En règle générale, la relation des DAF avec les outils technologiques visait principalement à l'établissement du budget et au respect de ce dernier. Aujourd'hui, le DAF a un rôle clé dans la transformation numérique. I pilote ce nouveau défi, et doit avoir une vision et une compréhension sur les solutions disponibles et déterminer leur capacité à générer un retour sur investissement rapide.

Les nouvelles tendances financières ont séduit ces professionnels. La transformation numérique est l'outil qui leur permettra de se différencier de la concurrence. L'évolution du rôle des directeurs financiers implique de promouvoir le changement technologique.

Les études confirme cette réalité. Dans les dernières enquêtes de Gartner, on peut contaster que les directeurs financiers ont l'intention d'augementer leur investissement dans le numérique. D'après l'enquête annuelle,  70 % des directeurs financiers anticipaient une augmentation des dépenses technologiques, et  82 % d'entre eux prévoyaient d'investir dans les compétences numériques. En 2022, le pourcentage de directeurs financiers prévoyant d'augmenter leurs investissements dans la technologie atteignait 92 %.

Cette tendance se confirme de plus en plus à chaque parution d'une nouvelle étude. En effet, dans les prévisions des DAF 2023, la technologie figure une fois de plus en tête de liste des priorités des directeurs financiers. En première position, on trouve l'intelligence artificielle, suivie de la numérisation et de l'automatisation des processus financiers.

La transformation numérique dans le top 5 des priorités des directeurs financiers

Ces conclusions sont en concordance avec celles d'autres organisations. Prenons l'exemple du document "CFO Peer Insights : Digital Transformation and IT Spending Priorities", rédigé par Dimensional Research. Cette analyse dévoile que 80 % des directeurs financiers du monde entier incluent la transformation numérique parmi leurs cinq premières priorités (elle figure dans les trois premières pour 59 % d'entre eux ). Le même pourcentage prévoit une progression  des dépenses technologiques.

Et en plus, sept personnes sur dix estiment que les investissements dans la transformation numérique sont la clé du succès de toute entreprise. Par conséquent, la grande majorité d'entre eux sont prêts à aider le DSI à trouver et à financer un nouvel outil, mais à condition de garantir un ROI solide et rapide.

À quel moment souhaitent -ils voir leur investissement rentabilisé ? Près de la moitié d'entre eux estiment que le délai est de 1 à 2 ans maximum.

Une autre donnée importante est que pratiquement toutes les personnes intérrogées déclarent que les investissements  technologiques sont essentiels à la reprise économique. En effet, la grande majorité des directeurs financiers admettent qu'ils ont déjà augmenté leurs investissements dans la transformation numérique.

"À l'heure actuelle, ces décisions d'investissement concernent le numérique, ce qui se traduit par la capacité à fournir d'informations enrichies, en temps réel et prédictives, par une simplificité de mise en conformité et une plus grande flexibilité dans la stratégie financière", déclare à ce sujet Alexander Bant, responsable de la recherche sur les directeurs financiers chez Gartner (source : Gartner).

Parmi les autres priorités, citons le développement et l'affinement de la stratégie d'analyse des données. Alors que les directeurs financiers sont censés se familiarisent avec les concepts clés cette année, d'ici 2025, la stratégie d'analyse de données de l'entreprise sera un enjeu majeur.

D'où les technologies telles que l'apprentissage automatique "machine learning", capables d'analyser les informations rapidement, sans erreur humaine ni brèche de sécurité, prennent de plus en plus d'importance.

Le DAF et le DSI, associés dans la numérisation

Les organisations ont également compris que les DSI et les DAF doivent travailler ensemble pour le bien de l'entreprise. On contaste d'ailleurs que la relation entre les deux acteurs est de plus en plus forte.

"Partenaire qui aide à faire le lien entre la technologie et les décisions de l'entreprise" ou " acteur du changement et moteur de la stratégie de l'entreprise" sont quelques-unes des définitions que les directeurs financiers interrogés donnent de leurs DSI.

Malgré l'importance du DSI pour les organisations, lors du dernier congrès international des DSI, un fait surprenant a été mis en évidence : seulement 20 % des PDG considèrent la technologie comme une valeur stratégique. Et seulement 17 % prennent en compte le DSI pour participer à la stratégie de l'entreprise.

