de nouveaux clients. Ce constat nous fait penser qu'une entreprise qui ne participe pas aux événements importants de son secteur peut passer à côté d'activités commerciales très importantes.
• Lors d'une réunion face à face, 50 % des clients potentiels deviennent des clients réels. Ce pourcentage diminue au 31 % lorsque l'interaction a lieu virtuellement.
• 38 % des clients potentiels opteraient pour une autre entreprise si les réunions traditionnelles n'avaient plus lieu face à face. Cela représenterait une perte d 37 % des ventes annuelles.
• Sur le plan économique, on estime que chaque euro investi dans les voyages d'affaires rapporte 12 euros.

Si vous souhaitez optimiser votre investissement dans les voyages d'affaires, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.

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Les dépenses auxquelles une organisation doit faire face chaque mois sont inévitables. Par contre, une gestion inefficace peut facilement être résolue. Vous souhaitez reprendre le contrôle de vos finances ? Automatisez d'abord la gestion des dépenses professionnelles.

Et si on parlait d'automatisation, quelle est sa finalité, et pourquoi en avez-vous besoin ? Lisez la suite, et découvrez les avantages de laisser de côté les processus manuels et d'opter pour une solution qui vous permet un gain de temps et de moyens.

Qu'il s'agisse de  numériser des tickets et des factures ou de détecter les erreurs tout au long du processus de validation. Les outils d'automatisation des notes de frais bénéficient à toutes les personnes impliquées dans le processus de reporting et de validation. Et ce, quelle que soit la taille de l'entreprise, sa localisation ou son secteur d'activité.

Du classeur au cloud : les avantages de l'automatisation de la gestion des frais professionnels

Ceux qui utilisent encore des tableaux et des justificatifs en papier sont parfaitement conscients que le processus de gestion des dépenses peut être long et fastidieux. Et sans oublier, que les erreurs sont vite commises. Le coût peut se chiffrer en milliers d'euros, en fonction du volume des notes de frais.

En effet, ces économies financières sont une raison suffisante pour se doter d'une application de numérisation et d'automatisation des frais professionnels. En voulez-vous d'autres ?

• Fini le temps où vous deviez attendre la fin du mois pour connaître l'état de vos comptes, vous disposerez désormais des informations en temps réel.
• Une seule plateforme regroupera toutes les informations que vous avez aujourd'hui éparpillées dans un tas de papiers et de formats. Et le mieux, c'est que c'est qu'elle sera organisée de manière à ce que vous puissiez consulter uniquement les données dont vous avez besoin à un moment donné. Et vous pourrez enfin réaliser les rapports que vous avez toujours souhaités : détaillés, avec des informations fiables, d'une manière agile et simple.

• Par ailleurs, les erreurs dues à la gestion manuelle céderont la place à un contrôle plus précis, où le non-respect des politiques de dépenses n'aura plus sa place.
• Même les remboursements seront plus efficaces. Vous serez en mesure d'effectuer des approbations instantanées, alors qu'aujourd'hui cela prend des semaines. Tout le monde est content. Les employés sont remboursés beaucoup plus rapidement et le service financier peut se consacrer à d'autres tâches.

En résumé, l'automatisation de la gestion des frais professionnels ouvre la voie à un meilleur pilotage financier. Plus rentable, plus précis, plus intelligent.

Intégration des systèmes : enregistrer dans l'application, comptabiliser dans votre ERP

Attendez, nous n'avons pas terminé. Les solutions d'automatisation les plus puissantes sont intégrées avec d'autres outils de gestion d'entreprise. Quel logiciel ERP utilisez-vous dans votre entreprise ?  Okticket vous offre des connecteurs bidirectionnels et évolutifs avec les principaux systèmes ERP, HR et BI du marché.

Comment démarrez l'automatisation du processus de gestion des dépenses

Si vous êtes arrivé jusqu'ici, c'est probablement parce que vous envisagez de souscrire un outil pour automatiser la gestion de vos dépenses. Vous en avez déjà un, mais vous n'êtes pas tout à fait convaincu ? Quoi qu'il en soit, il est préférable de prendre le temps d'evaluer vos besoins.

1. La première chose à faire est d'identifier les besoins de votre entreprise. Quel problème souhaitez -vous résoudre ? Gagner du temps, réduire la fraude interne, minimisez les erreurs ?
2. Vous devez également tenir compte du processus actuel de paiement et de remboursement : les employés avancent-ils de l'argent ou paient-ils par carte d'entreprise ? Existe-t-il un processus d'approbation bien défini ou les collaborateurs sont remboursés à la volée, sur présentation des reçus?
3. Lorsque votre idée sur les attentes à l'égard de l'outil d'automatisation des dépenses que vous souhaitez mettre en place est précise, vous pouvez commencer à comparer les différentes options disponibles sur le marché.  Que devez-vous rechercher ? L

Quel est le meilleur outil pour gérer les dépenses professionnelles ?

