Nous renouvelons le label Best Value pour la deuxième année consécutive et ajoutons une nouvelle distinction qui certifie notre facilité d’utilisation selon des utilisateurs vérifiés.
Du 11 au 11 octobre, nous serons à Marseille pour participer à la 79ème édition du Congrès de l'Ordre des Experts Comptables dans notre pays. Êtes-vous prêts pour le plus grand événement dédié aux experts-comptables ?
Les experts comptables sont environ 22.000 en France, et on estie à 7.000 le nombre de participants au Congrès Ordre des Experts Comptables qui se tiendra à Marseille du 9 al 11 octobre 2024.
Cela représente près d'un tiers des professionnels, ce qui fait de ce congrès l'un des importants de France pour le secteur de l'expertise comptable.
Cette 79ième a pour partenaire Okticket France. Souhaitez vous optimiser la gestion de vos notes de frais? Venez nous rendre au Parc Chanot (R72-hall 2) et découvrez les dernières fonctionnalités que nous avons ajoutées à notre outil de numérisation et d'automatisation des notes de frais.
Le congrès est axé sur la transformation des pratiques et se tient sous le titre " Embarque immmédiat : du projet de cabinet aux missions de demain”, et la volonté du Conseil national de l'Ordre des experts-comptables est de faire passer les responsables financiers à l'action.
Pour ce faire, il travaille sur un agenda visant à fournir à la profession comptable un guide méthodologique leur permettant de relever les nouveaux défis (numérisation, facturation électronique, durabilité, fidélisation, etc.) dans leur organisation et dans l'évolution de leurs missions.
"Ce Congrès va être un moment phare pour notre profession, surtout en ces temps de profondes transformations technologiques et économiques. Nous sommes déterminés à ce que cette édition soit un véritable catalyseur de changement, non seulement pour les experts-comptables mais aussi pour tous les collaborateurs de cabinets. C’est pourquoi j’ai tenu à ouvrir cet événement à l’ensemble de la profession pour que chacun puisse y trouver les ressources et les inspirations nécessaires pour relever les défis de demain" (Cécile de Saint Michel, présidente du Conseil national)
L'équipe d'intervenant, a organisé le contenu autour de trois axes principaux :
Cette équipe est composée par Farouk Boulbahri, Elodie Cassart et Delphine Sabatey. Il est dirigé par Boris Sauvage, Vice-Président du Conseil national de l'ordre des experts-comptables,
Au total, ce seront trois jours intenses de séances plénières, d'interviews, d'ateliers pédagogiques et plus de 100 interventions. De plus, 12 heures seront consacrées exclusivement aux recontres entre les participants et les 300 partenaires exposants.
Vous pouvez consulter le programme complet ici.
La participation d¡ Okticket France à l'Ordre des Experts Comptables s'inscrit dans notre volonté de contribuer à l'amélioration de l'efficacité de la gestion des notes de frais.
Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez l'équipe d'Okticket.
Ils sont des leaders et des partenaires commerciaux stratégiques. Pour ce faire, les directeurs financiers d'aujourd'hui doivent disposer d'un éventail de compétences - les possédez-vous toutes ?
Agilité, adaptabilité, anticipation, assurance, autorité, analyse avancée, ouverture au changement .... Les fonctions du directeur financier requièrent une dose supplémentaire de polyvalence pour résister aux vents du changement.
Paradoxalement, pour qu'une organisation réussisse économiquement, son DAF doit avoir des compétences qui, a priori, n'ont pas grand-chose à voir avec celles d'un gestionnaire financier.
Il suffit d'écouter les responsables financiers eux-mêmes pour se rendre compte qu'ils sont conscients de leur rôle de partenaires stratégiques. Et cela implique de disposer d'un éventail de compétences.
Le directeur financier d'aujourd'hui doit être capable de s'adapter rapidement au changement. Et il ne s'agit pas seulement de fluctuations économiques.
La technologie évolue très vite et il est important de se tenir au courant des nouveaux développements pour rester compétitif. Il n'est donc pas surprenant que parmi les nombreuses facettes qui leur sont attribuées figure celle d'"architectes de l'innovation".