Les initiatives les plus demandées par les directeurs financiers

Cependant, certaines mesures ont plus de valeur pour les directeurs financiers. Voici l'ordre de préférence :

1. Optimiser les investissements dans l'intelligence artificielle et les outils technologiques existants.
2. Mise en œuvre des solutions visant à générer de revenus.
3. Implenter des outils pour améliorer les processus opérationnels et l'efficacité des employés.
   

Mais le défi du secteur financier réside davantage dans la priorisation des outils à utiliser plutôt que dans l'augmentation des investissement dans la technologie ( seulement 30% des projets technologiques finissent par aboutir ) 

Les outils Fintech au service de la transformation numérique

Parallèlement, les responsables financiers sont réticents aux "initiatives technologiques disruptives de nouvelle génération" et aux projets qui impliquent de " re-implémenter ou de transférer de logiciel ". Et c'est là que les solutions Fintech capables de s'intégrer aux systèmes de gestion d'entreprise entrent en jeu.

Sur ce point, nous vous rappelons qu'Okticket dispose d'une intégration bidirectionnelle, évolutive et simple avec les principaux ERP, logiciels RH et systèmes de Business Intelligence du marché.

La solution répond également aux besoins des dirigeants financiers. D'une part, elle permet un gain de temps dans la gestion des notes de frais. Plus précisément, un 80 % par rapport au traitement manuel. Si vous calculez le coût horaire de chaque employé impliqué dans le processus, le retour sur investissement est presque immédiat.

Sans oublier que la gestion des notes de frais est beaucoup plus efficace lorsqu'on utilise un outil de numérisation, car les erreurs classiques de la gestion manuelle sont ainsi résolues. Et que pensez-vous des avantages d'obtenir des données financières exactes, ordonnées et en temps réel ?

Grâce à ces avantages, la prise de décisions stratégiques visant à assurer la rentabilité de l'entreprise est beaucoup plus rapide et plus simple.

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La comptabilisation manuelle des frais de déplacement professionnels implique un certain nombre de coûts cachés qui ne sont pas toujours facilement identifiables. La collecte des justificatifs, la vérification des notes de frais, leur approbation, les écritures comptables, les remboursements... Tout cela prend beaucoup de temps, aussi bien pour les collaborateurs que pour le service administratif.

Et ce n'est pas tout. Les erreurs sont également fréquentes (on estime que 80 % des notes de frais présentent une erreur quelconque). Il s'agit le plus souvent d'irrégularités involontaires. Tandis que d'autres sont le résultat d'une fraude interne. Dans les deux cas, les conséquences sont les mêmes : du temps et de l'argent perdus pour l'entreprise.

Est-il possible d'éviter les erreurs lors de la comptabilisation des notes de frais ? En prenant les précautions nécessaires, vous pouvez les limiter au maximun. Alors que les déplacements professionnels ont repris du dynamisme, il convient de mette en place des mesures préventives.

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Comptabilisation des frais de déplacements : comment éviter les erreurs les plus fréquentes

En matière de notes de frais, un certain nombre d'erreures sont souvent répétées sans que l'on en soit conscient.  Sans pour autant, empêcher les pertes économiques financières des entreprises. Pour les éviter, il est préférable de prendre de mesures visant à optimiser la gestion et le contrôle des frais professionnels.

1. Établir des prévisions de dépenses et anticiper les coûts

Le manque de contrôle sur les missions commence avant même que la réservation soit faite. En effet, les entreprises constatent souvent une augmentation des dépenses en raison de l'augmentation du nombre de collaborateurs, et qui n'a pas été prise en compte lors de l'élaboration du budget.

Cela rend difficile un suivi efficace de la politique de dépenses (conformité, déviations, etc.).

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2. Limiter les dépenses remboursables

De la même façon, il est conseillé d'établir une politique de dépenses professionnels et d'informer chaque employé des dépenses non remboursables et des limites qui s'appliquent à son cas particulier (hébergement, transport, repas, etc.).

Cependant, tout cela ne sert à rien si vous n'introduisez pas ces informations dans votre logiciel de comptabilité.

3.  Les taux de change doivent être pris en compte

Il peut arriver qu'un employé se déplace en mission à l'étranger et que le taux de change appliqué au moment de l'achat ne soit pas pris en compte lors de la comptabilisation des dépenses.