Une solution d'automatisation doit présenter un certain nombre de caractéristiques essentielles.

Accessibilité

La convivialité est essentielle pour s'assurer que les utilisateurs l'utiliseront. De plus la commodité d'une application mobile est un atout supplémentaire. Les employés peuvent ainsi se connecter pour saisir et/ou gérer leurs dépenses sur place.

Personnalisation

Nous nous sommes habitués à travailler avec des systèmes qui offrent un ensemble de fonctionnalités standard auxquelles nous devons nous adapter. Or, dans l'idéal, la solution choisie devrait être suffisamment polyvalente pour s'adapter aux besoins de chaque client.

Intégration

Un autre aspect très important est que l'outil d'automatisation soit capable de se connecter au logiciel de comptabilité que vous utilisez dans votre entreprise. Ainsi, les dépenses soumises dans l'application seront automatiquement transférées dans votre logiciel ERP ou système de gestion d'entreprise.

Vitesse

L'objectif principal d'un outil d'automatisation consiste à faire gagner du temps aux équipes. De là l'importance de s'assurer que la technologie choisie soit rapide dans l'extraction des données, l'enregistrement des informations et l'automatisation du flux d'approbation..

Okticket vous permet d'économiser 80% du temps par rapport à la gestion manuelle des dépenses professionnelles. De plus, sa mise en œuvre est rapide, simple et bien accompagnée.

Plusieurs options de service à la clientèle

Plus vous disposez de contacter l'assistance, mieux c'est. L'accès à l'assistance par e-mail et par chat est très pratique, mais il faut également pouvoir parler avec une personne.

Okticket propose également une assistance téléphonique locale.

D'autres exigences importantes

• Possibilité de fixer des limites et des alertes en fonction de la politique de dépenses de votre entreprise.
• Rapprochement bancaire automatique.
• Conversion automatique de n'importe quelle devise en euros. Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante si votre entreprise a des collaborateurs qui sont en missions en dehors de la zone euro.
• Suivi des dépenses en temps réel.
• Flexibilité des mode de paiement (espèces, carte d'entreprise, carte essence, etc.)
• Classification des dépenses par utilisateurs et par catégories.
• Capacité d'adaptation à la croissance de votre entreprise.
• Archivage à valeur probante.
• La garantie que les dépenses de votre entreprise seront stockées dans un environnement sécurisé

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Conseils pour renforcer l'impact de l'automatisation des dépenses

Mais le processus ne se limite pas à la mise en place du logiciel d'automatisation des dépenses.  En parallèle, vous devez prendre un certain nombre de précautions.

• Vérifiez que l'équipement actuel sera en mesure de soutenir le processus à venir. Si ce n'est pas le cas, vous devez le moderniser.
• Prévoyez des formations pour les employés qui n'ont pas les compétences nécessaires pour utiliser le nouvel outil d'automatisation.
• Si l'entreprise n'a pas encore établie une politique de dépenses, le moment est venu de faire le nécessaire.
• Une fois que les données commencent à arriver, vous devez les analyser afin d'identifier les possibilités d'amélioration.

En résumé, l'automatisation de la gestion des frais professionnels est la première étape pour simplifier le processus, économisez de l'argent et optimiser les ressources. Les dépenses inutiles et les erreurs administratives liées à la gestion manuelle sont minimisées, tout en facilitant la prise de décision sur la base d' analyses précises.

Vous souhaitez connaître tous les avantages d'Okticket ? Laissez-nous vos coordonnées et un membre de notre équipe de vente vous contactera.

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La gestion des frais professionnels représente déjà un défi pour les départements financiers, mais le faire manuellement ou à l'aide d'outils de gestion inefficaces rend la tâche encore plus compliquée. Vous souhaiter franchir une nouvelle étape en maitère de comptabilité  ? La première démarche consiste à numériser les dépenses de l'entreprise.

Pour confirmer cette affirmation, interrogez les départements du back office de votre entreprise. Si ceux-ci subissent encore des processus obsolètes, les réclamations les plus fréquentes sont probablement liées à l'erreur humaine et au temps consacré aux tâches de peu de valeur.