De la même manière, un directeur financier doit faire preuve d'agilité pour déplacer des capitaux vers de nouveaux domaines qui ajoutent de la valeur. Même si cela implique de restructurer, voire de fermer, des départements ou des activités non rentables.
Ce n'est pas la première fois que nous disons que la communication doit être l'une des compétences clés du directeur financier d'aujourd'hui. Pour être un leader stratégique, il est essentiel d'avoir la capacité de motiver et de savoir transmettre son expérience.
Et n'oublions pas la partie stratégique : comment traduire la vision financière de l'entreprise en dehors des chiffres ? Si vous voulez inspirer les équipes, il faut qu'elles comprennent ce que vous dites.
L'empathie, l'authenticité, la transparence et l'éthique professionnelle sont des qualités précieuses pour être un leader inspirant.
Collaborer avec les responsables d'autres secteurs et entretenir une relation étroite avec le directeur général fait également partie du rôle du directeur financier.
Le moyen le plus simple de relever les défis et de les transformer en opportunités est de garder une longueur d'avance. La vision stratégique tant recherchée consiste autant à anticiper les tendances qu'à repérer les risques potentiels.
« La meilleure façon de prédire l'avenir est de le créer » (Peter Ferdinand Druker)
Cela implique d'adopter une vision à long terme. Pour ce faire, les directeurs financiers peuvent s'appuyer sur des outils qui fournissent des simulations et des prévisions.
Nous revenons au terme « architecte de l'innovation » pour mettre en contexte l'importance de disposer d'outils permettant l'analyse avancée de grands volumes de données.
Il ne faut pas perdre de vue qu'aujourd'hui, les données sont reines et qu'il appartient au DAF d'en être le gardien et le dépositaire. Les collecter, les contrôler, les analyser et les présenter leur permet de prendre des décisions éclairées basées sur des données réelles et fiables.
De même, l'automatisation réduit considérablement le temps consacré à la gestion des processus transactionnels.
Le terme CVO (Chief Value Officer) ne vous est probablement pas inconnu. Et bien qu'en théorie le Chief Value Officer soit une nouvelle fonction, de nombreux directeurs financiers ont assumé cette responsabilité.
En plus de superviser la gestion financière d'une entreprise, ils doivent désormais s'acquitter d'autres tâches non comptables. Par exemple, il doit rendre compte de la conformité de l'entreprise aux critères ESG (environnementaux, sociaux et de gouvernance).
Et comment une personne va-t-elle mener la transformation numérique d'une entreprise si elle ne travaille pas en étroite collaboration avec le DSI ou le CTO ? Surtout aujourd'hui, avec l'avènement de l'intelligence artificielle, un nouveau couloir qui évolue rapidement.
Découvrez les avantages de concevoir une politique de dépenses pour les déplacements de vos salariés et les points importants à définir pour assurer le respect des règles en vigueur.
Répondre aux besoins des collaborateurs tout en gardant le contrôle de leurs dépenses. Dans le domaine des voyages et des dépenses, trouver l'équilibre est un enjeu majeur.
D’ou l’importance d’aligner les solutions de Travel & Expense avec les politiques de dépenses d’entreprise. Autrement dit, un document qui définit toutes les informations relatives aux déplacements : la réservation, la limite, la soumission et la validation des dépenses professionnelles.
Le point le plus important réside dans l’importance que celle-ci soit respectée elle doit pour autant être très claire. Quels sont les points clés pour qu'elle soit réellement efficace ?
Afin que les employés comprennent l'importance de respecter la politique de dépenses, il faut commencer par leur expliquer les avantages que ce document offre : une assistance au voyage, un remboursement rapide, la marche à suivre en cas de vol manqué ou de bagages perdus, par exemple.
A défaut d’un travel manager, les collaborateurs réservent probablement eux-mêmes leurs voyages. Afin qu'ils ne perdent pas de temps à chercher des options de transport et d'hôtel qui ne passent pas le filtre de l'administration, l'idée est qu'ils sachent à quoi s'en tenir.