4. Mener une mission d' audit

Une  erreur fréquente consiste à ne pas mener une mission d'audit, alors qu'il s'agit d'un mécanisme fondamental pour détecter d'éventuelles irrégularités et prévenir la fraude interne.

5. Numériser les notes de frais

Il peut également arriver que les employés nomades remplissent les notes de frais et ne joignent pas le reçu ou la facture correspondante. Ou bien ils le fournissent, mais il ne comporte pas toutes les données légales requises pour le considérer comme étant valide. Dans la foulée, vous validez les dépenses et procédez au remboursement. Cette erreur est coûteuse pour l'entreprise.

Afin d'éviter de telles situations, la meilleure chose à faire est de mettre en place un outil de numérisation et d'automatisation des frais de voyage.

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Outils de gestion des notes de frais

Tant que nous parlons de numérisation, il est bon de rappeler qu'il existe sur le marché plusieurs outils conçus pour vous aider à gérer les dépenses de votre entreprise. Okticket est l'un des plus performant. En utilisant notre solution, les erreurs liées à la gestion manuelle des frais de voyage seront réduites au minimum.

Tout d'abord, chaque concept inclus dans une note de frais est associé à la photo du justificatif correspondant. Avec Okticket, vous êtes assurés d'être en conformité en cas de contrôle URSAFF. Parallèlement, l'outil propose des produits et services qui sont également très utiles dans la lutte contre la fraude interne.

Okticket : Comment ça marche ?

En plus des avantages déjà mentionnés, Okticket offre une série de fonctionnalités qui vous aident à optimiser le contrôle et la gestion des dépenses professionnelles de manière simple et rapide.

• Immédiateté : Réduction d'un 80 % du temps consacré aux tâches de la gestion des notes de frais.
• Traçabilité : contrôle toutes les informations sur une seule plateforme et en quelques secondes.
• Validité juridique : Archivage à une valeur probante. Le reçu numérisé a la même validité juridique que l'original papier.
• Sécurité : Les informations sur les reçus et factures numérisés sont stockées dans le cloud, dans un environnement sécurisé.

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Carte OKT : Contrôler les dépenses avant même qu'elles ne soient effectuées

Les cartes d'entreprise sont très utiles pour contrôler les frais professionnels de vos employés nomades. Étant donné que vous n'avez pas à gérer d'avances ou de remboursements, il n'y a pas de risque de confusion sur les montants. VLe respect de la politique de dépenses de votre entreprise vous inquiète ?

L'OKT Card, la carte à puce d'Okticket, offre une nouvelle façon de contrôler les dépenses de vos employés.

Les autres avantages de la carte OKT :

• Récupérer jusqu'à 1,5 % de cashback
• Vous pouvez attribuer une carte pour chaque employé et définir les limites d'utilisation (par période journalière et mensuelle, par catégorie de dépenses, etc.)
• Les frais professionnels sont contrôlés sur une plateforme unique.
• Les transactions effectués avec la carte sont automatiquement reconciliées.
• En temps réel, vous suivez les transactions. Vous pouvez voir qui a effectué la dépensé, où, quand et pour quoi.
• L'activation et la désactivation se font depuis l'application Okticket.
• En tant que carte de débit Mastercard, vous bénéficiez d'une méthode de paiement sécurisée et transparente, acceptée par des milliers de commerçants dans le monde entier.
• Vous pouvez conserver la carte virtuelle dans votre portefeuille physique ou dans votre portefeuille Apple Pay ou Google Play.

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Rapprochement bancaire automatique

Le rapprochement bancaire est l'un des processus indispensables pour déterminer si des erreurs se produisent dans la comptabilisation des dépenses de l'entreprise. La saisie manuelle n'est pas la plus recommandée, car certaines erreurs peuvent se produire. Par exemple :

• Doubler une entrée comptable
• Oublier de comptabiliser une transaction
• Changer une virgule par erreur (écrire 13,55 au lieu de 135,5).
• Se tromper dans l'ordre des chiffres (par exemple, mettre 654 au lieu de 645).
• Date erronée (appelée incohérence temporelle)

D'où l'importance d'utiliser un outil de rapprochement bancaire automatique.