En effet, cela vaut-il vraiment la peine de continuer à gérer des notes de frais sur papier ? Des dossiers remplis de justificatifs et de factures que vous devez conserver pendant 10 ans ? Sans oublier, le mécontentement des collaborateurs sur le retard lors du remboursement.

Et puis, il y a aussi le non-respect de la politique de dépenses de l'entreprise. Dans un article précédent, nous avions indiqué que le coût des irrégularités dans les notes de frais s'élèvait en moyenne à 500 euros par mois.

Ce constant met en évidence l'importance de la mise en place d'outils de digitalisation des reçus efficaces. Et également avec une valeur probante.

Avantages de l'automatisation du contrôle des frais professionnels

Déclaration des dépenses en temps réel, gain de temps dans la gestion et la validation, réduction de la fraude interne, remboursements en temps voulu... La gestion numérique des frais professionnels bénéficie à toute l'équipe. Voici les principaux avantages.

CFO : Vous aurez enfin le temps de vous consacrer à des tâches plus importantes

A priori, le département qui bénéficie le plus d'un outil tel qu'Okticket est le département des finances. Que vont-ils obtenir?

• Gain de temps dans le processus de contrôle, de validation et de gestion des notes de frais. Saviez-vous qu'avec Okticket vous pouvez économiser 80% du temps consacré aux tâches administratives ?
• Gestion en temps réel, avec des formats uniformes (et le tout sur une seule plateforme).
• Visualisation, révision et approbation en tout lieu, et sur tout appareil mobile, y compris les smartphones.
• Conformité avec la politique de dépenses de l'entreprise.
• Réduction des erreurs comptables : près de 80 % des notes de frais contiennent des erreurs
• Stopper les cas de fraude interne. Plus de la moitié des entreprises en sont victimes chaque année.
• Il est possible d'obtenir une traçabilité presque instantanée des dépenses. Dès qu'un employé effectue un achat et l'enregistre dans l'application de dépenses, il est possible de consulter le mouvement.
• Les informations relatives aux dépenses sont stockées de manière ordonnée. Ceci est pratique, n'est -ce pas?
• Sécurité : les données sont stockées dans le cloud, dans un environnement sécurisé.
• Durabilité : les dépenses en papier sont réduites au minimum.

Ressources humaines : Améliorer l'environnement de travail

La numérisatio des frais professionnels a-t-elle seulement un impact positif sur les services financiers ?   Les RH en profitent aussi directement, nous vous l'assurons.

En effet, pensez-y : qui doit gérer les conflits entre le service financier et les employés suite aux écarts dans les notes de frais ? En fin de compte, les collaborateurs se plaignent au département de RH, pour tout remboursement ou retard sur les avances des frais.

Or, Il est prouvé que les outils technologiques favorisent le bien-être au travail, et c'est un point très important pour les ressources humaines.  Des employés heureux, des employés plus productifs, c'est bien connu.

Employés : peuvent se concentrer sur le travail

Les premiers à souffrir du traitement manuel des notes de frais sont les employés eux-mêmes. En particulier, ceux qui sont régulièrement en déplacement et qui passent des heures à remplir des tableaux Excel à leur retour au bureau.

Par conséquent, ils sont directement gagnants si la direction décide de numériser les frais professionnels. Voici quelques-uns des avantages qu'ils constateront dès le départ :

• Rapidité des reportings. La justification des dépenses professionnelles devient une question de minutes. De plus, ils peuvent saisir leurs dépenses sur place depuis leur téléphone portable, peu importe le lieu. Il n'est plus nécessaire de se rendre au bureau pour remplir des notes de frais.
• Plus de perte d'argent dues aux reçus perdus ou endommagés.
• Le remouboursement est beaucoup plus rapide.

Toutefois, pour que les collaborateurs utilisent la solution que vous avez choisie, celle-ci doit être rapide et facile à utiliser.

Avantages pour le DSI

De préférence, les applications de gestion des frais devraient également penser au département informatique. En effet, les conséquences d'une interface peu conviviale ou d'intégrations défaillantes, pour ne citer que quelques exemples, sont en effet à leur charge. Que recherche le DSI ?

• Une mise en œuvre simple et agile.
• Des intégrations natives simples. Ou, dans le cas contraire, une API complète pour pouvoir obtenir les informations dont il a besoin.
• Une interlocution technique avec des personnes utilisant le même langage qui parlent votre langue.
• Une équipe de support du fournisseur pour répondre aux questions des utilisateurs afin qu'ils ne soient pas obligés de s'adresser à eux en permanence.