Combien puis-je dépenser à l'hôtel, à combien s’élève les indemnités kilométriques , quelle est la limite autorisée pour les frais de repas ? Si vous souhaitez éviter la répétition de ces questions, consignez-les par écrit.
Vous pouvez fixer des limites par catégorie de dépenses et définir les informations les plus pertinentes pour chacune d'entre elles :
Tout comme il y a des dépenses remboursables, il y en a d'autres qui ne le sont pas. Elles sont d'ailleurs souvent source de conflits. Il est essentiel de clarifier les limites pour éviter les problèmes. Parmi les plus fréquentes, on peut citer les frais d'excédent de bagages, les articles du minibar de l'hôtel, le service de blanchisserie ou les amendes pour infraction au code de la route.
Tout ce qui concerne les moyens de paiement acceptés doit être clair. Il en va de même pour les méthodes de soumission des notes de frais et de demande de remboursement.
Répondez aux questions suivantes :
Lors d’une mission, des incidents et des imprévus peuvent survenir, du vol manqué à l’hospitalisation. Envisagez les différents scénarios possibles et établissez une procédure à suivre par les employés.
Pensez également à leur communiquer les coordonnées du fournisseur et de l'assurance voyage, y compris l'adresse et les numéros de téléphone de l'assistance sur place.
Comme vous pouvez le constater, la mise en place d'une politique de dépense conçue pour être respectée exige un travail minutieux dans lequel plusieurs aspects doivent être pris en compte :
Par ailleurs, n'oubliez pas qu'il est important d'intégrer cette politique dans le système ERP ou le système de gestion de l'entreprise.
Au début de ce billet, nous avons souligné quelques-uns des avantages de ce document pour les employés, tout en précisant que c'est l'entreprise qui bénéficie des plus grands avantages.
Tout cela mène à une meilleure compétitivité, ce qui est la clé du succès de l'entreprise.
Et, en associant une bonne politique de dépenses à un outil de gestion conforme aux critères établis, le processus est optimisé au maximum.
Avec Okticket, par exemple, vous économisez 80 % des heures consacrées à la gestion des notes de frais. Et en plus d'oublier un processus aussi fastidieux, vous mettez de côté les erreurs liées à une gestion manuelle des notes de frais.
En même temps, vous vous assurez que votre politique de dépenses est respectée. Dans le cas contraire, vous recevrez des alertes pour vous prévenir.
Autres avantages d'une solution comme Okticket :
Comme vous pouvez le constater, trouver l'équilibre entre ce que l'entreprise souhaite et ce que les équipes demandent est possible.
Voulez-vous découvrir tout ce qu'un outil conforme à votre politique de dépenses peut faire pour vous ? N’hésitez pas à nous contacter, pour en savoir plus, sans engagement.
Payer en dollars ou en livres et comptabiliser en euros complique le calcul des coûts des voyages d'affaires. Découvrez comment suivre les frais de voyage en devises étrangères.
Planifier un voyage d'affaires en dehors de l'Europe peut être un défi, mais gérer la comptabilité en devises étrangères est encore plus complexe.
Vous devez gérer des frais de voyage d'affaires encourus dans des monnaies autres que l'euro ? Dans ce cas, vous êtes probablement habitué aux fluctuations des chiffres dues aux variations des taux de change.
Le fait de payer en devises étrangères et de comptabiliser en euros rend très difficile le calcul exact du coût d'un voyage. Même si les employés disposent du change et paient en espèces.
La mise en oeuvre de stratégies efficaces de gestion des dépenses professionnelles se révèle également difficile : comment savoir avec certitude quel taux de change appliquer pour convertir en euros par exemple un billet ou une facture en peso mexicain, en livres ou en dollars émis il y a plusieurs jours ?
Saviez-vous qu'un logiciel de gestion des dépenses professionnelles comme Okticket peut vous aider à simplifier le processus ? Les cartes d'entreprise sont également une option à prendre en compte, comme nous le verrons plus loin.