Moteur de révision automatique avec une logique personnalisée

Les alertes sont également un outil idéal pour détecter les irrégularités dans les notes de frais. Les doublons sont fréquents, ainsi que les dépenses effectuées un jour férié, les montants illisibles ou ceux qui dépasse la date limite fixée dans la politique de l'entreprise.

Vous souhaiter améliorer la gestion, en allant au-delà des alertes habituelles ? Notre moteur de révision automatique est capable de prendre des décisions de rejet ou d'approbation des notes de frais sur la base de la logique personnalisée définie par l'administrateur.

Que contrôlez-vous habituellement lorsque vous traitez une note de frais ? Le moteur d'alerte signale, approuve ou rejette les dépenses sans que vous ayez à examiner les éléments à la loupe. Vous pouvez même rejeter automatiquement la soumission d'une note de frais.

Si vous souhaitez connaître tous les avantages de notre solution, nous vous invitons à prendre rendez-vous avec un de nos experts.

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Développer l'activité, faire des économies, augmenter le chiffre d'affaires... Toutes les entreprises visent la rentabilité.Voilà pourquoi, elles doivent évoluer, ce qui implique d'utiliser la technologie pour optimiser les processus. L'OCR des factures est essentiel pour automatiser le contrôle et la gestion des dépenses de l'entreprise.

Vous saisissez encore manuellement les informations des dépenses ? Le temps c'est de l'argent. La reconnaissance optique de caractères (OCR) vous permet d'extraire automatiquement les données des reçus et factures papier et de les transformer en informations numériques.

Avantages de la reconnaissance optique de caractères

De plus en plus d'entreprises réclament l'utilisation d'un logiciel OCR. La raison en est que le numérisation des factures est une étape primordiale dans l'automatisation des processus financiers. Cependant, les avantages de ces systèmes méritent également d'être examinés :

• Traitement immédiat des informations sur les dépenses professionnelles.‍
• Rapidité de téléchargement des reçus et des factures dans le cloud.‍
• Ce stockage dans le cloud renforce la sécurité et la facilité de recherche d'informations.
• L'OCR vous permet de rechercher et d'indexer des documents qui ne peuvent pas être recherchés de manière traditionelle (p. ex. PDF). Ce qui est utile si vous souhaitez retrouver toutes les références d'un mot ou d'une phrase particulière dans plusieurs documents ou dans plusieurs endroits d'une page web.
• Optimisation du circuit de validation des dépenses.
• Possibilité d'exporter facilement les documents numérisés au format PDF ou Excel.
• Minimiser les erreurs humaines. Un bon lecteur OCR utilise des algorithmes avancés pour reconnaître les caractères même lorsqu'ils sont déformés.
• Amélioration de la productivité. L'OCR pour la numérisation des factures vous permet de traiter un volume important de factures reçues en peu de temps.
• Réduction de la consommation de papier
• Prise de décisions commerciales sur base de données réelles et fiables.

Quelle est la meilleure Optical Character Recognition disponible sur le marché ?

Aujourd'hui, on peut trouver sur le marché un grand nombre de solutions qui utilisent la reconnaissance optique de caractères. Cependant, elles n'offrent pas toutes la même efficacité dans le processus de numérisation des reçus et des factures.

En effet, imaginez un instant que vous commencez à numériser des factures avec une application de digitalisation de frais professionnels, et que les données ne sont toujours pas récupérées et que le symbole de "chargement" s'affiche à l'écran.

Que feriez-vous ? Vous allez probablement conserver ce reçu. Ainsi que les suivants. Et ainsi de suite jusqu'à votre retour au bureau et en laissant la pile de reçus et de factures sur le bureau de votre responsable de validation de vos dépenses. En fin de compte, l'entreprise a investi de l'argent dans un outil que personne n'utilise.

Conclusion : le meilleur OCR de facture est celui qui offre ces trois fonctionnalités clés :

1. La rapidité. Si l'extraction des données est rapide, les utilisateurs utiliseront l'outil.
2. Fiabilité. Si les données ne correspondent pas à celles du document papier original, cela ne sert à rien que les informations soient extraites en quelques secondes.
3. Validité juridique. Un outil conforme aux normes de l'administration fiscale vous offre la possibilité de ne plus conserver le document papier, car les formats numériques ont la même validité juridique que l'original.