5 étapes clés pour réussir la numérisation des dépenses professionnelles

Malgré tous ces avantages, certaines entreprises ont du mal à passer au numérique pour la gestion de leurs notes de frais : résistance au changement, une crainte des brèches de sécurité, un manque de confiance dans un retour sur investissement rapide...

Quelle qu'en soit la raison, tôt ou tard, beaucoup franchiront le pas. Votre entreprise est presque convaincue de la nécessité qu'un outil numérique pour optimiser sa comptabilité ? Dans ce cas, vous aurez besoin d'un bonne stratégie de numérisation des dépenses professionnelles.

Quelles mesures devrez-vous prendre en compte ?

1. Fixer des priorités et des objectifs. Ceux-ci doivent être quantifiables, réalistes, limités dans le temps et adaptés à chaque entreprise.

2. Comparez plusieurs outils pour vous assurer que celui que vous sélectionnez est bien celui dont vous avez besoin. Quelles sont les caractéristiques de l'outil ?

• Démarrage rapide et facile.
• Facilité d'utilisation.
• Reconnaissance automatique des informations sur les dépenses à partir des reçus et des factures.
• Flexibilité pour s'adapter aux besoins de chaque client.
• Évolutivité pour s'adapter à la croissance de l'entreprise et aux besoins qui peuvent se présenter.
• Possibilité de visualiser les informations relatives aux dépenses en temps réel.
• Accompagnement avant, pendant et après la mise en œuvre.
• Support de proximité, continu aussi bien par téléphone que par e-mail.
• Intégration avec le logiciel comptable, ou de ressources humaines ou les systèmes de gestion d'entreprise que vous utilisez dans votre organisation.
• Rapprochement bancaire.
• Conservation des données dans un environnement sécurisé.
• Possibilité d'exporter les rapports.
• Valeur probante.

3. Moderniser les équipements pour pouvoir faire face à la grande quantité de données qu'il devra désormais traiter.

4. Formation des employés afin qu'ils acquièrent les compétences nécessaires pour utiliser les nouveaux outils en toute transparence. En fait, le manque de talents numériques est l'un des obstacles que rencontrent de nombreuses entreprises souhaitant se transformer numériquement. Si la formation n'est pas suffisante, la cinquième étape constitera à recruter des nouveaux talents dotés de compétences numériques.

5. Analyser les données recueillies pour détecter les erreurs potentielles, identifier les possibilités d'amélioration et prendre des décisions stratégiques.

Vous envisagez de numériser vos notes de frais? Okticket est un outil agile et simple conçu pour optimiser et couvrir l'ensemble du processus de gestion des notes de frais, depuis la saisie de la dépense jusqu'aux processus de validation, de contrôle et de comptabilisation.

Si vous souhaitez connaître tous les avantages de notre solution, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.

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La nouvelle édition du Sommet des Leaders de la Finance 2024, l'évènement de référence pour les dirigeants de la finance, aura lieu le prochain 29 mai 2024. Okticket renouvelle l'expérience en tant que sponsor !

Nous serons au Pavillon d'Armenonville. Venez nous rendre visite à notre stand, et découvrez en primeur les dernières fonctionnalités que nous avons incorporés à notre outil de digitalisation et automatisation des notes de frais.

Programme Sommet des Leaders de la Finance 2024

Lors de cette 14ième édition du sommet financier par excellence, vous aurez l'occasion d'assister aux conférences qui aborderont les défis complexes auxquels les entreprises sont confrontées, et qui par autant obligent les directeurs financiers à se réinventer

Quelles sont les perspectives long terme pour les directeurs financiers et comment peuvents-ils trouver des solutions à court terme ? Vous pouvez découvrir ici le programme.

Plus de 800 participants se réuniront pour présenter les dernières innovations et tendances en matière de gestion d'entreprise. Vous profiterez de conférences, de débats et networking. À ce jour, 55 internvenants sont confirmés.

La réunion annuelle des finances d'entreprise se clôturera par la remise de 28 trophées aux leaders les plus dynamiques de la fonction de la finance.

En somme, le Sommet des Leaders de la Finance 2024 offre l'opportunité dans un cadre privilégié qui vous permettra d'identifier des nouvelles opportunités et de développer votre réseau professionnel.

Sur Okticket

Okticket est la SaaS Fintech la plus puissante et complète pour digitaliser et gérér les notes de frais. L'application vous ouffre un outil efficace et simple pour optimiser et gérer l'ensemble du processus des notes notes de frais, depuis le moment où la dépense est engagée jusqu'aux processus de la validation, contrôle et traitement comptable.  Okticket vous permet d'économiser un 80% du temps consacré aux tâches administratives.