Certaines entreprises optent pour des cartes d'entreprise multidevises. Même si leur utilisation en dehors de la France est payante, le coût en vaut la peine car elles peuvent ainsi contrôler les dépenses de leurs employés en mission.
En général, elles présentent des caractéristiques communes :
De préférence, la carte que vous choisissez doit permettre un rapprochement automatique et s'intégrer facilement à votre logiciel de gestion ou de comptabilité.
L'alternative au paiement par carte d'entreprise est le paiement en espèces. Dans ce cas, vous économiserez les frais facturés par votre banque pour l'utilisation de votre carte en dehors de France. Mais vous devrez quand même payer les frais de change en devises étrangères (entre 3 et 5 %, selon la BBVA).
Et si vous devez retirer de l'argent au distributeur, le coût sera assez élevé.
De plus, en tenant compte des informations fournies par les banques, les conditions offertes par les cartes pour les paiements à l'étranger sont généralement plus avantageuses que celles qui sont appliquées pour le change de devises.
Comme nous l'avons mentionné précédemment , un outil de numérisation et d'automatisation des notes de frais constitue le meilleur moyen de contrôler les frais professionnels en devises étrangères.
Okticket, sans aller plus loin, vous offre une garantie globale. Grâce à sa fonctionnalité multidevise, vous pouvez gérer les dépenses dans plusieurs devises.
Et comment cela fonctionne-t-il ? C'est très simple. Une fois que vous avez photographié le reçu, il vous suffit de sélectionner la devise dans laquelle vous souhaitez enregistrer la dépense. Si vous choisissez l'euro, par exemple, le montant sera automatiquement converti en euros.
On utilise pour cela le taux de change officiel de la Banque centrale européenne comme référence. La conversion doit se faire au moment où la dépense est engagée, afin que le taux de change appliqué coïncide avec la date du justificatif.
Ainsi, la gestion, le remboursement et la comptabilisation des frais de déplacements en devises étrangères est plus efficace et rapide .
Okticket vous offre un autre avantage : la possibilité de suivre les dépenses en temps réel. Cette fonctionnalité est très importante pour éviter les erreurs et tenir la comptabilité à jour.
En même temps, une application comme Okticket permet de vérifier plus facilement si les frais de voyage d'affaires sont déductibles.
Si vous souhaitez optimiser la gestion des dépenses en devises lors de vos déplacements professionnels, n'hésitez pas à demander les informations dont vous avez besoin, sans compromis de votre part.
La gestion des notes de frais est-elle un processus fastidieux ? Probablement parce que votre entreprise n'utilise pas de cartes de crédit pour les voyages d'affaires.
Les demandes d'avances, les réclamations sur la tardiveté des remboursements, les dépenses achats réglés en liquide sans justificatif... La gestion des notes de frais vous semble fastidieuse ? Sans doute, votre entreprise n'utilise pas de cartes de crédit pour les voyages d'affaires.
Les avantages de ce produit sont nombreux, à commencer par son côté pratique qui simplifie la gestion et le contrôle des dépenses liées aux voyages d'affaires.
De même que les cartes bancaires traditionnelles, elles sont un moyen de paiement plus sûr et plus hygiénique que l'argent liquide pour les collaborateurs.
Ainsi, les employés itinérants ne doivent pas avancer d'argent de leur poche ou demander des avances lorsqu'ils voyagent. Par conséquent, l'entreprise est en mesure de mieux contrôler ses flux de trésorerie.
Sans oublier l'assurance voyage, qui offre une protection en cas de pertes de bagages, d'accidents, de vol, entre autres.
Or, il ne s'agit pas vraiment du même produit. Il existe un grand nombre de différences entre les cartes professionnelles et les cartes de crédit traditionnelles qui méritent d'être prise en compte. En faveur des cartes de crédit de voyage :
Le marché propose de nombreuses cartes de sociétés pour les dépenses professionnelles. Certaines offrent des bonus, d'autres permettent d'accumuler des miles, d'autres encore proposent une fidélisation par le biais de réductions sur le carburant... Leur intérêt dépend de l'entreprise.