De plus, un bon logiciel d'OCR doit être capable d'accepter une grande variété de formats et un nombre de lectures adapté aux besoins de votre entreprise. Et si l'OCR de factures est gratuit ou inclus dans le forfait de base, c'est encore mieux.

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L'OCR d' OKTICKET: La vitesse de lecture, la clé du succès

Est-il possible de trouver un système de reconnaissance de caractères puissant, rapide et efficace ? Bien sûr que oui. Sans aller plus loin, Okticket a développé sa propre technologie. Notre moteur de reconnaissance numérise les dépenses instantanément, sans attente. Et en plus, il a la capacité d'apprendre et de s'améliorer jour après jour.

Quel est notre objectif ?

• Les collaborateurs ne sont pas frustrés et utilisent l'application pour sasir tous leurs frais de déplacements immédiatement, au lieu de procastiner et de repousser la numérisation jusqu' à la fin du mois.
• Une qualité d'information exceptionnelle. La photo du reçu étant prise au moment où celui-ci est le plus lisible, permet de réduire au minimum les incidents liés à la perte ou à la détérioration des reçus papier.
• Gain de temps : Avez-vous déjà calculé le temps qu'il faut pour introduire à la main dans un tableau Excel les informations relatives à chaque dépense (montant, concept, SIRET, date...) et pour vérifier, ticket par ticket, si les données introduites à la main dans ce tableau sont correctes ? Avec Okticket, vous économisez 80% du temps consacré aux tâches administratives.
• Absence des erreurs de reporting liées à la saisie manuelle des données.
• Contrôle en temps réel. Le département du back office ne doit pas attendre la fin du mois pour vérifier les dépenses des employés qui les soumettent tardivement, de manière erronée ou même jamais.
• Prévention de la fraude. L'application est capable de détecter les doublons ou les dépenses qui ne sont pas conformes à la politique de l'entreprise.

Comment fonctionne l'OCR des factures ? Exemple pratique

Le fonctionnement dépend aussi du logiciel que vous utilisez. A titre d'exemple, nous vous expliquons comment fonctionne le processus d'extraction des données avec Okticket :

1. Ouvrez l'application (disponible pour Android et iOS) et prenez en photo le reçu ou la facture.
2. Le puissant moteur de reconnaissance extrait automatiquement les informations les plus importantes : date, heure, montant, taxe (TVA, IGIC, taxe espagnole, taxe portugaise, taxe mexicaine...), le SIRET du fournisseur, nom de l'entreprise, numéro du ticket ou de facture... Et si vous payez dans une autre devise différente de l'euro ? Vous pouvez sélectionner celle -ci et le calcul en euros se fait automatiquement.
3. Ajoutez ces informations au système en toute sécurité par le biais de processus de validation et d'alertes.
4. Toutes les informations des dépenses sont stockées de manière ordonnée et accessibles aux administrateurs à tout moment.

Voulez-vous en savoir plus sur les avantages du moteur de reconnaissance d'Okticket ? N'attendez plus. Laissez-nous vos coordonnées et un membre de notre équipe commerciale vous contactera.

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Actuellement, la fraude interne touche plus de la moitié des entreprises . Et les chiffres ne cessent d'augmenter. En effet, six organisations sur dix reconnaissent avoir été confrontées à un plus grand nombre de cas d'une année sur l'autre

Pourquoi, compte tenu des ressources disponibles, les irrégularités dans la déclaration des frais professionnels ne sont-elles pas maîtrisées ? Combien d'argent les organisations perdent-elles ? Est-il possible de reprendre le contrôle sur la gestion des notes de frais ?  Découvrez les réponses à ces questions  dans la suite de cet article.

Qu'est-ce que la fraude interne ?

Avant de rentrer dans les détails, il est important d'expliquer que la fraude interne est une fraude causée par les membres d'une organisation. Elle va du vol de matériel en passant par la falsification du temps de travail et des notes de frais de l'entreprise. Dans ce post, nous nous concentrerons sur les irrégularités dans la déclaration des frais professionnels.

Des dépensés soumises plus d'une fois, des plafonds de dépenses qui excédent la limite établie par l'entreprise ou des justificatifs saisis durant les congés de l'employé sont les principales irrégularités commises en matière des frais professionnels.