Au cours de nos 7 années d'existence, Okticket s'est positionné comme l'un des principaux acteurs du marché, et notre participation au Sommet des Leaders de la Finance 2024 est engagement de notre part à contribuer à l'amélioration de l'efficacité dans la gestion des notes de frais.

Vous souhaitez en savoir plus? Contactez l'équipe Okticket.

Ils renforcent la culture d'entreprise, stimulent le développement professionnel, favorisent la collaboration, augmentent l'engagement des employés, consolidant les liens entre collaborateurs et renforçant le sentiment d'appartenance à l'organisation. Les avantages des déplacements professionnels vont au-delà de ce que l'on pourrait penser à première vue.

Voici quelques-unes des conclusions issues du rapport"Investing in Travel to Strengthen Culture and Increase Engagement" élaboré par American Express Global Business Travel (Amex GBT) et  Harvard Business Review Analytic Services, pour lequel plus de 400 cadres ont été interrogés.

Ce document détaille les clés qui permettent à une entreprise de travailler et de progresser lorsque les équipes se trouvent dans des lieux différents. Les voyages d'affaires semblent donc être l'outil idéal pour y parvenir.

Alors que de nombreuses entreprises préfèrent attribuer leur budget aux déplacements susceptibles de leur rapporter des revenus (visite de clients, par exemple), les déplacements pour les réunions internes peuvent également apporter de la valeur significative en termes de culture d'entreprise et d'engagement.

En effet, "tout investissement en faveur des déplacements internes peut être encore plus bénéfique pour les entreprises", conclut l'étude.

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Les voyages d'affaires, un lien entre les équipes

Par ailleurs, selon l'étude, il existe un lien entre les voyages d'affaires et un climat sain au travail. Elle souligne l'efficacité des réunions présentielles pour la formation d'équipes, le brainstorming et les entretiens avec les candidats pour des postes clés.

"Le passage en masse du télétravail peut créer des obstacles à la création d'une culture d'entreprise et à l'engagement, c'est pourquoi les voyages d'affaires sont devenus encore plus indispensables pour rassembler les équipes", déclare à cet égard Alex Clemente, directeur général des services analytiques de la Harvard Business Review.

D’autres avantages des voyages d'affaires internespour l'organisation :

• Une amélioration des relations entre les employés et les équipes (74 %)
• Une collaboration accrue (60 %)
• Une culture organisationnelle plus forte (55%)
• Une augmentation de l'engagement des employés (54%)
• Un sentiment d'appartenance pour les travailleurs à distance et les équipes dispersées ( 46%)

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Cela permet de contribuer à la reconstitution du capital social et au renforcement de la culture d'entreprise abandonnée pendant la période qui a suivi la pandémie, au cours de laquelle la plupart des interactions se sont limitées au virtuel.

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De plus, les voyages d'affaires jouent un rôle important dans le développement professionnel (60 % des personnes interrogées sont de cet avis).

Plus important encore, huit personnes interrogées sur dix déclarent avoir acquis "une plus grande sensibilité et une plus grande empathie pour leurs collaborateurs et leurs clients" grâce aux voyages d'affaires.

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La rentabilité des déplacements professionnels est démontrée

Selon une étude, les voyages d'affaires devraient augmenter d'ici 2024, principalement pour les réunions internes (source : Amex '2024 Global Meetings and Events Forecast').

L'une des raisons réside dans la rentabilité des entreprises. Par exemple, GSK explique dans le rapport que pendant la pandémie, elle est parvenue à dépasser ses prévisions de chiffre d'affaires. Et la croissance a été encore plus forte l'année dernière, lorsqu'elle a augmenté son investissement dans les voyages d'affaires.

Finalement, le document passe en revue certaines tendances en matière de voyages d'affaires : une nouvelle politique de voyage mieux alignée sur la stratégie de l'entreprise, une plus grande importance accordée à la durabilité, à l'accessibilité, à la santé et au bien-être des voyageurs, ainsi qu'une focalisation sur le bleisure (la combinaison des loisirs et des affaires).

En conclusion, compte tenu des avantages que présentent les voyages d'affaires, ceux-ci doivent être considérés non pas comme une dépense, mais comme un investissement au service de la rentabilité commerciale. t même une opportunité de renforcer la culture d'entreprise et d'établir des relations positives à long terme.

Vous souhaitez optimiser la gestion des notes de frais ? Contactez l'équipe Okticket.

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