Vous voulez savoir quelles sont les meilleures cartes de crédit professionnelles du marché ? Commencez par analyser vos besoins.
Vous êtes à la recherche d'une carte qui vous permet d'appliquer votre politique en matière de dépenses, à prévenir la fraude interne et à simplifier la gestion des notes de frais ? La OKT Card, la carte intelligente d'Okticket, est probablement ce qu'il vous faut.
Il s'agit d'une carte de débit pour les dépenses professionnelles bénéficiant de la garantie Mastercard. Ses principales caractéristiques sont les suivantes :
Vous souhaitez connaître tous les avantages de la carte OKT ? Nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.
Découvrez comment un logiciel de gestion des dépenses peut améliorer l'efficacité de votre entreprise. Automatisez les processus, contrôlez les coûts, négociez avec les fournisseurs et évitez les erreurs grâce à ces stratégies.
Dans le contexte concurrentiel actuel, il est devenu essentiel de réduire les coûts pour maintenir la rentabilité et une croissance durable. La gestion des dépenses est un domaine clé pour y parvenir, et le logiciel de gestion des dépenses est un allié essentiel à cet égard.
En plus de simplifier les tâches administratives, cet outil peut aider votre entreprise à optimiser ses ressources et à maximiser ses profits.
Dans cet article, nous verrons comment tirer parti d'un logiciel de gestion des dépenses pour réduire les frais.
L'automatisation des processus est l'un des principaux avantages de la mise en oeuvre d'un logiciel de gestion des frais d'entreprise.
Grâce à cette technologie intelligente, vous n'avez plus besoin d'effectuer des tâches manuelles, telles que la collecte et le tri des reçus et des factures, ce qui vous permet de libérer du temps et des ressources pour vous consacrer à des tâches plus productives.
Parallèlement, la numérisation et l'automatisation qui en découle garantissent que les dépenses sont enregistrées en temps voulu et de manière précise. Cela facilite le contrôle en temps réel des finances de l'entreprise.
Les logiciels de gestion des dépenses permettent également d'établir des politiques claires et précises en matière de dépenses professionnelles. Les politiques relatives aux déplacements professionnels, par exemple, sont essentielles pour optimiser le budget consacré à cet égard.
Il vous suffit de configurer les outils pour qu'ils appliquent automatiquement les politiques en matière de dépenses professionnelles, ce qui réduit la possibilité que les employés soumettent des dépenses non autorisées ou excessives.
En obtenant une vision complète des comportements d'achat et de dépense, l'entreprise peut négocier avec ses fournisseurs de manière beaucoup plus efficace, en obtenant de meilleurs prix et de meilleures conditions.
L'un des grands avantages d'un logiciel de gestion des dépenses est la possibilité d'obtenir des rapports et des analyses détaillés sur les dépenses de l'entreprise. Ces rapports de dépenses vous donnent un aperçu complet des flux financiers, ce qui permet d'identifier plus facilement les domaines à améliorer et les possibilités d'économies.
Lorsque vous disposez de données précises et en temps réel, la prise de décision devient plus éclairée et plus stratégique, ce qui maximise les performances de l'entreprise.
L'adoption d'un logiciel de gestion des dépenses implique la numérisation des reçus et des documents, ce qui entraîne une réduction significative de l'utilisation du papier et des coûts liés à son stockage.
À ce stade, il est important de souligner que ces outils sont conçus pour assurer la sécurité des données financières de l'entreprise, en protégeant les informations confidentielles et en minimisant les risques de perte ou de fraude.
Le logiciel de gestion des dépenses est un outil essentiel pour toutes les entreprises qui cherchent à réduire leurs coûts et à optimiser leurs ressources. En automatisant les processus, en contrôlant les dépenses, en négociant avec les fournisseurs et en prenant des décisions fondées sur des analyses précises, votre entreprise sera sur la voie d'une plus grande efficacité et d'une meilleure rentabilité.