Fraude documentaire

Une mention spéciale doit être faite pour les reçus etles factures qui ne sont pas valables comme pièces justificatives. Il peut également arriver que lors de la saisie manuelle de la note de frais, l'employé mentionne l'achat, mais n'y joint pas le reçu.

Un collaborateur se déplace pour le travail, il effectue des dépenses et accumule les reçus et les factures dans sa poche. Le dernier jour du mois, il se souvient qu'il doit soumettre ses dépenses et vous dépose tous ces justificatifs sur votre bureau, tous entassés. Dans votre empressement, vous ne faites qu'y jeter un coup d'œil. Plus tard, lorsque vous les vérifiez calmement, vous découvrez des frais que vous avez approuvés, mais qui ne correspondent pas à la politique interne des dépenses professionnelles de l'entreprise.

Que pouvez-vous faire face à cette situation ? Si vousgérez encore les notes de frais à la main, vous êtes obligés de prendre letemps de vérifier toutes les pièces justificatives.

Combien d'argent les entreprises perdent-elles en raison d'erreurs dans les notes de frais ?

Investir dans la technologie peut vous faire économiser beaucoup d'argent. On estime que le coût de la fraude interne entraîne des pertes équivalentes au 5 % duchiffre d'affaires annuel.Plus d'informations :

• Les pertes totales sont chiffrés à plus de 3,6 billions de dollars dans le monde (environ 34 milliards d'euros).
• Les cas de fraude interne mettent un an à être détectés et causent une perte de 8.300 dollars par mois (7 900 euros).
• En moyenne, chaque cas de fraude coûte 117 dollars (103 euros) aux entreprises. En 2020, le coût moyen était de 125 $.
• Les petites entreprises sont celles où se produisent la plupart des cas de fraude interne (le coût moyen s'élève à 150 $).

Il s'agit donc de milliers d'euros qui peuvent entraîné une perte de compétitivité, de réputation et, par conséquent, de clients.

Outils de prévention de la fraude interne

D'où le besoin de prendre des mesures préventives telles en vue de détecter les irrégularités dans les notes de frais.

Lorsqu'il s'agit de prévenir, de détecter et de combattrela fraude interne en matière des dépenses professionnelles, la technologie estun allié de taille, et les entreprises en sont conscientes. C'est pourquoi les organisations sont prêtes à investir dans des outils qui mettent fin aux erreurs de saisie manuelles. Comme Okticket, la solution SaaS la plus rapide et la plus puissante pour numériser et automatiser les frais de déplacements professionnels.

De plus, les fonctionnalités d'Okticket sont conçues pour vous aider à détecter les fraudes internes. Vous ne connaissez pas encore la carte OKT ou la logique personnalisée ?

Téléchargez gratuitement le guide de détection de la fraude au sein de l'entreprise

Souhaitez-vous connaître les meilleurs outils de prévention et de détection de la fraude interne ? Dans ce document, vous trouverez :

• Les causes de la fraude interne
• Les "drapeaux rouges" de la fraude en entreprise
• Le coût des irrégularités dans les notes de frais
• Et encore bien d'autres choses ..

Téléchargez le guide "La fraude interne dans les frais professionnels : les outils pour la détecter" et découvrez les clés pour prévenir les irrégularités dans les notes de frais.

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Les frais de déplacements professionnels représentent souvent un défi majeur pour les entreprises, qu'elles soient grandes ou petites. De la planification des voyages à la gestion des dépenses, chaque étape peut être complexe et fastidieuse. Dans cet article, nous explorerons les différentes facettes de la gestion des frais de déplacements professionnels et comment les optimiser pour votre entreprise.

Comment calculer les frais de déplacement professionnel ?

Calculer les frais de déplacement professionnel de manière précise est essentiel pour garantir une gestion financière efficace.

En ce qui concerne les indemnités kilométriques, le certificat d’immatriculation du véhicule utilisé pour les déplacements professionnels doit être fourni par le salarié, en précisant :

• La date,
• le kilométrage total réalisé,
• le lieu et le motif du déplacement
• ainsi que la puissance fiscale du véhicule.

Les frais seront remboursés selon un barème de l’URSSAF. Les frais de repas devront également être remboursés, les mentions sur la note sont :

• la date,
• le lieu
• le motif de la mission.
  

En regroupant ces éléments, vous pourrez établir un budget réaliste pour chaque déplacement professionnel.

Quelle est la meilleure manière de facturer les frais de déplacement professionnel ?

La facturation des frais de déplacement professionnel doit être claire et transparente. En ce qui concerne la meilleure manière de facturer les frais de déplacement professionnel, la clarté et la transparence restent primordiales.

Voici les étapes à suivre pour une facturation efficace :

• La conservation des justificatifs n'est plus nécessaire : grâce à l'évolution technologique, une simple photo permet d'obtenir la valeur probante du justificatif. L'utilisation d'un OCR permet également d'extraire toutes les données dont nous avons besoin.
• Établissez une note de frais détaillée : Présentez toutes les dépenses engagées lors du déplacement, en indiquant la date, la nature des frais et les montants correspondants. Cependant, les justificatifs physiques ne sont plus requis grâce aux méthodes de digitalisation.
• Soumettez la note de frais dans les délais : Assurez-vous de respecter les délais internes de votre entreprise pour la soumission des notes de frais. Grâce à la simplification apportée par la digitalisation, ce processus peut être plus rapide et efficace.

En adoptant ces pratiques modernes, vous pouvez simplifier et accélérer le processus de facturation des frais de déplacement professionnel tout en garantissant la précision et la conformité des données.

À quel moment sont généralement réglés les frais de déplacements professionnels ?

Les délais de remboursement des frais de déplacements professionnels varient d'une entreprise à l'autre. Certains remboursent les frais immédiatement après réception de la note de frais, tandis que d'autres ont des cycles de remboursement réguliers.

Il est important de connaître la politique de remboursement de votre entreprise afin de planifier vos dépenses en conséquence.

Quelle est l'importance de la note de frais de déplacement professionnel ?

La note de frais de déplacement professionnel est un document crucial qui témoigne des dépenses réelles engagées lors d'un déplacement professionnel. Elle permet à l'entreprise de rembourser les frais adéquatement et de garantir une gestion comptable précise et transparente.

Quel est le tarif habituel des frais de déplacement professionnel ?

Le tarif des frais de déplacement professionnels peut varier en fonction de nombreux facteurs tels que la distance parcourue, le moyen de transport utilisé et les frais accessoires. Certains employeurs utilisent des barèmes ou des forfaits pour simplifier le processus de remboursement, tandis que d'autres préfèrent rembourser les dépenses réelles sur présentation de justificatifs.

En conclusion, Okticket est bien plus qu'une simple solution de gestion des notes de frais. C'est un outil puissant qui vous permet de simplifier, d'automatiser et d'optimiser l'ensemble du processus de gestion des frais de déplacements professionnels tout en le configurant selon la politique interne des dépenses de l’entreprise.  

Avec ses fonctionnalités avancées, sa simplicité d'utilisation et sa sécurité intégrée, Okticket est le partenaire idéal pour toutes les entreprises soucieuses d'optimiser leur gestion des dépenses professionnelles

Vous êtes intéressé par cette fonctionnalité, vous voulez en savoir plus ? Contactez l'équipe Okticket.

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Que vous souhaitiez qu’il n'y ait pas de boissonsalcoolisées sur le ticket de restaurant, qu'un employé n'essaie pas de fairepasser pour des frais effectués dans une période qui ne coïncide pas avec undéplacement professionnel... Que contrôlez-vous habituellement lorsque vous gérez une note de frais ? Imaginez-vous un système de logique personnalisée qui vous alerte dès qu’il détecte des éventuelles irrégularités !

Le manque de temps pour examiner en détail les dépenses professionnelles est l'une des raisons pour lesquelles lesentreprises finissent par rembourser à leurs employés des paiements nonautorisés. Peu importe que ces irrégularités soient un comportement malhonnêteou une erreur involontaire, elles sont très coûteuses pour les organisations (8 000 euros par mois en moyenne selon l'ACFE).

La bonne nouvelle, c'estqu'il est désormais possible de détecter les anomalies dans les notes de frais.Les options offertes par la technologie vont des alertes standards aux moteursqui appliquent une logique personnalisée.

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Vos règles de dépenses, vos alertes

En règle générale, lesoutils professionnels de gestion des dépenses vous permettent de mettre enplace des alertes qui vous préviennent lorsqu’un collaborateur tente desoumettre un ticket qui n'est pas conforme à la politique de dépenses que vousavez définie.

Ces alertes sont généralement envoyées sous forme de notifications automatiques par email ou sur le téléphone portable des personnes chargées du suivi des dépenses. Elles peuvent même être envoyées aux collaborateurs si l'entreprise le prévoit.

Quels sont les alertes les plus fréquentes ? Tout dépend de la solution que vous avez choisie. Par exemple, chez Okticket, les alertes standard sont les suivantes :

• Alerte doublons : le système compare automatiquement le montant, le SIRET,la date et/ou le numéro de ticket et alerte l'utilisateur lorsqu'il trouve descorrespondances.
• Alerte de ticket illisible : Elle vous donne lapossibilité de vérifier en mode hors ligne que le ticket est lisible.
• Plafond de dépassement :vous pouvez fixer une limitegénérique ou une limite par catégorie. Il suffit de paramétrer un montantmaximum pour chaque nature de dépenses (ticket, facture, indemnitéskilométriques, notes de frais et indemnité per diem) et d'établir un plafond pourles différents utilisateurs.
• Date maximum de la dépense dépassée : Elle permet de déterminer le nombre maximum dejours qui peuvent s'écouler entre l'émission de la facture et sa déclaration.
• Modification du changement de statut de la note de frais : l'alerte peut être personnalisée en fonction du statut de la note de frais (ouverte, en révision,rejetée, traitée, approuvée, remboursée...).
• Nombre de dépenses parcatégorie et par jour : le plafond des dépensespeut être fixé pour l'ensemble de l'entreprise ou seulement pour certains utilisateurs.
• Alerte note de frais uniquepar mois : lorsqu'une dépense est introduite dans une note de frais incorrecte, une alerte est déclenchée.

Grâce à cette fonctionnalité, vous ne remboursez plus les doublons, les dépenses effectuées lesjours fériés, les montants illisibles ou les frais qui dépassent la limitefixée dans la politique interne de l'entreprise.

De plus,... Vous pouvez créer autantd'alertes que vous le souhaitez !

Logique personnalisée : lorsque la technologie est à votre service

Vous ne voulez pas vous limitez aux alertes habituelles ? Le moteur de révision automatique d'Okticket vous offre le meilleur des deux mondes. Vous pouvez définir les comportements de dépenses que vous désirez contrôler lors du remboursement et le système applique intelligemment les règles de logiques personnalisées que vous avez définies.

En d'autres termes, le moteur examine automatiquement les notes de frais. Lorsqu'il détecte une éventuelle non-conformité avec la politique de dépenses de votre entreprise, il vous envoie une alerte (qui peut être simplement informative ou bloquer l'opération).

En outre, il peut êtreactivé à différents moments du processus : lors de la prise de la photo, lorsde la soumission de la note de frais, lors de la révision des informations à surla plateforme...... De cette manière, les dépenses peuvent être approuvées ourejetées sans que vous deviez examiner les éléments un par un.

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Exemples de règles de dépenses

Voici quelques exemples de règles de dépenses qui peuvent être mises en œuvre :

• Contrôler qu'en raison de la date et de l'heure du voyage (soit au début, soit à la fin du voyage), lesalarié ne peut pas déclarer certaines dépenses. Par exemple, si le déplacementse termine à 18 heures et qu'une dépense de dîner est déclarée, le système de révision automatique signale que l'employé tente de soumettre une dépense non autorisée.
• Empêcher l’insertion dans lanote de frais des employés qui utilisent la flotte de véhicules de la société,la déclaration des indemnités kilométriques
• Faire la différence entre les reçus et les factures.
• Limitez le montant à partir duquel l'employé doit demander une facture.
• Rejeter les notes de fraisdans lesquelles sont mentionnées des consommations de boissons alcoolisées.
• Identifier les SIRET afinque les dépenses de certains établissements ou de certaines catégoriesd'entreprises ne puissent pas être incluses.

Cette fonctionnalité vousintéresse, vous voulez en savoir plus ? Contactez l'équipe Okticket.